Desafio

A Phil Pallen Collective foi fundada em 2011 para ajudar profissionais a usar branding pessoal para alcançar o sucesso. Isso é feito por meio de conteúdo de liderança de pensamento, palestras, sessões individuais de coaching e consultoria, além de serviços de auditoria de marca. O fundador da empresa, Phil Pallen, acredita que pessoas e empresas precisam dominar sua primeira impressão para posicionar, desenvolver e promover suas marcas com eficácia. E ele garante que sua própria organização reflita esse compromisso em todas as etapas da jornada do cliente — inclusive durante o processo de pagamento.

A Phil Pallen Collective coleta pagamentos enviando faturas por e-mail com links para um portal de pagamento online, e queria garantir que essas faturas refletissem adequadamente a identidade visual da marca. No entanto, muitas das soluções de pagamento inicialmente avaliadas utilizavam modelos padronizados que não se alinhavam ao restante do branding da empresa.

“Nós focamos em criar experiências memoráveis e sofisticadas”, disse Pallen. “Não posso, de boa consciência, gerenciar a marca de outra pessoa e depois enviar uma fatura com uma fonte genérica e um pequeno logotipo estampado nela.”

Além de reforçar seu branding, a empresa — administrada por uma equipe de duas pessoas — precisava de uma solução de faturamento que funcionasse bem com suas outras ferramentas para otimizar operações administrativas. “Como pequena empresa, é essencial usar ferramentas que nos ajudem a operar com eficiência, sejam confiáveis e se integrem bem”, disse Lauren Moore, estrategista de conteúdo da Phil Pallen Collective. “Dependemos de fornecedores que nos permitam trabalhar rapidamente.”

Com clientes espalhados pelo mundo todo, a necessidade de uma nova solução de pagamento se tornou ainda mais urgente quando a conta da empresa foi congelada por seu antigo provedor de pagamento após o envio de uma fatura internacional a partir de um novo país. “Minha conta foi bloqueada e o pagamento rejeitado”, disse Pallen. “Preciso da liberdade de viajar a trabalho sem me preocupar se minha solução de faturamento consegue oferecer suporte a pagamentos internacionais.”

Solução

Para criar um processo de faturamento exclusivo, alinhado à marca Phil Pallen e que permitisse à equipe fazer mais com menos recursos, a empresa adotou a Xero — uma plataforma flexível de contabilidade em nuvem desenvolvida especificamente para pequenas empresas.

“Quando encontramos a Xero, a decisão foi óbvia”, disse Pallen. “Ela oferece a capacidade de personalizar a aparência, a experiência e o funcionamento do faturamento. No fim das contas, somos contratados para criar essas experiências para marcas, e a Xero e a Stripe nos permitem oferecer exatamente a experiência que promovemos.”
A parceria da Xero com a Stripe facilitou a migração para um novo processador de pagamentos, oferecendo à empresa acesso a uma solução de pagamento flexível e a uma ampla rede de soluções financeiras — incluindo um portal de pagamento online capaz de aceitar pagamentos internacionais com confiabilidade.

Hoje, a equipe usa a Xero para personalizar a aparência das faturas — incluindo fontes, cores e logotipos — e criar mensagens personalizadas para acompanhar as faturas. “Queremos aproveitar todas as oportunidades para proporcionar uma experiência alinhada à marca”, disse Moore. “No final do e-mail da fatura, por exemplo, agradecemos aos clientes e adicionamos ‘Nós realmente valorizamos você’ como assinatura. É uma experiência muito mais acolhedora do que receber uma mensagem automática e robótica.”

Nos bastidores, assim que um cliente recebe e paga uma fatura, os pagamentos são gerenciados com segurança pelo Stripe Payments. Clientes também podem simplificar a experiência configurando pagamento automático.

Ao consolidar faturamento e pagamentos com Xero e Stripe, a empresa também reduziu a quantidade de ferramentas necessárias para atender centenas de clientes. “Vendemos diversos serviços que exigem faturamento, mas também vendemos produtos no nosso site”, disse Moore. “É incrível que tudo o que precisamos para pagamentos seja a Stripe como processador de pagamentos e a Xero para envio de faturas.”

Com as duas plataformas combinadas, a Phil Pallen Collective consegue operar globalmente com confiança. Definir moedas corretamente e aceitar pagamentos de qualquer lugar, a qualquer momento, facilitou o trabalho com clientes internacionais.

Resultados

Faturas personalizadas que refletem com precisão a Phil Pallen Collective

Com Xero e Stripe, a Phil Pallen Collective agora consegue criar faturas personalizadas e alinhadas à missão da empresa. “A Xero foi a única ferramenta que encontramos que permitia o nível de personalização de que precisamos como consultoria de marca”, disse Pallen. “Agora nossas faturas têm a mesma aparência e sensação do nosso site, assinaturas de e-mail e conteúdos. Essa consistência é extremamente importante para nós.”

Mais de 360 contas de clientes gerenciadas por uma equipe de duas pessoas

Com Xero e Stripe, a Phil Pallen Collective atende mais de 360 clientes em 34 países. O uso de modelos para tarefas recorrentes reduz o trabalho manual da pequena equipe. “Posso configurar atalhos de fatura na Xero para salvar modelos dos nossos diferentes serviços”, disse Moore. “Isso economiza muito tempo porque não preciso digitar tudo manualmente toda vez.”

Mais de duas horas de trabalho com relatórios eliminadas por semana

Ter todas as informações de faturamento e pagamentos em um único lugar permite que a Phil Pallen Collective execute e revise relatórios internos em minutos. A economia de mais de duas horas semanais de trabalho com relatórios liberou tempo para analisar os dados e otimizar o negócio. “Gosto de poder gerar relatórios com base em datas de vencimento de faturas e pagamentos”, disse Moore. “Ao revisar essas informações com Xero e Stripe, percebi que precisávamos começar a enviar faturas automaticamente 10 dias antes do vencimento para melhorar os pagamentos em dia.”

Isso também criou novas maneiras de melhorar a experiência do cliente. “Uma cliente queria informações sobre todas as faturas que enviamos para ela dois anos atrás”, disse Moore. “Normalmente eu teria que procurar manualmente por cada fatura. Mas com Xero e Stripe, consegui gerar um relatório em minutos, enviar as informações, arquivar o e-mail e seguir meu dia.”

Pagamentos mais consistentes e confiáveis para expandir a empresa

Com o pagamento automático disponível pelo Stripe Payments, a equipe agora consegue coletar pagamentos em escala à medida que a empresa cresce. “Independentemente de quantos clientes cadastrarmos, posso configurar pagamentos recorrentes a cada 30 dias, enviar lembretes automáticos 10 dias antes do vencimento e continuar entregando serviços rapidamente”, disse Moore.

A empresa usa esse recurso tanto para novos clientes quanto para clientes existentes para criar um sistema de faturamento escalável — que já processou mais de US$ 3 milhões até o momento. “Temos uma cliente que está no pagamento automático há quatro anos”, disse Moore. “Configurei isso quando ela começou, o que significa que não precisei enviar manualmente 47 faturas.”

Ter uma forma consistente de coletar pagamentos proporciona um fluxo de caixa previsível, facilitando o planejamento financeiro. “Nossos clientes se sentem confortáveis e confiantes na nossa capacidade de atendimento e no nosso provedor de pagamento”, disse Pallen. “Essa confiança reduz meu próprio estresse porque poder olhar para Xero e Stripe e saber exatamente quando os pagamentos entrarão significa que conseguimos pagar as contas. Adoro ter tecnologia que facilita uma relação tão positiva entre cliente e provedor de serviços.”

Sobre o parceiro

A Xero é uma plataforma global de contabilidade em nuvem fácil de usar para pequenas empresas e seus consultores. Ela oferece a 3,5 milhões de assinantes conexões com um ecossistema de aplicativos e instituições financeiras, ajudando pequenas empresas a acessar diversas soluções.