Abrir uma empresa significa tomar inúmeras decisões, e uma das primeiras requer que você entenda a distinção entre as funções de um organizador e de um agente registrado. O organizador arquiva os documentos de abertura com o estado para estabelecer oficialmente uma empresa de responsabilidade limitada (LLC), enquanto o agente registrado atua como o contato oficial para notificações legais e governamentais. Cerca de 43% das pequenas empresas nos Estados Unidos operam como LLCs. Entender essa diferença é importante para cumprir a lei.

Abaixo, vamos detalhar as responsabilidades de cada função e explicar por que elas são importantes para o processo de abertura da empresa.

Neste artigo:

• O que é um organizador?
  
• O que é um agente registrado?
  
• Quais são as diferenças entre organizadores e agentes registrados?
  
• O organizador e o agente registrado podem ser a mesma pessoa?
  
• Quais são os riscos jurídicos de escolher o agente registrado errado?
  
• Como escolher o agente registrado certo para a sua empresa
  
• Você pode ser seu próprio organizador e agente registrado?
  

O que é um organizador?

Um organizador é a pessoa ou grupo que gerencia as etapas oficiais para criar uma LLC. O organizador entrega a documentação para o Estado, geralmente na forma de estatuto social, para criar a LLC.

Ele pode ser um dos proprietários da LLC (que são chamados de membros), mas isso não é obrigatório. A LLC também pode contratar um advogado ou um serviço de abertura de empresas como organizador. Normalmente, quando a documentação é entregue e aprovada, o trabalho do organizador é concluído e o gerenciamento da LLC passa para os membros ou gerentes de acordo com o acordo operacional.

O que é um agente registrado?

Um agente registrado é uma pessoa ou empresa designada para receber documentos legais e notificações importantes do governo (por exemplo, informes fiscais, intimações legais, relatórios anuais) em nome de uma empresa. A maioria das LLCs e corporações nos EUA precisa ter agentes registrados.

O agente registrado deve ter um endereço físico (não uma caixa postal) no estado em que a empresa está cadastrada e deve estar disponível durante o horário comercial. Dessa forma, se a empresa estiver envolvida em uma ação judicial ou se o Estado precisar entrar em contato com ela por motivos oficiais, o agente registrado estará disponível para aceitar essas notificações.

Quais são as diferenças entre organizadores e agentes registrados?

Organizadores e agentes registrados desempenham funções distintas na abertura e administração de uma empresa. O organizador é responsável por organizar a empresa, enquanto o agente registrado garante que haja um contato confiável para manter a empresa legalmente conectada ao estado enquanto ela operar. Veja a seguir como essas funções diferem.

Organizador

O organizador abre oficialmente a empresa. A função dele é enviar a documentação oficial ao estado para criar a LLC. Normalmente, o trabalho do organizador estará concluído quando a LLC for legalmente aberta. O organizador pode ser um proprietário, um advogado ou um serviço de abertura de empresas. No entanto, a menos que ele tenha outra função na empresa, não costuma ter responsabilidades contínuas nem alçada para interferir na administração da empresa.

Agente registrado

O agente registrado serve como ponto de contato de longo prazo da empresa para documentos oficiais e notificações legais. Ele mantém um endereço físico no estado em que a empresa está cadastrada e fica disponível durante o horário comercial para aceitar esses documentos. O agente registrado não precisa estar envolvido no dia a dia dos negócios. Na verdade, muitas empresas contratam um serviço de agente registrado de terceiros, principalmente quando operam em vários estados.

O organizador e o agente registrado podem ser a mesma pessoa?

O organizador e o agente registrado podem ser a mesma pessoa física ou jurídica se cumprirem os requisitos de ambas as funções. Essa configuração é bastante comum em pequenas empresas e LLCs de proprietário individual. Em empresas maiores ou que operam em vários estados, é mais comum separar essas funções.

Veja a seguir quando faz sentido que o organizador e o agente registrado sejam a mesma pessoa:

• Em pequenas empresas, onde um proprietário cuida da abertura e da conformidade contínua, é fácil para uma pessoa assumir as duas funções. O proprietário pode servir como organizador durante a abertura e permanecer como agente registrado. Isso mantém as coisas simples, especialmente se a empresa opera em apenas um estado.

• Alguns empresários preferem ter uma linha direta para qualquer comunicação oficial do Estado ou questões jurídicas. Ao atuar como organizador e agente registrado, eles permanecem pessoalmente envolvidos desde a configuração até a conformidade diária.

• Para empresas que desejam reduzir suas despesas administrativas, ter uma pessoa responsável pelas duas funções pode ser uma escolha econômica. Geralmente, a contratação de um serviço de agente registrado terceirizado é desnecessária se o organizador tiver um local físico estável no estado de origem da empresa e estiver disponível durante o horário comercial.

Quais são os riscos jurídicos de escolher o agente registrado errado?

Escolher o agente registrado errado pode criar sérios problemas para uma empresa. Estes são alguns exemplos:

• Notificações legais despercebidas: uma das principais funções do agente registrado é receber documentos legais, como ações judiciais e intimações. Se o agente não os encaminhar em tempo hábil, sua empresa pode perder prazos importantes. Isso pode levar a julgamentos à revelia contra você ou a outras consequências legais, simplesmente porque você não estava ciente de que precisava responder.

• Notificações fiscais e lembretes de conformidade despercebidos: os agentes registrados também são responsáveis por receber documentos fiscais e lembretes sobre declarações estaduais. Se esses documentos e lembretes forem negligenciados, você poderá perder os prazos de declaração, o que pode resultar em multas ou na inadimplência perante o estado. Recuperar o atraso em declarações perdidas pode ser um processo caro e demorado.

• Descumprimento de requisitos estaduais: os estados têm regras específicas para agentes registrados. O agente precisa ter um endereço físico no estado e estar disponível durante o horário comercial. Se o agente não atender a esses requisitos, sua empresa poderá ficar em desconformidade, o que pode levar a penalidades ou à dissolução administrativa da empresa pelo estado.

• Riscos de privacidade e segurança: a escolha de um agente registrado que não conte com medidas sólidas de confidencialidade e segurança em vigor pode colocar seus documentos confidenciais em risco. Um agente descuidado pode manipular ou guardar incorretamente notificações importantes, expondo informações confidenciais e criando problemas de segurança.

• Questões de reputação: se os clientes ou parceiros tomarem conhecimento de qualquer problema legal ou de conformidade, a credibilidade da empresa poderá ser prejudicada. Problemas repetidos devido a um agente registrado mal escolhido podem fazer com que os clientes procurem alternativas mais confiáveis.

Como escolher o agente registrado certo para a sua empresa

Selecionar o agente registrado certo mantém sua empresa em conformidade, organizada e legalmente protegida. Aqui estão alguns fatores a serem considerados:

• Confiabilidade e disponibilidade: o agente registrado deve estar disponível durante o horário comercial para receber documentos importantes. Certifique-se de escolher um serviço ou pessoa com um histórico comprovado para saber que estará presente quando necessário.

• Rapidez de resposta: além de receber documentos, um bom agente registrado os encaminha de forma rápida e eficiente. Procure um agente conhecido por uma comunicação rápida e segura. Muitos agentes oferecem painéis online e alertas por e-mail, que podem ser ótimas maneiras de manter tudo organizado e acessível.

• Endereço físico: os agentes registrados precisam de um endereço físico em cada estado onde sua empresa opera (caixas postais não são aceitas). Se sua empresa opera em vários estados, normalmente é mais fácil usar um serviço de agente registrado nacional que pode gerenciar todas as suas localizações em uma só conta. O serviço deve ter escritórios em vários estados, o que pode simplificar o acompanhamento da expansão da sua empresa.

• Padrões de privacidade: usar um agente registrado com um endereço comercial separado ajuda a manter a privacidade do seu endereço pessoal ou comercial. Isso pode ser particularmente útil se você trabalha fora de casa.

• Experiência e reputação: selecione um agente com sólida experiência e boa reputação. Os serviços de agentes registrados estabelecidos entendem as nuances dos requisitos estaduais e de conformidade e, portanto, são menos propensos a cometer erros. Verifique as avaliações e procure agentes com histórico de confiabilidade.

• Serviços extras: muitos serviços de agente registrado oferecem serviços adicionais, como ajuda com relatórios anuais, alertas de conformidade e sistemas de gerenciamento de documentos. Esses serviços adicionais podem ser úteis, principalmente quando sua empresa cresce e precisa de mais ajuda para manter a conformidade em diversos estados.

• Custo: procure um serviço que equilibre preços acessíveis com confiabilidade. Muitos agentes estabelecidos oferecem planos acessíveis e lidam com documentos de forma organizada e oportuna.

Você pode ser seu próprio organizador e agente registrado?

Sim, você pode ser o organizador e o agente registrado da sua LLC. Muitos donos de pequenas empresas assumem as duas funções, principalmente logo no início. Este é um detalhamento das vantagens e desvantagens para ajudar você a decidir se esta é a escolha certa no seu caso.

Vantagens

• Atuar como seu próprio organizador e agente registrado significa que você não precisará pagar um serviço de terceiros para lidar com essas responsabilidades. Para startups e pequenas empresas com orçamentos apertados, essa pode ser uma maneira fácil de cortar custos.

• Se você for responsável pelas duas funções, terá controle e visibilidade totais sobre o processo de declaração, documentos legais e notificações oficiais. Não há necessidade de se comunicar com terceiros, então isso pode parecer mais simples.

• Como seu próprio agente registrado, você receberá diretamente todas as notificações legais, formulários fiscais e outros documentos importantes. Dessa forma, você poderá ter uma visão imediata de quaisquer problemas e resolvê-los rapidamente, sem esperar que outra pessoa passe as informações.

Desvantagens

• O endereço do seu agente registrado é de registro público. Portanto, se você usar seu endereço residencial, pode sacrificar alguma privacidade. Isso pode ser uma desvantagem para empresas estabelecidas em residências, pois qualquer pessoa pode acessar o endereço do proprietário.

• Um agente registrado deve estar disponível no endereço registrado durante o horário comercial. Se você tem frequentemente compromissos externos ou não tem um escritório fixo, fica difícil exercer a função de agente registrado e você poderá perder entregas importantes.

• Quando gerencia essas tarefas, você corre o risco de ignorar ou extraviar acidentalmente documentos importantes, principalmente quando acumula várias funções na empresa. Se uma notificação legal passar despercebida, isso pode levar a julgamentos à revelia ou outras penalidades.

• Normalmente, atuar como agente registrado e organizador é viável para proprietários de pequenas empresas. No entanto, isso pode ficar complicado à medida que a empresa cresce, especialmente se você se cadastrar em vários estados. A contratação de um serviço de agente registrado terceirizado pode aliviar você dessa carga de conformidade, principalmente quando precisar manter uma presença em diferentes locais.

• Para empresas em crescimento ou com clientes ou investidores de alto perfil, não é ideal vincular dados pessoais à empresa. Um serviço profissional de agente registrado pode ajudar a manter um nível de separação entre você e a empresa.