Défi

Phil Pallen Collective a été fondé en 2011 pour aider les professionnels à mettre à profit leur image de marque personnelle dans le but de prospérer. Pour ce faire, l’entreprise propose des contenus de direction éclairée, des interventions publiques, des séances de mentorat et de conseil individuelles, ainsi que des services d’audit de marque. Le fondateur de l’entreprise, Phil Pallen, estime que les personnes et les entreprises doivent maîtriser la première impression qu’elles donnent pour positionner, construire et promouvoir efficacement leur marque. Et il veille à ce que sa propre organisation reflète cet engagement à chaque étape du parcours client, y compris lors du traitement des paiements.

Phil Pallen Collective encaisse ses paiements en envoyant par courriel des factures comportant des liens vers un portail de paiement en ligne, et souhaitait s’assurer que ces factures reflètent correctement l’identité visuelle de l’entreprise. Or, bon nombre des solutions de paiement que l’entreprise avait initialement envisagées reposaient sur des modèles prédéfinis et ne s’harmonisaient pas avec le reste de son identité visuelle.

« Nous nous attachons à créer des expériences mémorables et raffinées », a déclaré M. Pallen. « Je ne peux pas, en toute bonne conscience, gérer la marque de quelqu’un d’autre, puis lui envoyer une facture avec une police générique et un petit logo apposé dessus. »

Au-delà du renforcement de son image de marque, l’entreprise, dirigée par une équipe de deux personnes, avait besoin d’une solution de facturation capable de s’intégrer parfaitement à ses autres outils pour optimiser ses opérations administratives. « En tant que petite entreprise, il est essentiel que nous utilisions des outils qui nous aident à fonctionner efficacement, qui soient fiables et qui s’intègrent bien », a déclaré Lauren Moore, responsable de la stratégie de contenu chez Phil Pallen Collective. « Nous comptons sur des fournisseurs qui nous permettent de travailler rapidement. »

Avec des clients répartis aux quatre coins du monde, le besoin d’une nouvelle solution de paiement s’est fait plus pressant lorsque le compte de l’entreprise a été bloqué par son ancien prestataire de services de paiement après l’envoi d’une facture internationale à partir d’un nouveau pays. « Mon compte a été fermé et le paiement a été refusé », a déclaré M. Pallen. « J’ai besoin de pouvoir voyager pour mon travail sans avoir à me demander si ma solution de facturation prend en charge les paiements internationaux. »

Solution

Pour créer un système de facturation unique, en phase avec l’image de marque de Phil Pallen, et permettre à l’équipe d’en faire plus avec moins de ressources, l’entreprise a adopté Xero, une plateforme comptable flexible hébergée dans le nuage et spécialement conçue pour les petites entreprises.

« Dès que nous avons découvert Xero, le choix s’est imposé de lui-même », a déclaré M. Pallen. « Cette solution permet de personnaliser l’apparence, l’ergonomie et l’expérience de facturation. En fin de compte, notre mission consiste à créer ces expériences pour les marques, et Xero et Stripe nous permettent d’offrir exactement ce que nous promettons. »
Grâce au partenariat entre Xero et Stripe, l’équipe a pu adopter sans difficulté un nouveau prestataire de services de paiement, ce qui a permis à l’entreprise d’accéder à une solution de paiement flexible et à un vaste réseau de services financiers, notamment un portail de paiement en ligne capable de traiter de manière fiable les paiements internationaux.

L’équipe utilise désormais Xero pour personnaliser l’apparence de ses factures (polices, couleurs et logos) et pour rédiger des messages sur mesure à joindre à celles-ci. « Nous voulons saisir chaque occasion d’offrir à nos clients une expérience à l’image de notre marque », a déclaré Mme Moore. « À la fin du courriel contenant la facture, par exemple, nous remercions nos clients de leur confiance et ajoutons la formule de conclusion “Nous vous apprécions sincèrement”. C’est une expérience bien plus agréable et sincère que de recevoir un message robotique et automatisé. »

En coulisses, dès qu’un client reçoit et règle une facture, ses paiements sont gérés en toute sécurité grâce à Stripe Payments. Il peut également simplifier son expérience de paiement en mettant en place le prélèvement automatique.

En centralisant la facturation et les paiements avec Xero et Stripe, l’entreprise a également réduit le nombre d’outils dont elle a besoin pour gérer ses centaines de clients. « Nous proposons toute une gamme de services qui nécessitent une facturation, mais nous vendons également des produits sur notre site Web », a déclaré Mme Moore. « C’est formidable de n’avoir besoin que de Stripe pour le traitement des paiements et de Xero pour envoyer les factures. »

Grâce à la combinaison de ces deux plateformes, Phil Pallen Collective peut mener ses activités en toute confiance partout dans le monde. La possibilité de définir des taux de change précis et d’accepter des paiements de n’importe où et en tout temps a permis à l’entreprise de collaborer plus facilement avec ses clients internationaux.

Résultats

Des factures à l’image de Phil Pallen Collective

Grâce à Xero et Stripe, Phil Pallen Collective peut désormais émettre des factures personnalisées à l’image de la marque, en parfaite adéquation avec la mission de l’entreprise. « Xero était le seul outil que nous ayons trouvé qui nous permette d’obtenir le niveau de personnalisation dont nous avons besoin en tant que cabinet de conseil en stratégie de marque », a déclaré M. Pallen. « Désormais, nos factures ont le même style que notre site Web, nos signatures électroniques et l’ensemble de notre contenu. Cette cohérence est extrêmement importante pour nous. »

Plus de 360 comptes clients gérés par une équipe de deux personnes

Grâce à Xero et Stripe, Phil Pallen Collective accompagne plus de 360 clients répartis dans 34 pays. L’utilisation de modèles pour les tâches récurrentes permet de réduire la charge de travail manuel de cette petite équipe. « Je peux configurer des raccourcis de facturation dans Xero pour enregistrer des modèles correspondant à nos différents services », explique Mme Moore. « Cela me fait gagner énormément de temps, car je n’ai plus besoin de tout saisir manuellement à chaque fois. »

Plus de deux heures de travail administratif par semaine en moins

Le fait de regrouper toutes ses informations de facturation et de paiement en un seul endroit permet à Phil Pallen Collective de générer et d’analyser des rapports internes en quelques minutes. Le gain de plus de deux heures par semaine sur la création de rapports a permis à l’équipe de se consacrer à l’analyse de ces données pour optimiser l’activité. « J’apprécie de pouvoir générer des rapports fondés sur les dates d’échéance des factures et les paiements », a déclaré Mme Moore. « En analysant ces informations avec Xero et Stripe, j’ai réalisé que nous devions commencer à envoyer les factures automatiquement 10 jours avant leur date d’échéance pour améliorer nos délais de paiement. »

Cela offre également à l’entreprise de nouveaux moyens d’améliorer l’expérience client. « Une cliente souhaitait obtenir des informations sur toutes les factures que nous lui avions envoyées il y a deux ans », explique Mme Moore. « En temps normal, j’aurais dû passer au crible toutes les factures à la main pour trouver ces informations. Mais grâce à Xero et Stripe, j’ai pu générer un rapport en quelques minutes, envoyer les informations, archiver ce courriel et passer à autre chose. »

Des paiements plus réguliers et plus fiables pour permettre à l’organisation de se développer

Grâce à la fonctionnalité de prélèvement automatique proposée par Stripe Payments, l’équipe peut désormais encaisser les paiements à grande échelle à mesure que l’entreprise continue de se développer. « Quel que soit le nombre de clients que nous accueillons, je peux configurer des prélèvements récurrents tous les 30 jours, envoyer automatiquement un courriel de rappel 10 jours avant la date d’échéance, et nous pouvons continuer à fournir nos services rapidement », a déclaré Mme Moore.

L’entreprise s’appuie sur cette fonctionnalité, tant pour ses nouveaux clients que pour ses clients existants, pour créer un système de facturation évolutif qui a déjà traité un total de plus de 3 millions de dollars. « Nous avons une cliente qui utilise le prélèvement automatique depuis quatre ans », a déclaré Mme Moore. « Je l’ai configuré dès qu’elle a commencé, ce qui signifie que je n’ai pas eu à envoyer manuellement 47 factures. »

Le fait que l’entreprise dispose d’un moyen cohérent de percevoir les paiements lui assure une trésorerie prévisible, ce qui facilite la planification financière. « Nos clients se sentent à l’aise et ont confiance en notre capacité à les servir ainsi qu’en notre prestataire de services de paiement », a déclaré M. Pallen. « Cette confiance réduit mon propre stress, car le fait de pouvoir consulter Xero et Stripe et de savoir exactement quand les paiements vont arriver nous permet de régler nos factures. J’apprécie énormément de disposer d’une technologie qui facilite une relation aussi formidable entre les clients et les prestataires de services. »

À propos du partenaire

Xero est une plateforme mondiale de comptabilité infonuagique, facile à utiliser, destinée aux petites entreprises et à leurs conseillers. Elle offre à 3,5 millions d’abonnés des connexions à un écosystème d’applications et d’institutions financières, aidant ainsi les petites entreprises à accéder à un large éventail de solutions.