Ein Unternehmen zu gründen bedeutet, zahlreiche Entscheidungen zu treffen – eine der ersten erfordert, dass Sie den Unterschied zwischen den Rollen von Organizer und Registered Agent verstehen. Der Organizer reicht die Gründungsdokumente beim Bundesstaat ein, um offiziell eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Limited Liability Company, LLC) zu gründen, während der Registered Agent als offizieller Ansprechpartner für rechtliche und behördliche Mitteilungen fungiert. Etwa 43 % der kleinen Unternehmen in den USA arbeiten als LLCs. Diesen Unterschied zu kennen, ist wichtig für die Einhaltung der Gesetze.

Im Folgenden gehen wir auf die Verantwortlichkeiten der einzelnen Rollen ein und erklären, warum sie für den Unternehmensgründungsprozess wichtig sind.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Organizer?
  
• Was ist ein Registered Agent?
  
• Was sind die Unterschiede zwischen Organizer und Registered Agent?
  
• Können Organizer und Registered Agent ein und dieselbe Person sein?
  
• Welche rechtlichen Risiken bestehen bei der Wahl des falschen Registered Agent?
  
• So wählen Sie den richtigen Registered Agent für Ihr Unternehmen aus
  
• Können Sie Ihr eigener Organizer und Registered Agent sein?
  

Was ist ein Organizer?

Ein Organizer ist die Person oder Gruppe, die die offiziellen Schritte zur Gründung einer LLC durchführt. Er reicht die Unterlagen beim Bundesstaat ein, in der Regel in Form der Unternehmenssatzung, um die LLC zu gründen.

Der Organizer kann Inhaber/in der LLC sein (die als Mitglieder bezeichnet werden), was aber nicht erforderlich ist. Die LLC kann auch eine/n Anwältin/Anwalt oder einen Unternehmensgründungsdienst als Organizer beauftragen. Sobald die Papiere eingereicht und genehmigt sind, ist die Arbeit des Organizer in der Regel erledigt, und die Verwaltung der LLC geht gemäß der Betriebsvereinbarung an die Mitglieder oder Manager/innen über.

Was ist ein Registered Agent?

Ein Registered Agent ist eine Person oder ein Unternehmen, die bzw. das dazu bestimmt ist, im Namen eines Unternehmens Rechtsdokumente und wichtige behördliche Mitteilungen (z. B. Steuerformulare, gerichtliche Vorladungen, Jahresberichte) entgegenzunehmen. Die meisten LLCs und Unternehmen in den USA müssen Registered Agents haben.

Der Registered Agent muss eine physische Adresse – kein Postfach – in dem Bundesstaat haben, in dem das Unternehmen registriert ist, und zu den üblichen Geschäftszeiten erreichbar sein. Auf diese Weise ist der Registered Agent, wenn das Unternehmen jemals in rechtliche Schritte verwickelt ist oder wenn der Bundesstaat es aus offiziellen Gründen kontaktieren muss, da, um diese Mitteilungen entgegenzunehmen.

Was sind die Unterschiede zwischen Organizer und Registered Agent?

Organizer und Registered Agent spielen unterschiedliche Rollen bei der Gründung und Führung eines Unternehmens. Der Organizer ist für die Gründung des Unternehmens verantwortlich, während der Registered Agent sicherstellt, dass es einen zuverlässigen Ansprechpartner gibt, der das Unternehmen rechtlich mit dem Bundesstaat verbindet, solange es tätig ist. Sehen Sie sich im Folgenden genauer an, wie sich diese Rollen unterscheiden.

Organizer

Der Organizer gibt den offiziellen Startschuss für das Unternehmen. Seine Aufgabe ist es, die offiziellen Unterlagen beim Bundesstaat einzureichen, um die LLC zu gründen. Sobald die LLC rechtskräftig gegründet ist, ist die Arbeit des Organizers in der Regel erledigt. Der Organizer kann ein/e Eigentümer/in, ein/e Anwältin/Anwalt oder ein Unternehmensgründungsdienst sein. Solange er keine andere Rolle im Unternehmen hat, hat er in der Regel keine laufenden Verantwortlichkeiten oder Mitspracherecht bei der Führung des Unternehmens.

Registered Agent

Der Registered Agent dient dem Unternehmen als langfristiger Ansprechpartner für offizielle Dokumente und rechtliche Mitteilungen. Er hat eine physische Adresse in dem Bundesstaat, in dem das Unternehmen registriert ist, und ist während der Geschäftszeiten verfügbar, um diese Dokumente entgegenzunehmen. Der Registered Agent muss überhaupt nicht in das Tagesgeschäft eingebunden sein; in der Tat beauftragen viele Unternehmen einen Registered Agent eines Drittanbieters, insbesondere wenn sie in mehreren Bundesstaaten tätig sind.

Darf es sich bei dem Organizer und dem Registered Agent um ein und dieselbe Person handeln?

Der Organizer und der Registered Agent können ein und dieselbe natürliche oder juristische Person sein, wenn sie die Anforderungen für beide Rollen erfüllen. Diese Einrichtung ist in kleinen Unternehmen und Single-Member-LLCs weit verbreitet. In größeren Unternehmen oder Unternehmen, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, ist es üblicher, diese Rollen zu trennen.

Hier ist es sinnvoll, dass Organizer und Registered Agent dieselbe Person sind:

• In kleinen Unternehmen, in denen sich ein/e Eigentümer/in um die Gründung und die laufende Einhaltung der Vorschriften kümmert, ist es einfach, dass eine Person beide Rollen übernimmt. Die/der Eigentümer/in kann während der Gründung als Organizer fungieren und als Registered Agent weiterarbeiten. Auf diese Weise bleiben die Dinge einfach, insbesondere wenn das Unternehmen nur in einem Bundesstaat tätig ist.

• Einige Unternehmensinhaber/innen bevorzugen es, einen direkten Draht zur offiziellen Kommunikation des Bundesstaates oder zu rechtlichen Angelegenheiten zu haben. Indem sie sowohl als Organizer als auch als Registered Agent fungieren, bleiben sie von der Einrichtung bis zur täglichen Einhaltung der Vorschriften persönlich involviert.

• Für Unternehmen, die ihre Verwaltungskosten senken möchten, kann es eine kostengünstige Wahl sein, eine Person zu haben, die sich um beides kümmert. Die Beauftragung eines Registered Agent eines Drittanbieters ist oft nicht erforderlich, wenn der Organizer über einen stabilen physischen Standort im Heimatbundesstaat des Unternehmens verfügt und während der Geschäftszeiten erreichbar ist.

Welche rechtlichen Risiken bestehen bei der Wahl des falschen Registered Agent?

Die Wahl des falschen Registered Agent kann für ein Unternehmen zu ernsthaften Problemen führen. Zu diesen Problemen können die folgenden gehören:

• Verpasste rechtliche Mitteilungen: Eine der Hauptaufgaben des Registered Agent ist es, rechtliche Dokumente wie Klagen und Vorladungen entgegenzunehmen. Wenn der Registered Agent diese nicht rechtzeitig weiterleitet, verpasst Ihr Unternehmen möglicherweise wichtige Fristen. Dies kann zu Säumnisurteilen gegen Sie oder anderen rechtlichen Konsequenzen führen, nur weil Sie nicht wussten, dass Sie reagieren müssen.

• Verpasste Steuerbescheide und Compliance-Erinnerungen: Registered Agents sind auch für den Erhalt von Steuerunterlagen und Erinnerungen zu staatlichen Einreichungen verantwortlich. Wenn diese übersehen werden, verpassen Sie möglicherweise Einreichungsfristen, was dazu führen kann, dass Geldbußen verhängt werden oder das Unternehmen seinen guten Ruf beim Bundesstaat verliert. Das Nachholen verpasster Anmeldungen kann kostspielig und zeitaufwändig sein.

• Nichteinhaltung staatlicher Anforderungen: Die Bundesstaaten haben besondere Regeln für Registered Agents. Der Registered Agent benötigt eine physische Adresse im Bundesstaat und muss während der regulären Geschäftszeiten erreichbar sein. Wenn Ihr Registered Agent diese Anforderungen nicht erfüllt, kann Ihr Unternehmen die Vorschriften nicht einhalten, was zu Strafen oder zur administrativen Auflösung des Unternehmens durch den Bundesstaat führen kann.

• Datenschutz- und Sicherheitsrisiken: Die Wahl eines Registered Agent ohne solide Vertraulichkeits- und Sicherheitsmaßnahmen kann Ihre sensiblen Dokumente gefährden. Ein unvorsichtiger Registered Agent könnte wichtige Mitteilungen falsch handhaben oder verlegen, wodurch vertrauliche Informationen preisgegeben und Sicherheitsprobleme entstehen.

• Reputationsprobleme: Wenn Kundinnen und Kunden oder Partner/innen auf Compliance- oder Rechtsprobleme aufmerksam werden, kann dies der Reputation des Unternehmens schaden. Ständige Probleme aufgrund eines schlecht ausgewählten Registered Agent könnten Kundinnen und Kunden dazu veranlassen, nach zuverlässigeren Alternativen zu suchen.

So wählen Sie den richtigen Registered Agent für Ihr Unternehmen aus

Die Auswahl des richtigen Registered Agent sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen gesetzeskonform, organisiert und rechtlich geschützt bleibt. Hier sind einige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

• Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit: Der Registered Agent muss während der üblichen Geschäftszeiten erreichbar sein, um wichtige Dokumente entgegenzunehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Dienst oder eine Person mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz auswählen, damit Sie wissen, dass sie/er bei Bedarf zur Verfügung stehen.

• Reaktionsfähigkeit: Ein guter Registered Agent empfängt nicht nur Dokumente, sondern er gibt sie schnell und effizient weiter. Suchen Sie nach einem Registered Agent, der für eine schnelle und sichere Kommunikation bekannt ist. Viele Registered Agents bieten Online-Dashboards und E-Mail-Benachrichtigungen an, die eine gute Möglichkeit sein können, alles organisiert und zugänglich zu halten.

• Physische Adresse: Registered Agents benötigen eine physische Adresse in jedem Bundesstaat, in dem Ihr Unternehmen tätig ist (kein Postfach). Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Bundesstaaten tätig ist, ist es in der Regel einfacher, einen nationalen Registered Agent zu beauftragen, der alle Ihre Standorte unter einem Konto verwalten kann. Es wird Niederlassungen in allen Bundesstaaten haben, was die Dinge vereinfachen kann, wenn Ihr Unternehmen wächst.

• Datenschutzstandards: Die Verwendung eines Registered Agent mit einer separaten Geschäftsadresse hilft, Ihre persönliche oder geschäftliche Adresse aus den öffentlichen Aufzeichnungen herauszuhalten. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten.

• Erfahrung und Reputation: Wählen Sie einen Registered Agent mit solider Erfahrung und guter Reputation. Etablierte Registered Agents kennen die Feinheiten von Compliance und staatlichen Anforderungen und sind daher weniger anfällig für Fehler. Überprüfen Sie Bewertungen und suchen Sie nach Registered Agents mit einer Erfolgsbilanz in puncto Zuverlässigkeit.

• Zusätzliche Dienstleistungen: Viele Registered Agents bieten zusätzliche Dienstleistungen wie Hilfe bei Jahresberichten, Compliance-Warnungen und Dokumentenmanagementsysteme. Diese können besonders wertvoll sein, wenn Ihr Unternehmen wächst und mehr Unterstützung benötigt, um in verschiedenen Bundesstaaten konform zu bleiben.

• Kosten: Suchen Sie nach einem Service, der Erschwinglichkeit und Zuverlässigkeit in Einklang bringt. Viele etablierte Registered Agents bieten erschwingliche Pläne und bearbeiten Dokumente auf organisierte und zeitnahe Weise.

Können Sie Ihr eigener Organizer und Registered Agent sein?

Ja, Sie können sowohl Organizer als auch Registered Agent für Ihre LLC sein. Viele Kleinunternehmer/innen übernehmen beide Rollen, vor allem am Anfang. Hier finden Sie eine Aufschlüsselung der Vor- und Nachteile, die Ihnen bei der Entscheidung helfen soll, ob dies die richtige Wahl für Sie ist.

Vorteile

• Wenn Sie als Ihr eigener Organizer und Registered Agent fungieren, müssen Sie keinen Drittanbieter bezahlen, um diese Aufgaben zu erfüllen. Für Start-ups und kleine Unternehmen mit knappen Budgets kann dies eine einfache Möglichkeit sein, Kosten zu sparen.

• Wenn Sie beide Rollen selbst übernehmen, haben Sie die vollständige Kontrolle und Transparenz über den Einreichungsprozess, rechtliche Dokumente und offizielle Mitteilungen. Es gibt keinen Drittanbieter, mit dem Sie kommunizieren müssen, sodass dies einfacher sein kann.

• Als Ihr eigener Registered Agent erhalten Sie alle rechtlichen Hinweise, Steuerformulare und andere wichtige Dokumente direkt. Dies kann Ihnen einen sofortigen Einblick in alle Probleme geben und es Ihnen ermöglichen, diese schnell zu beheben, ohne darauf warten zu müssen, dass jemand anderes die Informationen weitergibt.

Nachteile

• Die Adresse Ihres Registered Agent ist öffentlich bekannt, wenn Sie also Ihre Privatadresse verwenden, können Sie einen Teil Ihrer Privatsphäre aufgeben. Dies kann für Unternehmen von zu Hause aus ein Nachteil sein, da jeder auf Ihre persönliche Adresse zugreifen kann.

• Ein Registered Agent muss während der üblichen Geschäftszeiten an der angegebenen Adresse erreichbar sein. Wenn Sie häufig zu Terminen unterwegs sind oder keinen festen Bürostandort haben, kann dies eine Herausforderung sein und Sie könnten wichtige Zustellungen verpassen.

• Wenn Sie diese Aufgaben selbst übernehmen, laufen Sie Gefahr, wichtige Dokumente versehentlich zu übersehen oder zu verlegen – insbesondere, wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit mehreren Rollen jonglieren. Wenn eine rechtliche Mitteilung unbemerkt bleibt, kann dies zu Säumnisurteilen oder anderen Sanktionen führen.

• Sowohl als Registered Agent als auch als Organizer zu agieren, ist für Kleinunternehmer/innen oft überschaubar. Es kann jedoch kompliziert werden, wenn Ihr Unternehmen expandiert, insbesondere wenn Sie sich in mehreren Bundesstaaten registrieren. Die Beauftragung eines externen Registered Agent kann Sie von dieser Compliance-Belastung befreien, insbesondere wenn Sie an verschiedenen Standorten präsent sein wollen.

• Für wachsende Unternehmen oder solche mit hochkarätiger Kundschaft oder Investoren ist es möglicherweise nicht ideal, wenn Ihre persönlichen Daten mit dem Unternehmen verknüpft werden. Ein professioneller Registered Agent kann dazu beitragen, ein gewisses Maß an Trennung zwischen Ihnen und dem Unternehmen aufrechtzuerhalten.