Empezar un negocio implica tomar muchas decisiones y una de las primeras consiste en entender la diferencia entre el papel de la persona que constituye la empresa y el agente registrado. La persona que constituye la empresa presenta los documentos de formación ante el estado para establecer oficialmente una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), mientras que el agente registrado actúa como contacto oficial para notificaciones legales y administrativas. Alrededor del 43 % de las pequeñas empresas en los Estados Unidos operan como LLC y conocer esta diferencia es importante para cumplir con la ley.

A continuación, desglosaremos las responsabilidades de cada función y explicaremos por qué son importantes para el proceso de formación de la empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la persona que constituye la empresa?
  
• ¿Qué es un agente registrado?
  
• ¿Cuáles son las diferencias entre la persona que constituye la empresa y el agente registrado?
  
• ¿Pueden ser la misma persona la que constituye la empresa y el agente registrado?
  
• ¿Cuáles son los riesgos legales de elegir el agente registrado equivocado?
  
• Cómo elegir el agente registrado adecuado para tu negocio
  
• ¿Puedes ser tú mismo la persona que constituye la empresa y el agente registrado?
  
• Cómo puede ayudar Stripe Atlas
  

¿Qué es la persona que constituye la empresa?

La persona que constituye la empresa es quien se encarga de los trámites oficiales para crear una LLC. Presentan la documentación ante el estado, normalmente en forma de estatutos de constitución, para crear la LLC.

La persona que constituye la empresa puede ser uno de los propietarios de la LLC (denominados miembros), pero no es obligatorio. La LLC también puede contratar a un abogado o a un servicio de constitución de empresas como la persona que constituya la empresa. Una vez que la documentación se presenta y se aprueba, la tarea de la persona que constituye la empresa suele darse por finalizada, y la gestión de la LLC pasa a los miembros o administradores según lo establecido en el acuerdo de operaciones.

¿Qué es un agente registrado?

Un agente registrado es una persona o empresa designada para recibir documentos legales y notificaciones gubernamentales importantes (p. ej., formularios de impuestos, citaciones legales, informes anuales) en nombre de una empresa. La mayoría de las LLC y sociedades en EE. UU. están obligadas a tener un agente registrado.

El agente registrado debe tener una dirección física, no un apartado de correos, en el estado donde la empresa está registrada y debe estar disponible durante el horario comercial habitual. De esa manera, si la empresa alguna vez se ve involucrada en una acción legal o si el estado necesita comunicarse con ella por razones oficiales, el agente registrado estará allí para aceptar esos avisos.

¿Cuáles son las diferencias entre la persona que constituye la empresa y el agente registrado?

La persona que constituye la empresa y el agente registrado desempeñan funciones distintas al iniciar y gestionar un negocio. La persona que constituye la empresa se encarga de poner en marcha el negocio, mientras que el agente registrado garantiza que haya un contacto fiable para mantener la conexión legal con el estado durante todo el tiempo que la empresa esté en funcionamiento. A continuación, veremos en qué se diferencian estos roles.

Persona que constituye la empresa

La persona que constituye la empresa inicia oficialmente la empresa. Su función es presentar la documentación oficial ante el estado para crear la LLC. Una vez que la LLC se ha constituido legalmente, el trabajo de la persona que la ha constituido suele haber terminado. La persona que constituye la empresa puede ser un propietario, un abogado o un servicio de constitución de empresas. Pero a menos que tengan otro rol en la empresa, por lo general no tienen responsabilidades continuas ni voz en la gestión del negocio.

Agente registrado

El agente registrado sirve como punto de contacto a largo plazo de la empresa para documentos oficiales y avisos legales. Tiene una dirección física en el estado donde la empresa está registrada y está disponible durante el horario comercial para aceptar estos documentos. El agente registrado no tiene por qué participar en las operaciones diarias del negocio; de hecho, muchas empresas contratan un servicio de agente registrado externo, especialmente si operan en varios estados.

¿Pueden ser la misma persona la que constituye la empresa y el agente registrado?

La persona que constituye la empresa y el agente registrado pueden ser la misma persona o entidad si cumplen los requisitos de ambos roles. Esta configuración es bastante común en pequeñas empresas y LLC de un solo miembro. En las empresas más grandes o en las empresas que operan en varios estados, es más común separar estas funciones.

Estos son algunos casos en los que tiene sentido que la persona que constituye la empresa y el agente registrado sean la misma persona:

• En las pequeñas empresas en las que un propietario se encarga de la constitución y el cumplimiento continuo, es fácil que una persona asuma ambas funciones. El propietario puede actuar como la persona que constituye la empresa durante la formación y continuar como agente registrado. Esto simplifica las cosas, especialmente si la empresa opera en un solo estado.

• Algunos propietarios de negocios prefieren tener una vía directa para cualquier comunicación oficial del estado o asunto legal. Al actuar como la persona que constituye la empresa y como agente registrado, se mantienen implicados personalmente desde la creación hasta el cumplimiento diario de las obligaciones legales.

• Para las empresas que desean reducir sus gastos administrativos, tener una sola persona que se encargue de ambos puede ser una opción rentable. Contratar un servicio externo de agente registrado suele ser innecesario si la persona que constituye la empresa tiene una ubicación física estable en el estado de origen del negocio y está disponible durante el horario laboral.

¿Cuáles son los riesgos legales de elegir el agente registrado equivocado?

Elegir el agente registrado equivocado puede crear serios problemas para una empresa. Estos problemas pueden incluir los siguientes:

• Notificaciones legales no recibidas: uno de los principales trabajos del agente registrado es recibir documentos legales, como demandas y citaciones. Si el agente no los transmite de manera puntual, tu empresa podría incumplir plazos importantes. Esto puede dar lugar a sentencias en rebeldía u otras consecuencias legales simplemente por no saber que debías responder.

• Avisos fiscales y recordatorios de cumplimiento no recibidos: los agentes registrados también son responsables de recibir documentos fiscales y recordatorios sobre presentaciones ante el estado. Si se pasan por alto, es posible que no cumplas con los plazos de presentación, lo que puede causar multas o que la empresa pierda su buena reputación con el estado. Poner al día las presentaciones pendientes puede resultar costoso y llevar mucho tiempo.

• Incumplimiento de los requisitos estatales: los estados tienen reglas específicas para los agentes registrados. El agente debe tener una dirección física en el estado y estar disponible durante el horario laboral habitual. Si tu agente no cumple estos requisitos, tu negocio podría quedar fuera de cumplimiento, lo que podría acarrear sanciones o incluso la disolución administrativa por parte del estado.

• Riesgos de privacidad y seguridad: elegir un agente registrado sin medidas sólidas de confidencialidad y seguridad puede poner en riesgo tus documentos confidenciales. Un agente descuidado podría manejar mal o extraviar avisos importantes, exponiendo información confidencial y creando problemas de seguridad.

• Problemas reputacionales: si los clientes o socios se dan cuenta de cualquier problema legal o de cumplimiento, eso puede dañar la credibilidad de la empresa. Los problemas constantes debido a un agente registrado mal elegido podrían hacer que los clientes busquen alternativas más fiables.

Cómo elegir el agente registrado adecuado para tu negocio

Elegir al agente registrado adecuado te ayuda a mantener tu negocio en regla, organizado y legalmente protegido. Estos son algunos factores a tener en cuenta:

• Fiabilidad y disponibilidad: el agente registrado debe estar disponible durante el horario comercial habitual para recibir documentos importantes. Asegúrate de elegir un servicio o una persona con un historial probado para que sepas que estarán ahí cuando los necesites.

• Adaptabilidad: un buen agente registrado no solo recibe documentos, sino que los transmite de forma rápida y eficiente. Busca un agente que sea conocido por su comunicación rápida y segura. Muchos agentes ofrecen dashboards en Internet y alertas por correo electrónico, lo que puede ser una excelente forma de mantener todo organizado y accesible.

• Dirección física: los agentes registrados necesitan una dirección física en cada estado en el que opere tu empresa (no un apartado de correos). Si tu empresa opera en varios estados, suele ser más fácil utilizar un servicio nacional de agente registrado que pueda gestionar todas tus ubicaciones bajo una sola cuenta. Tendrá oficinas en todos los estados, lo que puede simplificar las cosas a medida que crezca tu negocio.

• Estándares de privacidad: utilizar un agente registrado con una dirección comercial distinta ayuda a mantener tu dirección personal o la de tu negocio fuera del registro público. Esto puede ser especialmente útil si trabajas desde casa.

• Experiencia y reputación: selecciona un agente con una sólida experiencia y buena reputación. Los servicios de agentes registrados establecidos comprenden los matices del cumplimiento y los requisitos estatales, por lo que es menos probable que cometan errores. Consulta opiniones y busca agentes con un historial comprobado de fiabilidad.

• Servicios extra: muchos servicios de agentes registrados ofrecen servicios adicionales, como ayuda con informes anuales, alertas de cumplimiento y sistemas de gestión de documentos. Estos pueden ser valiosos, especialmente a medida que tu empresa crece y necesita más soporte para cumplir con las normas en diferentes estados.

• Coste: busca un servicio que equilibre la asequibilidad con la fiabilidad. Muchos agentes establecidos ofrecen planes asequibles y manejan documentos de manera organizada y oportuna.

¿Puedes ser tú mismo la persona que constituye la empresa y el agente registrado?

Sí, puedes ser tanto la persona que constituye la empresa como el agente registrado de tu LLC. Muchos propietarios de pequeñas empresas asumen ambos roles, especialmente al principio. Aquí tienes un resumen de las ventajas e inconvenientes para ayudarte a decidir si esta opción es la adecuada para ti.

Ventajas

• Actuar como tu propio constituyente y agente registrado significa que no tendrás que pagar a un servicio externo para encargarse de estas funciones. Para las startups y las pequeñas empresas con presupuestos ajustados, esta puede ser una forma fácil de reducir costes.

• Si asumes ambos roles, tendrás control total y visibilidad completa sobre el proceso de constitución, los documentos legales y las notificaciones oficiales. No hay ningún intermediario externo con el que comunicarse, por lo que esto puede parecer más sencillo.

• Como tu propio agente registrado, recibirás directamente todos los avisos legales, formularios fiscales y otros documentos importantes. Esto puede darte información inmediata sobre cualquier problema y te permite actuar con rapidez sin tener que esperar a que otra persona te transmita la información.

Inconvenientes

• La dirección de tu agente registrado es de dominio público, por lo que si usas la dirección de tu casa, podrías sacrificar algo de privacidad. El inconveniente es que cualquiera puede acceder a tu dirección personal.

• Un agente registrado debe estar disponible en la dirección indicada durante el horario comercial habitual. Si estás fuera con frecuencia por trabajo o no tienes una ubicación fija para tu oficina, puede resultarte difícil cumplir con esta función y podrías perder entregas importantes.

• Al encargarte tú mismo de estas tareas, corres el riesgo de pasar por alto o extraviar documentos importantes, sobre todo si estás asumiendo múltiples funciones dentro de tu negocio. Si un aviso legal pasa desapercibido, eso podría dar lugar a sentencias por incumplimiento u otras sanciones.

• Asumir el papel de agente registrado y persona que constituye la empresa suele ser manejable para los propietarios de pequeñas empresas. Pero esto puede complicarse a medida que tu negocio se expande, especialmente si te registras en varios estados. Contratar los servicios de un agente registrado externo puede aliviarte de esta carga de cumplimiento de la normativa, especialmente si tienes que mantener una presencia en diferentes ubicaciones.

• Para las empresas en crecimiento o aquellas con clientes o inversores de alto perfil, tener tu información personal vinculada a la empresa podría no ser lo ideal. Un servicio profesional de agente registrado puede ayudarte a mantener un cierto grado de separación entre tú y el negocio.

Inversores ángeles frente a otros tipos de inversores

Antes de buscar financiación de inversores ángeles, infórmate sobre otros tipos de inversores para startups. Aquí tienes un resumen de las opciones de inversión:

• Inversores de capital de riesgo: Los inversores de capital de riesgo (VC) son empresas o particulares que invierten en startups con un gran potencial de crecimiento, normalmente a cambio de una participación en el capital. A diferencia de los inversores ángeles, suelen invertir en las últimas fases del desarrollo de una startup, una vez que el negocio ha demostrado cierta tracción en el mercado. Los VC invierten sumas de dinero más cuantiosas que los inversores ángeles y suelen involucrarse más en la dirección de la empresa. Buscan rendimientos sustanciales y suelen tener una visión más agresiva en cuanto a la expansión del negocio y a lograr una salida dentro de un plazo específico.

• Fondos semilla: Los fondos semilla son fondos VC especializados que se centran en inversiones en fases iniciales, a menudo antes de la inversión ángel y de las rondas de capital de riesgo más grandes. Invierten en startups que han superado la fase conceptual y cuentan con un producto mínimo viable (MVP) o han conseguido algo de tracción inicial.

• Incubadoras y aceleradoras: Estos programas apoyan a las empresas en fase inicial mediante formación, tutoría y financiación. Las incubadoras suelen centrarse en la fase inicial de desarrollo, ayudando a los emprendedores a convertir sus ideas en un negocio viable. Las aceleradoras, por su parte, buscan impulsar el crecimiento de empresas ya existentes en un plazo breve.

• Inversores corporativos: Algunas empresas invierten en startups para acceder a tecnologías innovadoras, entrar en nuevos mercados o fomentar alianzas estratégicas. Estos inversores pueden aportar muchos recursos, pero es posible que busquen algo más que solo rentabilidad financiera, como una participación en la propiedad de la tecnología o el control sobre la dirección de la empresa.

• Micromecenazgo: Consiste en recaudar pequeñas cantidades de dinero de un gran número de personas, normalmente a través de plataformas en línea. El micromecenazgo puede ser una buena opción para las startups que quieran validar su producto ante un público amplio, interactuar con clientes potenciales y recaudar fondos sin ceder participaciones ni endeudarse.

• Subvenciones y ayudas públicas: En algunos sectores —sobre todo en los relacionados con la investigación científica, las tecnologías limpias o el impacto social— las subvenciones y ayudas públicas pueden aportar financiación sin diluir el capital social.

• Préstamos entre particulares y financiación mediante deuda: La financiación mediante deuda incluye préstamos de instituciones financieras o plataformas de préstamos entre particulares. Este tipo de financiación suele ser más difícil de conseguir para las startups en fase inicial y obliga a la startup a devolver el préstamo, con intereses, pero no diluye la propiedad.

• Family offices: Las familias con un alto patrimonio neto suelen tener empresas privadas de asesoramiento en gestión de patrimonios, conocidas como family offices u oficinas familiares, que invierten directamente en startups. Estos inversores pueden proporcionar una financiación sustancial y pueden estar interesados en inversiones a más largo plazo, en comparación con los inversores de capital de riesgo tradicionales.

• Grupos y consorcios de inversores ángeles: A diferencia de los inversores ángeles individuales, los grupos o consorcios de inversores ángeles aúnan recursos para invertir en startups. Estos grupos pueden aportar mayores cantidades de capital y combinar la experiencia y las redes de contactos de varios inversores.

Cada tipo de inversor ofrece diferentes ventajas, expectativas y niveles de implicación. Las startups deben analizar detenidamente su fase de desarrollo, su sector, sus necesidades de financiación y el tipo de relaciones estratégicas que desean establecer antes de decidir con qué tipo de inversor quieren trabajar.