Desafío

Phil Pallen Collective se fundó en 2011 para ayudar a los profesionales a aprovechar su imagen de marca personal con el fin de alcanzar el éxito. Lo hace a través de contenido de liderazgo intelectual, conferencias, sesiones de asesoría y consultoría personalizadas, y servicios de auditoría de marca. El fundador de la empresa, Phil Pallen, cree que las personas y las empresas deben saber causar una buena primera impresión para posicionar, desarrollar y promocionar sus marcas de manera eficaz. Y se asegura de que su propia organización refleje ese compromiso en cada etapa del recorrido del cliente, incluso durante el proceso de pago.

Phil Pallen Collective cobra los pagos mediante el envío de facturas por correo electrónico con enlaces a un portal de pago en línea, y quería asegurarse de que esas facturas estuvieran debidamente adaptadas a su marca. Sin embargo, muchas de las soluciones de pago que la empresa analizó en un principio eran plantillas predefinidas y no encajaban con el resto de la imagen de marca de la empresa.

«Nos dedicamos a crear experiencias memorables y sofisticadas», señaló Pallen. «No puedo, en conciencia, gestionar la marca de otra persona y luego enviarle una factura con una fuente genérica y un logotipo pequeño estampado en ella».

Además de reforzar su imagen de marca, la empresa —dirigida por un equipo de dos personas— necesitaba una solución de facturación que se integrara bien con sus otras herramientas para optimizar las operaciones administrativas. «Como pequeña empresa, es fundamental que utilicemos herramientas que nos ayuden a funcionar de manera eficiente, que sean confiables y que se sincronicen bien», afirmó Lauren Moore, estratega de contenido de Phil Pallen Collective. «Dependemos de proveedores que nos permitan trabajar con rapidez».

Con clientes repartidos por todo el mundo, la necesidad de una nueva solución de pago se hizo más urgente cuando el proveedor de servicios de pago anterior congeló la cuenta de la empresa tras el envío de una factura internacional desde un nuevo país. «Me cerraron la cuenta y rechazaron el pago», relató Pallen. «Necesito la libertad de viajar por trabajo sin tener que preocuparme de si mi solución de facturación admite pagos internacionales».

Solución

Con el fin de crear un proceso de facturación único que se ajustara a la marca de Phil Pallen y permitiera al equipo hacer más con menos recursos, este adoptó Xero, una plataforma de contabilidad flexible y basada en la nube diseñada específicamente para pequeñas empresas.

«En cuanto descubrimos Xero, la decisión fue obvia», dijo Pallen. «Te permite personalizar el aspecto, el estilo y la experiencia de facturación. Al fin y al cabo, nos contratan con el fin de crear estas experiencias para las marcas, y Xero y Stripe nos permiten ofrecer la experiencia que publicitamos».
La asociación de Xero con Stripe facilitó al equipo el cambio a un nuevo procesador de pagos que proporcionó a la empresa acceso a una solución de pago flexible y a una amplia red de soluciones financieras, incluido un portal de pagos en línea capaz de aceptar pagos internacionales de forma confiable.

Ahora, el equipo utiliza Xero con el fin de personalizar la apariencia de sus facturas (incluidas las fuentes, los colores y los logotipos) y crear mensajes personalizados para enviar junto con sus facturas. «Queremos aprovechar al máximo cada oportunidad, y así ofrecerle a la gente una experiencia de marca», indicó Moore. «Al final del correo electrónico con la factura, por ejemplo, agradecemos a nuestros clientes su confianza y añadimos "Te apreciamos de verdad" como despedida. Es una experiencia mucho más agradable y sincera que recibir un mensaje robótico y automatizado».

Detrás de escena, una vez que un cliente recibe y paga una factura, sus pagos se gestionan de forma segura a través de Stripe Payments. También pueden configurar el pago automático para simplificar la experiencia.

Cuando centralizó la facturación y los pagos con Xero y Stripe, la empresa también redujo la cantidad de herramientas que necesitaba para atender a sus cientos de clientes. «Ofrecemos una variedad de servicios que requieren facturación, pero también vendemos productos a través de nuestro sitio web», mencionó Moore. «Es fantástico que todo lo que necesitamos para nuestros pagos sea Stripe como nuestro procesador de pagos y Xero como una forma de enviar facturas».

Con las dos plataformas combinadas, Phil Pallen Collective puede desarrollar su actividad comercial con confianza en todo el mundo. El hecho de poder configurar las monedas con precisión y aceptar pagos desde cualquier lugar y en cualquier momento ayudó a la empresa a trabajar más fácilmente con clientes internacionales.

Resultados

Facturas personalizadas que reflejan fielmente a Phil Pallen Collective

Con Xero y Stripe, Phil Pallen Collective ahora ofrece la posibilidad de crear una factura de marca personalizada, que se ajuste perfectamente a la misión de la empresa. «Xero fue la única herramienta que encontramos que nos permitía disponer del nivel de personalización que necesitamos como consultora de marcas», afirmó Pallen. «Ahora nuestras facturas tienen el mismo aspecto que nuestro sitio web, nuestras firmas de correo electrónico y todo nuestro contenido. Esa coherencia es muy importante para nosotros».

Más de 360 cuentas de clientes gestionadas por un equipo de dos personas

Con Xero y Stripe, Phil Pallen Collective presta servicio a más de 360 clientes en 34 países. El uso de plantillas para tareas recurrentes reduce el trabajo manual del pequeño equipo. «Puedo configurar atajos de facturación en Xero y guardar plantillas de nuestros distintos servicios», destacó Moore. «Me ahorra muchísimo tiempo no tener que escribirlo todo a mano cada vez».

Más de dos horas de trabajo de elaboración de informes eliminadas por semana

Tener toda su información de facturación y de pago en un solo lugar significa que Phil Pallen Collective puede generar y revisar informes internos en cuestión de minutos. El hecho de ahorrar más de dos horas de trabajo de elaboración de informes a la semana ha permitido al equipo dedicar ese tiempo a analizar los datos para optimizar el negocio. «Agradezco poder generar informes basados en las fechas de vencimiento de las facturas y los pagos», dijo Moore. «Cuando revisé esa información con Xero y Stripe, me di cuenta de que debíamos empezar a enviar las facturas automáticamente 10 días antes de su fecha de vencimiento para mejorar la puntualidad en los pagos».

Además, ofrece a la empresa nuevas formas de mejorar la experiencia de sus clientes. «Una clienta quería información sobre todas las facturas que le habíamos enviado hace dos años», recordó Moore. «Por lo general, tendría que revisar manualmente todas las facturas para encontrarla. Sin embargo, con Xero y Stripe, pude generar un informe en minutos, enviar la información, archivar ese correo electrónico y continuar con mi día».

Pagos más uniformes y confiables para hacer crecer la organización

Con el pago automático disponible a través de Stripe Payments, el equipo ahora puede cobrar pagos a gran escala a medida que la empresa sigue creciendo. «Sin importar a cuántos clientes integramos, puedo configurar pagos recurrentes cada 30 días, enviar automáticamente un correo electrónico de recordatorio 10 días antes de la fecha de vencimiento y seguir prestando nuestros servicios con rapidez», dijo Moore.

La empresa utiliza esta función tanto para clientes nuevos como para los existentes con el fin de crear un sistema de facturación escalable, que hasta la fecha ha procesado un total de más de 3 millones de dólares. «Tenemos una clienta que lleva cuatro años con el pago automático», mencionó Moore. «Lo configuré cuando ella empezó, lo que significa que no tuve que enviar 47 facturas manualmente».

Contar con un método sistemático para cobrar los pagos permite a la empresa disponer de un flujo de caja predecible, lo que facilita la planificación financiera. «Nuestros clientes se sienten cómodos y confían en nuestra capacidad para atenderlos y en nuestro proveedor de servicios de pago», señaló Pallen. «Esa confianza me ayuda a reducir el estrés, ya que poder consultar Xero y Stripe y saber exactamente cuándo ingresan los pagos significa que podemos pagar las cuentas. Me encanta contar con una tecnología que facilite una relación tan increíble entre el cliente y el proveedor de servicios».

Acerca de nuestro socio

Xero es una plataforma global de contabilidad en la nube fácil de usar para pequeñas empresas y sus asesores. Proporciona a 3.5 millones de suscriptores conexiones con un ecosistema de aplicaciones e instituciones financieras que ayudan a estas empresas a acceder a una amplia gama de soluciones.