Att starta ett företag innebär att fatta många beslut, och ett av de första kräver att du förstår skillnaden mellan rollerna som organisatör och registrerat ombud. Organisatören lämnar in bildningsdokumenten till delstaten för att officiellt etablera ett bolag (LLC), medan det registrerade ombudet fungerar som officiell kontakt för juridiska och delstatliga meddelanden. Cirka 43 % av småföretagen i USA fungerar som ett LLC, och att känna till denna skillnad är viktigt för att följa lagen.

Nedan kommer vi att beskriva ansvaret för varje roll och förklara varför de är viktiga för bolagsbildningen.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en organisatör?
  
• Vad är ett registrerat ombud?
  
• Vilka är skillnaderna mellan organisatörer och registrerade ombud?
  
• Kan organisatören och det registrerade ombudet vara samma person?
  
• Vilka är de juridiska riskerna med att välja fel registrerat ombud?
  
• Hur du väljer rätt registrerat ombud för ditt företag
  
• Kan du vara din egen organisatör och registrerade ombud?
  

Vad är en organisatör?

En organisatör är den person eller grupp som hanterar de officiella stegen för att skapa ett LLC-bolag. De lämnar in pappersarbetet till delstaten, vanligtvis i form av bolagsordningar, för att skapa ett LLC-bolag.

Organisatören kan vara en av LLC-bolagets ägare (som kallas medlemmar), men det är inget krav. LLC-bolag kan också anlita en advokat eller en företagsbildningstjänst som organisatör. När pappersarbetet är inlämnat och godkänt är organisatörens jobb vanligtvis gjort och ledningen av LLC-bolaget övergår till medlemmarna eller cheferna enligt driftsavtalet.

Vad är ett registrerat ombud?

Ett registrerat ombud är en person eller ett företag som utsetts att ta emot juridiska dokument och viktiga myndighetsmeddelanden (t.ex. skatteformulär, juridiska stämningar, årsredovisningar) för ett företags räkning. De flesta LLC-bolag och företag i USA måste ha registrerade ombud.

Det registrerade ombudet måste ha en fysisk adress – inte en postbox – i den delstat där företaget är registrerat och måste vara tillgänglig under ordinarie kontorstid. På så sätt, om företaget är inblandat i rättsliga åtgärder eller om delstaten behöver kontakta det av officiella skäl, är det registrerade ombudet där för att ta emot dessa meddelanden.

Vad är skillnaden mellan organisatörer och registrerade ombud?

Organisatörer och registrerade ombud spelar olika roller när det gäller att starta och driva ett företag. Organisatören ansvarar för att få igång verksamheten, medan det registrerade ombudet ser till att det finns en pålitlig kontakt för att hålla verksamheten lagligt kopplad till delstaten så länge den är verksam. Här är en närmare titt på hur dessa roller skiljer sig åt.

Organisatör

Organisatören lanserar officiellt verksamheten. Deras roll är att lämna in det officiella pappersarbetet till delstaten för att skapa LLC-bolaget. När LLC-bolaget väl är juridiskt bildat är organisatörens jobb vanligtvis klart. Organisatören kan vara en ägare, en advokat eller en tjänst för att starta ett företag. Men om de inte har en annan roll i företaget har de vanligtvis inget löpande ansvar eller inflytande över hur verksamheten drivs.

Registrerat ombud

Det registrerade ombudet fungerar som företagets långsiktiga kontaktpunkt för officiella dokument och juridiska meddelanden. De har en fysisk adress i den delstat där företaget är registrerat och är tillgängliga under kontorstid för att ta emot dessa dokument. Det registrerade ombudet behöver inte alls vara involverat i den dagliga verksamheten. Faktum är att många företag anlitar en tjänst för registrerade ombud från tredje part, särskilt om de är verksamma i flera delstater.

Kan organisatören och det registrerade ombudet vara samma person?

Organisatören och det registrerade ombudet kan vara samma person eller enhet om de uppfyller kraven för båda rollerna. Denna inställning är ganska vanlig i småföretag och LLC-bolag med en medlem. I större företag eller företag som är verksamma i flera delstater är det vanligare att separera dessa roller.

I dessa fall är det vettigt att ha organisatören och det registrerade ombudet som samma person:

• I småföretag där en ägare hanterar bildandet och löpande efterlevnad är det lätt för en person att ta på sig båda rollerna. Ägaren kan fungera som organisatör under bildandet och stanna kvar som registrerat ombud. Detta håller saker och ting enkla, särskilt om företaget bara är verksamt i en delstat.

• Vissa företagare föredrar att ha en direktlinje till all officiell kommunikation från delstaten eller juridiska frågor. Genom att agera som både organisatör och registrerat ombud förblir de personligt involverade från start till daglig efterlevnad.

• För företag som vill minska sina administrativa kostnader kan det vara ett kostnadseffektivt val att låta en person hantera båda rollerna. Att anlita ett registrerat ombud från tredje part är ofta onödigt om arrangören har en stabil fysisk plats i företagets hemstat och är tillgänglig under kontorstid.

Vilka är de juridiska riskerna med att välja fel registrerat ombud?

Att välja fel registrerat ombud kan skapa allvarliga problem för ett företag. Dessa problem kan omfatta följande:

• Missade juridiska meddelanden: En av det registrerade ombudets huvuduppgifter är att ta emot juridiska dokument som stämningar. Om agenten inte vidarebefordrar dessa i tid kan ditt företag missa viktiga tidsfrister. Detta kan leda till tredskodomar mot dig eller andra rättsliga konsekvenser helt enkelt för att du inte var medveten om att du behövde svara.

• Missade skattemeddelanden och påminnelser om efterlevnad: Registrerade ombud är också ansvariga för att ta emot skattedokument och påminnelser om deklaration i delstat. Om dessa förbises kan du missa inlämningsfrister, vilket kan leda till böter eller att företaget förlorar sin goda ställning hos delstaten. Att ta igen missade deklarationer kan vara kostsamt och tidskrävande.

• Bristande efterlevnad av delstatliga krav: Delstater har särskilda regler för registrerade ombud. Ombudet behöver en fysisk adress i delstaten och måste vara tillgänglig under ordinarie kontorstid. Om ombudet inte uppfyller dessa krav kan ditt företag bli icke-kompatibelt, vilket kan leda till påföljder eller att delstaten administrativt upplöser verksamheten.

• Integritets- och säkerhetsrisker: Att välja ett registrerat ombud utan solida sekretess- och säkerhetsåtgärder på plats kan utsätta dina känsliga dokument för risker. Ett slarvigt ombud kan hantera eller malplacera viktiga meddelanden, exponera konfidentiell information och skapa säkerhetsproblem.

• Anseendeproblem: Om kunder eller partner blir medvetna om några efterlevnads- eller juridiska problem kan det skada företagets trovärdighet. Konsekventa problem på grund av ett dåligt valt registrerat ombud kan få kunder att söka efter mer pålitliga alternativ.

Så väljer du rätt registrerat ombud för ditt företag

Genom att välja rätt registrerat ombud att arbeta med ser du till att ditt företag uppfyller alla regelkrav, är organiserat och skyddas juridiskt. Här är några faktorer att tänka på:

• Tillförlitlighet och tillgänglighet: Det registrerade ombudet måste vara tillgänglig under ordinarie kontorstid för att ta emot viktiga dokument. Se till att du väljer en tjänst eller person med en dokumenterad meritlista så att du vet att de kommer att finnas där när de behövs.

• Lyhördhet: Ett bra registrerat ombud tar inte bara emot dokument. De skickar dem vidare snabbt och effektivt. Leta efter ett ombud som är känt för snabb och säker kommunikation. Många ombud erbjuder dashboards online och e-postvarningar, vilket kan vara bra sätt att hålla allt organiserat och tillgängligt.

• Fysisk adress: Registrerade ombud behöver en fysisk adress i varje delstat där ditt företag bedriver verksamhet (inte en postbox). Om ditt företag är verksamt i flera delstater är det vanligtvis enklare att anlita ett registrerat ombud från tredje part som kan hantera alla dina platser under ett konto. Det kommer att ha kontor i olika delstater, vilket kan göra saker och ting enklare när ditt företag växer.

• Sekretesstandarder: Genom att använda ett registrerat ombud med en separat företagsadress kan du hålla din privat- eller företagsadress borta från offentliga register. Detta kan vara särskilt användbart om du arbetar utanför ditt hem.

• Erfarenhet och anseende: Välj en agent med gedigen erfarenhet och ett gott anseende. Etablerade tjänster för registrerade ombud förstår nyanserna i efterlevnad och delstatliga krav, så de är mindre benägna att göra misstag. Kontrollera recensioner och leta efter ombud som är kända för sin tillförlitlighet.

• Extra tjänster: Många tjänster för registrerat ombud erbjuder ytterligare tjänster som hjälp med årsredovisningar, efterlevnadsvarningar och dokumenthanteringssystem. Dessa kan vara värdefulla, särskilt när ditt företag växer och behöver mer stöd för att uppfylla kraven i olika delstater.

• Kostnad: Leta efter en tjänst som balanserar prisvärdhet med tillförlitlighet. Många etablerade ombud erbjuder prisvärda planer och hanterar dokument på ett organiserat och snabbt sätt.

Kan du vara din egen organisatör och registrerade ombud?

Ja, du kan vara både organisatör och registrerat ombud för ditt LLC-bolag. Många småföretagare tar på sig båda rollerna, särskilt i ett tidigt skede. Här är en uppdelning av för- och nackdelar för att hjälpa dig att avgöra om detta är rätt val för dig.

Fördelar

• Att fungera som din egen organisatör och registrerade ombud innebär att du inte behöver betala en tredjepartstjänst för att hantera dessa ansvarsområden. För nystartade företag och småföretag med snäva budgetar kan detta vara ett enkelt sätt att minska kostnaderna.

• Om du hanterar båda rollerna själv har du fullständig kontroll och synlighet över deklareringsprocessen, juridiska dokument och officiella meddelanden. Det finns ingen mellanhand från tredje part att kommunicera med så det här kan kännas enklare.

• Som ditt eget registrerade ombud får du alla juridiska meddelanden, skatteformulär och andra viktiga dokument direkt. Detta kan ge dig omedelbar insikt i eventuella problem och göra att du snabbt kan åtgärda dem utan att vänta på att någon annan ska vidarebefordra informationen.

Nackdelar

• Adressen till ditt registrerade ombud är allmän handling, så om du använder din hemadress kan du offra din integritet på köpet. Detta kan vara en nackdel för hembaserade företag, eftersom vem som helst kan komma åt din personliga adress.

• Ett registrerat ombud måste vara tillgängligt på den angivna adressen under ordinarie kontorstid. Om du ofta är ute på möten eller inte har en fast kontorsplats kan detta vara utmanande att göra och du kan missa viktiga leveranser.

• Genom att hantera dessa uppgifter själv riskerar du att oavsiktligt förbise eller tappa bort viktiga dokument – särskilt om du har flera roller i ditt företag. Om ett rättsligt meddelande går obemärkt förbi kan det leda till tredskodom eller andra påföljder.

• Att agera som både registrerat ombud och organisatör är ofta hanterbart för småföretagare. Men detta kan bli komplicerat när ditt företag expanderar, särskilt om du registrerar dig i flera delstater. Att anlita en tjänst för registrerade ombud kan befria dig från denna efterlevnadsbörda, särskilt om du behöver upprätthålla en närvaro på olika platser.

• För växande företag eller företag med högprofilerade kunder eller investerare är det kanske inte idealiskt att ha din personliga information kopplad till företaget. En professionell tjänst för registrerade ombud kan hjälpa till att hålla isär det privata och det affärsmässiga mellan dig och företaget.