Die OSS-Meldung ermöglicht es Unternehmen, ihre Umsatzsteuerschuld für grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen an Privatpersonen in der EU zentral über ein einziges Portal zu melden.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine OSS-Meldung ist und welche Transaktionen über den OSS gemeldet werden können. Zudem erklären wir, wie OSS-Meldungen eingereicht und korrigiert werden und welche Fristen gelten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine OSS-Meldung?
  
• Welche Transaktionen können über den OSS gemeldet werden?
  
• Wie werden OSS-Meldungen eingereicht?
  
• Welche Fristen gelten für die OSS-Meldung?
  
• Wie kann man eine OSS-Meldung korrigieren?
  

Was ist eine OSS-Meldung?

Die OSS-Meldung ist ein zentraler Bestandteil des One-Stop-Shop-Verfahrens, das von der Europäischen Union zur Vereinfachung der Umsatzsteuerabwicklung bei grenzüberschreitenden B2C-Verkäufen innerhalb der EU eingeführt wurde. Seit 2021 können Online-Händler/innen, die Waren oder Dienstleistungen an Privatpersonen in mehrere EU-Länder verkaufen, ihre Umsätze über das zentrale Portal „One-Stop-Shop“ (OSS) melden. Seither ist es nicht mehr notwendig, sich in jedem Land einzeln umsatzsteuerlich zu registrieren.

OSS-Meldungen dienen dazu, alle relevanten Umsatzsteuerbeträge zu deklarieren und an die zuständigen Steuerbehörden zu übermitteln. Die Meldung umfasst detaillierte Informationen zu den durchgeführten Verkäufen, den Steuerbeträgen sowie den Bestimmungsländern der Waren oder Dienstleistungen. Auf diese Weise wird die Steuer direkt beim Verkauf erfasst und die Umsatzsteuer an den jeweiligen Mitgliedstaat abgeführt, in dem die Käufer/innen ansässig sind. Damit ermöglicht die OSS-Meldung Unternehmen, ihre steuerlichen Verpflichtungen effizient zu erfüllen und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand zu minimieren.

Ausführliche Informationen zum OSS-Verfahren, inklusive der Voraussetzungen, der Funktionsweise und der Neuregelungen im Zuge der ViDA-Initiative finden Sie in unserem Artikel zum One-Stop-Shop.

Welche Transaktionen können über den OSS gemeldet werden?

Die Nutzung des OSS ist für Online-Händler/innen freiwillig. Wenn Sie sich dafür entscheiden, und damit gegen eine umsatzsteuerliche Registrierung in mehreren EU-Staaten, können Sie über den OSS können folgende Transaktionen melden:

• innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren an Privatpersonen in anderen EU-Mitgliedstaaten
  
• Warenlieferungen aus einem EU-Warenlager von einem Unternehmen ohne Sitz in der EU an europäische Privatpersonen
  
• Dienstleistungen für Verbraucher/innen in anderen EU-Staaten
  
• Elektronische Dienstleistungen sowie Telekommunikations-, Fernseh- und Rundfunkleistungen für private Nutzer/innen in anderen EU-Ländern
  

Zudem sind digitale Plattformen verpflichtet, die Umsatzsteuer über OSS zu melden, wenn sie als elektronische Schnittstelle fungieren und Warenlieferungen innerhalb eines Mitgliedstaats durch ein nicht in der EU ansässiges steuerpflichtiges Unternehmen unterstützen.

Grundsätzlich gilt der OSS ausschließlich für B2C-Geschäfte, das heißt für Lieferungen und Leistungen an Privatpersonen. Verkäufe an Unternehmen (B2B) sind vom One-Stop-Shop-Verfahren ausgeschlossen.

Voraussetzung zur OSS-Nutzung ist ein Jahresumsatz von mehr als 10.000 € netto. Unterhalb dieser Lieferschwelle wird die Umsatzbesteuerung im Ursprungsland der Händler/innen vorgenommen. Erst ab diesem Grenzwert gilt die Umsatzsteuerpflicht in den Zielländern und die Möglichkeit, den OSS zu nutzen.

Wie werden OSS-Meldungen eingereicht?

Die Einreichung von OSS-Meldungen erfolgt in wenigen Schritten.

OSS-Registrierung

Bevor Sie das OSS-Verfahren nutzen können, müssen Sie sich registrieren; jeder EU-Mitgliedstaat verfügt über ein eigenes Portal für die OSS-Registrierung. Deutsche Unternehmen können dies über das BOP-Onlineportal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) tun. Wenn Sie an diesem Verfahren teilnehmen möchten, müssen Sie dies dem BZSt vor Beginn des jeweiligen Steuerzeitraums mitteilen. Die Anmeldung erfolgt nach Angabe von Unternehmensdaten, wie z. B. der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, unter Verwendung einer Zertifikatsdatei, die Sie herunterladen können.

Registrierung und Authentifizierung

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt anmelden“, um auf das BOP-Portal zuzugreifen. Zur Authentifizierung müssen Sie Ihre Zertifikatsdatei hochladen und das zugehörige Passwort eingeben. Bestätigen Sie den Vorgang abschließend durch Klicken auf „Anmelden“.

Formularauswahl

Navigieren Sie im Menü „Mein BOP“ zu „Formulare und Dienste“ und wählen Sie „Alle Formulare“ aus. Im Abschnitt „Internationale Steuern“ finden Sie die Option „One-Stop-Shop (OSS) für Unternehmen mit Sitz in der EU – EU-Verordnung (früher Mini-One-Stop-Shop)“. Klicken Sie für den gewünschten Steuerzeitraum auf „Steuererklärung für die OSS-EU-Meldung“. Bestätigen Sie anschließend die Datenschutzerklärung, um fortzufahren.

Eingabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Geben Sie im nächsten Schritt Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (ohne Ländercode „DE“) ein.

Festlegung des Steuerzeitraums

Wählen Sie den Zeitraum für die OSS-Meldung aus. Da diese vierteljährlich einzureichen ist, geben Sie das entsprechende Jahr und Quartal an.

Bestätigung der steuerpflichtigen Umsätze

Geben Sie nun an, ob Sie im ausgewählten Zeitraum steuerpflichtige Umsätze erzielt haben. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie dennoch Daten für diesen Zeitraum in Form einer sogenannten „Nullmeldung“ übermitteln.

Umsatzmeldung

Geben Sie Ihre steuerpflichtigen Umsätze und gegebenenfalls Korrekturen an. Wählen Sie dazu das Zielland aus und geben Sie die Transaktionen aus Warenlieferungen ein, die Sie aus Ihrer Heimatregion getätigt haben. Ordnen Sie diese den entsprechenden Sales Tax-Sätzen zu, entweder „ermäßigt“ oder „Standard“. Speichern Sie abschließend die eingegebenen Daten, indem Sie auf „Eintrag übernehmen“ klicken. Falls Sie Umsätze mit zusätzlichen Sätzen getätigt haben, können Sie diese ebenfalls eingeben.

Darüber hinaus können Sie Lieferungen angeben, die Sie aus einem anderen EU-Land an den angegebenen Bestimmungsort getätigt haben. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Sie ein Lager außerhalb Ihrer Heimatregion besitzen. Dazu müssen Sie das Herkunftsland der Lieferung sowie Angaben zum Lieferanten der Waren eingeben.

Unternehmen unterlaufen bei der Berechnung ihres Umsatzes leicht Fehler, da sie die unterschiedlichen Steuersätze in den einzelnen EU-Ländern berücksichtigen müssen.

Stripe Tax kann Ihnen dabei helfen, da es den korrekten Steuerbetrag automatisch berechnet. Sie können zudem schnell feststellen, ob Sie den Lieferumsatzschwellenwert von 10.000 € überschreiten. Mit Stripe Tax können Sie Ihre Steuern für weltweite Zahlungen einziehen und abführen. Außerdem erhalten Sie Zugriff auf alle relevanten Steuerdokumente.

Wiederholung für andere Länder

Wenn Sie in anderen EU-Ländern umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielt haben, wählen Sie die entsprechenden Zielgebiete aus und geben Sie Ihre Transaktionen wie oben beschrieben ein.

Letzte Schritte und Überprüfung

Überprüfen Sie abschließend alle Angaben sorgfältig. Wenn alles korrekt ist, können Sie die OSS-Meldung einreichen. Das BZSt teilt Ihnen innerhalb weniger Tage mit, ob es Ihre Meldung akzeptiert und sendet Ihnen eine entsprechende Bestätigung per E-Mail zu.

Ablauf der OSS-Meldung

Welche Fristen gelten für die OSS-Meldung?

Sie müssen Ihre OSS-Meldungen immer bis zum Ende des Monats einreichen, der auf den jeweiligen Besteuerungszeitraum folgt. Als Besteuerungszeitraum für die OSS-Meldung gilt das Kalendervierteljahr. Nachfolgend finden Sie die jährlichen Fristen im Überblick:

• erstes Quartal: 30. April
  
• zweites Quartal: 31. Juli
  
• drittel Quartal: 31. Oktober
  
• viertes Quartal: 31. Januar des Folgejahres
  

Wie kann man eine OSS-Meldung korrigieren?

Falls Sie eine bereits eingereichte OSS-Meldung korrigieren müssen, können Sie dies unkompliziert über das BOP-Portal des BZSt tun. Im Formular gibt es hierfür einen speziellen Abschnitt, in dem Sie die korrigierten Angaben nach Besteuerungszeitraum und EU-Mitgliedstaat aufschlüsseln können.

Bislang mussten Korrekturen in einer nachfolgenden OSS-Meldung vorgenommen werden. Im Zuge des im November 2024 vom EU-Rat beschlossenen Maßnahmenpakets ViDA wurde diese Regelung jedoch angepasst. Seither können OSS-Meldungen bis zum Abgabetermin, das heißt bis zum Ablauf der jeweiligen Frist, korrigiert werden.