El onboarding de comerciantes es el proceso que utiliza una plataforma o marketplace para verificar la identidad de un vendedor, confirmar los datos de su empresa y someterlo a una revisión frente a los requisitos de cumplimiento de la normativa antes de activar su cuenta. Las plataformas que trabajan con vendedores particulares ejecutan comprobaciones de Conoce a tu cliente (KYC); las plataformas que trabajan con empresas registradas ejecutan la verificación de Conoce a tu empresa (KYB). Todos los vendedores, independientemente de su tamaño o estructura, tienen que pasar por una revisión de prevención del blanqueo de capitales (AML) que continúa mucho después del registro inicial.

En el ejercicio fiscal de 2024, las instituciones financieras presentaron 4,7 millones de informes de actividades sospechosas (SAR) que señalaban transacciones o cuentas con indicios de actividad ilícita. El onboarding de comerciantes ayuda a evitar que operen vendedores ilegítimos en estas plataformas.

A continuación, analizaremos cómo funciona cada parte del onboarding en la práctica: qué información tienen que facilitar los vendedores, cómo la verifican las plataformas y qué desencadena una revisión manual o un rechazo.

De un vistazo

• El onboarding de comerciantes incluye la verificación de identidad, la verificación de empresas y la revisión de AML. Estas comprobaciones se tienen que superar antes de que un vendedor pueda aceptar pagos.

• KYC se aplica a los vendedores particulares, mientras que KYB se aplica a las empresas registradas e implica identificar a cualquier persona que posea la empresa.

• La revisión de sanciones y la monitorización basada en el riesgo continúan después de que un vendedor haga el onboarding y no se detienen en el registro inicial.

Qué implica el onboarding de comerciantes para plataformas y marketplaces

El onboarding de comerciantes es el proceso de recopilar la información de un vendedor, verificar que sea precisa y decidir si activar su cuenta. Es una forma que tienen los marketplaces de confirmar quiénes son los vendedores de sus plataformas antes de que se mueva el dinero.

Qué es la verificación de KYC para vendedores particulares en el onboarding de comerciantes

La verificación de KYC confirma que un vendedor particular es quien dice ser. Una plataforma que hace el onboarding de contratistas independientes, profesionales autónomos o empresarios individuales utiliza KYC como la principal comprobación de cumplimiento de la normativa, ya que no hay ninguna entidad empresarial independiente involucrada.

Muchos flujos de KYC en EE. UU. y la UE solicitan los mismos datos básicos: nombre legal completo, fecha de nacimiento, dirección residencial y un número de documento de identidad expedido por el gobierno, como un número de la Seguridad Social en EE. UU. o un número de identidad nacional en la UE. Los vendedores que procesan volúmenes más altos también pueden tener que enviar una foto de un documento de identidad expedido por el gobierno, como el carné de conducir o el pasaporte, junto con un selfie que coincida con él.

Las herramientas automatizadas de verificación de identidad comparan los documentos enviados con las bases de datos gubernamentales, comprueban si hay indicios de manipulación y ejecutan una coincidencia facial en cuestión de segundos. Las comprobaciones automatizadas también aplican el mismo estándar a cada vendedor, lo que minimiza la revisión desigual que los reguladores suelen señalar durante las auditorías.

Qué es la verificación de KYB para empresas en el onboarding de comerciantes

La verificación de KYB se aplica cuando un vendedor opera como una empresa registrada en lugar de como un particular. Confirma que la empresa existe como entidad jurídica e identifica a las personas que la poseen o controlan.

Las plataformas recopilan varias categorías de información durante el KYB: el nombre legal de la empresa y cualquier nombre comercial (DBA, por sus siglas en inglés), su número de registro o constitución, su ID fiscal, como un número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) en EE. UU., su dirección registrada y detalles sobre su sector y volumen de transacciones previsto. Las plataformas también cotejan estos datos con los registros mercantiles gubernamentales para confirmar que la empresa está activa y al corriente de sus obligaciones.

El KYB también identifica a los titulares reales (UBO, por sus siglas en inglés). Según las normas de EE. UU. y la UE, esto suele significar identificar a cualquier persona que posea el 25 % o más de la empresa, además de al menos un particular que la administre o dirija, como un CEO o un miembro directivo. Cada uno de esos particulares suele pasar por su propia comprobación de identidad, similar a la del KYC.

Cómo influye el cumplimiento de la normativa AML en el onboarding de comerciantes

Las normas de AML exigen que las plataformas sometan a revisión a cada vendedor frente a las listas de vigilancia gubernamentales antes de que puedan aceptar pagos. Los nombres se comprueban en la Lista de Nacionales Especialmente Designados de la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) de EE. UU. y en otras bases de datos de sanciones. Una coincidencia real bloquea el onboarding por completo, mientras que una coincidencia parcial se envía a revisión manual para descartar un falso positivo.

Las plataformas también llevan a cabo una puntuación de riesgos, asignando a cada vendedor una puntuación basada en factores como el volumen de transacciones, el sector y la geografía. Un vendedor de gran volumen en un sector que las directrices de AML consideran de mayor riesgo (p. ej., servicios monetarios) es vigilado más de cerca que un vendedor que dirige un pequeño escaparate de comercio minorista. Las plataformas que incorporan la revisión de AML en el flujo automatizado de onboarding pueden dar el visto bueno a los vendedores de bajo riesgo en la misma pasada que sus comprobaciones de KYC o KYB, y reservar la revisión manual para los vendedores que la justifiquen.

La monitorización del cumplimiento de la normativa no termina con el onboarding. Un pico repentino en el volumen de transacciones, pagos estructurados para mantenerse justo por debajo de los umbrales de notificación o un patrón de contracargo que no coincida con la actividad declarada del vendedor suelen señalarse para una revisión de cumplimiento de la normativa. Dependiendo de lo que revele una revisión, la plataforma podría solicitar más documentación, restringir las transferencias mientras la revisión permanezca abierta o, en los casos más graves, presentar un SAR ante la autoridad competente.

Qué información tienen que facilitar los vendedores durante el onboarding de comerciantes

La información exacta que recopila una plataforma durante el onboarding de comerciantes depende de si el vendedor es un particular o una empresa, pero cada flujo abarca categorías similares.

Esto es lo que los vendedores deben estar preparados para facilitar:

• Identidad legal: Los vendedores particulares envían sus nombres legales completos y fechas de nacimiento, que se comparan con los documentos de identidad utilizados durante la verificación. Los vendedores que son empresas envían sus nombres legales, nombres comerciales y estructuras (p. ej., sociedad de responsabilidad limitada, sociedad anónima, asociación).

• Dirección y registro: Los particulares facilitan direcciones residenciales que se comprueban en bases de datos de direcciones para confirmar que son ubicaciones reales en las que se pueden realizar entregas. Las empresas facilitan direcciones registradas junto con sus números de registro o constitución.

• Números de identificación e ID fiscal: Los particulares envían números de documento de identidad expedido por el gobierno, como los números de la Seguridad Social y los números de identidad nacionales. Las empresas envían los EIN o ID fiscales equivalentes.

• Datos bancarios: Ambos envían información de la cuenta bancaria para las transferencias (números de ruta y de cuenta, o identificadores de bancos locales equivalentes).

• Clasificación del sector: Los vendedores que son empresas envían los códigos de categoría de comerciante. Las plataformas los utilizan para evaluar el riesgo y aplicar los requisitos de cumplimiento de la normativa correctos.

• Titularidad real: Las empresas identifican a cualquier persona que posea el 25 % o más de la empresa, además de al menos un particular con control, como un CEO o un miembro directivo. Cada uno pasa por su propia comprobación de identidad. Esta información se recopila en el onboarding inicial y solo se vuelve a comprobar cuando los factores de riesgo o la nueva información lo justifican.

• Estimaciones de volumen: Los vendedores que son empresas facilitan los volúmenes de transacciones estimados y el tamaño medio de las transacciones. Esto ayuda a calibrar la monitorización de riesgos desde el principio.

• Información de contacto: Tanto los particulares como las empresas facilitan números de teléfono y direcciones de correo electrónico. Estos se utilizan para los códigos de verificación y las notificaciones de la cuenta.

Qué ocurre cuando un vendedor no supera la verificación durante el onboarding de comerciantes

No todos los vendedores superan el onboarding al primer intento. Lo que ocurre después de un fallo en la verificación depende de qué haya causado ese fallo. En el caso de una simple discrepancia en los documentos, la plataforma suele pedir al vendedor que vuelva a enviarlos o que corrija el campo que no coincide. A menudo, esto puede deberse a un error tipográfico, una mudanza reciente o un apellido de soltera que no se ha actualizado en un documento de identidad.

Si hay una coincidencia con una lista de vigilancia o de sanciones (cuando el nombre de un vendedor se solapa con una entrada en la lista de la OFAC u otra base de datos de sanciones), el equipo de cumplimiento de la normativa comprobará si se trata de una coincidencia real o de un solapamiento de nombres casual. Si es una coincidencia real, la plataforma tiene que denegar el onboarding, guardar un registro de la coincidencia y, dependiendo de la jurisdicción, posiblemente informar de la coincidencia a los reguladores. Si se trata de un solapamiento casual, el onboarding puede seguir adelante.

Los rechazos basados en el riesgo (cuando el perfil de un vendedor queda fuera de aquellos a los que la plataforma está dispuesta a hacer el onboarding) pueden ir en dos direcciones. La plataforma podría dar al vendedor una explicación sin ninguna vía para volver a aplicar o una vía para volver a aplicar después de un período de espera. Los rechazos basados en el riesgo pueden desencadenarse por factores como una dirección de empresa no verificable o un sector que la plataforma no acepta.

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Preguntas frecuentes sobre el onboarding de comerciantes