Es gibt in Deutschland zwei Arten von Selbstständigen: Gewerbetreibende und Freiberufler/innen. Als Freiberufler/in sind Sie wie Unternehmen dazu verpflichtet, für Ihre Waren und Leistungen Rechnungen auszustellen. In diesem Artikel erfahren Sie, was Freiberufler/innen sind und welche Pflichtangaben ihre Rechnungen enthalten müssen, um rechtskonform zu sein. Zudem erklären wir, wie Freiberufler/innen Rechnungen mit Stripe erstellen können und welche Besonderheiten bei der Rechnungsstellung grundsätzlich sowie im Hinblick auf die Umsatzsteuer zu beachten sind.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Freiberufler?
  
• Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
  
• Wie können Freiberufler Rechnungen mit Stripe stellen?
  
• Welche Besonderheiten müssen nebenberufliche Freiberufler bei der Rechnungsstellung beachten?
  
• Was müssen Freiberufler bei der Rechnungsstellung hinsichtlich der Umsatzsteuer beachten?
  

Was sind Freiberufler?

Freiberufler/innen in Deutschland sind Selbstständige, die einen bestimmten Beruf ausüben, der als freiberuflich gilt. In § 18 EStG sind diese sogenannten „Katalogberufe“ aufgelistet. Sie unterscheiden sich von Gewerbetreibenden dadurch, dass sie nicht gewerbesteuerpflichtig sind und keine Gewerbeanmeldung benötigen. Unter anderem die folgenden Berufe werden vom EStG als freie Berufe definiert:

• Ärztinnen und Ärzte
  
• Zahnärztinnen und Zahnärzte
  
• Krankengymnastinnen und Krankengymnasten
  
• Heilpraktiker/innen
  
• Psychologinnen und Psychologen
  
• Tierärztinnen und Tierärzte
  
• Rechtanwältinnen und Rechtsanwälte
  
• Patentanwältinnen und Patentanwälte
  
• Notarinnen und Notare
  
• Ingenieurinnen und Ingenieure
  
• Vermessungsingenieurinnen und Vermessungsingenieure
  
• Handelschemiker/innen
  
• Wirtschaftsprüfer/innen
  
• vereidigte Buchprüfer/innen
  
• Steuerberater/innen
  
• Steuerbevollmächtigte
  
• Beratende Volks- und Betriebswirtinnen beziehungsweise -wirte
  
• Künstler/innen
  
• Journalistinnen und Journalisten
  
• Schriftsteller/innen
  
• Bildberichterstatter/innen
  
• Dolmetscher/innen
  
• Übersetzer/innen
  
• Lektorinnen und Lektoren
  
• Lehrer/innen
  
• Erzieher/innen
  
• Wissenschaftler/innen
  
• Lotsinnen und Lotsen
  

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Wenn Sie als Freiberuflerin oder Freiberufler Rechnungen schreiben, greifen die Anforderungen und Vorschriften aus § 14 des Umsatzsteuergesetzes, die für alle deutschen Unternehmen gelten. Als Rechnung wird dabei jedes Dokument verstanden, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird – unabhängig davon, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird (siehe § 14 Absatz 1). Eine gesetzeskonforme Rechnung muss eine Reihe von Pflichtangaben enthalten. Fehlen diese Angaben, kann die Rechnung als formell ungültig betrachtet werden. Nachfolgend finden Sie alle Pflichtangaben, die Sie beim Schreiben einer Rechnung als Freiberufler/in laut § 14 Absatz 4 UStG beachten müssen:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  
• die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• die Menge und Art der gelieferten Produkte oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung
  
• den nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselten Gesamtbetrag für die Lieferung oder Leistung
  
• den gültigen Steuersatz sowie den auf den Gesamtbetrag entfallenden Steuerbetrag oder einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung
  

Über diese gesetzlichen Pflichtangaben hinaus empfiehlt es sich, Ihre Rechnung für einen reibungslosen Zahlungsfluss um folgende Angaben zu ergänzen:

• Bestellnummer und/oder Kundinnen- beziehungsweise Kundennummer der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers (falls vorhanden)
  
• Rabatt oder Skonto (falls zutreffend)
  
• konkretes Zahlungsziel beziehungsweise eine Zahlungsfrist
  
• gültige Bankverbindung des leistenden Unternehmens mit IBAN und BIC
  
• die Zahlungsbedingungen, das heißt, Informationen über zulässige Zahlungsmethoden
  
• Kontaktdaten für Rückfragen
  

Weitere Informationen zum Thema Rechnungsstellung finden Sie in unserem entsprechenden Beitrag.

Wie können Freiberufler Rechnungen mit Stripe stellen?

Für Freiberuflerinnen und Freiberufler kann das Schreiben von Rechnungen aus verschiedenen
Gründen herausfordernd sein, insbesondere im Vergleich zu größeren Unternehmen oder solchen mit einer festen administrativen Infrastruktur. Freiberufler/innen müssen häufig viele Aufgaben im Unternehmen selbst übernehmen, sodass für die Buchführung nicht immer ausreichend Zeit ist. Gerade bei unregelmäßigen Aufträgen kann zudem die Routine bei der Rechnungsstellung fehlen. So könnte es ohne eine Rechnungssoftware z. B. zu einem Fehler mit der vorgeschriebenen fortlaufenden Rechnungsnummer kommen. Außerdem arbeiten Freiberufler/innen in vielen Fällen für verschiedene Kundinnen und Kunden, sodass unterschiedliche Abrechnungsmodelle die Rechnungsstellung verkomplizieren können. Hinzu kommt, dass nicht alle Freiberufler/innen administrative Expertise besitzen. Vor allem steuerliche und rechtliche Anforderungen können eine Herausforderung darstellen.

Daher ist es ratsam, sich Unterstützung zu suchen: Stripe Invoicing ist eine globale Finanzinfrastrukturplattform für die skalierbare Rechnungsstellung. Invoicing automatisiert und beschleunigt ihre Buchführungsvorgänge, sodass Sie Rechnungen mit nur wenigen Klicks versenden können. Hierfür geben Sie lediglich die Produkt- und Kundeninformationen ein. Den Steuersatz können Sie selbst festlegen oder automatisch ermitteln lassen. Grundsätzlich können Sie die Rechnungen mit Ihrem Logo und Ihren Farben personalisieren. Die erstellte Vorlage können Sie für neue Rechnungen nutzen.

Anschließend können Sie Ihren Kundinnen und Kunden eine PDF-Rechnung schicken oder einen Link zu einer von Stripe gehosteten Rechnungsseite. Alle Rechnungen sind optimiert für Mobilgeräte, Tablets und Desktops mit einem responsiven Design, das unter anderem Apple Pay und Google Pay unterstützt. Invoicing bietet Ihnen mehr als 25 Sprachen, 135 Währungen sowie über 100 Zahlungsmethoden, von denen Ihren Kundinnen und Kunden eine nach Standort optimierte Auswahl angezeigt wird.

Im Invoicing-Dashboard können Sie Ihre Rechnungen verwalten und auf detaillierte Auswertungen zurückgreifen. Auch Rechnungen, die außerhalb von Stripe bezahlt werden, können Sie hier aktualisieren, markieren, stornieren, duplizieren oder sich zurückerstatten lassen. Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Funktionen, unter anderem zur automatisierten Nachverfolgung offener Rechnungen, dem Einzug von Zahlungen oder dem Abgleich von Transaktionen.

Welche Besonderheiten müssen nebenberufliche Freiberufler bei der Rechnungsstellung beachten?

Wenn Freiberuflerinnen und Freiberufler Rechnungen schreiben, spielt es keine Rolle, ob sie ihrer Tätigkeit in Vollzeit nachgehen oder nebenberuflich. In beiden Fällen müssen ihre Rechnungen die Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG enthalten. Es gibt auch keine Kennzeichnungspflicht, mit der im Rahmen der Rechnungsstellung auf eine nebenberufliche Tätigkeit hingewiesen werden müsste.

Nebenberufliche Freiberufler/innen sollten jedoch umso genauer prüfen, ob sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen können (siehe unten). Da sie im Normalfall weniger Umsätze als hauptberufliche Freiberufler/innen generieren, liegen sie womöglich unter den entsprechenden Umsatzgrenzen.

Was müssen Freiberufler bei der Rechnungsstellung hinsichtlich der Umsatzsteuer beachten?

Freiberufler/innen sind in Deutschland grundsätzlich dazu verpflichtet, auf verkaufte Waren und erbrachte Dienstleistungen eine Umsatzsteuer zu erheben, um diese an das Finanzamt abzuführen. Auf Rechnungen muss deshalb der Nettopreis eines Produkts oder einer Dienstleistung aufgeführt werden sowie der zutreffende Steuersatz und der sich daraus ergebende Steuerbetrag. Dieser wird mit dem Nettopreis addiert und ergibt den Gesamtbetrag.

Es gibt drei mögliche Steuersätze. Wenn Sie als Freiberuflerin oder Freiberufler eine Rechnung schreiben, sollten Sie wissen, welcher Steuersatz für Ihre Tätigkeiten gilt. Der Großteil der verkauften Waren und erbrachten Leistungen in Deutschland wird mit dem Regelsteuersatz von 19 % besteuert. Auf einige Waren und Dienstleistungen des täglichen Bedarfs wird jedoch ein ermäßigter Steuersatz von 7 % angewendet. In § 12 UStG sind die Umsätze aufgelistet, für die diese Regelung gilt – darunter medizinische Hilfsmittel, Grundnahrungsmittel oder die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel.

Einige wenige Waren und Leistungen sind darüber hinaus umsatzsteuerfrei. Dies ist gleichbedeutend mit einer Umsatzsteuer von 0 %. In § 4 UStG finden Sie 29 Ausnahmefälle, auf die dies zutrifft. Umsatzsteuerfrei sind unter anderem medizinische Leistungen und Pflegeleistungen, Bildungsleistungen oder die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken. Mehr Informationen zur Umsatzsteuerbefreiung finden Sie in unserem Artikel zu § 4 UStG. Durch einen neu eingeführten Absatz in § 12 UStG ist auch die Lieferung von Solarmodulen sowie wesentlicher Komponenten von Photovoltaikanlagen und -speichern auf 0 % ermäßigt, und damit umsatzsteuerfrei. Allerdings nur, wenn eine Installation auf oder in der Nähe von Privatwohnungen oder öffentlichen Gebäuden vorgesehen ist.

Sind Sie aufgrund Ihrer Tätigkeiten für bestimmte Leistungen als Freiberufler/in von der Umsatzsteuer befreit, müssen Sie auf Ihren Rechnungen einen kurzen schriftlichen Hinweis ergänzen. Dieser sollte die Steuerbefreiung mit Bezug zum konkreten Paragrafen und Absatz des Umsatzsteuergesetzes begründen. Neben den oben genannten Paragrafen 4 und 12 kann sich Ihr Hinweis auf Steuerbefreiung auch auf § 19 UStG beziehen – dies würde bedeuten, dass Sie ein Kleinunternehmen führen.

Kleinunternehmens

Sie haben als Freiberufler/innen die Möglichkeit, den Status eines Kleinunternehmens anzunehmen. Dies setzt jedoch voraus, dass Ihr Jahresumsatz 22.000 € im Vorjahr sowie 50.000 € im laufenden Jahr nicht überschreitet. Liegen Sie unterhalb dieser Umsatzgrenzen, können Sie sich als Kleinunternehmen von der Umsatzsteuer befreien lassen – unabhängig davon, welche Waren Ihr Unternehmen verkauft oder welche Leistungen es erbringt. Kleinunternehmen weisen auf ihren Rechnungen lediglich einen Nettobetrag aus und ergänzen sie um einen schriftlichen Hinweis wie: „Als Kleinunternehmen im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“