Als je een bedrijf start, moet je meerdere beslissingen nemen, en een van de eerste is dat je het onderscheid begrijpt tussen de rollen van een organisator en die van een geregistreerde agent. De organisator dient de oprichtingsdocumenten in bij de staat om officieel een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (LLC) op te richten, terwijl de geregistreerde agent optreedt als de officiële contactpersoon voor juridische en overheidskennisgevingen. Ongeveer 43% van de kleine bedrijven in de Verenigde Staten zijn LLC's. Kennis van dit verschil is belangrijk om aan de wet te voldoen.

Hieronder zetten we de verantwoordelijkheden van elke rol op een rijtje en leggen we uit waarom ze belangrijk zijn voor het proces van bedrijfsvorming.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een organisator?
  
• Wat is een geregistreerde agent?
  
• Wat zijn de verschillen tussen organisatoren en geregistreerde agenten?
  
• Kunnen de organisator en de geregistreerde agent dezelfde persoon zijn?
  
• Wat zijn de juridische risico's van het kiezen van de verkeerde geregistreerde agent?
  
• Hoe je de juiste geregistreerde agent voor je bedrijf kiest
  
• Kun je je eigen organisator en geregistreerde agent zijn?
  

Wat is een organisator?

Een organisator is de persoon of groep die de officiële stappen uitvoert om een LLC. Ze dienen het papierwerk in bij de staat, meestal in de vorm van statuten, om de LLC op te richten.

De organisator kan een van de eigenaren van de LLC zijn (die leden worden genoemd), maar dit is niet vereist. De LLC kan ook een advocaat of een bedrijfsoprichtingsdienst inhuren als organisator. Zodra het papierwerk is ingediend en goedgekeurd, is het werk van de organisator meestal gedaan en gaat het beheer van de LLC over op de leden of managers volgens de exploitatieovereenkomst.

Wat is een geregistreerde agent?

Een geregistreerde agent is een persoon of bedrijf dat is aangewezen om namens een bedrijf juridische documenten en belangrijke kennisgevingen van de overheid (bijv. belastingformulieren, dagvaardingen of jaarverslagen) te ontvangen. De meeste LLC's en bedrijven in de VS moeten een geregistreerde agent hebben.

De geregistreerde agent moet een fysiek adres hebben (geen postbusnummer) in de staat waar het bedrijf is geregistreerd, en moet beschikbaar zijn tijdens normale kantooruren. Op die manier, als het bedrijf ooit betrokken is bij juridische stappen of als de staat om officiële redenen contact met het bedrijf moet opnemen, is de geregistreerde agent er om die kennisgevingen te accepteren.

Wat zijn de verschillen tussen organisatoren en geregistreerde agenten?

Organisatoren en geregistreerde agenten spelen verschillende rollen bij het starten en runnen van een bedrijf. De organisator is verantwoordelijk voor het opzetten van het bedrijf, terwijl de geregistreerde agent ervoor zorgt dat er een betrouwbaar contact is om het bedrijf legaal verbonden te houden met de staat zolang het actief is. Hier is een nadere blik op hoe deze rollen verschillen.

Organisator

De organisator lanceert het bedrijf officieel. Hun rol is om het officiële papierwerk in te dienen bij de staat om de LLC op te richten. Zodra de LLC wettelijk is gevormd, zit het werk van de organisator er meestal op. De organisator kan een eigenaar, een advocaat of een bedrijfsoprichtingsdienst zijn. Maar tenzij ze een andere rol in het bedrijf hebben, hebben ze doorgaans geen doorlopende verantwoordelijkheden of inspraak in de manier waarop het bedrijf wordt geleid.

Geregistreerde agent

De geregistreerde agent fungeert als langdurig aanspreekpunt van het bedrijf voor officiële documenten en juridische kennisgevingen. Ze hebben een fysiek adres in de staat waar het bedrijf is geregistreerd en zijn tijdens kantooruren beschikbaar om deze documenten te accepteren. De geregistreerde agent hoeft helemaal niet betrokken te zijn bij de dagelijkse gang van zaken; In feite huren veel bedrijven een geregistreerde agentservice van een derde partij in, vooral als ze in meerdere staten actief zijn.

Kunnen de organisator en de geregistreerde agent dezelfde persoon zijn?

De organisator en de geregistreerde agent kunnen dezelfde persoon of entiteit zijn als ze voldoen aan de vereisten voor beide rollen. Deze opzet is vrij gebruikelijk in kleine bedrijven en eenpersoons-LLC's. In grotere bedrijven of bedrijven die in meerdere staten actief zijn, is het gebruikelijker om deze rollen te scheiden.

Dit is wanneer het zinvol is om de organisator en geregistreerde agent dezelfde persoon te laten zijn:

• In kleine bedrijven waar een eigenaar de oprichting en doorlopende compliance op zich neemt, is het gemakkelijk om door één persoon beide rollen op zich te nemen. De eigenaar kan tijdens de oprichting als organisator optreden en als geregistreerde agent aanblijven. Dit houdt de zaken eenvoudig, vooral als het bedrijf in slechts één staat actief is.

• Sommige ondernemers geven er de voorkeur aan om een directe lijn te hebben naar officiële communicatie van de staat of juridische zaken. Door op te treden als zowel de organisator als de geregistreerde agent, blijven ze persoonlijk betrokken vanaf de installatie tot de dagelijkse naleving.

• Voor bedrijven die hun administratieve kosten willen verlagen, kan het een kosteneffectieve keuze zijn om één persoon beide te laten afhandelen. Het inhuren van een geregistreerde agentservice van derden is vaak niet nodig als de organisator een stabiele fysieke locatie heeft in de thuisstaat van het bedrijf en beschikbaar is tijdens kantooruren.

Wat zijn de juridische risico's van het kiezen van de verkeerde geregistreerde agent?

Het kiezen van de verkeerde geregistreerde agent kan ernstige problemen opleveren voor een bedrijf. Deze problemen kunnen het volgende omvatten:

• Gemiste juridische kennisgevingen: Een van de belangrijkste taken van de geregistreerde agent is het ontvangen van juridische documenten zoals rechtszaken en dagvaardingen. Als de agent deze niet tijdig doorgeeft, kan je bedrijf belangrijke deadlines missen. Dit kan leiden tot verstekvonnissen tegen jou of andere juridische gevolgen, simpelweg omdat je niet wist dat je moest reageren.

• Gemiste belastingaangiften en nalevingsherinneringen: Geregistreerde agenten zijn ook verantwoordelijk voor het ontvangen van belastingdocumenten en herinneringen over aangiften bij een Amerikaanse staat. Als deze over het hoofd worden gezien, mis je mogelijk de indieningstermijnen, waardoor boetes kunnen worden opgelegd of het bedrijf zijn goede reputatie bij de staat kan verliezen. Het inhalen van gemiste aangiften kan kostbaar en tijdrovend zijn.

• Niet-naleving van staatsvereisten: Staten hebben specifieke regels voor geregistreerde agenten. De agent moet een fysiek adres in de staat hebben en beschikbaar zijn tijdens reguliere kantooruren. Als je agent niet aan deze vereisten voldoet, kan het zijn dat je bedrijf niet meer aan de regels voldoet, wat kan leiden tot boetes of een administratieve ontbinding van het bedrijf door de staat.

• Privacy- en veiligheidsrisico's: Het kiezen van een geregistreerde agent zonder solide vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen kan je gevoelige documenten in gevaar brengen. Een onvoorzichtige agent kan belangrijke berichten verkeerd behandelen of kwijtraken, vertrouwelijke informatie blootleggen en beveiligingsproblemen veroorzaken.

• Zorgen over reputatie: Als klanten of partners zich bewust worden van nalevings- of juridische problemen, kan dat de geloofwaardigheid van het bedrijf schaden. Consistente problemen als gevolg van een slecht gekozen geregistreerde agent kunnen ervoor zorgen dat klanten op zoek gaan naar betrouwbaardere alternatieven.

Hoe kies je de juiste geregistreerde agent voor je bedrijf?

Door de juiste geregistreerde agent te kiezen om mee samen te werken, blijft je bedrijf compliant, georganiseerd en wettelijk beschermd. Hier zijn enkele factoren waarmee je rekening moet houden:

• Betrouwbaarheid en beschikbaarheid: De geregistreerde agent moet tijdens normale kantooruren beschikbaar zijn om belangrijke documenten in ontvangst te nemen. Zorg ervoor dat je een dienst of persoon kiest met een bewezen staat van dienst, zodat je weet dat ze er zullen zijn wanneer dat nodig is.

• Reactiviteit: Een goede geregistreerde agent ontvangt niet alleen documenten; Ze geven ze snel en efficiënt door. Zoek een agent die bekend staat om zijn snelle, veilige communicatie. Veel agenten bieden online dashboards en e-mailwaarschuwingen, wat geweldige manieren kunnen zijn om alles georganiseerd en toegankelijk te houden.

• Fysiek adres: Geregistreerde agenten hebben een fysiek adres nodig in elke staat waar je bedrijf actief is (geen postbusnummer). Als je bedrijf in meerdere staten actief is, is het meestal gemakkelijker om een nationale geregistreerde-agentservice te gebruiken die al je locaties onder één account kan afhandelen. Het heeft kantoren in verschillende staten, wat de zaken eenvoudiger kan maken naarmate je bedrijf groeit.

• Privacynormen: Als je een geregistreerde agent met een afzonderlijk bedrijfsadres gebruikt, kun je je persoonlijke of zakelijke adres uit het openbare register houden. Dit kan vooral handig zijn als je buitenshuis werkt.

• Ervaring en reputatie: Selecteer een agent met solide ervaring en een goede reputatie. Gevestigde geregistreerde agentservices begrijpen de nuances van compliance en staatsvereisten, zodat ze minder snel fouten maken. Controleer beoordelingen en zoek naar agenten met een staat van dienst op het gebied van betrouwbaarheid.

• Extra diensten: Veel diensten voor geregistreerde agenten bieden aanvullende diensten, zoals hulp bij jaarverslagen, nalevingswaarschuwingen en documentbeheersystemen. Deze kunnen waardevol zijn, vooral naarmate je bedrijf groeit en meer ondersteuning nodig heeft om in verschillende staten aan de regels te blijven voldoen.

• Kosten: Zoek naar een service die betaalbaarheid en betrouwbaarheid in evenwicht houdt. Veel gevestigde agenten bieden betaalbare abonnementen en behandelen documenten op een georganiseerde, tijdige manier.

Kun je je eigen organisator en geregistreerde agent zijn?

Ja, je kunt zowel de organisator als de geregistreerde agent voor je LLC zijn. Veel eigenaren van kleine bedrijven nemen beide rollen op zich, vooral in het begin. Hier is een overzicht van de voor- en nadelen om je te helpen beslissen of dit de juiste keuze voor jou is.

Voordelen

• Als je als je eigen organisator en geregistreerde agent fungeert, hoef je geen service van derden te betalen om deze verantwoordelijkheden af te handelen. Voor startups en kleine bedrijven met krappe budgetten kan dit een eenvoudige manier zijn om kosten te besparen.

• Als je beide rollen zelf afhandelt, heb je volledige controle en zichtbaarheid over het indieningsproces, juridische documenten en officiële kennisgevingen. Er is geen externe tussenpersoon om mee te communiceren, dus dit kan eenvoudiger aanvoelen.

• Als je eigen geregistreerde agent ontvang je alle juridische kennisgevingen, belastingformulieren en andere belangrijke documenten rechtstreeks. Dit kan je direct inzicht geven in eventuele problemen en je in staat stellen deze snel aan te pakken zonder te wachten tot iemand anders de informatie doorgeeft.

Nadelen

• Het adres van je geregistreerde agent is openbaar, dus als je je huisadres gebruikt, kun je wat privacy opofferen. Dit kan een nadeel zijn voor bedrijven aan huis, omdat iedereen toegang heeft tot je persoonlijke adres.

• Een geregistreerde agent moet tijdens reguliere kantooruren beschikbaar zijn op het vermelde adres. Als je vaak op afspraak bent of geen vaste kantoorlocatie heeft, kan dit een uitdaging zijn om te doen en kun je belangrijke leveringen missen.

• Door deze taken zelf te beheren, loop je het risico dat je per ongeluk belangrijke documenten over het hoofd ziet of kwijtraakt, vooral als je met meerdere rollen in je bedrijf jongleert. Als een juridische kennisgeving onopgemerkt blijft, kan dat leiden tot verstekvonnissen of andere sancties.

• Optreden als zowel geregistreerde agent als organisator is vaak beheersbaar voor eigenaren van kleine bedrijven. Maar dit kan ingewikkeld worden naarmate je bedrijf groeit, vooral als je je in meerdere staten registreert. Het inhuren van een externe geregistreerde agentservice kan je van deze nalevingslast ontlasten, vooral als je op verschillende locaties aanwezig moet blijven.

• Voor groeiende bedrijven of bedrijven met spraakmakende klanten of investeerders is het misschien niet ideaal om je persoonsgegevens aan het bedrijf te koppelen. Een professionele geregistreerde agentservice kan helpen om een zekere mate van scheiding tussen jou en het bedrijf te behouden.