Avviare un'attività significa prendere numerose decisioni, e una delle prime richiede di comprendere la distinzione tra i ruoli di un organizzatore e di un agente autorizzato. L'organizzatore presenta i documenti di costituzione allo Stato per costituire ufficialmente una società a responsabilità limitata (LLC, o limited liability company), mentre l'agente autorizzato funge da contatto ufficiale per gli avvisi legali e governativi. Circa il 43% delle piccole imprese negli Stati Uniti opera come LLC e conoscere questa differenza è importante per il rispetto della legge.

Di seguito, analizzeremo le responsabilità di ciascun ruolo e spiegheremo perché sono importanti per il processo di costituzione di un'attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è un organizzatore?
  
• Cos'è un agente autorizzato?
  
• Quali sono le differenze tra organizzatori e agenti autorizzati?
  
• L'organizzatore e l'agente autorizzato possono essere la stessa persona?
  
• Quali sono i rischi legali legati alla scelta dell'agente autorizzato sbagliato?
  
• Come scegliere l'agente autorizzato giusto per la tua attività
  
• Si può essere l'organizzatore e l'agente autorizzato di se stessi?
  

Cos'è un organizzatore?

Un organizzatore ("organizer") è la persona o il gruppo che gestisce i passaggi ufficiali per creare una LLC. Questa persona presenta i documenti allo Stato, di solito sotto forma di atto costitutivo, per creare la LLC.

L'organizzatore può essere uno dei titolari della LLC (che sono chiamati soci), ma non è obbligatorio. La LLC può anche assumere un avvocato o un servizio per la costituzione di società come organizzatore. Una volta che i documenti sono stati depositati e approvati, il lavoro dell'organizzatore è solitamente concluso e la gestione della LLC passa ai soci o ai manager in base all'accordo di gestione.

Cos'è un agente autorizzato?

Un agente autorizzato ("registered agent") è una persona o un'attività designata a ricevere documenti legali e importanti notifiche della pubblica amministrazione (ad es., moduli fiscali, citazioni legali, relazioni annuali) per conto di un'azienda. La maggior parte delle LLC e delle Corporation negli Stati Uniti è tenuta ad avere agenti autorizzati.

L'agente autorizzato deve avere un indirizzo fisico (non una casella postale) nello Stato in cui è registrata l'azienda e deve essere disponibile durante il normale orario di lavoro. In questo modo, se l'attività dovesse essere coinvolta in azioni legali o se lo Stato ha bisogno di contattarla per motivi ufficiali, l'agente autorizzato è presente per accettare tali notifiche.

Quali sono le differenze tra organizzatori e agenti autorizzati?

Gli organizzatori e gli agenti autorizzati svolgono ruoli distinti nell'avvio e nella gestione di un'attività. L'organizzatore è incaricato di avviare l'attività, mentre l'agente autorizzato garantisce che ci sia un contatto affidabile per mantenere l'attività giuridicamente collegata allo Stato per tutta la durata delle sue operazioni. Diamo un'occhiata più da vicino alle differenze tra questi ruoli.

Organizzatore

L'organizzatore avvia ufficialmente l'attività. Il suo ruolo è quello di presentare i documenti ufficiali allo Stato per creare la LLC. Una volta che la LLC è legalmente costituita, il lavoro dell'organizzatore è solitamente concluso. L'organizzatore potrebbe essere un titolare, un avvocato o un servizio per la costituzione di società. Ma a meno che tale persona non abbia un altro ruolo nell'azienda, in genere non ha alcuna responsabilità continuativa o voce in capitolo su come viene gestita l'attività.

Agente autorizzato

L'agente autorizzato funge da punto di contatto a lungo termine dell'azienda per i documenti ufficiali e le note legali. Ha un indirizzo fisico nello Stato in cui è registrata l'attività ed è disponibile durante l'orario lavorativo per accettare questi documenti. L'agente autorizzato non deve affatto essere coinvolto nelle attività quotidiane; in effetti, molte attività assumono un servizio di agente autorizzato di terze parti, in particolare se operano in più Stati.

L'organizzatore e l'agente autorizzato possono essere la stessa persona?

L'organizzatore e l'agente autorizzato possono essere la stessa persona fisica o giuridica se soddisfano i requisiti per entrambi i ruoli. Questa configurazione è abbastanza comune nelle piccole imprese e nelle LLC unipersonali. Nelle attività più grandi o nelle aziende che operano in più Stati, è più comune separare questi ruoli.

Ecco alcuni casi in cui ha senso che l'organizzatore e l'agente autorizzato siano la stessa persona.

• Nelle piccole imprese, in cui il titolare si occupa della formazione e della conformità costante, è facile che una persona assuma entrambi i ruoli. Il titolare potrebbe fungere da organizzatore durante la formazione e rimanere come agente autorizzato. Ciò mantiene tutto più semplice, soprattutto se l'attività opera in un solo Stato.

• Alcuni titolari di attività preferiscono avere una linea diretta con qualsiasi comunicazione ufficiale da parte dello Stato o eventuali questioni legali. Agendo sia come organizzatore che come agente autorizzato, rimangono personalmente coinvolti dalla configurazione alla conformità quotidiana.

• Per le attività che desiderano ridurre le spese amministrative, avere una persona che gestisce entrambi i ruoli può essere una scelta conveniente. L'assunzione di un servizio di agente autorizzato di terze parti spesso non è necessaria se l'organizzatore ha una sede fisica stabile nello Stato di origine dell'attività ed è disponibile durante l'orario di lavoro.

Quali sono i rischi legali legati alla scelta dell'agente autorizzato sbagliato?

La scelta dell'agente autorizzato sbagliato può creare seri problemi per un'attività. Tali problemi possono includere quelli riportati di seguito.

• Mancata ricezione di note legali: uno dei compiti principali dell'agente autorizzato è quello di ricevere documenti legali come cause legali e citazioni in giudizio. Se l'agente non li trasmette in modo tempestivo, la tua attività potrebbe non rispettare scadenze importanti. Questo può portare a sentenze in contumacia contro di te o ad altre conseguenze legali semplicemente dovute al fatto che non eri consapevole di dover rispondere.

• Mancata ricezione di notifiche fiscali e promemoria di conformità: gli agenti autorizzati sono anche responsabili della ricezione dei documenti fiscali e dei promemoria sulle dichiarazioni statali. Se questi sfuggono, potresti non rispettare le scadenze di presentazione, il che può causare multe o la perdita di buona reputazione dell'attività nei confronti dello Stato. Recuperare il ritardo in caso di mancate presentazioni può essere costoso e richiedere molto tempo.

• Mancata conformità ai requisiti statali: gli Stati hanno norme specifiche per gli agenti autorizzati. L'agente deve avere un indirizzo fisico nello Stato ed essere disponibile durante il normale orario di lavoro. Se il tuo agente non soddisfa questi requisiti, la tua attività potrebbe diventare non conforme, il che potrebbe portare a sanzioni o allo scioglimento amministrativo dell'attività da parte dello Stato.

• Rischi per la privacy e la sicurezza: la scelta di un agente autorizzato senza una salda riservatezza e misure di sicurezza in atto può mettere a rischio i tuoi documenti sensibili. Un agente negligente potrebbe gestire in modo errato o smarrire avvisi importanti, esponendo informazioni riservate e creando problemi di sicurezza.

• Problemi di reputazione: se i clienti o i partner vengono a conoscenza di problemi legali o di conformità, ciò può danneggiare la credibilità dell'attività. Problemi costanti dovuti a un agente autorizzato scelto male potrebbero indurre i clienti a cercare alternative più affidabili.

Come scegliere l'agente autorizzato giusto per la tua attività

La scelta dell'agente autorizzato giusto con cui collaborare garantisce la conformità, l'organizzazione e la tutela legale della tua attività. Ecco alcuni fattori da considerare.

• Affidabilità e disponibilità: l'agente autorizzato deve essere disponibile durante il normale orario di lavoro per ricevere documenti importanti. Assicurati di scegliere un servizio o una persona con una comprovata esperienza in modo da sapere che ci saranno quando necessario.

• Reattività: un buon agente autorizzato non si limita a ricevere documenti, ma li trasmette in modo rapido ed efficiente. Cerca un agente noto per una comunicazione rapida e sicura. Molti agenti offrono dashboard online e avvisi via email, che possono essere ottimi modi per mantenere tutto organizzato e accessibile.

• Indirizzo fisico: gli agenti autorizzati devono avere un indirizzo fisico in ogni Stato in cui opera l'attività (non una casella postale). Se la tua attività opera in più Stati, di solito è più facile utilizzare un servizio di agente autorizzato nazionale in grado di gestire tutte le tue sedi con un solo account. Tale servizio avrà uffici in tutti gli Stati, il che può rendere le cose più semplici man mano che la tua attività cresce.

• Standard di privacy: l'utilizzo di un agente autorizzato con un indirizzo dell'attività separato consente di mantenere il tuo indirizzo personale o aziendale al di fuori dai registri pubblici. Questo può essere particolarmente utile se lavori da casa tua.

• Esperienza e reputazione: scegli un agente con una solida esperienza e una buona reputazione. I servizi di agente autorizzato consolidati comprendono le sfumature della conformità e dei requisiti statali, quindi è meno probabile che commettano errori. Controlla le recensioni e cerca agenti con una comprovata esperienza di affidabilità.

• Servizi extra: molti servizi di agente autorizzato offrono servizi aggiuntivi come l'assistenza con i rapporti annuali, gli avvisi di conformità e i sistemi di gestione dei documenti. Questi possono essere preziosi, soprattutto quando la tua attività cresce e ha bisogno di maggiore supporto per rimanere conforme nei diversi Stati.

• Costo: cerca un servizio che bilanci convenienza e affidabilità. Molti agenti affermati offrono piani convenienti e gestiscono i documenti in modo organizzato e tempestivo.

Si può essere l'organizzatore e l'agente autorizzato di se stessi?

Sì, si può essere sia l'organizzatore che l'agente autorizzato della propria LLC. Molti titolari di piccole imprese assumono entrambi i ruoli, soprattutto all'inizio. Ecco una ripartizione dei pro e dei contro per aiutarti a decidere se questa è la scelta giusta per te.

Vantaggi

• Fungere da organizzatore e agente autorizzato di se stessi significa che non dovrai pagare un servizio di terze parti per gestire queste responsabilità. Per le start-up e le piccole imprese con budget limitati, questo può essere un modo semplice per ridurre i costi.

• Se gestisci te stesso entrambi i ruoli, avrai un controllo e una visibilità completi sulla procedura di presentazione, sui documenti legali e sugli avvisi ufficiali. Non c'è un intermediario di terze parti con cui comunicare, il che può far sembrare il tutto più semplice.

• In qualità di agente autorizzato di te stesso, riceverai direttamente tutte le note legali, i moduli fiscali e gli altri documenti importanti. Questo può darti informazioni immediate su eventuali problemi e consentirti di risolverli rapidamente senza aspettare che qualcun altro trasmetta le informazioni.

Svantaggi

• L'indirizzo del tuo agente autorizzato è di dominio pubblico, quindi se usi il tuo indirizzo di casa, potresti sacrificare parte della privacy. Questo può essere uno svantaggio per le attività svolte da casa, poiché chiunque potrebbe accedere al tuo indirizzo personale.

• Un agente autorizzato deve essere disponibile all'indirizzo indicato durante il normale orario di lavoro. Se sei spesso fuori per appuntamenti o non hai un ufficio fisso, questo può essere impegnativo da fare e potresti perdere consegne importanti.

• Gestendo tu stesso queste attività, rischi di trascurare o smarrire accidentalmente documenti chiave, soprattutto se ti destreggi tra più ruoli nella tua attività. Se un avviso legale passa inosservato, ciò potrebbe portare a sentenze in contumacia o altre sanzioni.

• Agire sia come agente autorizzato che come organizzatore è spesso gestibile per i titolari di piccole imprese. Ma questo può diventare complicato man mano che la tua attività si espande, in particolare se ti registri in più Stati. L'assunzione di un servizio di agente autorizzato di terze parti può sollevarti da questo onere di conformità, soprattutto se hai bisogno di mantenere una presenza in diverse sedi.

• Per le attività in crescita o con clienti o investitori di alto profilo, avere le tue informazioni personali collegate all'attività potrebbe non essere l'ideale. Un servizio di agente autorizzato professionale può aiutarti a mantenere un livello di separazione tra te e l'attività.