Défi

Phil Pallen Collective a été fondée en 2011 pour aider les professionnels à tirer parti de l’image de marque personnelle pour réussir. Pour ce faire, le cabinet propose du contenu de leadership d’opinion, des conférences, des séances de coaching et de conseil individuel, ainsi que des services d’audit de marque. Son fondateur, Phil Pallen, est convaincu que les personnes et les entreprises doivent maîtriser leur première impression pour positionner, développer et promouvoir efficacement leur marque. Il s’assure ainsi que sa propre organisation reflète cet engagement à chaque étape du parcours client, y compris lors du processus de paiement.

Phil Pallen Collective encaisse ses règlements en envoyant des factures par e-mail contenant des liens vers un portail de paiement en ligne, et souhaitait s’assurer que ces factures correspondent à son identité visuelle. Cependant, de nombreuses solutions de paiement initialement étudiées par l’entreprise proposaient des modèles figés qui ne correspondaient pas au reste de son image de marque.

« Nous nous attachons à créer des expériences mémorables et sophistiquées », a déclaré Pallen. « Je ne peux pas, en toute conscience, gérer la marque d’un tiers pour ensuite lui envoyer une facture avec une police de caractères générique et un petit logo apposé dessus. »

Au-delà du renforcement de son image de marque, l’entreprise, gérée par une équipe de deux personnes, avait besoin d’une solution de facturation s’intégrant parfaitement à ses autres outils afin d’optimiser ses opérations administratives. « En tant que petite entreprise, il est essentiel d’utiliser des outils fiables et synchronisés qui nous aident à fonctionner efficacement », a déclaré Lauren Moore, stratège en contenu chez Phil Pallen Collective. « Nous dépendons de prestataires qui nous permettent de travailler rapidement. »

Avec des clients basés aux quatre coins du monde, le besoin d’une nouvelle solution de paiement est devenu plus urgent lorsque le compte de l’entreprise a été gelé par son ancien prestataire de paiement, à la suite de l’envoi d’une facture internationale depuis un nouveau pays. « Mon compte a été suspendu et le paiement a été rejeté », a déclaré Pallen. « J’ai besoin de la liberté de voyager pour le travail sans me demander si ma solution de facturation peut ou non prendre en charge les paiements internationaux. »

Solution

Afin de créer un processus de facturation unique aligné sur la marque Phil Pallen et de permettre à l’équipe de gagner en productivité avec moins de ressources, l’entreprise a adopté Xero, une plateforme de comptabilité flexible basée sur le cloud, conçue spécifiquement pour les petites entreprises.

« Dès que nous avons découvert Xero, la décision s’est imposée d’elle-même », a déclaré Pallen. « Cet outil vous permet de personnaliser l’aspect visuel et l’expérience de facturation. En fin de compte, nous sommes engagés pour créer ce type d’expériences pour les marques, et Xero et Stripe nous permettent d’offrir l’expérience que nous promettons. »
Le partenariat de Xero avec Stripe a facilité la transition de l’équipe vers un nouveau prestataire de services de paiement, offrant ainsi à l’entreprise une solution de paiement flexible et un vaste réseau de services financiers, notamment un portail de paiement en ligne capable d’accepter les paiements internationaux en toute fiabilité.

L’équipe utilise désormais Xero pour personnaliser l’apparence de ses factures (polices, couleurs logos) ainsi que pour rédiger des messages personnalisés accompagnant l’envoi des documents. « Nous voulons maximiser chaque occasion d’offrir une expérience à l’image de notre marque », a déclaré Moore. « À la fin de l’e-mail de facturation, par exemple, nous remercions nos clients pour leur confiance et ajoutons “Votre collaboration nous est précieuse” en guise de formule de clôture. C’est une expérience bien plus agréable et chaleureuse que de recevoir un message automatique et robotisé. »

En coulisses, une fois qu’un client reçoit et règle sa facture, ses paiements sont gérés de manière sécurisée via Stripe Payments. Les clients peuvent également simplifier leur expérience de paiement en configurant le paiement automatique.

En regroupant la facturation et les paiements avec Xero et Stripe, l’entreprise a également réduit le nombre d’outils nécessaires pour servir ses centaines de clients. « Nous proposons une variété de services qui nécessitent une facturation, mais nous vendons également des produits via notre site web », a déclaré Moore. « C’est génial de n’avoir besoin que de Stripe comme prestataire de services de paiement et de Xero pour l’envoi des factures. »

Grâce à la combinaison des deux plateformes, Phil Pallen Collective peut exercer ses activités dans le monde entier en toute sérénité. La possibilité de définir des devises précises et d’accepter des paiements n’importe où et à tout moment a facilité la collaboration de l’entreprise avec ses clients internationaux.

Résultats

Des factures personnalisées qui reflètent fidèlement l’image de Phil Pallen Collective

Grâce à Xero et Stripe, Phil Pallen Collective dispose désormais de factures sur mesure en parfaite adéquation avec la mission du cabinet. « Xero est le seul outil que nous ayons trouvé qui offre le niveau de personnalisation dont nous avons besoin en tant qu’agence de stratégie de marque », explique Phil Pallen. « Aujourd’hui, nos factures ont le même aspect visuel que notre site web, nos signatures d’e-mail et l’ensemble de nos contenus. Cette cohérence est primordiale pour nous. »

Plus de 360 comptes clients gérés par une équipe de deux personnes

Avec Xero et Stripe, Phil Pallen Collective sert plus de 360 clients dans 34 pays. L’utilisation de modèles pour les tâches récurrentes réduit considérablement le travail manuel de cette petite équipe. « Je peux créer des raccourcis de facturation dans Xero pour enregistrer des modèles selon nos différents services », précise Lauren Moore. « Cela m’évite de devoir tout saisir manuellement à chaque fois, ce qui représente un gain de temps considérable. »

Plus de deux heures de reporting hebdomadaire économisées

Le fait de centraliser toutes les informations de facturation et de paiement permet à Phil Pallen Collective de générer et d’analyser ses rapports internes en quelques minutes seulement. Ces deux heures de travail administratif économisées chaque semaine permettent à l’équipe de se concentrer sur l’analyse des données pour optimiser l’activité. « J’apprécie de pouvoir générer des rapports en fonction des échéances de facturation et des paiements », a déclaré Moore. « En analysant ces données avec Xero et Stripe, j’ai réalisé que nous devions commencer à envoyer les factures automatiquement 10 jours avant leur échéance pour améliorer nos délais de paiement. »

Cela permet également au cabinet d’améliorer l’expérience client. « Une cliente souhaitait obtenir des informations sur toutes les factures que nous lui avions envoyées il y a deux ans », a déclaré Moore. « Normalement, j’aurais dû parcourir manuellement les factures pour les retrouver. Mais avec Xero et Stripe, j’ai pu générer un rapport en quelques minutes, envoyer les informations, archiver cet e-mail et poursuivre ma journée. »

Des paiements plus réguliers et fiables pour soutenir la croissance

Grâce au paiement automatique disponible via Stripe Payments, l’équipe peut désormais collecter des règlements à grande échelle tout en poursuivant sa croissance. « Quel que soit le nombre de nouveaux clients, je peux configurer des paiements récurrents tous les 30 jours, envoyer un e-mail de rappel automatique 10 jours avant l’échéance, et nous pouvons continuer à fournir nos services sans ralentissement », a déclaré Moore.

L’entreprise s’appuie sur cette fonctionnalité, tant pour ses nouveaux clients que pour ses clients actuels, afin de pérenniser son système de facturation, lequel a déjà traité plus de trois millions de dollars à ce jour. « Nous avons une cliente qui utilise le paiement automatique depuis quatre ans », a déclaré Moore. « J’ai configuré cela dès son arrivée, ce qui signifie que je n’ai pas eu à envoyer 47 factures manuellement. »

Cette méthode de recouvrement constante assure à l’entreprise une trésorerie prévisible, facilitant ainsi la planification financière. « Nos clients ont confiance en notre capacité de service ainsi qu’en notre prestataire de paiement », a déclaré Pallen. « Cette confiance réduit mon propre stress : pouvoir consulter Xero et Stripe et savoir exactement quand les fonds vont arriver signifie que nous pouvons honorer nos propres factures. J’apprécie d’avoir une technologie qui facilite une relation aussi fluide entre le client et son fournisseur de services. »

À propos du partenaire

Xero est une plateforme mondiale de comptabilité cloud intuitive, conçue pour les petites entreprises et leurs conseillers. Elle offre à 3,5 millions d’abonnés des connexions à un vaste écosystème d’applications et d’institutions financières afin de leur permettre d’accéder à un large éventail de solutions.