Desafío

Phil Pallen Collective se fundó en 2011 con el objetivo de ayudar a los profesionales a aprovechar la imagen de marca personal para alcanzar el éxito. Para ello, ofrece contenidos de liderazgo intelectual, conferencias, sesiones individuales de coaching y consultoría, y servicios de auditoría de marca. El fundador de la empresa, Phil Pallen, cree que las personas y las empresas deben dominar la primera impresión para posicionar, construir y promocionar sus marcas de manera eficaz. Y se asegura de que su propia organización refleje ese compromiso en cada etapa del recorrido del cliente, incluido el proceso de pago.

Phil Pallen Collective cobra sus pagos enviando por correo electrónico facturas con enlaces a un portal de pago en línea, y quería asegurarse de que dichas facturas reflejaran adecuadamente el logotipo de la marca. Sin embargo, muchas de las soluciones de pago que la empresa barajó inicialmente se basaban en plantillas y no encajaban con el resto de la imagen de marca de la empresa.

«Nos centramos en crear experiencias memorables y sofisticadas», afirmó Pallen. «Mi conciencia no me permite gestionar la marca de otra persona y luego enviarle una factura con una tipografía genérica y un logotipo diminuto estampado en ella».

Además de reforzar su imagen de marca, la empresa, dirigida por un equipo de dos personas, necesitaba una solución de facturación que se integrara bien con el resto de sus herramientas para optimizar las operaciones administrativas. «Como pequeña empresa, es fundamental que utilicemos herramientas que nos ayuden a trabajar de forma eficiente, que sean fiables y que se sincronicen bien», afirma Lauren Moore, estratega de contenidos de Phil Pallen Collective. «Dependemos de proveedores que nos permitan trabajar con rapidez».

Con clientes repartidos por todo el mundo, la necesidad de una nueva solución de pago se hizo más acuciante cuando el proveedor de servicios de pagos anterior congeló la cuenta de la empresa tras el envío de una factura internacional desde un nuevo país. «Me bloquearon la cuenta y rechazaron el pago», explicó Pallen. «Necesito tener libertad para viajar por trabajo sin tener que preocuparme de si mi solución de facturación admite o no pagos internacionales».

Solución

Para crear un proceso de facturación único que se ajustara a la marca Phil Pallen y permitiera al equipo hacer más con menos recursos, se optó por Xero, una plataforma de contabilidad flexible y basada en la nube diseñada específicamente para pequeñas empresas.

«En cuanto descubrimos Xero, la decisión fue pan comido», afirmó Pallen. «Te permite personalizar el aspecto, el estilo y la experiencia de la facturación. Al fin y al cabo, nos contratan para crear estas experiencias para las marcas, y Xero y Stripe nos permiten ofrecer la experiencia que prometemos».
La colaboración de Xero con Stripe facilitó al equipo el cambio a un nuevo procesador de pagos que proporcionó a la empresa acceso a una solución de pago flexible y a una amplia red de soluciones financieras, incluido un portal de pagos en línea capaz de aceptar pagos internacionales de forma fiable.

Ahora, el equipo utiliza Xero para personalizar el aspecto de sus facturas, incluyendo fuentes, colores y logotipos, y para crear mensajes personalizados que se envían junto con las mismas. «Queremos aprovechar al máximo cada oportunidad para ofrecer a los clientes una experiencia acorde con el logotipo de la marca», afirmó Moore. «Al final del correo electrónico de la factura, por ejemplo, agradecemos a nuestros clientes su confianza y añadimos “Te valoramos sinceramente” como despedida. Es una experiencia mucho más agradable y sincera que recibir un mensaje robótico y automatizado».

Entre bastidores, una vez que un cliente recibe y abona una factura, sus pagos se gestionan de forma segura a través de Stripe Payments. Además, puede simplificar su proceso de pago configurando el pago automático.

Al centralizar la facturación y los pagos con Xero y Stripe, la empresa también ha reducido el número de herramientas que necesita para atender a sus cientos de clientes. «Ofrecemos una variedad de servicios que requieren facturación, pero también vendemos productos a través de nuestra página web», explicó Moore. «Es fantástico que lo único que necesitemos para nuestros pagos sea Stripe como procesador de pagos y Xero para enviar las facturas».

Gracias a la combinación de ambas plataformas, Phil Pallen Collective puede desarrollar su actividad comercial en todo el mundo con total fiabilidad. La posibilidad de establecer tipos de cambio precisos y aceptar pagos desde cualquier lugar y en cualquier momento ha ayudado a la empresa a trabajar con mayor facilidad con clientes internacionales.

Resultados

Facturas con el logotipo de la marca que reflejan fielmente a Phil Pallen Collective

Gracias a Xero y Stripe, Phil Pallen Collective ahora puede crear facturas personalizadas con el logotipo de la marca que se ajustan perfectamente a la misión de la empresa. «Xero fue la única herramienta que encontramos que nos permitía el tipo de personalización que necesitamos como consultoría de marca», afirmó Pallen. «Ahora nuestras facturas tienen el mismo aspecto que nuestra página web, nuestras firmas de correo electrónico y todo nuestro contenido. Esa coherencia es muy importante para nosotros».

Más de 360 cuentas de clientes gestionadas por un equipo de dos personas

Gracias a Xero y Stripe, Phil Pallen Collective presta servicio a más de 360 clientes en 34 países. El uso de plantillas para las tareas recurrentes reduce el trabajo manual de este pequeño equipo. «Puedo configurar atajos de facturación en Xero para guardar plantillas de nuestros distintos servicios», explica Moore. «Me ahorra muchísimo tiempo no tener que escribirlo todo a mano cada vez».

Se han eliminado más de dos horas de trabajo de elaboración de informes a la semana

El hecho de tener toda la información sobre facturación y pagos en un solo lugar permite a Phil Pallen Collective generar y revisar informes internos en cuestión de minutos. El ahorro de más de dos horas de trabajo de elaboración de informes a la semana ha liberado al equipo para que pueda analizar esos datos con el fin de optimizar el negocio. «Me encanta poder generar informes basados en las fechas de vencimiento de las facturas y los pagos», afirmó Moore. «Al revisar esa información con Xero y Stripe, me di cuenta de que teníamos que empezar a enviar las facturas automáticamente 10 días antes de su fecha de vencimiento para mejorar la puntualidad de los pagos».

Además, ofrece a la empresa nuevas formas de mejorar la experiencia del cliente. «Una clienta quería información sobre todas las facturas que le habíamos enviado hace dos años», explicó Moore. «Normalmente, tendría que revisar manualmente todas las facturas para encontrarla. Pero con Xero y Stripe, pude generar un informe en cuestión de minutos, enviar la información, archivar ese correo electrónico y seguir con mi día».

Pagos más regulares y fiables para hacer crecer la organización

Gracias a la función de pago automático disponible a través de Stripe Payments, el equipo puede ahora cobrar los pagos a gran escala a medida que el negocio sigue creciendo. «Independientemente del número de clientes que activemos, puedo configurar pagos recurrentes cada 30 días, enviar automáticamente un correo electrónico de recordatorio 10 días antes de la fecha de vencimiento y seguir prestando nuestros servicios con rapidez», afirmó Moore.

La empresa recurre a esta función tanto para los clientes nuevos como para los ya existentes con el fin de crear un sistema de facturación escalable, que hasta la fecha ha gestionado un total de más de 3 millones de dólares. «Tenemos una clienta que lleva cuatro años con el pago automático», comentó Moore. «Se lo configuré cuando empezó, lo que significa que no he tenido que enviar manualmente 47 facturas».

Contar con un método coherente para cobrar los pagos permite a la empresa disponer de un flujo de caja predecible, lo que facilita la planificación financiera. «Nuestros clientes se sienten cómodos y confían en nuestra capacidad para prestarles servicio y en nuestro proveedor de servicios de pago», afirmó Pallen. «Esa confianza reduce mi propio estrés, ya que poder consultar Xero y Stripe y saber exactamente cuándo van a llegar los pagos significa que podemos pagar las facturas. Me encanta contar con una tecnología que facilite una relación tan extraordinaria entre el cliente y el proveedor de servicios».

Sobre el socio

Xero es una plataforma internacional de contabilidad en la nube fácil de usar para pequeñas empresas y por sus asesores. Conecta a 3,5 millones de suscriptores a un ecosistema de aplicaciones e instituciones financieras que ayudan a las pequeñas empresas a acceder a una serie de soluciones.