Die OSS-Meldung ermöglicht es Unternehmen, ihre Umsatzsteuerschuld für grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen an Privatpersonen in der EU zentral über ein einziges Portal zu melden.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine OSS-Meldung ist und welche Transaktionen über den OSS gemeldet werden können. Zudem erklären wir, wie OSS-Meldungen eingereicht und korrigiert werden und welche Fristen gelten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine OSS-Meldung?
  
• Welche Transaktionen können über den OSS gemeldet werden?
  
• Wie werden OSS-Meldungen eingereicht?
  
• Welche Fristen gelten für die OSS-Meldung?
  
• Wie kann man eine OSS-Meldung korrigieren?
  

Was ist eine OSS-Meldung?

Die OSS-Meldung ist ein zentraler Bestandteil des One-Stop-Shop-Verfahrens, das von der Europäischen Union zur Vereinfachung der Umsatzsteuerabwicklung bei grenzüberschreitenden B2C-Verkäufen innerhalb der EU eingeführt wurde. Seit 2021 können Online-Händler/innen, die Waren oder Dienstleistungen an Privatpersonen in mehrere EU-Länder verkaufen, ihre Umsätze über das zentrale Portal „One-Stop-Shop“ (OSS) melden. Seither ist es nicht mehr notwendig, sich in jedem Land einzeln umsatzsteuerlich zu registrieren.

OSS-Meldungen dienen dazu, alle relevanten Umsatzsteuerbeträge zu deklarieren und an die zuständigen Steuerbehörden zu übermitteln. Die Meldung umfasst detaillierte Informationen zu den durchgeführten Verkäufen, den Steuerbeträgen sowie den Bestimmungsländern der Waren oder Dienstleistungen. Auf diese Weise wird die Steuer direkt beim Verkauf erfasst und die Umsatzsteuer an den jeweiligen Mitgliedstaat abgeführt, in dem die Käufer/innen ansässig sind. Damit ermöglicht die OSS-Meldung Unternehmen, ihre steuerlichen Verpflichtungen effizient zu erfüllen und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand zu minimieren.

Ausführliche Informationen zum OSS-Verfahren, inklusive der Voraussetzungen, der Funktionsweise und der Neuregelungen im Zuge der ViDA-Initiative finden Sie in unserem Artikel zum One-Stop-Shop.

Welche Transaktionen können über den OSS gemeldet werden?

Die Nutzung des OSS ist für Online-Händler/innen freiwillig. Wenn Sie sich dafür entscheiden, und damit gegen eine umsatzsteuerliche Registrierung in mehreren EU-Staaten, können Sie über den OSS können folgende Transaktionen melden:

• innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren an Privatpersonen in anderen EU-Mitgliedstaaten
  
• Warenlieferungen aus einem EU-Warenlager von einem Unternehmen ohne Sitz in der EU an europäische Privatpersonen
  
• Dienstleistungen für Verbraucher/innen in anderen EU-Staaten
  
• Elektronische Dienstleistungen sowie Telekommunikations-, Fernseh- und Rundfunkleistungen für private Nutzer/innen in anderen EU-Ländern
  

Zudem sind digitale Plattformen verpflichtet, die Umsatzsteuer über OSS zu melden, wenn sie als elektronische Schnittstelle fungieren und Warenlieferungen innerhalb eines Mitgliedstaats durch ein nicht in der EU ansässiges steuerpflichtiges Unternehmen unterstützen.

Grundsätzlich gilt der OSS ausschließlich für B2C-Geschäfte, das heißt für Lieferungen und Leistungen an Privatpersonen. Verkäufe an Unternehmen (B2B) sind vom One-Stop-Shop-Verfahren ausgeschlossen.

Voraussetzung zur OSS-Nutzung ist ein Jahresumsatz von mehr als 10.000 € netto. Unterhalb dieser Lieferschwelle wird die Umsatzbesteuerung im Ursprungsland der Händler/innen vorgenommen. Erst ab diesem Grenzwert gilt die Umsatzsteuerpflicht in den Zielländern und die Möglichkeit, den OSS zu nutzen.

Wie werden OSS-Meldungen eingereicht?

Das Einreichen von OSS-Meldungen ist in wenigen Schritten möglich.

Registrierung im OSS

Um das One-Stop-Shop-Verfahren zu nutzen, müssen Sie sich zunächst für den OSS registrieren. Jedes EU-Mitgliedsland hat sein eigenes Portal zur OSS-Registrierung. Deutsche Firmen können diese über das Online-Portal BOP des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) vornehmen. Wenn Sie am OSS-Verfahren teilnehmen möchten, müssen Sie dies dem BZSt vor Beginn des relevanten Besteuerungszeitraums mitteilen. Die Registrierung erfolgt nach Angabe einiger Informationen zum Unternehmen wie der Umsatzsteueridentifikationsnummer mit Hilfe einer Zertifikatsdatei, die Sie herunterladen können.

Anmeldung und Authentifizierung

Melden Sie sich im BOP-Portal an, indem Sie auf den Button „Jetzt einloggen“ klicken. Zur Authentifizierung müssen Sie Ihre Zertifikatsdatei hochladen und das zugehörige Passwort eingeben. Schließlich bestätigen Sie den Vorgang mit einem Klick auf „Login“.

Formularauswahl

Navigieren Sie im Menü „Mein BOP“ zu „Formulare und Leistungen“ und wählen Sie dort „Alle Formulare“ aus. Im Bereich „Steuer-International“ finden Sie die Option „One-Stop-Shop (OSS) für in der EU ansässige Unternehmen – EU-Regelung (vormals Mini-One-Stop-Shop)“. Klicken Sie auf „Steuererklärung für die OSS EU-Regelung“ für den gewünschten Besteuerungszeitraum. Bestätigen Sie anschließend den Datenschutzhinweis, um fortzufahren.

Eingabe der Umsatzsteueridentifikationsnummer

Im nächsten Schritt geben Sie Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer ein – ohne den Ländercode „DE“.

Festlegung des Besteuerungszeitraums

Wählen Sie den Zeitraum aus, für den die OSS-Meldung erstellt werden soll. Da die Meldung vierteljährlich erfolgen soll, müssen Sie das entsprechende Jahr und Quartal angeben.

Bestätigung steuerpflichtiger Umsätze

Geben Sie nun an, ob Sie im gewählten Zeitraum steuerpflichtige Umsätze erzielt haben. Ist dies nicht der Fall, sind Sie dennoch verpflichtet, eine Angabe für diesen Zeitraum zu machen – in Form einer sogenannten Nullmeldung.

Angabe der Umsätze

Erfassen Sie Ihre steuerpflichtigen Umsätze sowie gegebenenfalls Berichtigungen. Wählen Sie dafür zunächst das Zielland aus und tragen Sie anschließend die Umsätze aus Warenlieferungen ein, die Sie aus Ihrem Heimatland heraus getätigt haben. Ordnen Sie diese Umsätze den passenden Umsatzsteuersätzen zu, entweder „Reduziert“ oder „Standard“. Speichern Sie die eingegebenen Daten abschließend mit einem Klick auf „Eintrag übernehmen“. Falls Sie Umsätze mit weiteren Steuersätzen erzielt haben, können Sie diese ebenfalls eintragen.

Darüber hinaus können Sie Lieferungen angeben, die sie aus einem anderen EU-Land in das angegebene Zielland getätigt haben. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Sie außerhalb Ihres Heimatlandes ein Warenlager besitzen. Hierfür müssen Sie das Ursprungsland der Lieferung sowie Informationen zum Warenzulieferer eintragen.

Bei der Berechnung Ihrer Umsätze können schnell Fehler passieren, da sie die unterschiedlichen Steuersätze der einzelnen EU-Länder berücksichtigen müssen.

Unterstützung bietet Stripe Tax, da mit Tax der korrekte Steuerbetrag automatisch ermittelt wird. Zudem können Sie schnell feststellen, ob Sie die Lieferschwelle von 10.000 € überschreiten. Stripe Tax gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Steuern für weltweite Zahlungen zu erheben und zu melden. Darüber hinaus erhalten Sie Zugriff auf sämtliche relevante Steuerunterlagen.

Wiederholung für weitere Länder

Wenn Sie in weiteren EU-Ländern umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielt haben, wählen Sie die entsprechenden Zielländer aus und geben Sie Ihre Umsätze wie zuvor beschrieben ein.

Abschluss und Prüfung

Überprüfen Sie abschließend alle Angaben sorgfältig. Wenn alles korrekt ist, können Sie die OSS-Meldung abschicken. Ob das BZSt Ihre Meldung akzeptiert, erfahren Sie im Regelfall innerhalb weniger Tage. Eine entsprechende Bestätigung wird Ihnen per E-Mail zugesendet.

Welche Fristen gelten für die OSS-Meldung?

Sie müssen Ihre OSS-Meldungen immer bis zum Ende des Monats einreichen, der auf den jeweiligen Besteuerungszeitraum folgt. Als Besteuerungszeitraum für die OSS-Meldung gilt das Kalendervierteljahr. Nachfolgend finden Sie die jährlichen Fristen im Überblick:

• erstes Quartal: 30. April
  
• zweites Quartal: 31. Juli
  
• drittel Quartal: 31. Oktober
  
• viertes Quartal: 31. Januar des Folgejahres
  

Wie kann man eine OSS-Meldung korrigieren?

Falls Sie eine bereits eingereichte OSS-Meldung korrigieren müssen, können Sie dies unkompliziert über das BOP-Portal des BZSt tun. Im Formular gibt es hierfür einen speziellen Abschnitt, in dem Sie die korrigierten Angaben nach Besteuerungszeitraum und EU-Mitgliedstaat aufschlüsseln können.

Bislang mussten Korrekturen in einer nachfolgenden OSS-Meldung vorgenommen werden. Im Zuge des im November 2024 vom EU-Rat beschlossenen Maßnahmenpakets ViDA wurde diese Regelung jedoch angepasst. Seither können OSS-Meldungen bis zum Abgabetermin, das heißt bis zum Ablauf der jeweiligen Frist, korrigiert werden.