En el sector de restaurantes, los pagos integrados implican procesar los pagos a través de la misma plataforma que se usa para gestionar pedidos, mesas e informes. Esa integración puede cambiar la velocidad de rotación de las mesas, la precisión con la que se registran los ingresos y el tiempo del personal dedicado a la conciliación al cierre del día. Se proyecta que el mercado global de las finanzas integradas alcanzará casi los 571,000 millones de dólares para 2033.

A continuación, exploraremos qué son los pagos integrados, cómo funcionan dentro de la infraestructura de un restaurante y cómo debes evaluar si el modelo se adapta a tu operación.

Aspectos destacados

• Los pagos integrados conectan el procesamiento de pagos directamente con el sistema de puntos de venta (POS) o el software de gestión del restaurante.

• Los restaurantes generalmente se benefician más cuando el volumen de transacciones es alto y los datos de pago informan decisiones comerciales más amplias, como el rendimiento del menú y la dotación de personal.

• La elección de la solución correcta depende de la profundidad de la integración, la compatibilidad del hardware y la flexibilidad que necesitas para configurar propinas, transferencias y pagos divididos.

¿Qué son los pagos integrados?

Los pagos integrados son capacidades de procesamiento de pagos que se incorporan directamente en una plataforma de software. El pago ocurre dentro del software que la empresa ya usa para gestionar sus operaciones; no hay una experiencia de confirmación de compra por separado ni una terminal desconectada.

¿Cómo funcionan los pagos integrados en la infraestructura de un restaurante?

Muchos restaurantes ya cuentan con un sistema POS o una plataforma de gestión de restaurantes en el centro de sus operaciones, que maneja la experiencia del front-end: toma, modifica y cierra pedidos dentro de la plataforma, y asiste con las tareas orientadas al comensal. Los pagos integrados incorporan el procesamiento de pagos directamente en esa plataforma, a través de un proveedor de servicios de pago como Stripe.

El proveedor procesa el pago, mientras que el sistema POS facilita las interacciones con los comensales y el personal. Los lectores de tarjetas y las terminales se configuran para funcionar con la pila de software integrada. Con Stripe Terminal, los restaurantes pueden usar hardware precertificado que se conecta directamente a la infraestructura de pagos de Stripe. Esto significa que el uso de una tarjeta física, ya sea por contacto o inserción, ingresa en el mismo entorno de datos que el pedido digital.

Después de la transacción, la acreditación de fondos y los informes regresan a la plataforma. Los informes al final del día reflejan tanto los datos de las ventas como los de los pagos en conjunto. Los contracargos, los reembolsos y las anulaciones se gestionan dentro del mismo sistema, por lo que no es necesario crear entradas paralelas en dos lugares.

¿Cuáles son las ventajas de los pagos integrados para los restaurantes?

Los pagos integrados pueden ayudar a los restaurantes a acceder a más datos, optimizar la facilidad y velocidad de la confirmación de compra, y simplificar los procesos de conciliación. A continuación, se explica cómo la infraestructura de pagos puede mejorar las operaciones de un restaurante:

• Datos unificados: cuando los pagos se procesan a través del mismo sistema que los pedidos, las reservaciones y el inventario, se obtiene una única fuente de datos. Esta muestra qué artículos del menú generan los tickets promedio más altos, qué mesas rotan más rápido y cómo se distribuyen los ingresos por franja horaria.

• Rotación de mesas más rápida: el pedido por código de respuesta rápida (QR) y el pago en la mesa con confirmación de compra integrada pueden reducir el tiempo entre que un comensal termina su comida y la mesa queda lista para nuevos clientes. La reducción de cinco minutos en el tiempo de cada rotación de mesa puede sumar rápidamente.

• Menos errores de conciliación: los sistemas separados generan brechas en las que una mesa podría facturarse por un monto y cobrarse por otro. Con los pagos integrados, el total del pedido y el pago siempre están conectados, y la conciliación al cierre del día tarda minutos.

• Confirmación de compra más sencilla: los comensales deben poder pagar con solo acercar una tarjeta o con el teléfono. Los pagos integrados que admiten métodos sin contacto no requieren negociaciones de hardware adicional ni complementos.

• Propinas más altas: el diseño y la ubicación de la solicitud de propina pueden influir considerablemente en las tasas de propina. Integra las solicitudes de propina en el sistema POS (p. ej., una terminal, una tableta, una confirmación de compra con código QR).

¿Cuáles son los riesgos y las limitaciones de los pagos integrados para los restaurantes?

Los pagos integrados introducen nuevas dependencias que vale la pena comprender antes de comprometerse. Ten en cuenta los siguientes riesgos:

• Concentración de proveedores: si el sistema POS, los pagos y, posiblemente, los pedidos en línea se ejecutan a través de la misma pila de software, una sola interrupción puede afectar toda la operación.

• Costos de migración: cuanto más profunda es la integración, más difícil resulta cambiar cualquier componente. Si decides migrar a un sistema POS diferente en dos años, el historial de pagos, los datos de los clientes y los informes podrían estar vinculados al sistema que se reemplaza.

• Calidad de la plataforma: la experiencia de pago es tan buena como la implementación de la plataforma. La infraestructura de pagos subyacente puede tener la capacidad necesaria, pero la profundidad de los informes y la flexibilidad de la confirmación de compra dependen de qué tan bien construida esté la plataforma sobre esa base.

• Costos de hardware y compatibilidad: las configuraciones integradas suelen requerir hardware específico que funcione con la plataforma. Si ya cuentas con un conjunto de terminales, es posible que debas reemplazarlas. Considera esos costos antes de firmar cualquier acuerdo.

• Gestión de disputas y contracargos: en una configuración integrada, no siempre es evidente quién gestiona las respuestas a los contracargos. Es importante definir esa responsabilidad desde el principio antes de que surja algún problema.

¿Cómo saber si los pagos integrados son una opción adecuada para tu restaurante?

Si los pagos integrados son la elección correcta para tu restaurante depende de cómo gestionas tu empresa y del tipo de configuración con la que te sientes cómodo. Considera las siguientes preguntas para determinar qué pueden hacer los pagos integrados por ti.

¿Cuánto te cuesta la conciliación?

Si dedicas tiempo significativo del personal cada semana a conciliar los registros del sistema POS con los informes de las terminales, o si encuentras discrepancias con frecuencia que no puedes explicar, los pagos integrados podrían ayudarte a recuperar tiempo y minimizar los errores.

¿Ya usas una plataforma que admite pagos integrados?

Las implementaciones más sencillas ocurren cuando el sistema POS o el software de gestión del restaurante ya tiene una integración madura con un proveedor de servicios de pago. Si debes cambiar tu plataforma principal para adquirirla, estás evaluando una migración de sistema completa.

¿Cómo es tu volumen de operaciones?

Los restaurantes de alto volumen, especialmente los que tienen servicio de bar rápido, pedidos por código QR o prepago en línea, tienden a beneficiarse más de los pagos integrados. Un restaurante de alta cocina con bajo volumen de clientes podría darle más importancia a las funcionalidades específicas de la terminal o a la experiencia de confirmación de compra orientada al comensal que a la velocidad de conciliación en el back-end.

¿Qué tan importantes son los datos de pago para tus análisis generales?

Si tomas decisiones de menú, dotación de personal o marketing basadas en datos de ventas, una configuración integrada que conecta los datos de los pagos con los datos de los pedidos te ofrece mejores detalles. Si principalmente haces un seguimiento del total de los ingresos, esa ventaja es menos inmediata.

¿Qué nivel de tolerancia tienes a la dependencia de proveedores?

Algunos operadores quieren poder reemplazar componentes de forma independiente. Otros prefieren una pila de software estrechamente integrada en la que todo funciona en conjunto y el soporte está centralizado. Los pagos integrados favorecen a estos últimos. Si se opta por la primera alternativa, esa preferencia debe evaluarse en relación con los beneficios diarios.

¿Qué deben buscar los restaurantes en una solución de pagos integrados?

Las funcionalidades específicas de las soluciones de pagos integrados importan mucho en el contexto de los restaurantes. Evalúa lo siguiente antes de comprometerte con un proveedor:

• Cobertura de métodos de pago: el sistema debe aceptar pagos con cartera digital, sin contacto y con chip, sin requerir hardware diferente para cada uno. Si los visitantes internacionales forman parte de tu base de clientes, la aceptación de tarjetas internacionales también es importante.

• Confiabilidad del hardware y soporte: examina el proceso de soporte. ¿Con qué rapidez se puede aprovisionar un dispositivo de reemplazo y cuál es la alternativa si no está disponible?

• Configuración de propinas y gratificaciones: es importante controlar cómo aparecen las solicitudes de propina, qué porcentajes se sugieren y si los montos de propina se pueden editar. Algunas soluciones bloquean estos ajustes; otras permiten configurarlos por ubicación o incluso por servicio.

• Gestión de pagos divididos: los grupos que quieran dividir la cuenta por artículo, por porcentaje o en partes iguales deben poder hacerlo sin que el personal tenga que calcular manualmente y procesar múltiples transacciones. El sistema integrado debe encargarse de la lógica.

• Plazos de acreditación de fondos y flujo de caja: ¿cuándo llega realmente el dinero? Los plazos de acreditación de fondos varían entre proveedores y pueden afectar la gestión de la nómina semanal o los pagos a proveedores.

• Profundidad de integración en el sistema POS existente: las integraciones superficiales que solo transfieren un monto total del sistema POS a la terminal de pago no entregan la mayoría de las ventajas descritas anteriormente. La integración debe hacerse a nivel de pedido (es decir, desglosada, con modificadores, descuentos y cortesías que se reflejen en el registro de pago) para que la conciliación y los informes puedan realizarse correctamente.

Cómo puede ayudar Stripe Connect

Stripe Connect organiza el movimiento de dinero de varias partes para plataformas de software y Marketplace. Ofrece onboarding rápido, componentes integrados, pagos globales y más.

Connect puede ayudarte a hacer lo siguiente:

• Lanzar en semanas: utiliza funcionalidades alojadas o integradas en Stripe con el fin de pasar a modo activo más rápido y evitar los costos iniciales, además del tiempo de desarrollo que en general se requiere para facilitar los pagos.

• Gestionar pagos a escala: utiliza herramientas y servicios de Stripe para no tener que dedicar recursos adicionales a informes de márgenes, formularios fiscales, riesgos, métodos de pago globales o cumplimiento de la normativa del onboarding.

• Crecer a nivel mundial: ayuda a tus usuarios a llegar a más clientes en todo el mundo con métodos de pago locales y la capacidad de calcular fácilmente el impuesto sobre las ventas, el impuesto al valor agregado (IVA) e impuestos sobre bienes y servicios (GST).

• Desarrollar nuevas líneas de ingresos: optimiza los ingresos por pagos cobrando comisiones por cada transacción. Monetiza las funcionalidades de Stripe con los pagos presenciales, las transferencias instantáneas, el cobro del impuesto sobre las ventas, la financiación, las tarjetas de gastos menores para empleados y mucho más, todo desde tu plataforma.

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