Las cuentas por cobrar son un indicador clave de la salud financiera para las empresas que venden bienes y servicios. El término se refiere a los saldos pendientes que los clientes deben antes de un plazo determinado, y esto conforma el flujo de caja de una empresa. En Francia, donde los plazos de pago son más largos que en otras partes de Europa, el exceso de cuentas por cobrar puede perjudicar la rentabilidad y la capacidad de obtener financiamiento de una empresa.

La gestión de las cuentas por cobrar protege el flujo de caja de una empresa, asegura el crecimiento y preserva la independencia financiera. En este artículo, explicamos qué son las cuentas por cobrar y cómo calcularlas y gestionarlas.

Aspectos clave

• Las cuentas por cobrar son importes facturados a los clientes, pero que aún no se pagaron. Esto incluye facturas que están vencidas o que se emitirán.
  
• Es importante gestionar las cuentas por cobrar para proteger el flujo de caja, asegurar los pagos, acceder a financiamiento externo y mantener las relaciones comerciales con los clientes.
  
• Mantener cuentas por cobrar excesivas es riesgoso, especialmente si los pagos se retrasan. Según el Banco de Francia, la probabilidad de incumplimiento de una factura aumenta al 40 % una vez que el pago tiene más de un mes de atraso.
  
• Para calcular las cuentas por cobrar de una empresa, suma las facturas actuales, las vencidas y las que aún no se emitieron. Luego, resta los pagos por adelantado y los depósitos.
  
• Hay tres factores que pueden ayudar con la gestión de las cuentas por cobrar: políticas de crédito establecidas de antemano; un seguimiento estricto de los pagos mediante herramientas como informes de saldos de antigüedad y puntuación de los clientes; y acciones específicas como factoraje de facturas, descuentos por pago anticipado y sistemas de recordatorios estructurados.
  

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son el dinero que se adeuda a una empresa y que aún no se pagó dentro de los plazos de pago especificados. En la práctica, representan el total, incluidos los impuestos, de todas las facturas por emitir o ya emitidas pero aún no cobradas, ya sea que estén vencidas o no. Las cuentas por cobrar aparecen en el lado de los activos del balance en la partida «cuentas por cobrar».

Las cuentas por cobrar incluyen tres tipos de facturas:

• Facturas vencidas: Facturas con fechas de vencimiento pasadas
  
• Facturas actuales: Facturas emitidas que aún no llegaron a sus fechas de vencimiento
  
• Facturas por emitir: Facturas que aún no se han emitido, a pesar de que se han proporcionado los productos o servicios
  

Las cuentas por cobrar pueden considerarse una forma de crédito que una empresa otorga a sus clientes. A pesar de que se proporcionaron los bienes o servicios, el cliente aún no pagó. Los clientes tienen plazos que determinan cuándo deben pagar las facturas.

¿Cuál es la diferencia entre las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar?

Las cuentas por cobrar, también llamadas «cuentas a cobrar», son lo que los clientes le deben a una empresa. Las cuentas por pagar son lo que las empresas les deben a sus proveedores. Las primeras se consideran activos, y las segundas, pasivos.

Estas cuentas representan diferentes aspectos del mismo concepto: préstamos entre compañías. Por ejemplo, si la Empresa A vende productos a la Empresa B y ofrece 60 días para pagar, el saldo es tanto una cuenta por cobrar para la Empresa A como una cuenta por pagar para la Empresa B, hasta que se pague la factura.

Estos dos números son clave para los propietarios de empresas. Su combinación da como resultado la balanza comercial de una empresa, que es la diferencia entre el monto que deben los clientes y el monto que la empresa debe a los proveedores, en relación con los ingresos. Una balanza comercial positiva significa que la empresa básicamente les otorga préstamos a sus clientes con su liquidez. Una balanza comercial negativa significa que la empresa recibe un préstamo neto de sus proveedores. En 2023, la balanza comercial promedio de las empresas francesas (excluidos los trabajadores independientes) era de aproximadamente 12 días de ingresos.

¿Por qué son importantes las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son un indicador importante de la salud financiera de una empresa. Reflejan el riesgo financiero que las empresas asumen temporalmente mientras esperan el pago de sus facturas. Según el Instituto Nacional de Estadística y Estudios Económicos de Francia (Institut national de la statistique et des études économiques o Insee), las cuentas por cobrar representaban casi el 8 % del balance total de las empresas francesas, equivalente a 968,000 millones de euros en 2023.

Cuando se gestionan bien, las cuentas por cobrar ayudan a las empresas a proteger el flujo de caja, asegurar el pago, acceder a financiamiento externo y mantener relaciones con los clientes.

Protección del flujo de caja

Cuanto mayor sea el saldo de las cuentas por cobrar, más efectivo debe adelantar una empresa para mantener su ciclo operativo. Esto se debe a que su efectivo está inmovilizado hasta que se cobren los pagos pendientes. Gestionar eficazmente las cuentas por cobrar asegura que la empresa tenga suficiente flujo de caja para seguir pagando sus gastos actuales, realizando inversiones y expandiéndose, sin recurrir a sobregiros o costosos financiamientos externos.

Asegurar los pagos

Al realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar, una empresa puede identificar rápidamente a los clientes que acumulan facturas impagas, los pagos atrasados y la respuesta de los clientes a los recordatorios. Cuanto más antigua es una factura, menos probable es que se pague en su totalidad. Las facturas que tienen varios meses de atraso a menudo nunca se pagan.

Ayuda con el acceso al financiamiento externo

Las cuentas por cobrar afectan la capacidad de una empresa para obtener financiamiento rápido con condiciones competitivas, especialmente durante períodos de crecimiento o dificultades financieras. A las empresas que gestionan sus cuentas por cobrar les resulta más fácil obtener acceso a soluciones de financiamiento, como préstamos bancarios, microcréditos y financiamiento puente.

Mantenimiento de relaciones con los clientes

La gestión eficaz de las cuentas por cobrar también es una herramienta empresarial clave. El seguimiento riguroso permite a las empresas ofrecer plazos de pago personalizados para cada cliente en función de su perfil de riesgo. Las empresas también pueden establecer una comunicación regular y profesional con los clientes (p. ej., recordatorios amables pero firmes, resolución rápida de disputas de facturación y plazos de pago ajustados, cuando sea necesario).

Por el contrario, una mala gestión o mensajes tardíos o agresivos pueden correr el riesgo de dañar la relación comercial o causar la pérdida del cliente.

¿Cuáles son los riesgos del exceso de cuentas por cobrar?

Un alto nivel de cuentas por cobrar no es necesariamente negativo. Significa que la empresa está generando altos volúmenes de ventas durante un período determinado. Pero niveles excesivos pueden crear problemas de flujo de caja si los pagos se retrasan. Esto puede generar costos adicionales de financiamiento y un mayor riesgo de incumplimiento.

Un nivel excesivo de cuentas por cobrar aumenta el riesgo de problemas de flujo de caja. Los pagos atrasados están en aumento en Francia, con facturas que se pagan un promedio de 13.6 días tarde a fines de 2024. Esto representa 15,000 millones de euros de flujo de caja inmovilizado adicional.

En casos graves, el exceso de cuentas por cobrar puede causar el fracaso de una empresa, incluso si es rentable en el papel. Según el Banco de Francia, los pagos atrasados aumentan la probabilidad de quiebra de una empresa en un 25 %. La probabilidad de quiebra es de hasta el 40 % cuando los pagos tienen un mes o más de atraso.

Cómo calcular las cuentas por cobrar

Calcula las cuentas por cobrar sumando el importe total (incluidos los impuestos) de todas las facturas emitidas o por emitir que aún no se cobraron a partir de una fecha determinada. Luego, resta los adelantos y depósitos recibidos. Esto incluye el efectivo que la empresa ya cobró de transacciones comerciales en curso. El resultado es el importe pendiente que se le debe a la empresa.

Cuentas por cobrar = (facturas vencidas + facturas actuales + facturas por emitir) - adelantos y depósitos

Por ejemplo: Al 31 de marzo, un proveedor de servicios B2B tiene varias facturas a la espera de pago: 40,000 EUR emitidas en enero; 120,000 EUR emitidas en febrero; y 180,000 EUR emitidas en marzo. Durante el mismo período, la empresa también recibió dos depósitos, aunque los saldos de las facturas aún no se pagaron: un depósito de 15,000 EUR pagado en febrero por un proyecto en curso y un depósito de 25,000 EUR pagado en marzo por un pedido diferente. Su total neto de cuentas por cobrar es de 300,000 EUR, impuestos incluidos.

Cuentas por cobrar = (40,000 EUR + 120,000 EUR + 180,000 EUR) - (15,000 EUR + 25,000 EUR) = 300,000 EUR, impuestos incluidos

También puede ser útil calcular las cuentas por cobrar promedio de una empresa, que refleja los cambios en las cuentas por cobrar a lo largo del tiempo y mide el costo financiero real de las cuentas por cobrar. Para hacerlo, multiplica los ingresos diarios por el plazo medio de cobro (DSO), que es el tiempo promedio de pago del cliente.

Cuentas por cobrar promedio = (ingresos con impuestos incluidos ÷ número de días) x DSO

Por ejemplo: En 2025, el mismo proveedor de servicios B2B tuvo 2 millones de euros en ventas (impuestos incluidos) y un tiempo promedio de pago de 40 días. Eso significa que su promedio de cuentas por cobrar para el año fue de 219,178 EUR, impuestos incluidos.

Cuentas por cobrar promedio = (2,000,000 EUR ÷ 365) = 5479.45 EUR × 40 = 219,178 EUR, impuestos incluidos

Cómo gestionar las cuentas por cobrar

Hay tres factores relacionados en la gestión y reducción de las cuentas por cobrar: una política de crédito clara establecida de antemano, el seguimiento diario y automatizado de los pagos y la capacidad de respuesta a la primera señal de un problema.

A continuación, se indican algunas formas concretas de gestionar y reducir las cuentas por cobrar:

• Establece una política de crédito
  Redacta las condiciones generales de venta por escrito, e incluye condiciones de pago explícitas dentro de los límites legales que establecen los artículos L441-10 y L441-11 del Código de Comercio (p. ej., a 30 días, a 60 días netos o a 45 días de fin de mes). Además, especifica las sanciones y multas por pagos atrasados, y aplícalas a partir del primer día posterior a la fecha de vencimiento de la factura.
  
• Evalúa la capacidad de pago del nuevo cliente antes de hacer negocios
  Antes de otorgar condiciones de pago generosas, investiga la información financiera del cliente. Presta especial atención a su salud financiera y su historial de pagos. Es útil utilizar sitios web —como Infogreffe, la base de datos del Fichero Bancario de Empresas (FIBEN) del Banco de Francia— o agencias de informes crediticios. Establece un límite estricto de cuentas por cobrar para cada cliente en función de su nivel de riesgo y revísalo periódicamente.
  
• Crea un sistema de puntuación para el cliente
  Asigna a cada cliente una puntuación de riesgo, por lo general en una escala de la A a la E o del 1 al 10. Calcúlala utilizando una combinación de indicadores objetivos, lo cual incluye la salud financiera, el historial de pagos anteriores, la antigüedad de la relación comercial, el sector y el tamaño de la empresa. Luego, las condiciones de crédito se pueden personalizar mediante el uso de esta puntuación. Por ejemplo, a un cliente con una calificación A se le permite un total de cuentas por cobrar más alto, plazos de pago estándar o, incluso, un estado preferencial; mientras que a un cliente con una calificación C se le permite un total de cuentas por cobrar más bajo y se le enviarán recordatorios de pago anticipado.
  
• Mantén informes de balance de comprobación de antigüedad
  Un informe de balance de comprobación de antigüedad es una tabla que muestra las cuentas por cobrar de una empresa ordenadas por antigüedad (p. ej., al día, vencido hace de 0 a 30 días, vencido hace de 30 a 60 días, vencido hace de 60 a 90 días, vencido hace más de 90 días). Esto ayuda a visualizar los pagos atrasados y los posibles incumplimientos a simple vista, y a priorizar los recordatorios.
  
• Envía las facturas con prontitud
  Automatiza la facturación con un software de facturación para eliminar las demoras en el proceso manual y evitar retrasos en las fechas de vencimiento de las facturas. La configuración de la facturación electrónica también puede ayudar a preparar a las empresas para la nueva ley de facturación electrónica de Francia, que entra en vigencia el 1 de septiembre de 2026.
  
• Exige el pago por adelantado
  Exige depósitos para pedidos grandes y solicita garantías (p. ej., garantías bancarias, cartas de crédito, garantías a primera demanda) a los clientes de alto riesgo. Considera adquirir un seguro de crédito para transferir los riesgos de incumplimiento a un tercero.
  
• Usa el factoraje de facturas para las cuentas por cobrar
  El factoraje de facturas es el proceso de venta de cuentas por cobrar a una institución financiera que pagará las deudas de inmediato y se llevará una comisión. Esto les da a las empresas una inyección rápida de flujo de caja sin tener que esperar a que se paguen las facturas. También elimina la molestia de hacer un seguimiento de los pagos y el riesgo de incumplimiento. El factoraje de facturas es particularmente común en Francia, con más de EUR 431,000 millones en deudas vendidas en 2024.
  
• Ofrece descuentos por pago anticipado
  Ofrecer un descuento del 1 % al 3 % por el pago por adelantado o en efectivo puede ayudar a prevenir los pagos atrasados y la necesidad de un financiamiento a corto plazo más costoso para satisfacer las necesidades de flujo de caja.
  
• Digitaliza y simplifica los procesos de pago
  Ofrece diversos métodos de pago, como transferencias de la Zona Única de Pagos en Euros (SEPA), tarjetas de crédito o enlaces de pago incluidos directamente en las facturas. Cuanto más sencillo sea el proceso de pago para el cliente, más rápido podrán recibir pagos las empresas.
  
• Crea un sistema de recordatorios de varios niveles
  Crea un sistema de recordatorios de pago periódicos. Esto puede incluir un recordatorio de cortesía antes del vencimiento de la factura, un recordatorio amable el día posterior a la fecha de vencimiento, un recordatorio firme siete días después, una advertencia dos semanas después y el envío a una agencia de cobro 30 días después de la fecha de vencimiento.
  

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