La sfida

Phil Pallen Collective è stata fondata nel 2011 per aiutare i professionisti a valorizzare il proprio branding personale e raggiungere il successo. Lo fa attraverso contenuti autorevoli, attività come relatore, sessioni individuali di coaching e consulenza e servizi di analisi del brand. Il fondatore dell'azienda, Phil Pallen, ritiene che persone e aziende debbano saper gestire la prima impressione per posizionare, sviluppare e promuovere efficacemente il proprio brand. E fa in modo che la sua organizzazione rifletta questo impegno in ogni fase dell'esperienza del cliente, incluso il processo di pagamento.

Phil Pallen Collective riscuote i pagamenti inviando fatture tramite email con link a un portale di pagamento online e voleva assicurarsi che tali fatture fossero correttamente brandizzate. Tuttavia, molte delle soluzioni di pagamento inizialmente valutate dall'azienda utilizzavano modelli standardizzati che non erano coerenti con il resto dell'immagine del branding.

"Ci concentriamo sulla creazione di esperienze indimenticabili e sofisticate", ha affermato Pallen. "Non posso, in buona coscienza, gestire il brand di altri e poi inviargli una fattura con un carattere generico e un piccolo logo stampato sopra."

Oltre a rafforzare il proprio branding all'azienda, gestita da un team di due persone, serviva una soluzione di fatturazione che si integrasse bene con gli altri strumenti utilizzati per ottimizzare le operazioni amministrative. "Come piccola attività, è fondamentale utilizzare strumenti che ci aiutino a lavorare in modo efficiente, siano affidabili e si integrino bene tra loro", ha dichiarato Lauren Moore, responsabile dei contenuti di Phil Pallen Collective. "Dipendiamo da fornitori che ci permettano di lavorare rapidamente."

Con clienti in tutto il mondo, la necessità di una nuova soluzione di pagamento è diventata ancora più urgente quando l'account dell'azienda è stato bloccato dal precedente fornitore di servizi di pagamento dopo l'invio di una fattura internazionale da un nuovo Paese. "Il mio account è stato bloccato e il pagamento è stato rifiutato", ha dichiarato Pallen. "Devo poter viaggiare per lavoro senza preoccuparmi del fatto che la mia soluzione di fatturazione possa supportare o meno i pagamenti internazionali."

La soluzione

Per creare una procedura di fatturazione unica in linea con il brand Phil Pallen, e per consentire al team di ottenere di più con meno risorse, ha adottato Xero, una piattaforma di contabilità flessibile e basata sul cloud progettata specificamente per le piccole attività.

"Una volta scoperto Xero, la decisione è stata immediata", ha dichiarato Pallen. "Ti offre la possibilità di personalizzare l'aspetto, lo stile e l'esperienza della fatturazione. In definitiva, veniamo ingaggiati per creare questo tipo di esperienze per i brand, e Xero e Stripe ci permettono di offrire l'esperienza che promuoviamo."
La partnership tra Xero e Stripe ha reso semplice per il team il passaggio a un nuovo elaboratore di pagamento, offrendo all'azienda accesso a una soluzione di pagamento flessibile e a un'ampia rete di soluzioni finanziarie, incluso un portale di pagamento online in grado di accettare in modo affidabile pagamenti internazionali.

Il team ora utilizza Xero per personalizzare l'aspetto delle fatture, inclusi caratteri, colori e loghi, e creare messaggi personalizzati da inviare insieme alle fatture. "Vogliamo sfruttare ogni occasione per offrire alle persone un'esperienza brandizzata coerente", ha dichiarato Moore. "Alla fine dell'email della fattura, ad esempio, ringraziamo i clienti per la fiducia e, come formula di chiusura, aggiungiamo che li apprezziamo sinceramente. È un'esperienza molto più piacevole e autentica rispetto alla ricezione di un messaggio automatico e impersonale."

Dietro le quinte, una volta che un cliente riceve e paga una fattura, i suoi pagamenti vengono gestiti in modo sicuro tramite Stripe Payments. I clienti possono inoltre semplificare l'esperienza di pagamento attivando il pagamento automatico.

Unificando fatturazione e i pagamenti con Xero e Stripe, l'azienda ha anche ridotto il numero di strumenti necessari per servire le centinaia di clienti. "Vendiamo una varietà di servizi che richiedono fatturazione, ma vendiamo anche prodotti attraverso il nostro sito web", ha affermato Moore. "È fantastico che tutto ciò di cui abbiamo bisogno per i nostri pagamenti siano Stripe come nostro elaboratore del pagamento e Xero come modo per inviare fatture."

Con le due piattaforme integrate, Phil Pallen Collective può operare in modo affidabile in tutto il mondo. La possibilità di impostare correttamente le valute e accettare pagamenti ovunque e in qualsiasi momento ha aiutato l'azienda a lavorare più facilmente con clienti internazionali.

I risultati

Fatture brandizzate che riflettono accuratamente Phil Pallen Collective

Grazie a Xero e Stripe, Phil Pallen Collective ha ora la possibilità di avere una fattura personalizzata e brandizzata che si allinea da vicino alla mission dell'azienda. "Xero è stato l'unico strumento che abbiamo trovato in grado di offrirci il livello di personalizzazione di cui abbiamo bisogno come società di consulenza per i brand", ha dichiarato Pallen. "Ora le nostre fatture hanno lo stesso stile e la stessa identità visiva del nostro sito web, delle firme email e di tutti i nostri contenuti. Questa coerenza è estremamente importante per noi."

Oltre 360 account cliente gestiti da un team di due persone

Con Xero e Stripe, Phil Pallen Collective assiste oltre 360 clienti in 34 Paesi. L'utilizzo di modelli per le attività ricorrenti riduce il lavoro manuale per il team di dimensioni ridotte. "Posso impostare scorciatoie per le fatture in Xero e salvare modelli per i nostri diversi servizi", ha affermato Moore. "Mi fa risparmiare tantissimo tempo, perché non devo scrivere manualmente tutto ogni volta."

Oltre due ore di lavoro di reportistica a settimana eliminate

Avere tutte le informazioni di fatturazione e pagamento in un unico posto significa che Phil Pallen Collective può eseguire ed esaminare i report interni in pochi minuti. Il risparmio di oltre due ore di lavoro di reportistica a settimana ha liberato il team per esaminare quei dati al fine di ottimizzare l'attività. "Apprezzo di poter eseguire report in base alle scadenze di fatturazione e ai pagamenti", ha affermato Moore. "Esaminando queste informazioni con Xero e Stripe, ho capito che dovevamo iniziare a inviare le fatture automaticamente 10 giorni prima della scadenza per migliorare la puntualità dei nostri pagamenti."

Inoltre, offre all'azienda nuovi modi per supportare l'esperienza dei clienti. "Una cliente desiderava informazioni su ogni fattura che le avevamo inviato due anni fa", ha affermato Moore. "Normalmente, avrei dovuto spulciare manualmente le fatture per trovarla. Ma grazie a Xero e Stripe, potrei eseguire un report in pochi minuti, inviare le informazioni, archiviare l'email e proseguire con la mia giornata."

Pagamenti più coerenti e affidabili per l'espansione dell'organizzazione

Grazie al pagamento automatico disponibile tramite Stripe Payments, il team può ora riscuotere pagamenti su larga scala mentre l'attività continua a crescere. "Indipendentemente dal numero di clienti che aggiungeremo, posso impostare pagamenti ricorrenti ogni 30 giorni, inviare automaticamente un'email di promemoria 10 giorni prima della scadenza e continuare a fornire servizi rapidamente", ha dichiarato Moore.

L'azienda utilizza questa funzione sia per i nuovi clienti sia per quelli esistenti, creando un sistema di fatturazione scalabile che finora ha elaborato oltre 3 milioni di dollari. "Abbiamo una cliente che utilizza il pagamento automatico da quattro anni", ha dichiarato Moore. "Ho configurato tutto quando ha iniziato, il che significa che non ho dovuto inviare manualmente 47 fatture."

Un sistema coerente di riscossione dei pagamenti consente all'attività di avere un flusso di cassa prevedibile, semplificando la pianificazione finanziaria. "I nostri clienti si sentono tranquilli e fiduciosi nella nostra capacità di offrire il servizio e nel nostro fornitore di servizi di pagamento", ha dichiarato Pallen. "Questa fiducia riduce anche il mio livello di stress, perché poter guardare Xero e Stripe e sapere esattamente quando arriveranno i pagamenti significa poter pagare le fatture. Adoro poter usare una tecnologia che favorisca un rapporto così positivo tra cliente e fornitore di servizi."

Informazioni sul partner

Xero è una piattaforma di contabilità cloud globale facile da usare per le piccole imprese e i loro consulenti. Fornisce a 3,5 milioni di abbonati connessioni a un ecosistema di app e istituzioni finanziarie che aiutano le piccole imprese ad accedere a una vasta gamma di soluzioni.