In der Gastronomie bedeuten integrierte Zahlungen, dass die Zahlungsabwicklung über dieselbe Plattform erfolgt, die auch zur Verwaltung von Bestellungen, Tischen und Berichten genutzt wird. Diese Integration kann sich darauf auswirken, wie schnell Tische wieder besetzt werden, wie genau der Umsatz erfasst wird und wie viel Zeit das Personal für den Abgleich zum Tagesabschluss (EOD) aufwenden muss. Der weltweite Markt für integrierte Finanzdienstleistungen wird bis 2033 voraussichtlich ein Volumen von fast 571 Milliarden US-Dollar erreichen.

Im Folgenden untersuchen wir, was integrierte Zahlungen sind, wie sie in der Infrastruktur eines Restaurants funktionieren und wie Sie beurteilen können, ob dieses Modell zu Ihrem Betrieb passt.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Integrierte Zahlungen verbinden die Zahlungsabwicklung direkt mit dem Point of Sale (POS) oder der Verwaltungssoftware eines Restaurants.

• Restaurants profitieren in der Regel am meisten, wenn das Transaktionsvolumen hoch ist und Zahlungsdaten als Grundlage für übergeordnete geschäftliche Entscheidungen dienen, beispielsweise hinsichtlich der Beliebtheit von Gerichten und der Personalplanung.

• Die Wahl der richtigen Lösung hängt vom Grad der Integration, der Hardwarekompatibilität und davon ab, wie viel Flexibilität Sie bei der Konfiguration von Trinkgeldern, Auszahlungen und geteilten Zahlungen benötigen.

Was sind integrierte Zahlungslösungen?

Integrierte Zahlungslösungen sind Zahlungsabwicklungsfunktionen, die direkt in eine Softwareplattform eingebunden sind. Die Zahlung erfolgt innerhalb der Software, die das Unternehmen bereits für seinen Geschäftsbetrieb nutzt: Es gibt keinen separaten Bezahlvorgang und kein externes Datenterminal.

Wie funktionieren integrierte Zahlungen in der Infrastruktur eines Restaurants?

Viele Restaurants nutzen bereits ein Point-of-Sale- (POS)-System oder eine Restaurantmanagementplattform als Kernstück ihres Betriebs. Diese Lösung regelt den Service im Gastraum: Sie dient zur Entgegennahme, Änderung und Abrechnung von Bestellungen innerhalb der Plattform und unterstützt bei Aufgaben im direkten Gästekontakt. Durch integrierte Zahlungsfunktionen wird die Zahlungsabwicklung über einen Zahlungsanbieter wie Stripe direkt in diese Plattform eingebunden.

Der Anbieter wickelt die Zahlung ab, während das POS die Interaktion zwischen Gästen und Personal ermöglicht. Kartenlesegeräte und Datenterminals sind so konfiguriert, dass sie mit der integrierten Infrastruktur zusammenarbeiten. Mit Stripe Terminal können Restaurants vorzertifizierte Hardware nutzen, die direkt mit der Zahlungsinfrastruktur von Stripe verbunden ist. Das bedeutet, dass beim physischen Antippen oder Einstecken einer Karte dieselben Daten erfasst werden wie bei einer digitalen Bestellung.

Nach der Transaktion fließen die Abrechnungs- und Berichtsdaten wieder in die Plattform zurück. Die Tagesabschlüsse enthalten sowohl Umsatz- als auch Zahlungsdaten. Rückbuchungen, Rückerstattungen und Stornierungen werden innerhalb desselben Systems abgewickelt, sodass keine parallelen Einträge an zwei Stellen erforderlich sind.

Welche Vorteile bieten integrierte Zahlungen für Restaurants?

Integrierte Zahlungen können Restaurants dabei helfen, auf mehr Daten zuzugreifen, den Bezahlvorgang zu vereinfachen und zu beschleunigen sowie den Abgleich zu optimieren. So kann die Zahlungsinfrastruktur den Restaurantbetrieb verbessern:

• Zentrale Daten: Wenn Zahlungen über dasselbe System abgewickelt werden wie Ihre Bestellungen, Reservierungen und Ihr Lagerbestand, verfügen Sie über eine einzige Datenquelle. So sehen Sie, welche Speisen die höchsten Durchschnittsumsätze erzielen, welche Tische am schnellsten wieder frei werden und wie sich der Umsatz auf die verschiedenen Tageszeiten verteilt.

• Schnellerer Tischwechsel: Die Bezahlung am Tisch und die Bestellung per QR-Code mit integriertem Bezahlvorgang können dazu beitragen, die Zeit zwischen dem Ende der Mahlzeit eines Gastes und der Vorbereitung des Tisches für den nächsten Gast zu verkürzen. Eine Verkürzung des Tischwechsels um fünf Minuten kann sich schnell summieren.

• Weniger Abgleichfehler: Getrennte Systeme führen zu Lücken, in denen ein Tisch mit einem Betrag abgerechnet und mit einem anderen belastet werden könnte. Bei integrierten Zahlungsfunktionen sind die Bestellsumme und die Zahlung stets miteinander verknüpft, und der Tagesabschluss dauert nur wenige Minuten.

• Einfacherer Bezahlvorgang: Gäste müssen in der Lage sein, mit einer Karte oder per Telefon zu bezahlen. Integrierte Zahlungsfunktionen, die kontaktlose Zahlungsmethoden unterstützen, erfordern keine separaten Hardware-Anpassungen oder Zusatzmodule.

• Höhere Trinkgelder: Die Gestaltung und Platzierung der Aufforderung zur Trinkgeldzahlung kann sich erheblich auf die Höhe der Trinkgelder auswirken. Integrieren Sie Aufforderungen zur Trinkgeldzahlung an der Kasse (z. B. am Terminal, auf dem Tablet oder beim Bezahlen per QR-Code).

Welche Risiken und Einschränkungen gibt es bei integrierte Zahlungslösungen für Restaurants?

Integrierte Zahlungslösungen bringen neue Abhängigkeiten mit sich, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich dafür entscheiden. Beachten Sie die folgenden Risiken:

• Anbieterabhängigkeit: Wenn Ihr POS, Ihre Zahlungsabwicklung und möglicherweise auch Ihre Online-Bestellungen über dieselbe Plattform laufen, kann ein einziger Ausfall Ihren gesamten Betrieb beeinträchtigen.

• Wechselkosten: Je tiefer die Integration ist, desto schwieriger ist es, eine einzelne Komponente zu ändern. Wenn Sie sich entscheiden, in zwei Jahren auf ein anderes Kassensystem umzusteigen, sind Ihre Zahlungshistorie, Kundendaten und Berichte möglicherweise an das bisherige System gebunden.

• Plattformqualität: Ihr Zahlungserlebnis ist nur so gut wie die Umsetzung durch Ihre Plattform. Die zugrunde liegende Zahlungsinfrastruktur mag zwar leistungsfähig sein, doch die Ausführlichkeit der Berichterstattung und die Flexibilität beim Bezahlvorgang hängen davon ab, wie gut die Plattform darauf aufbaut.

• Hardwarekosten und Kompatibilität: Eingebettete Systeme erfordern oft spezielle Hardware, die mit der Plattform kompatibel ist. Wenn Sie bereits eine Reihe von Datenterminals betreiben, müssen Sie diese möglicherweise ersetzen. Berücksichtigen Sie diese Kosten, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen.

• Umgang mit Streitfällen und Rückbuchungen: Bei einer eingebetteten Lösung ist nicht immer klar, wer für die Bearbeitung von Rückbuchungen zuständig ist. Es ist wichtig, diese Zuständigkeit im Voraus zu klären, bevor es zu Problemen kommt.

Woran erkennen Sie, ob integrierte Zahlungslösungen für Ihr Restaurant geeignet sind?

Ob integrierte Zahlungslösungen die richtige Wahl für Ihr Restaurant sind, hängt davon ab, wie Sie Ihr Unternehmen führen und mit welcher Art von Lösung Sie sich wohlfühlen. Beantworten Sie die folgenden Fragen, um herauszufinden, welche Vorteile integrierte Zahlungslösungen für Sie bieten können.

Wie viel kostet Sie der Abgleich?

Wenn Sie jede Woche viel Zeit Ihrer Mitarbeiter/innen für den Abgleich von POS-Daten mit Datenterminalberichten aufwenden oder regelmäßig Unstimmigkeiten feststellen, die Sie sich nicht erklären können, könnten integrierte Zahlungslösungen Ihnen helfen, Zeit zu sparen und Fehler zu minimieren.

Nutzen Sie bereits eine Plattform, die integrierte Zahlungsfunktionen unterstützt?

Am einfachsten ist die Umsetzung, wenn Ihre POS- oder Restaurantverwaltungssoftware bereits über eine ausgereifte Integration mit einem Zahlungsdienstleister verfügt. Wenn Sie Ihre Kernplattform wechseln müssen, um eine solche zu erhalten, steht eine vollständige Systemmigration zur Debatte.

Wie hoch ist Ihr Zahlungsvolumen?

Restaurants mit hohem Umsatzvolumen – insbesondere solche mit schnellem Barservice, QR-Code-Bestellungen oder Online-Vorauszahlung – profitieren in der Regel stärker von integrierten Zahlungslösungen. Ein Fine-Dining-Betrieb mit geringerem Umschlagvolumen legt möglicherweise mehr Wert auf bestimmte Funktionen des Datenterminals oder das Kundenerlebnis beim Bezahlen als auf die Geschwindigkeit der Abrechnung im Backend.

Wie wichtig sind Zahlungsdaten für Ihre übergeordneten Analysen?

Wenn Sie Entscheidungen bezüglich Speisekarte, Personal oder Marketing auf der Grundlage von Verkaufsdaten treffen, liefert Ihnen eine integrierte Lösung, die Zahlungsdaten mit Bestelldaten verknüpft, wesentlich bessere Entscheidungsgrundlagen. Wenn Sie hauptsächlich die Gesamtumsätze verfolgen, ist dieser Vorteil weniger unmittelbar spürbar.

Wie hoch ist Ihre Toleranz gegenüber Anbieterabhängigkeit?

Einige Betreiber legen Wert darauf, Komponenten eigenständig austauschen zu können. Andere bevorzugen eine eng integrierte Lösung, bei der alles zusammenarbeitet und der Support zentralisiert ist. Integrierte Zahlungslösungen sprechen für Letzteres. Wenn Sie Ersteres bevorzugen, sollten Sie diese Präferenz gegen die Vorteile im Tagesgeschäft abwägen.

Worauf sollten Restaurants bei einer integrierten Zahlungslösung achten?

Die spezifischen Funktionen integrierter Zahlungslösungen spielen im Restaurantbereich eine große Rolle. Prüfen Sie die folgenden Punkte, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden:

• Zahlungsmethoden: Das System muss Zahlungen per Chip, kontaktlos und über Digital Wallets akzeptieren, ohne dass hierfür jeweils unterschiedliche Hardware erforderlich ist. Wenn internationale Gäste zu Ihrem Kundenstamm gehören, ist auch die Akzeptanz internationaler Karten von Bedeutung.

• Hardwarezuverlässigkeit und Support: Prüfen Sie den Support-Prozess. Wie schnell kann ein Ersatzgerät bereitgestellt werden und welche Ausweichlösung gibt es, falls dies nicht möglich ist?

• Konfiguration von Trinkgeldern: Es ist wichtig, zu kontrollieren, wie Trinkgeldaufforderungen angezeigt werden, welche Prozentsätze vorgeschlagen werden und ob die Trinkgeldbeträge bearbeitet werden können. Bei einigen Lösungen sind diese Einstellungen fest vorgegeben; bei anderen können Sie sie auf Standortebene oder sogar auf Kellnerebene konfigurieren.

• Abwicklung von geteilten Zahlungen: Wenn Gäste eine Rechnung nach Posten, prozentual oder zu gleichen Teilen aufteilen möchten, muss dies möglich sein, ohne dass das Personal manuell berechnen und mehrere Transaktionen durchführen muss. Das integrierte System muss diese Logik übernehmen.

• Abrechnungszeitpunkt und Cashflow: Wann geht Ihr Geld tatsächlich ein? Die Abrechnungsfristen variieren je nach Anbieter und können sich darauf auswirken, wie Sie Ihre wöchentliche Lohnabrechnung oder Zahlungen an Lieferanten verwalten.

• Integrationstiefe mit Ihrem bestehenden POS: Oberflächliche Integrationen, bei denen lediglich der Gesamtbetrag vom POS an das Zahlungsterminal weitergeleitet wird, bieten die meisten der oben beschriebenen Vorteile nicht. Die Integration muss auf Auftragsebene erfolgen (d. h. detailliert, mit Modifikatoren, Rabatten und Gratisleistungen, die im Zahlungsbeleg berücksichtigt werden), damit der Abgleich und das Berichtswesen ordnungsgemäß funktionieren.

So kann Stripe Connect Sie unterstützen

Stripe Connect orchestriert Geldbewegungen unter mehreren Parteien für Softwareplattformen und Marktplätze. Es bietet schnelles Onboarding, integrierte Komponenten, globale Auszahlungen und mehr.

Mit Connect können Sie Folgendes umsetzen:

• Markteinführung innerhalb weniger Wochen: Nutzen Sie von Stripe gehostete oder integrierte Funktionalität, um schneller live zu gehen. Vermeiden Sie die Vorlaufkosten und die Entwicklungszeit, die normalerweise für Zahlungsvermittlungen erforderlich sind.

• Skalierende Zahlungsverwaltung: Nutzen Sie Tools und Services von Stripe, damit Sie keine zusätzlichen Ressourcen für Margin-Reporting, Steuerformulare, Risiken, globale Zahlungsmethoden oder Onboarding-Compliance aufwenden müssen.

• Weltweit wachsen: Helfen Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern, mehr Kundinnen und Kunden mit lokalen Zahlungsmethoden weltweit zu erreichen und der Möglichkeit, Verkaufssteuer, Umsatzsteuer (USt.) und GST einfach zu berechnen.

• Schaffung neuer Umsatzquellen: Optimieren Sie den Zahlungsumsatz, indem Sie Gebühren für jede Transaktion einziehen. Monetarisieren Sie die Funktionen von Stripe, indem Sie Vor-Ort-Zahlungen, sofortige Auszahlungen, Verkaufssteuereinzug, Finanzierung, Firmenkreditkarten und mehr auf Ihrer Plattform ermöglichen.

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