La declaración de ventanilla única (OSS) permite a las empresas informar de su obligación de pagar el impuesto sobre el valor añadido (IVA) por suministros y servicios transfronterizos a particulares en la Unión Europea a través de un portal único.

En este artículo, aprenderás qué es una declaración de ventanilla única y qué transacciones puedes declarar. También explicamos cómo presentar y corregir las declaraciones de ventanilla única y qué plazos se aplican.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una declaración de ventanilla única?
  
• ¿Qué transacciones puedo declarar a través de la ventanilla única?
  
• ¿Cómo presento las declaraciones de ventanilla única?
  
• ¿Cuáles son los plazos para las declaraciones de ventanilla única?
  
• ¿Cómo puedo corregir una declaración de ventanilla única?
  

¿Qué es una declaración de ventanilla única?

La declaración de ventanilla única es un componente central del procedimiento de ventanilla única que la UE estableció para simplificar la tramitación del IVA para las entregas, ventas y recursos transfronterizos a particulares (B2C) dentro de la UE. Desde 2021, los minoristas en Internet que venden bienes o servicios a particulares en varios países de la UE pueden informar de sus transacciones a través del portal central de ventanilla única. Desde entonces, ya no es necesario registrarse a efectos del IVA en cada país de forma individual.

Las empresas pueden utilizar las declaraciones de ventanilla única para informar y transmitir todos los importes relevantes del IVA a las autoridades fiscales responsables. La declaración contiene información detallada sobre la venta de bienes o servicios, los importes de los impuestos y los países de destino. Esto permite a la autoridad fiscal recaudar directamente en el momento de la compra y a las empresas pagar el IVA a los respectivos Estados miembros en los que residen los compradores. La declaración de ventanilla única permite a las empresas cumplir con sus obligaciones fiscales al tiempo que minimiza las cargas administrativas de manera eficiente.

La información detallada sobre el procedimiento de ventanilla única, incluidos los requisitos, su funcionamiento y las nuevas regulaciones como parte de la iniciativa IVA en la Era Digital (ViDA), está disponible en nuestro artículo sobre la declaración de ventanilla única.

¿Qué transacciones puedo declarar a través de la ventanilla única?

La participación en la ventanilla única es voluntaria para los minoristas en Internet. Si decides hacerlo y, por lo tanto, no te registras a efectos del IVA en varios países de la UE, puedes declarar las siguientes actividades a través de la ventanilla única:

• Ventas intracomunitarias a distancia de bienes a particulares en otros Estados miembros de la UE
  
• Entregas de mercancías desde un almacén de la UE por parte de una empresa no establecida en la UE a particulares europeos
  
• Servicios para clientes de otros países de la UE
  
• Ofertas electrónicas y servicios de telecomunicaciones, televisión y radio para usuarios privados en otros países de la UE
  

Además, las empresas deben usar plataformas digitales para declarar el IVA a través de la ventanilla única si actúan como interfaz electrónica y admiten entregas de bienes dentro de un Estado miembro por parte de una entidad sujeta al impuesto no establecida en la UE.

En principio, la ventanilla única se aplica exclusivamente a las transacciones B2C. El procedimiento de ventanilla única excluye las ventas a empresas (B2B).

Un requisito previo para el uso de la ventanilla única supone una facturación anual de más de 10.000 € netos. Por debajo de este umbral de entrega, la tributación del volumen de negocios se produce en el país de origen de los comerciantes. Es exclusivamente por encima de este umbral que se aplica la responsabilidad del IVA en los países de destino y se aplica la posibilidad de utilizar la ventanilla única.

¿Cómo presento las declaraciones de ventanilla única?

El envío de declaraciones de ventanilla única solo requiere unos pocos pasos.

Registro de ventanilla única

Debes registrarse antes de poder utilizar el procedimiento de ventanilla única; cada estado miembro de la UE tiene su propio portal para el registro de ventanilla única. Las empresas alemanas pueden hacerlo a través del portal en línea BOP de la Oficina Federal Central de Impuestos (BZSt). Si deseas participar en este procedimiento, deberás comunicarlo a la BZSt antes del inicio del período impositivo correspondiente. El registro se realiza después de proporcionar la información sobre la empresa, como el número de identificación del IVA, utilizando un archivo de certificado que puedes descargar.

Registro y autenticación

Haz clic en el botón «Iniciar sesión ahora» para acceder al portal BOP. Para autenticarte, debes cargar el archivo del certificado e introducir la contraseña asociada. Por último, confirma el proceso haciendo clic en «Iniciar sesión».

Selección del formulario

En el menú «Mi BOP», dirígete a «Formularios y servicios» y selecciona «Todos los formularios». En el apartado «Fiscalidad internacional», encontrarás la opción «Ventanilla única (VLU) para empresas basadas en la UE: reglamento de la UE (anteriormente mini-ventanilla única)». Haz clic en «Declaración fiscal para la declaración de ventanilla única de la UE» para el período fiscal deseado. Luego, confirma el aviso de privacidad para continuar.

Introducción del número de identificación de IVA

Introduce tu número de identificación de IVA (sin el código de país «DE») en el siguiente paso.

Determinación del período impositivo

Selecciona el período para la declaración de ventanilla única. Dado que debes enviarlo trimestralmente, especifica el año y el trimestre correspondiente.

Confirmación de ventas sujetas a impuestos

Ahora indica si generaste ventas sujetas a impuestos en el período seleccionado. Si este no es el caso, aún debes proporcionar datos para este período en forma de la llamada «declaración cero».

Estado de ventas

Declara tus ventas sujetas a impuestos y las correcciones que sean necesarias. Para ello, selecciona el país de destino e introduce las transacciones de las entregas de bienes que hayas realizado desde tu región de origen. Asigna estas a las tasas de impuestos sobre las ventas apropiadas, ya sea «reducida» o «estándar». Por último, guarda los datos introducidos haciendo clic en «Aplicar entrada». Si tienes ventas con tasas adicionales, también puedes introducirlas.

Además, puedes especificar envíos que hayas realizado desde otro país de la UE al destino especificado. Por ejemplo, esto puede suceder si tienes un almacén fuera de tu región. Para ello, deberás introducir el país de origen de la entrega e información sobre el proveedor de la mercancía.

Las empresas pueden cometer errores fácilmente a la hora de calcular su facturación, ya que deben tener en cuenta los diferentes tipos impositivos de cada país de la UE.

Stripe Tax puede resultar útil, ya que calcula automáticamente el importe correcto de los impuestos. También puedes determinar rápidamente si superas el umbral de entrega de 10.000 €. Stripe Tax te permite cobrar y declarar tus impuestos sobre pagos internacionales. También tendrás acceso a todos los documentos fiscales relevantes.

Repetición para otros países

Si has realizado ventas sujetas a IVA en otros países de la UE, selecciona los territorios de destino relevantes e introduce tus transacciones tal y como se ha descrito anteriormente.

Pasos finales y revisión

Finalmente, verifica toda la información cuidadosamente. Si todo es correcto, puedes enviar la declaración de ventanilla única. La BZSt te notificará en unos días si acepta tu declaración y te enviará por correo electrónico una confirmación correspondiente.

Flujo del proceso de declaración de ventanilla única

¿Cuáles son los plazos para las declaraciones de ventanilla única?

Siempre debes presentar tus declaraciones de ventanilla única antes de que finalice el mes siguiente a cada trimestre natural, que sirve como período impositivo para la declaración de ventanilla única. A continuación, encontrarás una descripción general de todo el proceso.

• Primer trimestre: 30 de abril
  
• Segundo trimestre: 31 de julio
  
• Tercer trimestre: 31 de octubre
  
• Cuarto trimestre: 31 de enero del año siguiente
  

¿Cómo puedo corregir una declaración de ventanilla única?

Si necesitas corregir una declaración de ventanilla única que ya se ha presentado, puedes hacerlo fácilmente a través del portal BOP de la BZSt. El formulario tiene una sección especial que desglosa la información corregida por período impositivo y estado miembro de la UE.

Hasta ahora, había que hacer correcciones en una declaración posterior de ventanilla única. Sin embargo, este reglamento se ajustó como parte del paquete ViDA adoptado por el Consejo Europeo en noviembre de 2024. Desde entonces, las declaraciones de ventanilla única pueden corregirse hasta la fecha límite de presentación, es decir, hasta el vencimiento del plazo correspondiente.