Démarrer une entreprise implique de prendre de nombreuses décisions, et l’une des premières exige que vous compreniez la distinction entre les rôles d’un organisateur et d’un agent agréé. L’organisateur dépose les documents de formation auprès de l’État pour établir officiellement une société à responsabilité limitée (LLC). L’agent agréé, quant à lui, agit en qualité de contact officiel pour les avis légaux et gouvernementaux. Environ 43 % des petites entreprises aux États-Unis opèrent en tant que LLC, et il est important de connaître cette différence pour se conformer à la loi.

Dans cet article, nous présenterons les responsabilités de chaque rôle et expliquerons pourquoi elles sont importantes dans le processus de création d’entreprise.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’un organisateur ?
  
• Qu’est-ce qu’un agent agréé ?
  
• Quelles sont les différences entre les organisateurs et les agents agréés ?
  
• L’organisateur et l’agent agréé peuvent-ils être la même personne ?
  
• Quels sont les risques juridiques liés au choix d’un mauvais agent agréé ?
  
• Comment choisir le bon agent agréé pour votre entreprise ?
  
• Pouvez-vous être votre propre organisateur et agent agréé ?
  

Qu’est-ce qu’un organisateur ?

Un organisateur est la personne ou le groupe qui s’occupe des étapes officielles de la création d’une LLC. Ils déposent les documents auprès de l’État, généralement sous la forme de statuts d’entreprise, pour créer la LLC.

L’organisateur peut être l’un des propriétaires de la LLC (appelés membres), mais ce n’est pas obligatoire. La LLC peut également engager un avocat ou un service de création d’entreprise en tant qu’organisateur. Une fois que les documents sont déposés et approuvés, le travail de l’organisateur est généralement terminé et il incombe aux membres ou aux gestionnaires de la LLC de gérer l’entreprise conformément à ses statuts.

Qu’est-ce qu’un agent agréé ?

Un agent agréé est une personne ou une entreprise désignée pour recevoir des documents juridiques et des avis gouvernementaux importants (par exemple, des formulaires fiscaux, des assignations en justice, des rapports annuels) au nom d’une société. Aux États-Unis, la plupart des LLC et sociétés par actions sont tenues d’avoir des agents enregistrés.

L’agent agréé doit disposer d’une adresse physique (et non d’une boîte postale) dans l’État où l’entreprise est enregistrée et doit être disponible pendant les heures normales de bureau. Ainsi, si l’entreprise est impliquée dans une action en justice ou si l’État a besoin de la contacter pour des raisons officielles, l’agent enregistré est là pour accepter ces avis.

Quelles sont les différences entre les organisateurs et les agents agréés ?

Les organisateurs et les agents agréés jouent des rôles distincts dans le démarrage et la gestion d’une entreprise. L’organisateur est chargé de la création de l’entreprise, tandis que l’agent agréé s’assure qu’il y a un contact fiable pour maintenir l’entreprise légalement connectée à l’État aussi longtemps qu’elle fonctionne. Voici un aperçu des différences entre ces rôles.

Organisateur

L’organisateur lance officiellement l’entreprise. Son rôle est de déposer les documents officiels auprès de l’État pour créer la LLC. Une fois celle-ci légalement constituée, le travail de l’organisateur est généralement terminé. Il peut s’agir d’un propriétaire, d’un avocat ou d’un service de création d’entreprise. Toutefois, à moins qu’ils n’aient un autre rôle dans l’entreprise, ils n’ont généralement pas de responsabilités permanentes et n’ont pas leur mot à dire sur la façon dont l’entreprise est gérée.

Agent agréé

L’agent agréé est le point de contact à long terme de l’entreprise pour les documents officiels et les avis légaux. Il dispose d’une adresse physique dans l’État où l’entreprise est enregistrée et est disponible pendant les heures de bureau pour accepter ces documents. L’agent agréé n’a pas du tout besoin d’être impliqué dans les affaires courantes. De nombreuses entreprises font appel aux services d’un agent agréé tiers, en particulier si elles opèrent dans plusieurs États.

L’organisateur et l’agent agréé peuvent-ils être la même personne ?

L’organisateur et l’agent agréé peuvent être la même personne ou entité s’ils répondent aux exigences des deux rôles. Cette configuration est assez courante dans les petites entreprises et les LLC à membre unique. Dans les grandes entreprises ou les sociétés qui opèrent dans plusieurs États, il est plus courant de séparer ces rôles.

Il est plus judicieux que l’organisateur et l’agent agréé soient la même personne dans les cas suivants :

• Dans les petites entreprises, lorsqu’un propriétaire s’occupe de la formation et de la conformité, il est facile pour une seule personne d’assumer les deux rôles. Le propriétaire peut servir d’organisateur pendant la formation de l’entreprise, puis rester en tant qu’agent agréé. Cela simplifie les choses, surtout si l’entreprise n’opère que dans un seul État.

• Certains propriétaires d’entreprise préfèrent avoir une ligne directe avec toute communication officielle de l’État ou pour toute question juridique. En agissant à la fois en tant qu’organisateur et agent agréé, ils restent personnellement impliqués de la configuration à la conformité quotidienne.

• Pour les entreprises qui souhaitent réduire leurs dépenses administratives, le fait qu’une seule personne s’occupe des deux peut être un choix rentable. Souvent, embaucher un agent agréé tiers n’est pas nécessaire si l’organisateur dispose d’un emplacement physique stable dans l’État d’origine de l’entreprise et est disponible pendant les heures de bureau.

Quels sont les risques juridiques liés au choix d’un mauvais agent agréé ?

Choisir le mauvais agent agréé peut avoir de graves conséquences pour une entreprise. En voici quelques exemples :

• Oublis de communications à caractère juridique : l’une des principales tâches de l’agent agréé est de recevoir des documents juridiques tels que des poursuites et des assignations à comparaître. Si l’agent ne les transmet pas en temps opportun, votre entreprise risque de manquer des échéances importantes. Cela peut entraîner des jugements par défaut contre vous ou d’autres conséquences juridiques, simplement parce que vous ne saviez pas que vous deviez répondre.

• Avis d’imposition et rappels de conformité manqués : les agents agréés sont également responsables de la réception des documents fiscaux et des rappels concernant les envois de déclarations à l’État. Si ces éléments ne sont pas respectés, vous risquez de manquer les dates limites de déclaration, ce qui peut entraîner des amendes ou faire perdre à l’entreprise sa bonne réputation auprès de l’État. Le rattrapage des déclarations manquées peut être coûteux et prendre beaucoup de temps.

• Non-respect des exigences de l’État : les États ont des règles spécifiques pour les agents agréés. L’agent doit disposer d’une adresse physique dans l’État et être disponible pendant les heures normales de bureau. Si votre agent ne répond pas à ces exigences, votre entreprise pourrait ne plus respecter les exigences réglementaires, ce qui pourrait entraîner des pénalités ou la dissolution administrative de l’entreprise.

• Risques liés à la confidentialité et à la sécurité : choisir un agent agréé sans mettre en œuvre de mesures solides de confidentialité et de sécurité peut mettre en danger vos documents sensibles. Si un agent gère mal ou égare des avis importants, l’entreprise risque de divulguer des informations confidentielles et de créer des problèmes de sécurité.

• Atteinte à la réputation : si les clients ou les partenaires prennent connaissance de problèmes de conformité ou juridiques, cela peut nuire à la crédibilité de l’entreprise. Des problèmes constants dus à un agent agréé mal choisi pourraient inciter les clients à rechercher des alternatives plus fiables.

Comment choisir le bon agent agréé pour votre entreprise ?

En choisissant le bon agent agréé, vous assurez la conformité, l’organisation et la protection juridique de votre entreprise. Voici quelques facteurs à prendre en compte :

• Fiabilité et disponibilité : l’agent agréé doit être disponible pendant les heures normales de bureau pour recevoir les documents importants. Assurez-vous de choisir un service ou une personne qui a fait ses preuves afin de savoir qu’elle sera là en cas de besoin.

• Réactivité : un bon agent agréé ne se contente pas de recevoir des documents. Il doit les transmettre rapidement et efficacement. Recherchez un agent réputé pour ses communications rapides et sécurisées. De nombreux agents proposent des tableaux de bord en ligne et des alertes par e-mail, ce qui facilite l’organisation et l’accessibilité des éléments nécessaires.

• Adresse physique : les agents agréés doivent disposer d’une adresse physique (et non une boîte postale) dans chaque État où votre entreprise exerce ses activités. Si votre entreprise exerce ses activités dans plusieurs États, il est généralement plus facile de faire appel à un service d’agent agréé national capable de gérer tous vos sites sous un seul compte. Ce service aura des bureaux dans tous les États, ce qui peut simplifier les choses à mesure que votre entreprise croît.

• Normes de confidentialité : le recours à un agent agréé avec une adresse professionnelle distincte permet de garder votre adresse personnelle ou professionnelle hors du domaine public. Cela peut être particulièrement utile si vous travaillez à domicile.

• Expérience et réputation : choisissez un agent avec une solide expérience et une bonne réputation. Les services d’agents agréés établis comprennent les nuances de la conformité et des exigences de l’État. Ils sont donc moins susceptibles de faire des erreurs. Vérifiez les avis et recherchez des agents ayant fait leurs preuves en matière de fiabilité.

• Services supplémentaires : de nombreux services d’agent agréé proposent des services supplémentaires, comme de l’aide pour les rapports annuels, des alertes de conformité et des systèmes de gestion des documents. Ces services peuvent s’avérer précieux, en particulier lorsque votre entreprise se développe et a besoin de plus d’assistance pour rester en conformité dans différents États.

• Coût : recherchez un service qui équilibre l’abordabilité et la fiabilité. De nombreux agents établis proposent des plans abordables et traitent les documents de manière organisée et en temps opportun.

Pouvez-vous être votre propre organisateur et agent agréé ?

Oui, vous pouvez être à la fois l’organisateur et l’agent enregistré de votre LLC. De nombreux propriétaires de petites entreprises assument les deux rôles, surtout au début. Voici un aperçu des avantages et des inconvénients pour vous aider à déterminer si cette approche vous convient.

Avantages

• En tant qu’organisateur et agent agréé, vous n’aurez pas besoin de payer un service tiers pour gérer ces responsabilités. Pour les startups et les petites entreprises aux budgets serrés, il peut s'agir d’un moyen facile de réduire les coûts.

• Si vous gérez vous-même les deux rôles, vous disposez d’un contrôle et d’une visibilité complets sur le processus de déclaration fiscale, les documents juridiques et les avis officiels. Il n’y a pas d’intermédiaire tiers avec lequel communiquer, ce qui peut sembler plus simple.

• Puisque vous êtes l’agent agréé, vous recevrez directement tous les avis juridiques, formulaires fiscaux et autres documents importants. Cela peut vous donner un aperçu immédiat de tout problème et vous permettre de les résoudre rapidement sans attendre que quelqu’un d’autre transmette l’information.

Inconvénients

• L’adresse de votre agent agréé est publique. Si vous utilisez votre adresse personnelle, il vous faudra faire des compromis en termes de confidentialité. Autrement dit, si vous travaillez chez vous, n’importe qui peut accéder à votre adresse personnelle.

• Un agent agréé doit être disponible à l’adresse indiquée pendant les heures normales d’ouverture. Si vous avez souvent des rendez-vous ou si vous n’avez pas de bureau fixe, cela peut être difficile à faire et vous risquez de manquer des livraisons importantes.

• En gérant ces tâches vous-même, vous risquez de négliger ou d’égarer accidentellement des documents clés, surtout si vous jonglez avec plusieurs rôles dans votre entreprise. Si vous passez à côté d’une demande à caractère juridique, cela pourrait entraîner des jugements par défaut ou d’autres pénalités.

• Agir à la fois en tant qu’agent agréé et organisateur est souvent gérable pour les propriétaires de petites entreprises. Toutefois, la tâche devient plus ardue à mesure que votre entreprise se développe, en particulier si vous exercez une activité dans plusieurs États. Embaucher un agent agréé tiers peut vous simplifier la tâche en matière de conformité, surtout si vous devez maintenir une présence sur différents sites.

• Pour les entreprises en croissance ou celles qui ont des clients ou des investisseurs de premier plan, mieux vaut éviter de lier vos informations personnelles à l’entreprise. Les services d’un agent agréé professionnel peuvent vous aider à maintenir un certain niveau de séparation entre vous et l’entreprise.