Uitdaging

Phil Pallen Collective werd in 2011 opgericht om professionals te helpen hun persoonlijke branding in te zetten voor succes. Dat doet het bedrijf via thought leadership-content, spreekregelingen, individuele coaching en consultancysessies, en brand auditing-diensten. De oprichter van het bedrijf, Phil Pallen, is van mening dat mensen en ondernemingen hun eerste indruk goed moeten plannen om hun merk effectief te positioneren, op te bouwen en te promoten. En hij zorgt ervoor dat zijn eigen organisatie die toewijding weerspiegelt tijdens elke fase van het klanttraject, dus ook tijdens het betalingsproces.

Phil Pallen Collective int betalingen door per e-mail facturen met links naar een online betalingsportaal te versturen. Het bedrijf wilde dat die facturen waren vormgegeven in de huisstijl. Maar veel betaaloplossingen die het bedrijf aanvankelijk overwoog, waren gebaseerd op standaardsjablonen en sloten niet aan bij de overige branding van het bedrijf.

“We richten ons op het creëren van memorabele, stijlvolle ervaringen,” aldus Pallen. “Ik kan niet met een goed geweten het merk van een ander managen als ik zelf een factuur stuur met een algemeen lettertype en een klein logo erop gestempeld.”

Naast het versterken van zijn branding had het bedrijf (dat door een team van twee mensen wordt gerund) een facturatieoplossing nodig die goed samenwerkte met andere tools om de backofficeactiviteiten te optimaliseren. “Als kleine onderneming is het van cruciaal belang dat we tools gebruiken die ons helpen efficiënt te werken, die betrouwbaar zijn en die goed integreren,” vertelt Lauren Moore, content strategist bij Phil Pallen Collective. “We vertrouwen op leveranciers die ervoor zorgen dat we snel kunnen werken.”

Met klanten over de hele wereld werd de behoefte aan een nieuwe betaaloplossing urgenter toen de rekening van het bedrijf werd bevroren door de vorige betaaldienstverlener, nadat er een internationale factuur vanuit een nieuw land was verstuurd. “Mijn rekening werd geblokkeerd en de betaling werd afgewezen,” aldus Pallen. “Ik heb de vrijheid nodig om voor mijn werk te reizen en wil me geen zorgen maken of mijn factuuroplossing internationale betalingen ondersteunt.”

Oplossing

Om een uniek facturatieproces op te zetten dat aansloot bij het Phil Pallen-merk en dat het team in staat stelde meer te bereiken met minder middelen, koos het bedrijf voor Xero, een flexibel, cloudgebaseerd boekhoudplatform dat specifiek is ontwikkeld voor kleine ondernemingen.

“Toen we Xero ontdekten, was de keuze vanzelfsprekend,” vertelt Pallen. “Het biedt je de mogelijkheid om het uiterlijk, de uitstraling en de ervaring van het factureren aan te passen. We worden per slot van rekening zelf ingehuurd om zulke ervaringen voor merken te creëren, en Xero en Stripe stellen ons in staat de ervaring te bieden die wij uitdragen.”
Dankzij de samenwerking van Xero met Stripe kon het team eenvoudig overstappen op een nieuwe betalingsverwerker die het bedrijf toegang gaf tot een flexibele betaaloplossing en een breed netwerk van financiële oplossingen, inclusief een online betalingsportaal dat internationale betalingen betrouwbaar kon verwerken.

Het team gebruikt Xero nu om het uiterlijk van facturen aan te passen (zoals lettertypen, kleuren en logo's) en om gepersonaliseerde berichten op te stellen die samen met de facturen worden verstuurd. “We willen elke kans benutten om mensen een ervaring in onze huisstijl te geven,” aldus Moore. “Aan het einde van de factuurmail bedanken we onze klanten voor hun opdracht en voegen we ‘We waarderen je oprecht’ toe als afsluiting. Dat is een veel aangenamere, hartelijke ervaring dan het ontvangen van een robotachtig, geautomatiseerd bericht.”

Op de achtergrond worden de betalingen veilig verwerkt via Stripe Payments zodra klanten een factuur ontvangen en betalen. Bovendien kunnen klanten hun betaalervaring vereenvoudigen door automatische betaling in te stellen.

Door facturatie en betalingen samen te brengen met Xero en Stripe, heeft het bedrijf ook het aantal tools verminderd dat nodig is om honderden klanten van dienst te kunnen zijn. “We verkopen een verscheidenheid aan diensten waarvoor facturatie nodig is, maar we verkopen ook producten via onze website,” aldus Moore. “Het is geweldig dat we alleen Stripe als onze betalingsverwerker en Xero als manier om facturen te versturen, nodig hebben voor onze betalingen.”

Door deze twee platformen te combineren, kan Phil Pallen Collective over de hele wereld betrouwbaar zakendoen. Door de juiste valuta in te kunnen stellen en betalingen van overal en op elk moment te kunnen accepteren, kon het bedrijf eenvoudiger samenwerken met internationale klanten.

Resultaten

Facturen in de huisstijl die precies passen bij Phil Pallen Collective

Met Xero en Stripe heeft Phil Pallen Collective nu de mogelijkheid om een op maat gemaakte factuur in huisstijl op te stellen die nauw aansluit bij de missie van het bedrijf. “Xero was de enige tool die we konden vinden waarmee we de mate van aanpassing konden realiseren die we als merkconsultancybureau nodig hebben,” aldus Pallen. “Onze facturen hebben nu dezelfde uitstraling als onze website, onze e-mailhandtekeningen en al onze content. Die consistentie is heel belangrijk voor ons.”

Meer dan 360 klantaccounts beheerd door een team van twee personen

Met Xero en Stripe is Phil Pallen Collective meer dan 360 klanten in 34 landen van dienst. Door sjablonen te gebruiken voor terugkerende taken, heeft het kleine team minder handmatig werk te doen. “Ik kan factuursnelkoppelingen instellen in Xero om sjablonen voor onze verschillende diensten op te slaan,” aldus Moore. “Dat bespaart me zoveel tijd, want ik hoef niet elke keer handmatig iets in te typen.”

Er valt meer dan twee uur aan rapportagewerkzaamheden per week weg

Doordat alle facturatie- en betaalgegevens op één plek staan, kan Phil Pallen Collective interne rapporten in minuten opstellen en controleren. Doordat het team meer dan twee uur aan rapportagewerkzaamheden per week bespaarde, kreeg zij de ruimte om die gegevens te analyseren en de onderneming te optimaliseren. “Ik vind het prettig rapporten te kunnen opstellen op basis van factuurvervaldata en betalingen,” vertelt Moore. “Door die informatie met Xero en Stripe te bekijken, realiseerde ik me dat we facturen automatisch 10 dagen vóór de vervaldatum moeten versturen om onze tijdige betalingen te verbeteren.”

Het geeft het bedrijf ook nieuwe manieren om klantenservice te bieden. “Een klant wilde informatie over elke factuur die we haar twee jaar geleden hadden gestuurd,” aldus Moore. “Normaal gesproken zou ik alle facturen handmatig moeten doorzoeken om die informatie te vinden. Maar met Xero en Stripe kon ik in minuten een rapport uitdraaien, de informatie versturen, die e-mail archiveren en verdergaan met mijn dag.”

Consistentere, betrouwbaardere betalingen om de organisatie te laten groeien

Met automatische betaling via Stripe Payments kan het team nu op grote schaal betalingen innen naarmate de onderneming blijft groeien. “Het maakt niet uit hoeveel klanten we onboarden, ik kan terugkerende betalingen van 30 dagen instellen, 10 dagen vóór de vervaldatum automatisch een herinneringsmail sturen, en we kunnen in hoog tempo diensten blijven leveren,” vertelt Moore.

Het bedrijf vertrouwt zowel voor nieuwe als voor bestaande klanten op deze functie om een schaalbaar facturatiesysteem te creëren. Een systeem dat tot nu toe in totaal meer dan $ 3 miljoen aan betalingen heeft verwerkt. “We hebben een klant die al vier jaar gebruikmaakt van automatische betaling,” vertelt Moore. “Ik heb dat ingesteld toen ze begon, wat betekent dat ik niet handmatig 47 facturen heb hoeven versturen.”

Een consistente manier voor de onderneming om betalingen te innen, zorgt voor een voorspelbare kasstroom. Dit maakt financiële planning eenvoudiger. “Onze klanten voelen zich er prettig bij en hebben vertrouwen in onze dienstverlening en in onze betaaldienstverlener,” aldus Pallen. “Dat vertrouwen vermindert mijn eigen stress, omdat ik op Xero en Stripe precies kan zien wanneer betalingen binnenkomen. Dit betekent dat we de rekeningen kunnen betalen. Ik vind het geweldig technologie te hebben die zo'n geweldige relatie tussen klant en dienstverlener mogelijk maakt.”

Over Partner

Xero is een makkelijk te gebruiken wereldwijd cloudboekhoudplatform voor kleine bedrijven en hun adviseurs. Het biedt 3,5 miljoen abonnees toegang tot een netwerk van apps en financiële instellingen, waardoor kleine bedrijven toegang krijgen tot een breed scala aan oplossingen.