Nel settore della ristorazione, i pagamenti integrati significano gestire l'elaborazione dei pagamenti tramite la stessa piattaforma utilizzata per ordini, tavoli e reportistica. Questa integrazione può modificare la velocità di ricambio dei tavoli, l'accuratezza con cui vengono registrati i ricavi e il tempo che il personale dedica alla riconciliazione di fine giornata (EOD). Si prevede che il mercato globale della finanza integrata raggiungerà quasi 571 miliardi di USD entro il 2033.

Di seguito vedremo che cosa sono i pagamenti integrati, come funzionano all'interno dell'infrastruttura di un ristorante e come valutare se questo modello sia adatto alla tua attività.

In evidenza

• I pagamenti integrati collegano direttamente l'elaborazione dei pagamenti al sistema POS o al software di gestione del ristorante.

• In genere, i ristoranti ottengono i maggiori benefici quando il volume delle transazioni è elevato e i dati di pagamento supportano decisioni aziendali più ampie, come le prestazioni del menu e la gestione del personale.

• La scelta della soluzione giusta dipende dal livello di integrazione, dalla compatibilità dell'hardware e dal grado di flessibilità necessario per configurare mance, bonifici e pagamenti suddivisi.

Che cosa sono i pagamenti integrati

I pagamenti integrati sono funzionalità di elaborazione dei pagamenti integrate direttamente in una piattaforma software. Il pagamento avviene all'interno del software che l'attività utilizza già per gestire le proprie operazioni: non esiste una procedura di pagamento separata né un terminale scollegato.

Funzionamento dei pagamenti integrati nell'infrastruttura di un ristorante

Molti ristoranti hanno già una soluzione POS o una piattaforma di gestione del ristorante al centro delle proprie operazioni. Questo gestisce l'esperienza lato front-end: consente di inserire, modificare e chiudere gli ordini all'interno della piattaforma e supporta le attività rivolte agli ospiti. I pagamenti integrati incorporano l'elaborazione dei pagamenti direttamente in quella piattaforma, tramite un fornitore di servizi di pagamento come Stripe.

Il fornitore elabora il pagamento, mentre la soluzione POS gestisce le interazioni con ospiti e personale. I lettori di carte e i terminali sono configurati per funzionare con la gamma di tecnologie integrate. Con Stripe Terminal, i ristoranti possono utilizzare hardware precertificato che si collega direttamente all'infrastruttura di pagamenti di Stripe. Questo significa che un pagamento fisico tramite tocco o inserimento della carta entra nello stesso ambiente dati dell'ordine digitale.

Dopo la transazione, regolamento e reportistica confluiscono nuovamente nella piattaforma. I report di fine giornata riflettono sia i dati di vendita sia i dati di pagamento. Storni, rimborsi e annullamenti vengono gestiti nello stesso sistema, quindi non è necessario creare registrazioni parallele in due sistemi diversi.

Vantaggi dei pagamenti integrati per i ristoranti

I pagamenti integrati possono aiutare i ristoranti ad accedere a un maggior numero di dati, a rendere più agevole e veloce il checkout e a semplificare le procedure di riconciliazione. Ecco come l'infrastruttura di pagamenti può migliorare le operazioni dei ristoranti:

• Dati unificati: quando i pagamenti vengono gestiti tramite lo stesso sistema degli ordini, delle prenotazioni e dell'inventario, ottieni un'unica fonte di dati. Questo mostra quali voci del menu generano gli scontrini medi più elevati, quali tavoli hanno il ricambio più rapido e come i ricavi si distribuiscono nelle diverse fasce della giornata.

• Ricambio dei tavoli più rapido: il pagamento al tavolo e gli ordini tramite codice QR con checkout integrato possono contribuire a ridurre il tempo tra il momento in cui un ospite termina il pasto e quello in cui il tavolo viene nuovamente preparato. Ridurre di cinque minuti ogni ricambio del tavolo può produrre rapidamente risultati significativi.

• Meno errori di riconciliazione: i sistemi separati creano discrepanze in cui un tavolo può essere associato a un importo e viene addebitato per un altro. Con i pagamenti integrati, il totale dell'ordine e il pagamento sono sempre collegati e la riconciliazione di fine giornata richiede pochi minuti.

• Checkout più semplice: gli ospiti devono poter pagare con un tocco della carta o tramite telefono. I pagamenti integrati che supportano metodi contactless non richiedono trattative separate per l'hardware né componenti aggiuntivi.

• Mance più elevate: il design e il posizionamento della richiesta di mancia possono influire in modo significativo sull'importo delle mance. Integra le richieste di mancia nella soluzione POS (ad esempio, terminale, tablet o procedura di pagamento tramite codice QR).

Rischi e limiti dei pagamenti integrati per i ristoranti

I pagamenti integrati introducono nuove dipendenze che vale la pena comprendere prima di adottarli. Tieni presenti i seguenti rischi:

• Dipendenza da un unico fornitore: quando la soluzione POS, i pagamenti e potenzialmente anche gli ordini online vengono gestiti tramite la stessa gamma di tecnologie, una singola interruzione può influire sull'intera operatività.

• Costi di migrazione: quanto più profonda è l'integrazione, tanto più difficile sarà modificare un singolo componente. Se tra due anni decidi di passare a una soluzione POS diversa, la cronologia dei pagamenti, i dati dei clienti e la reportistica possono essere legati al sistema precedente.

• Qualità della piattaforma: la tua esperienza di pagamento dipende dalla qualità dell'implementazione della piattaforma. L'infrastruttura di pagamenti sottostante può essere valida, ma la profondità della reportistica e la flessibilità della procedura di pagamento dipendono dalla qualità con cui la piattaforma è stata sviluppata.

• Costi e compatibilità dell'hardware: le configurazioni integrate richiedono spesso hardware specifico compatibile con la piattaforma. Se utilizzi già un parco di terminali, potresti doverli sostituire. Considera questi costi prima di firmare ogni accordo.

• Gestione delle contestazioni e degli storni: in una configurazione integrata, non è sempre chiaro chi gestisce le risposte agli storni. È importante chiarire questa responsabilità sin dall'inizio, prima che sorgano dei problemi.

Come capire se i pagamenti integrati rappresentano la soluzione giusta per il tuo ristorante

Stabilire se i pagamenti integrati siano la scelta giusta per il tuo ristorante dipende da come gestisci la tua attività e dal tipo di configurazione con cui hai familiarità. Considera le seguenti domande per capire che cosa i pagamenti integrati possono fare al caso tuo.

Costi della riconciliazione

Se ogni settimana il personale dedica molto tempo alla riconciliazione dei registri del POS con i report dei terminali oppure riscontri regolarmente discrepanze che non riesci a spiegare, i pagamenti integrati possono aiutarti a recuperare tempo e ridurre gli errori.

Se utilizzi già una piattaforma che accetta i pagamenti integrati

Le implementazioni più semplici avvengono quando il tuo POS o il software di gestione del ristorante ha già di un'integrazione unificata con un fornitore di servizi di pagamento. Se devi cambiare la tua piattaforma principale per ottenerla, allora stai valutando una migrazione completa del sistema.

Volume di transazioni che gestisci

I ristoranti con volumi elevati, soprattutto quelli con servizio bar rapido, ordini tramite codice QR o prepagamento online, tendono a trarre maggior vantaggio dei pagamenti integrati. Un ristorante di alto livello con volumi inferiori potrebbe dare maggiore importanza a funzioni specifiche del terminale o all'esperienza della procedura di pagamento lato cliente piuttosto che alla velocità della riconciliazione nel back-end.

Importanza dei dati dei pagamenti per la tua analisi complessiva

Se prendi decisioni relative al menu, al personale o al marketing sulla base dei dati di vendita, la configurazione integrata che collega i dati di pagamento ai dati degli ordini ti offre dati decisamente migliori. Se invece monitori principalmente i ricavi totali, questo vantaggio è meno immediato.

Disponibilità a dipendere dai fornitori

Alcuni operatori vogliono la possibilità di sostituire i singoli componenti in modo indipendente. Altri preferiscono uno stack strettamente integrato in cui tutto funziona insieme e l'assistenza è centralizzata. I pagamenti integrati favoriscono il secondo approccio. Se preferisci il primo, vale la pena valutare questa preferenza rispetto ai vantaggi operativi quotidiani.

Elementi che ristoranti devono ricercare in una soluzione per pagamenti integrati

Le funzioni specifiche delle soluzioni di pagamento integrate contano molto nel contesto della ristorazione. Valuta i seguenti aspetti prima di impegnarti con un fornitore:

• Copertura dei metodi di pagamento: il sistema deve accettare pagamenti con chip, contactless e tramite wallet senza richiedere hardware diverso per ciascun metodo. Se i visitatori internazionali fanno parte della tua base clienti, anche l'accettazione delle carte internazionali è importante.

• Affidabilità e supporto hardware: valuta il processo di assistenza. Con quale rapidità può essere fornito un dispositivo sostitutivo e quale soluzione alternativa è prevista nel caso in cui non fosse disponibile?

• Configurazione di mance e gratifiche: è importante poter controllare come vengono mostrate le richieste di mancia, quali percentuali vengono suggerite e se gli importi delle mance possono essere modificati. Alcune soluzioni bloccano queste impostazioni, mentre altre consentono di configurarle a livello di sede o persino di cameriere.

• Gestione dei pagamenti suddivisi: i gruppi che desiderano dividere un conto per articolo, per percentuale o in parti uguali devono poterlo fare senza costringere il personale a calcolare e a elaborare manualmente diverse transazioni. Il sistema integrato deve gestire questa logica.

• Tempi di regolamento e flusso di cassa: quando arriva effettivamente il denaro? Le tempistiche di regolamento variano da un fornitore all'altro e possono influire sul modo in cui gestisci le buste paga settimanali o i pagamenti ai fornitori.

• Livello di integrazione con la soluzione POS esistente: le integrazioni superficiali che trasferiscono soltanto un importo totale dal POS al terminale di pagamento non offrono la maggior parte dei vantaggi descritti sopra. Affinché riconciliazione e reportistica funzionino correttamente, l'integrazione deve avvenire a livello dell'ordine, cioè con voci dettagliate, modificatori, sconti e omaggi riportati nei dati del pagamento.

In che modo Stripe Connect può esserti d'aiuto

Stripe Connect coordina i trasferimenti di denaro tra più parti nelle piattaforme software e nei marketplace. Offre una rapida attivazione, componenti integrati, bonifici globali e molto altro.

Connect può aiutarti a:

• Effettuare il lancio in poche settimane: usa funzionalità in hosting o integrate di Stripe per attivare il servizio ancora più rapidamente ed evitare i costi anticipati e i tempi di sviluppo solitamente necessari per la facilitazione dei pagamenti.

• Gestire i pagamenti in modo scalabile: usa gli strumenti e i servizi di Stripe in modo da non dover impegnare risorse aggiuntive per la rendicontazione dei margini, i moduli fiscali, la gestione del rischio, i metodi di pagamento globali o la conformità all'attivazione.

• Crescere a livello globale: aiuta i tuoi utenti a raggiungere più clienti in tutto il mondo con metodi di pagamento locali e la possibilità di calcolare facilmente l'imposta sulle vendite, l'imposta sul valore aggiunto (IVA) e la tassa su beni e servizi (GST).

• Sviluppare nuove fonti di ricavo: ottimizza i ricavi dei pagamenti riscuotendo le commissioni su ogni transazione. Monetizza le funzionalità di Stripe abilitando sulla tua piattaforma: pagamenti di persona, bonifici istantanei, riscossione dell'imposta sulle vendite, finanziamenti, carte di pagamento per i dipendenti e altro ancora.

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