ความท้าทาย

Phil Pallen Collective ก่อตั้งขึ้นในปี 2011 เพื่อช่วยให้เหล่าผู้เชี่ยวชาญได้ใช้ประโยชน์จากการสร้างแบรนด์ส่วนบุคคลเพื่อให้ประสบความสำเร็จ โดยดำเนินการทั้งหมดนี้ผ่านคอนเทนต์ผู้นำทางความคิด การจัดเตรียมการพูด การฝึกสอนและการให้คำปรึกษาแบบตัวต่อตัว และบริการตรวจสอบแบรนด์ โดย Phil Pallen ซึ่งเป็นผู้ก่อตั้งบริษัทเชื่อว่าบุคคลและบริษัทจะต้องเชี่ยวชาญเรื่องการสร้างความประทับใจแรก เพื่อที่จะกำหนดจุดยืน สร้าง และโปรโมทแบรนด์ของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเขาจะคอยดูแลให้องค์กรของตนสะท้อนถึงความมุ่งมั่นนั้นในทุกเส้นทางของลูกค้า รวมถึงในขั้นตอนการชำระเงินด้วย

Phil Pallen Collective เรียกเก็บการชำระเงินโดยส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลพร้อมลิงก์ที่เชื่อมไปยังพอร์ทัลการชำระเงินออนไลน์ และต้องการทำให้ใบแจ้งหนี้เหล่านั้นเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีแบรนด์อย่างเหมาะสม แต่โซลูชันการชำระเงินหลายแบบที่บริษัทให้ความสนใจในตอนแรกนั้นอยู่ในรูปแบบเทมเพลต และไม่สอดคล้องกับการสร้างแบรนด์ส่วนอื่นๆ ของบริษัท

"เราเน้นที่การสร้างประสบการณ์ที่น่าจดจำและซับซ้อน" Pallen กล่าว "ถ้าจะให้ผมดูแลแบรนด์ของคนอื่นด้วยความตั้งใจ แล้วต่อมาก็ส่งใบแจ้งหนี้ที่ใช้ฟอนต์ธรรมดาๆ พร้อมโลโก้เล็กๆ แปะอยู่มุมออกไปให้แบรนด์อย่างเต็มใจ แบบนี้คงไม่ได้หรอก"

นอกเหนือจากการเสริมความแข็งแกร่งให้กับการสร้างแบรนด์แล้ว บริษัทซึ่งบริหารโดยทีมงานสองคนยังต้องการโซลูชันการออกใบแจ้งหนี้ที่ทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ ได้ดีด้วย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฝ่ายสนับสนุนส่วนหลัง "ในฐานะธุรกิจขนาดเล็ก สำคัญมากที่เราต้องใช้เครื่องมือที่ช่วยให้เราดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เชื่อถือได้ และซิงค์ข้อมูลได้ดีถือ" Lauren Moore นักกลยุทธ์ด้านคอนเทนต์ของ Phil Pallen Collective กล่าว "เราต้องพึ่งพาผู้ขายที่จะช่วยให้เราทำงานได้เร็ว"

เนื่องจากฐานลูกค้าที่กระจายอยู่ทั่วโลก ความจำเป็นในการหาโซลูชันด้านการชำระเงินใหม่จึงยิ่งเร่งด่วนขึ้นเมื่อบัญชีของบริษัทถูกระงับโดยผู้ให้บริการชำระเงินรายก่อนหน้าหลังจากมีรายการส่งใบแจ้งหนี้ระหว่างประเทศมาจากประเทศใหม่ "บัญชีของผมถูกปิดและการชำระเงินก็ถูกปฏิเสธ" Pallen กล่าว "ผมอยากเดินทางไปทำงานที่ไหนก็ได้โดยไม่ต้องกังวลว่าโซลูชันการออกใบแจ้งหนี้ของผมจะรองรับการชำระเงินระหว่างประเทศได้หรือไม่"

โซลูชัน

เพื่อสร้างขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่เหมือนใครซึ่งสอดคล้องกับแบรนด์ Phil Pallen และเสริมศักยภาพให้ทีมงานสามารถทำงานได้มากขึ้นโดยใช้ทรัพยากรน้อยลง บริษัทจึงนำ Xero มาปรับใช้ ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการบัญชีบนระบบคลาวด์ที่ยืดหยุ่นและออกแบบมาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กโดยเฉพาะ

"เมื่อรู้เกี่ยวกับ Xero เราก็ตัดสินใจได้ง่ายเลย" Pallen กล่าว "มันช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งรูปลักษณ์ ความรู้สึก และประสบการณ์ในการออกใบแจ้งหนี้ได้ แล้วท้ายที่สุดเราก็ถูกจ้างให้สร้างประสบการณ์เหล่านี้ให้กับแบรนด์ต่างๆ และ Xero กับ Stripe ก็ช่วยให้เรามอบประสบการณ์ตามที่เราประกาศในโฆษณาไว้ได้"
การที่ Xero เป็นพาร์ทเนอร์กับ Stripe ทำให้ทีมงานสามารถเปลี่ยนไปใช้ผู้ประมวลผลการชำระเงินรายใหม่ได้ง่ายขึ้น ซึ่งช่วยให้บริษัทสามารถใช้โซลูชันการชำระเงินที่ยืดหยุ่นและเครือข่ายโซลูชันทางการเงินที่กว้างขวางได้ ซึ่งรวมถึงพอร์ทัลการชำระเงินออนไลน์ที่สามารถรับการชำระเงินระหว่างประเทศได้อย่างน่าเชื่อถือ

ขณะนี้ทีมงานใช้ Xero เพื่อปรับแต่งลักษณะของใบแจ้งหนี้ รวมถึงแบบอักษร สี และโลโก้ และเพื่อสร้างข้อความแบบกำหนดเองเพื่อส่งไปพร้อมกับใบแจ้งหนี้ "เราอยากใช้ทุกโอกาสอย่างเต็มที่เพื่อมอบประสบการณ์แบรนด์ให้กับผู้คน" Moore กล่าว "อย่างเช่น ในส่วนท้ายของอีเมลใบแจ้งหนี้ เรากล่าวขอบคุณลูกค้าที่ร่วมทำธุรกิจและเขียนลงท้ายเพิ่มว่า "เราให้ความสำคัญแก่คุณอย่างจริงใจ" ซึ่งถือเป็นประสบการณ์ที่ดีและจริงใจมากกว่าการได้รับข้อความอัตโนมัติจากหุ่นยนต์"

ในเบื้องหลัง เมื่อลูกค้าได้รับและชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ การชำระเงินของพวกเขาจะได้รับการจัดการอย่างปลอดภัยผ่าน Stripe Payments นอกจากนี้ลูกค้ายังสามารถลดความซับซ้อนของประสบการณ์การชำระเงินโดยทำการตั้งค่าการชำระเงินอัตโนมัติ

การรวบรวมการออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงินเข้ากับ Xero และ Stripe ทำให้บริษัทสามารถลดจำนวนเครื่องมือที่จำเป็นต้องใช้ในการให้บริการลูกค้าหลายร้อยรายได้ "เราให้บริการต่างๆ มากมายที่ต้องออกใบแจ้งหนี้ แต่เราก็ขายสินค้าผ่านเว็บไซต์ของเราด้วย" Moore กล่าว "มันยอดเยี่ยมมากที่ระบบการชำระเงินของเราต้องใช้แค่ Stripe เป็นผู้ประมวลผลการชำระเงิน และใช้ Xero เป็นผู้ส่งใบแจ้งหนี้เท่านั้น"

การผสานรวมแพลตฟอร์มทั้งสองทำให้ Phil Pallen Collective สามารถทำธุรกิจทั่วโลกได้อย่างน่าเชื่อถือ การกำหนดสกุลเงินที่แม่นยำและการรับชำระเงินจากทุกที่ทุกเวลาก็ได้ช่วยให้บริษัทได้ทำงานกับลูกค้าระหว่างประเทศได้ง่ายขึ้น

ผลลัพธ์

ใบแจ้งหนี้ที่มีแบรนด์ซึ่งสะท้อนถึง Phil Pallen Collective ได้อย่างแม่นยำ

Xero และ Stripe ทำให้ตอนนี้ Phil Pallen Collective สามารถมีใบแจ้งหนี้ที่มีแบรนด์แบบกำหนดเองได้ ซึ่งสอดคล้องกับพันธกิจของบริษัทเป็นอย่างดี "Xero เป็นเครื่องมือเดียวที่เราค้นพบว่าสามารถช่วยให้เราปรับแต่งในแบบที่เราต้องการได้ในฐานะบริษัทที่ปรึกษาด้านแบรนด์" Pallen กล่าว "ตอนนี้ใบแจ้งหนี้ของเรามีรูปลักษณ์และให้ความรู้สึกที่เหมือนกับเว็บไซต์ ลายเซ็นอีเมล และคอนเทนต์ทั้งหมดของเรา การมีความสม่ำเสมอนี้สำคัญกับเราอย่างมาก"

บัญชีลูกค้ามากกว่า 360 บัญชีที่จัดการโดยทีมงาน 2 คน

Xero และ Stripe ทำให้ตอนนี้ Phil Pallen Collective สามารถให้บริการลูกค้าได้มากกว่า 360 รายใน 34 ประเทศ การใช้เทมเพลตสำหรับงานซ้ำๆ ช่วยจะลดงานแมนนวลสำหรับทีมขนาดเล็กได้ "ฉันสามารถตั้งค่าปุ่มลัดสำหรับใบแจ้งหนี้ใน Xero เพื่อบันทึกเทมเพลตสำหรับบริการต่างๆ ของเราได้" Moore กล่าว "มันช่วยประหยัดเวลาได้มากเลยครับ เพราะไม่ต้องพิมพ์อะไรเองทุกครั้ง"

ลดชั่วโมงของงานจัดทำรายงานต่อสัปดาห์ได้มากกว่า 2 ชั่วโมง

การมีข้อมูลการออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงินทั้งหมดอยู่ในที่เดียวช่วยให้ Phil Pallen Collective สามารถเรียกดูและตรวจสอบรายงานภายในได้ในไม่กี่นาที การที่ทีมประหยัดเวลาในการทำงานรายงานไปได้มากกว่าสองชั่วโมงต่อสัปดาห์ช่วยให้ทีมมีเวลาตรวจสอบข้อมูลดังกล่าวเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับธุรกิจ "ฉันชอบตรงที่สามารถเรียกดูรายงานตามวันครบกำหนดการออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงินได้" Moore กล่าว "เมื่อตรวจสอบข้อมูลดังกล่าวด้วย Xero และ Stripe แล้ว ฉันก็รู้ว่าเราจำเป็นต้องเริ่มส่งใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติก่อนถึงวันครบกำหนด 10 วัน เพื่อช่วยให้ลูกค้าชำระเงินตรงเวลามากขึ้น"

นอกจากนี้ยังช่วยให้บริษัทมีวิธีใหม่ๆ ในการรองรับประสบการณ์ของลูกค้า "ลูกค้ารายหนึ่งอยากได้ข้อมูลเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ทุกใบที่เราส่งให้เธอเมื่อ 2 ปีที่แล้ว" Moore กล่าว "ปกติแล้วฉันจะต้องค้นหาข้อมูลจากใบแจ้งหนี้เอง แต่พอมี Xero และ Stripe ฉันก็สามารถเรียกดูรายงานได้ในไม่กี่นาที สามารถส่งข้อมูล เก็บอีเมลนั้นไว้ถาวร แล้วไปทำงานอย่างอื่นต่อได้"

การชำระเงินที่สม่ำเสมอและเชื่อถือได้มากขึ้นเพื่อขยายธุรกิจขององค์กร

การชำระเงินอัตโนมัติผ่าน Stripe Payments ทำให้ตอนนี้ทีมงานสามารถเก็บการชำระเงินในระดับวงกว้างได้เนื่องจากธุรกิจยังคงเติบโตอย่างต่อเนื่อง "ไม่ว่าจะมีลูกค้าเริ่มต้นใช้งานกี่ราย ฉันก็สามารถตั้งค่าการชำระเงินซ้ำทุกๆ 30 วันได้ ส่งอีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติ 10 วันก่อนถึงกำหนดชำระเงินได้ และเราก็ยังคงส่งมอบบริการได้อย่างรวดเร็ว" Moore กล่าว

บริษัทอาศัยฟังก์ชันนี้เพื่อให้บริการลูกค้าทั้งเก่าและใหม่เพื่อสร้างระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่สามารถขยายได้ ซึ่งเป็นระบบที่มีการประมวลผลไปแล้วกว่า 3 ล้านดอลลาร์สหรัฐจนถึงขณะนี้ "เรามีลูกค้าหนึ่งรายที่ใช้การชำระเงินอัตโนมัติมา 4 ปีแล้ว" Moore กล่าว "ฉันตั้งค่าระบบนั้นไปตั้งแต่ตอนที่เธอเริ่มใช้ นั่นหมายความว่ามันทำให้ฉันไม่ต้องส่งใบแจ้งหนี้เองถึง 47 ฉบับ"

การที่ธุรกิจวิธีการที่สม่ำเสมอในการเก็บการชำระเงินแสดงว่าธุรกิจมีกระแสเงินสดที่คาดเดาได้ ซึ่งทำให้การวางแผนทางการเงินง่ายขึ้น "ลูกค้าของเรารู้สึกสบายใจและมั่นใจในความสามารถของเราในการให้บริการ และไว้ใจผู้ให้บริการชำระเงินของเรา" Pallen กล่าว "ความไว้วางใจนั้นช่วยลดความเครียดของผมลงได้ เพราะการที่เราสามารถดู Xero และ Stripe แล้วรู้ได้เลยว่าการชำระเงินจะเข้ามาเมื่อใดนั้น ทำให้เราสามารถชำระบิลต่างๆ ได้ ผมชอบการมีเทคโนโลยีดีๆ แบบนี้ที่เป็นตัวช่วยส่งเสริมความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้าและผู้ให้บริการ"

เกี่ยวกับพาร์ทเนอร์

Xero เป็นแพลตฟอร์มบัญชีบนคลาวด์ระดับโลกที่ใช้งานง่ายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและที่ปรึกษาต่างๆ แพลตฟอร์มนี้ให้การเชื่อมต่อผู้สมัครใช้บริการ 3.5 ล้านรายกับระบบนิเวศของแอปและสถาบันการเงินต่างๆ เพื่อช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กเข้าถึงโซลูชันที่หลากหลาย