Er zijn in Duitsland twee soorten zelfstandige beroepsbeoefenaren: handelaren en freelance professionals. Als freelancer ben je verplicht om facturen uit te geven voor je goederen en diensten, net als ondernemingen. In dit artikel wordt uitgelegd wat freelancers zijn en welke informatie hun facturen moeten bevatten om aan de regels te voldoen. Ook leggen we uit hoe freelancers Stripe kunnen gebruiken om facturen te maken en wat je moet weten over facturatie en omzetbelasting, inclusief belasting toegevoegde waarde (btw).

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn freelance professionals?
  
• Welke informatie moet op een factuur staan?
  
• Hoe kunnen freelance professionals facturen maken met Stripe?
  
• Waar moeten parttime freelancers rekening mee houden bij het verzenden van facturen?
  
• Wat moeten freelancers weten over btw-belasting om facturen te maken?
  

Wat zijn freelance professionals?

In Duitsland zijn freelancers zelfstandigen die op freelancebasis een specifiek beroep uitoefenen. Deze 'catalogusberoepen' worden opgesomd in sectie 18 van de wet op de inkomstenbelasting (EStG). Ze verschillen van handelaren doordat ze niet onderworpen zijn aan bedrijfsbelasting en geen bedrijfsregistratie vereisen. Onder meer de volgende beroepen worden gedefinieerd als freelance professionals in de zin van de wet op de inkomstenbelasting:

• Artsen
  
• Tandartsen
  
• Fysiotherapeuten
  
• Beoefenaars van alternatieve geneeswijzen
  
• Psychologen
  
• Dierenartsen
  
• Advocaten
  
• Octrooijuristen
  
• Notarissen
  
• Ingenieurs
  
• Landmeters
  
• Commerciële apotheken
  
• Accountants
  
• Registeraccountants
  
• Belastingadviseurs
  
• Belastingagenten
  
• Adviserende economen en bedrijfseconomen
  
• Kunstenaars
  
• Journalisten
  
• Schrijvers
  
• Fotojournalisten
  
• Tolken
  
• Vertalers
  
• Sprekers
  
• Docenten
  
• Peuter- en kleuterleiders
  
• Wetenschappers
  
• Piloten
  

Welke informatie moet op een factuur staan?

Wanneer je als freelance professional facturen maakt, zijn de vereisten en voorschriften van sectie 14 van de btw-wet van toepassing, zoals voor alle Duitse ondernemingen het geval is. Een factuur is een document dat wordt gebruikt voor de facturering van een product of dienst, ongeacht waarnaar dit document wordt verwezen bij zakelijke transacties (zie sectie 14, lid 1). Een wettelijke factuur moet een aantal verplichte gegevens bevatten. Als deze informatie ontbreekt, is de factuur mogelijk formeel ongeldig. Hieronder vind je alle verplichte informatie waarmee je rekening moet houden bij het maken van een factuur als freelancer volgens sectie 14, lid 4 van de btw-wet:

• Volledige naam en adres van de onderneming die het product of de dienst levert
  
• Volledige naam en adres van de ontvanger van het product of de dienst
  
• Datum van de factuur
  
• De datum van levering van het product of de dienst
  
• Het belastingnummer dat door de belastingdienst aan de uitvoerende onderneming is afgegeven of het btw-identificatienummer dat door de federale centrale belastingdienst is afgegeven
  
• Een opeenvolgend uniek factuurnummer
  
• De hoeveelheid en het soort geleverde producten of de omvang en aard van de geleverde dienst
  
• Het totale bedrag voor de levering of dienst, uitgesplitst naar belastingtarieven en vrijstellingen
  
• Het relevante belastingtarief en het belastingbedrag dat van toepassing is op het totale bedrag of een verwijzing naar een belastingvrijstelling
  

Naast deze wettelijk verplichte informatie raden we aan om deze informatie toe te voegen aan je factuur voor een vlot betaalproces:

• Bestelnummer en/of klantnummer van de ontvanger van de dienst (indien beschikbaar)
  
• Korting of contantkorting (indien van toepassing)
  
• Specifieke betaaldatum of een betaaltermijn
  
• Geldige bankgegevens van het verstrekkende bedrijf met internationaal bankrekeningnummer (IBAN) en bankidentificatiecode (BIC)
  
• De betaalvoorwaarden (informatie over toegestane betaalmethoden)
  
• Contactgegevens voor vragen
  

Lees meer over facturatie in ons artikel.

Hoe kunnen freelance professionals facturen maken met Stripe?

Voor freelancers kan facturatie om verschillende redenen een uitdaging zijn, vooral in vergelijking met grotere ondernemingen of ondernemingen met een vaste administratieve infrastructuur. Freelancers moeten vaak jongleren met veel zakelijke verantwoordelijkheden, waardoor er weinig tijd overblijft voor de boekhouding. Routinematige facturering kan ook ontbreken, vooral bij onregelmatige taken. Zonder facturatiesoftware kan er bijvoorbeeld een fout zitten in het vereiste opeenvolgende factuurnummer. Bovendien werken freelancers vaak voor verschillende opdrachtgevers, waardoor verschillende facturatiemodellen de facturatie kunnen bemoeilijken. Tot slot hebben niet alle freelancers administratieve vaardigheden. Met name fiscale en wettelijke vereisten kunnen een uitdaging zijn.

Daarom is het een goed idee om hulp in te schakelen: Stripe Invoicing is een wereldwijd platform voor financiële infrastructuur voor flexibele facturatie. Invoicing automatiseert en versnelt je boekhoudprocessen, zodat je facturen snel kunt versturen. Voer eenvoudig product- en klantgegevens in. Je kunt het belastingtarief zelf instellen of automatisch laten bepalen. Je kunt de facturen ook personaliseren met je logo en kleuren, en je kunt het gemaakte sjabloon gebruiken voor nieuwe facturen.

Vervolgens kun je je klanten een pdf-factuur of een link naar een Stripe-gehoste factuurpagina sturen. Alle facturen zijn geoptimaliseerd voor mobiel, tablet en desktop, met een responsief ontwerp dat onder andere Apple Pay, Google Pay en meer ondersteunt. Invoicing biedt meer dan 25 talen, 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden, waaruit je klanten een selectie te zien krijgen op basis van hun locatie.

Op het Invoicing-dashboard kun je je facturen beheren en toegang krijgen tot gedetailleerde rapporten. Je kunt facturen die buiten Stripe zijn betaald, ook bijwerken, markeren, annuleren, dupliceren of hier een terugbetaling voor krijgen. Andere functies zijn onder meer de mogelijkheid om openstaande facturen automatisch te volgen, betalingen te innen en transacties te reconciliëren.

Waar moeten parttime freelancers rekening mee houden bij het verzenden van facturen?

Wanneer freelancers facturen uitschrijven, maakt het niet uit of ze fulltime of parttime werken. In beide gevallen moeten facturen alle informatie bevatten die vereist is op grond van sectie 14, lid 4, van de btw-wet. Er is ook geen verplichting om een deeltijdse activiteit aan te geven bij het uitreiken van facturen.

Parttime freelancers moeten echter beter bekijken of ze gebruik kunnen maken van de regel voor kleine ondernemers (zie hieronder). Omdat ze meestal minder omzet genereren dan fulltime freelancers, kunnen ze onder de relevante omzetdrempels vallen.

Wat moeten freelancers weten over btw-belasting om facturen te maken?

In Duitsland zijn freelance professionals verplicht om btw over producten en diensten in rekening te brengen om de belastingdienst te betalen. De factuur moet de nettoprijs van een product of dienst vermelden, evenals het toepasselijke belastingtarief en het daaruit voortvloeiende belastingbedrag. Dit wordt opgeteld bij de nettoprijs en resulteert in het totaalbedrag.

Er zijn drie mogelijke belastingtarieven. Als je als freelance professional een factuur maakt, moet je weten welk belastingtarief van toepassing is op je activiteiten. Het merendeel van de producten en diensten in Duitsland wordt belast tegen het standaardtarief van 19%. Er wordt echter een verlaagd belastingtarief van 7% toegepast op sommige alledaagse goederen en diensten. Sectie 12 van de btw-wet geeft een lijst van de transacties waarop deze verordening van toepassing is, zoals medische benodigdheden, basislevensmiddelen en het gebruik van het openbaar vervoer.

Enkele goederen en diensten zijn ook vrijgesteld van omzetbelasting. Dit staat gelijk aan 0% btw. Sectie 4 van de btw-wet somt 29 van dergelijke uitzonderingen op. Medische en verpleegkundige diensten, onderwijsdiensten en de huur en lease van onroerend goed zijn vrijgesteld van omzetbelasting. Meer informatie over sectie 4 van de btw-wet vind je in ons artikel. Vanwege een nieuw geïntroduceerde paragraaf in sectie 12 van de btw-wet wordt ook de levering van zonnepanelen en essentiële componenten van fotovoltaïsche systemen en opslagsystemen teruggebracht tot 0% en is deze dus vrijgesteld van btw. Dit geldt echter alleen als de installatie is gepland op of in de buurt van particuliere woningen of openbare gebouwen.

Als je vanwege de aard van je onderneming als zelfstandige bent vrijgesteld van btw op bepaalde diensten, moet je een korte schriftelijke verklaring aan je facturen toevoegen. Het doel is om de vrijstelling te rechtvaardigen onder verwijzing naar de specifieke afdeling en paragraaf van de btw-wet. Naast de paragrafen 4 en 12 kan je verwijzing naar belastingvrijstelling ook verwijzen naar artikel 19 van de btw-wet: dit zou betekenen dat je een kleine ondernemer bent.

Kleine ondernemingen

Als freelancer heb je de mogelijkheid om het statuut van een kleine onderneming aan te nemen. Hiervoor is echter wel vereist dat je jaaromzet niet hoger is dan € 22.000 in het voorgaande jaar en € 50.000 in het lopende jaar. Als je onder deze omzetgrenzen zit, ben je als kleine onderneming mogelijk vrijgesteld van btw, ongeacht welke goederen je onderneming verkoopt of welke diensten deze levert. Kleine ondernemingen tonen alleen een nettobedrag op hun facturen en voegen een schriftelijke verklaring toe zoals: "Als kleine onderneming wordt er geen btw in rekening gebracht in overeenstemming met sectie 19, lid 1, van de btw-wet."