Las cuentas por cobrar son un indicador clave de la salud financiera de las empresas que venden productos y servicios. El término se refiere a los saldos pendientes que los clientes deben pagar en un plazo determinado, y esto constituye el flujo de caja de una empresa. En Francia, donde los plazos de pago son más largos que en otros lugares de Europa, el exceso de cuentas por cobrar puede perjudicar la rentabilidad y la capacidad de obtener financiación de una empresa.

Gestionar las cuentas por cobrar protege el flujo de caja de la empresa, garantiza el crecimiento y preserva la independencia financiera. En este artículo, explicamos qué son las cuentas por cobrar y cómo calcularlas y gestionarlas.

De un vistazo:

• Las cuentas por cobrar son importes facturados a los clientes, pero aún no pagados. Esto incluye las facturas vencidas o pendientes de emitir.
  
• Es importante gestionar las cuentas por cobrar para proteger el flujo de caja, garantizar los pagos, acceder a financiación externa y mantener las relaciones comerciales con los clientes.
  
• Mantener un nivel excesivo de cuentas por cobrar es un riesgo, sobre todo si hay retrasos en los pagos. Según el Banco de Francia, la probabilidad de impago de una factura asciende al 40 % una vez que el pago se retrasa más de un mes.
  
• Para calcular las cuentas por cobrar de una empresa, suma las facturas en curso, vencidas y aún no emitidas. A continuación, resta los adelantos y depósitos.
  
• Hay tres factores que pueden ayudar con la gestión de las cuentas por cobrar: las políticas de crédito indicadas por adelantado; un seguimiento estricto de los pagos mediante el uso de herramientas como informes de balance de comprobación de antigüedad y puntuación de los clientes; y medidas concretas como factoraje de facturas, descuentos por pagos anticipados y sistemas de recordatorios estructurados.
  

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son los importes que se le deben a una empresa y que aún no se han pagado en los plazos de pago especificados. En la práctica, representan el total (incluido el impuesto) de todas las facturas que se van a emitir o que ya se han emitido pero que aún no se han cobrado, estén o no vencidas. Las cuentas por cobrar aparecen en el activo del balance de situación en la partida individual «cuentas por cobrar».

Las cuentas por cobrar incluyen tres tipos de facturas:

• Facturas vencidas: facturas con fechas de vencimiento pasadas
  
• Facturas corrientes: facturas emitidas que aún no han alcanzado sus fechas de vencimiento
  
• Facturas por emitir: facturas que aún no se han emitido, a pesar de que se han proporcionado los productos o servicios
  

Las cuentas por cobrar se pueden considerar una forma de crédito que una empresa concede a sus clientes. Aunque se hayan proporcionado los bienes o servicios, el cliente aún no ha pagado. Los clientes tienen plazos que determinan cuándo deben pagar las facturas.

¿Cuál es la diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar?

Las cuentas por cobrar son lo que los clientes deben a una empresa. Las cuentas por pagar son lo que las empresas deben a sus proveedores. Las primeras se consideran activos y las segundas, pasivos.

Estas cuentas representan diferentes aspectos del mismo concepto: los préstamos entre empresas. Por ejemplo, si la Empresa A vende productos a la Empresa B y le da 60 días para pagar, el saldo es una cuenta por cobrar para la Empresa A y una cuenta por pagar para la Empresa B, hasta que se pague la factura.

Estos dos números son clave para los propietarios de empresas. Si se combinan, se obtiene la balanza comercial de una empresa, que es la diferencia entre el importe que deben los clientes y el importe que la empresa debe a los proveedores, en relación con los ingresos. Una balanza comercial positiva significa que, básicamente, la empresa está concediendo préstamos a sus clientes con su liquidez. Una balanza comercial negativa significa que la empresa está recibiendo un préstamo neto de sus proveedores. En 2023, la balanza comercial media de las empresas francesas (excluidos los autónomos) fue de unos 12 días de ingresos.

Por qué son importantes las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son un indicador importante de la salud financiera de una empresa. Reflejan el riesgo financiero que asumen temporalmente las empresas a la espera de cobrar sus facturas. Según el Instituto Nacional de Estadística y Estudios Económicos de Francia (Institut national de la statistique et des études économiques, o Insee), las cuentas por cobrar representaban casi el 8 % del balance total de las empresas francesas, lo que equivalía a 968.000 millones de euros en 2023.

Si se gestionan bien, las cuentas por cobrar ayudan a las empresas a proteger el flujo de caja, garantizar el cobro, acceder a financiación externa y mantener las relaciones con los clientes.

Proteger el flujo de caja

Cuanto mayor sea el saldo de las cuentas por cobrar, más dinero en efectivo deberá adelantar una empresa para mantener su ciclo operativo. Esto se debe a que su efectivo está inmovilizado hasta que se cobren los pagos pendientes. La gestión eficaz de las cuentas por cobrar garantiza que la empresa cuente con suficiente flujo de caja para seguir pagando sus gastos corrientes, haciendo inversiones y expandiéndose, sin recurrir a descubiertos en cuenta ni a costosa financiación externa.

Garantizar el pago

Al hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar, una empresa puede identificar rápidamente a los clientes que acumulan facturas impagadas, la demora de los pagos y la respuesta de los clientes a los recordatorios. Cuanto más antigua sea una factura, menos probabilidades hay de que se pague en su totalidad. Las facturas que se retrasan varios meses no suelen pagarse.

Ayudar con el acceso a financiación externa

Las cuentas por cobrar afectan a la capacidad de la empresa de obtener financiación rápida en condiciones competitivas, sobre todo durante períodos de crecimiento o dificultades financieras. A las empresas que gestionan sus cuentas por cobrar les resulta más fácil acceder a soluciones de financiación, como préstamos bancarios, microcréditos y créditos puente.

Mantener las relaciones con los clientes

La gestión eficaz de las cuentas por cobrar es también una herramienta clave para las empresas. El seguimiento riguroso permite a las empresas ofrecer plazos de pago personalizados a cada cliente en función de su perfil de riesgo. Las empresas también pueden establecer una comunicación profesional periódica con los clientes (p. ej., recordatorios amables pero firmes, resolución rápida de conflictos sobre facturación y condiciones de pago ajustadas, cuando sea necesario).

Por el contrario, la mala gestión o los mensajes tardíos o agresivos pueden suponer un riesgo de deterioro en la relación comercial o provocar la pérdida del cliente.

Cuáles son los riesgos del exceso de cuentas por cobrar

Un alto nivel de cuentas por cobrar no es necesariamente negativo. Significa que la empresa está generando grandes volúmenes de ventas durante un período determinado. Pero si los niveles son excesivos, pueden crear problemas de liquidez si se retrasa el pago. Esto puede acarrear más costes de financiación y un mayor riesgo de impago.

Un nivel excesivo de cuentas por cobrar aumenta el riesgo de problemas de flujo de caja. Los retrasos en los pagos están aumentando en Francia; las facturas se pagan con una media de 13,6 días de retraso a finales de 2024. Esto representa 15.000 millones de euros de flujo de caja inmovilizado adicional.

En casos graves, el exceso de cuentas por cobrar puede provocar el fracaso de una empresa, aunque sea rentable sobre el papel. Según el Banco de Francia, la morosidad aumenta la probabilidad de quiebra de una empresa en un 25 %. La probabilidad de quiebra llega al 40 % cuando los pagos se demoran un mes o más.

Cómo calcular las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar se calculan sumando el importe total (impuestos incluidos) de todas las facturas emitidas o que se van a emitir que no se hayan cobrado aún en una fecha determinada. Después, se restan los adelantos y depósitos que se hayan recibido, en los que se incluye el dinero en efectivo que haya cobrado la empresa por transacciones comerciales en curso. El resultado es el importe pendiente de pago de la empresa.

Cuentas por cobrar = (facturas vencidas + facturas en curso + facturas pendientes de emitir) – adelantos y depósitos

Ejemplo: a 31 de marzo, un proveedor de servicios B2B tiene varias facturas pendientes de pago, en concreto 40.000 € que se emitieron en enero, 120.000 € en febrero y 180.000 € en marzo. En este período, la empresa recibió dos depósitos, aunque no se hayan pagado los saldos de la factura (un depósito de 15.000 € en febrero para un proyecto en curso y otro de 25.000 € en marzo por otro pedido). Las cuentas por cobrar netas tienen un total de 300.000 €, incluidos los impuestos.

Cuentas por cobrar = (40.000 € + 120.000 € + 180.000 €) – (15.000 € + 25.000 €) = 300.000 € (impuestos incluidos)

También puede ser útil calcular la media de cuentas por cobrar de la empresa, lo que refleja los cambios en las cuentas por cobrar a lo largo del tiempo y determina el coste financiero real de dichas cuentas por cobrar. Para ello, tienes que multiplicar los ingresos diarios por el período medio de cobro, es decir, la media de tiempo que tardan los clientes en pagar.

Media de las cuentas por cobrar = (ingresos con impuestos incluidos ÷ número de días) x período medio de cobro

Ejemplo: en 2025, el mismo proveedor de servicios B2B tuvo 2 millones de euros en ventas (impuestos incluidos) y la media de tiempo en pagar fue de 40 días. Esto significa que la media de cuentas por cobrar ese año fue de 219.178 € (impuestos incluidos).

Media de las cuentas por cobrar = (2.000.000 € ÷ 365) = 5479,45 € x 40 = 219.178 € (impuestos incluidos)

Cómo gestionar las cuentas por cobrar

Existen tres factores relacionados para gestionar y reducir las cuentas por cobrar: una política de crédito clara establecida por adelantado, el seguimiento automatizado y diario de los pagos y la capacidad de respuesta ante el primer indicio de un problema.

A continuación, te mostramos algunas formas concretas de gestionar y reducir las cuentas por cobrar:

• Establecer una política de crédito
  Redacta por escrito las condiciones generales de venta, en las que incluyas explícitamente las condiciones de pago dentro de los límites jurídicos establecidos por los artículos L441-10 y L441-11 del Código de Comercio (p. ej., a 30 días, 60 días netos o 45 días a partir de final de mes). Además, especifica las penalizaciones y multas por pagos atrasados y aplícalas a partir del primer día posterior a la fecha de vencimiento de la factura.
  
• Evaluar la capacidad de pago del nuevo cliente antes de colaborar
  Antes de ofrecer unas condiciones de pago generosas, investiga la información financiera del cliente. Presta especial atención a su salud financiera y a su historial de pagos. Resulta útil consultar sitios web, como Infogreffe, la base de datos del fichero bancario de empresas (FIBEN) del Banco de Francia, o agencias de informes de crédito. Establece un límite estricto de cuentas por cobrar para cada cliente en función de su nivel de riesgo y revísalo periódicamente.
  
• Crear un sistema de puntuación para los clientes
  Asigna a cada cliente una puntuación de riesgo, por lo general en una escala de la A a la E o del 1 al 10. Calcúlala mediante una combinación de indicadores objetivos, como la salud financiera, el historial de pagos pasados, la antigüedad de la relación comercial, el sector y el tamaño de la empresa. Las condiciones de crédito se pueden personalizar mediante esta puntuación. Por ejemplo, a un cliente con una calificación A se le permite un total de cuentas por cobrar más alto, tiempos de pago estándar o incluso un estatus preferente; mientras que a un cliente con una calificación C se le permite un total de cuentas por cobrar más bajo y se le enviarán recordatorios de pago anticipado.
  
• Llevar un registro de los informes de balance de comprobación por antigüedad
  Un informe de balance de comprobación por antigüedad es una tabla que muestra las cuentas por cobrar de una empresa ordenadas por vencimiento (p. ej., actual, de 0 a 30 días vencida, de 30 a 60 días vencida, de 60 a 90 días vencida, o más de 90 días vencida). Esto ayuda a visualizar de un vistazo los pagos atrasados y los posibles impagos, así como a priorizar los recordatorios.
  
• Enviar las facturas sin demora
  Automatiza la facturación con un software de facturas para eliminar los retrasos del procesamiento manual y evitar aplazar las fechas de vencimiento de las facturas. La configuración de facturación electrónica también puede ayudar a preparar a las empresas para la nueva ley de facturación electrónica de Francia, que entra en vigor el 1 de septiembre de 2026.
  
• Exigir el pago por adelantado
  Exige depósitos para pedidos grandes y pide garantías (p. ej., garantías bancarias, cartas de crédito, garantías a la vista) a los clientes de alto riesgo. Plantéate contratar un seguro de crédito para transferir los riesgos de impago a un tercero.
  
• Usar el factoraje de facturas para las cuentas por cobrar
  El factoraje de facturas es el proceso de vender cuentas por cobrar a una institución financiera que liquidará las deudas de inmediato y se llevará una comisión. Esto aporta a las empresas una inyección rápida de flujo de caja sin tener que esperar a que se paguen las facturas. También libra del inconveniente de rastrear los pagos y del riesgo de impago. El factoraje de facturas es especialmente común en Francia, con más de 431.000 millones de euros en deudas vendidas en 2024.
  
• Ofrecer descuentos por pago anticipado
  Ofrecer un descuento del 1 % al 3 % por un adelanto del pago o el pago en efectivo puede ayudar a evitar los pagos atrasados y la necesidad de una financiación a corto plazo más cara para satisfacer las necesidades de flujo de caja.
  
• Digitalizar y simplificar los procesos de pago
  Ofrece varios métodos de pago, como las transferencias de la Zona Única de Pagos en Euros (SEPA), las tarjetas de crédito o los enlaces de pago incluidos directamente en las facturas. Cuanto más sencillo sea el proceso de pago para el cliente, más rápido podrán recibir pagos las empresas.
  
• Crear un sistema de recordatorios multinivel
  Crea un sistema de recordatorios de pago periódicos. Puede incluir un recordatorio de cortesía antes del vencimiento de la factura, un recordatorio amable al día siguiente de la fecha de vencimiento, un recordatorio firme a los siete días, una advertencia a las dos semanas y el envío a una agencia de cobro a los 30 días de la fecha de vencimiento.
  

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