En el sector de la restauración, los pagos integrados implican ejecutar el procesamiento de pagos a través de la misma plataforma utilizada para gestionar pedidos, mesas e informes. Esa integración puede cambiar la rapidez con la que rotan las mesas, la precisión con la que se registran los ingresos y el tiempo del personal dedicado a la conciliación al cierre del día (EOD). Se proyecta que el mercado global de finanzas integradas alcance casi 571 mil millones de dólares para 2033.

A continuación, exploraremos qué son los pagos integrados, cómo funcionan dentro de la infraestructura de un restaurante y cómo evaluar si el modelo se adapta a tu operación.

Destacados

• Los pagos integrados conectan el procesamiento de pagos directamente con el punto de venta ( sistema POS) o el software de gestión de un restaurante.

• Los restaurantes generalmente se benefician más cuando el volumen de transacciones es alto y los datos de pago sirven de base para decisiones empresariales más amplias, como el rendimiento del menú y la gestión del personal.

• La elección de la solución adecuada depende de la profundidad de la integración, la compatibilidad del hardware y la flexibilidad que necesitas para configurar propinas, pagos y cobros divididos.

¿Qué son los pagos integrados?

Los pagos integrados son capacidades de procesamiento de pagos integradas directamente en una plataforma de software. El pago se realiza dentro del software que la empresa ya utiliza para gestionar sus operaciones: no hay un proceso de compra separado ni un terminal desconectado.

¿Cómo funcionan los pagos integrados en la infraestructura de un restaurante?

Muchos restaurantes ya cuentan con un sistema de punto de venta ( sistema POS) o una plataforma de gestión de restaurantes en el centro de sus operaciones. Esto gestiona la experiencia de front end: toma, modifica y cierra pedidos dentro de la plataforma y asiste con las tareas de cara al cliente. Los pagos integrados integran el procesamiento de pagos directamente en esa plataforma, a través de un proveedor de servicios de pago como Stripe.

El proveedor procesa el pago, mientras el sistema POS facilita las interacciones con clientes y personal. Los lectores de tarjetas y terminales están configurados para funcionar con la plataforma integrada. Con Stripe Terminal, los restaurantes pueden utilizar hardware precertificado que se conecta directamente a la infraestructura de pagos de Stripe. Esto quiere decir que un toque o inserción física de tarjeta entra en el mismo entorno de datos que el pedido digital.

Tras la transacción, el cobro y los informes fluyen de vuelta a la plataforma. Los informes de cierre del día reflejan conjuntamente los datos de ventas y de pago. Los contracargos, los reembolsos y las anulaciones se gestionan dentro del mismo sistema, por lo que no es necesario crear entradas paralelas en dos sitios.

¿Cuáles son las ventajas de los pagos integrados para los restaurantes?

Los pagos integrados pueden ayudar a los restaurantes a acceder a más datos, mejorar la facilidad y rapidez del proceso de compra y simplificar los procesos de conciliación. A continuación se explica cómo la infraestructura de pagos puede mejorar las operaciones de un restaurante:

• Datos unificados: cuando los pagos se procesan a través del mismo sistema que tus pedidos, reservas e inventario, obtienes una única fuente de datos. Muestra qué platos del menú generan los tickets medios más altos, qué mesas rotan más rápido y cómo se distribuyen los ingresos a lo largo de las franjas horarias.

• Rotación de mesas más rápida: el pago en mesa y los pedidos mediante código QR con proceso de compra integrado pueden ayudar a reducir el tiempo entre que un cliente termina su comida y la mesa se vuelve a preparar. Acortar cada rotación de mesa en cinco minutos puede suponer una diferencia significativa.

• Menos errores de conciliación: los sistemas separados generan discrepancias en las que una mesa podría registrarse por un importe y cobrarse por otro. Con los pagos integrados, el total del pedido y el pago siempre están conectados, y la conciliación al cierre del día se realiza en minutos.

• Proceso de compra más sencillo: los clientes deben poder pagar con la tarjeta o desde el teléfono. Los pagos integrados que aceptan métodos sin contacto no requieren negociaciones de hardware adicional ni complementos.

• Propinas más altas: el diseño y la ubicación del aviso de propina pueden afectar materialmente a las tasas de propina. Integra los avisos de propina en el sistema POS (p. ej., terminal, tableta, proceso de compra por código QR).

¿Cuáles son los riesgos y las limitaciones de los pagos integrados para los restaurantes?

Los pagos integrados introducen nuevas dependencias que conviene entender antes de comprometerse con ellos. Ten en cuenta los riesgos siguientes:

• Concentración en un proveedor: cuando tu sistema POS, los pagos y, posiblemente, tus pedidos en línea se gestionan todos a través de la misma plataforma, una única interrupción del servicio puede afectar a toda tu operación.

• Costes de cambio: cuanto más profunda es la integración, más difícil es cambiar cualquiera de sus componentes. Si decides migrar a un sistema POS diferente dentro de dos años, tu historial de pagos, los datos de clientes y los informes podrían estar vinculados al sistema saliente.

• Calidad de la plataforma: tu experiencia de pago es tan buena como la implementación de tu plataforma. La infraestructura de pagos subyacente puede ser eficaz, pero el nivel de detalle de los informes y la flexibilidad del proceso de compra dependen de la calidad con la que se ha desarrollado sobre ella.

• Costes de hardware y compatibilidad: las configuraciones integradas suelen requerir hardware específico que funcione con la plataforma. Si ya dispones de un conjunto de terminales, es posible que tengas que reemplazarlos. Ten en cuenta esos costes antes de firmar nada.

• Gestión de controversias y contracargos: en una configuración integrada, no siempre está claro quién gestiona las respuestas a los contracargos. Es importante aclarar esa responsabilidad desde el principio, antes de que surja algún problema.

¿Cómo saber si los pagos integrados son adecuados para tu restaurante?

Si los pagos integrados son la opción adecuada para tu restaurante depende de cómo gestiones tu empresa y del tipo de configuración con la que te sientas cómodo. Ten en cuenta las siguientes preguntas para determinar qué pueden hacer los pagos integrados por ti.

¿Cuánto te cuesta la conciliación?

Si dedicas un tiempo significativo del personal cada semana a conciliar los registros del sistema POS con los informes del terminal o encuentras discrepancias que no puedes explicar de forma recurrente, los pagos integrados podrían ayudarte a recuperar tiempo y minimizar errores.

¿Ya usas una plataforma que acepta pagos integrados?

Las implementaciones más sencillas se producen cuando tu sistema POS o software de gestión de restaurantes ya tiene una integración madura con un proveedor de servicios de pago. Si tienes que cambiar tu plataforma principal para conseguir una, estás evaluando una migración completa del sistema.

¿Cuál es tu volumen?

Los restaurantes con grandes volúmenes —especialmente aquellos con servicio de bar rápido, pedidos por código QR o pago anticipado en línea— tienden a beneficiarse más de los pagos integrados. Un establecimiento de alta cocina con menor volumen puede dar más importancia a funciones específicas del terminal o al proceso de compra de cara al cliente que a la velocidad de conciliación del back end.

¿Qué importancia tienen los datos de pago para tu análisis general?

Si tomas decisiones sobre el menú, el personal o el marketing basándote en datos de ventas, una configuración integrada que conecta los datos de pago con los datos de pedidos te ofrece inputs sustancialmente mejores. Si principalmente haces seguimiento de los totales de ingresos, esa ventaja es menos inmediata.

¿Cuál es tu tolerancia a la dependencia de un proveedor?

Algunos operadores quieren poder cambiar componentes de forma independiente. Otros prefieren una plataforma estrechamente integrada donde todo funcione junto y el soporte esté centralizado. Los pagos integrados favorecen la segunda opción. Si prefieres la primera, esa preferencia vale la pena sopesarla frente a las ventajas del día a día.

¿Qué deben buscar los restaurantes en una solución de pagos integrados?

Las funciones específicas de las soluciones de pagos integrados importan mucho en el ámbito de la restauración. Evalúa lo siguiente antes de comprometerte con un proveedor:

• Cobertura de métodos de pago: el sistema necesita aceptar chip, sin contacto y pagos con monedero digital sin requerir un hardware diferente para cada uno. Si los visitantes internacionales forman parte de tu base de clientes, la aceptación de tarjetas internacionales también es importante.

• Fiabilidad del hardware y soporte: examina el proceso de soporte. ¿Con qué rapidez se puede aprovisionar un dispositivo de sustitución y cuál es la alternativa si no está disponible?

• Configuración de propinas y gratificaciones: es importante controlar cómo aparecen los avisos de propina, qué porcentajes se sugieren y si los importes de propina son modificables. Algunas soluciones bloquean estos ajustes; otras permiten configurarlos a nivel de ubicación o incluso de servidor.

• Gestión de pagos divididos: los grupos que quieren dividir la cuenta por partida, por porcentaje o en partes iguales deben poder hacerlo sin que el personal tenga que calcular manualmente y ejecutar varias transacciones. El sistema integrado debe gestionar la lógica.

• Plazos de cobro y flujo de caja: ¿cuándo llega realmente tu dinero? Los plazos de cobro varían según el proveedor y pueden afectar a la gestión de la nómina semanal o los pagos a proveedores.

• Profundidad de integración con tu sistema POS existente: las integraciones superficiales que solo transfieren un importe total del sistema POS al terminal de pago no ofrecen la mayoría de las ventajas descritas anteriormente. La integración debe realizarse a nivel de pedido (es decir, desglosada, con modificadores, descuentos y compensaciones reflejados en el registro de pago) para que la conciliación y los informes funcionen correctamente.

Cómo puede ayudarte Stripe Connect

Stripe Connect coordina el movimiento de dinero entre varias partes en plataformas de software y marketplaces. Además, ofrece procesos de activación rápidos, componentes integrados, pagos globales y mucho más.

Cómo puede ayudarte Connect:

• Agilizar tu próximo lanzamiento: utiliza funciones alojadas por Stripe o perfectamente integradas para pasar a modo activo más rápido, evitar costes iniciales y minimizar y el tiempo de desarrollo que suele requerir la facilitación de pagos.

• Gestionar pagos a gran escala: utiliza herramientas y servicios de Stripe para no tener que dedicar más recursos a generar informes de riesgo, de márgenes y formularios fiscales, integrar métodos para pagar internacionales o garantizar el cumplimiento de la normativa en tus procesos de activación.

• Crecimiento a nivel internacional:ayuda a que tus usuarios lleguen a más clientes de todo el mundo con métodos de pagos locales y herramientas para calcular fácilmente el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el valor añadido (IVA), y el impuesto sobre bienes y servicios (GST).

• Generar nuevas fuentes de ingresos: optimiza los ingresos que recibes recaudando cuotas en cada transacción. Monetiza las funcionalidades de Stripe haciendo posible que tus usuarios acepten pagos en persona, realicen transferencias instantáneas, recauden automáticamente los impuestos sobre las ventas y puedan acceder a financiación, tarjetas de empresa y mucho más desde tu plataforma.

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