L'attivazione dei venditori è la procedura che una piattaforma o un marketplace utilizza per verificare l'identità di un venditore, confermare i dettagli della sua attività e sottoporlo a screening rispetto ai requisiti di compliance prima di attivare il suo account. Le piattaforme che lavorano con venditori persone fisiche eseguono i controlli di adeguata verifica della clientela (KYC); le piattaforme che lavorano con attività registrate eseguono la verifica KYB (Know Your Business). Ogni venditore, indipendentemente dalle dimensioni o dalla struttura, deve sottoporsi allo screening antiriciclaggio (AML) che continua ben oltre la registrazione iniziale.

Nell'anno fiscale 2024, gli istituti finanziari hanno presentato 4,7 milioni di segnalazioni di attività sospette (SAR) per evidenziare transazioni o account con segni di attività illecita. L'attivazione dei venditori aiuta a impedire ai venditori illegittimi di operare su queste piattaforme.

Di seguito, discuteremo di come funziona in pratica ogni fase dell'attivazione: quali informazioni devono fornire i venditori, come le verificano le piattaforme e cosa innesca una revisione manuale o un rifiuto.

In sintesi

• L'attivazione dei venditori include la verifica dell'identità, la verifica dell'attività e lo screening AML. Questi passaggi devono essere superati prima che un venditore possa accettare pagamenti.

• I controlli KYC si applicano ai venditori persone fisiche, mentre i controlli KYB si applicano alle attività registrate e comportano l'identificazione di chiunque possieda l'azienda.

• Lo screening delle sanzioni e il monitoraggio basato sul rischio continuano dopo l'attivazione di un venditore e non si fermano alla registrazione iniziale.

Cosa comporta l'attivazione dei venditori per le piattaforme e i marketplace?

L'attivazione dei venditori è la procedura di raccolta delle informazioni di un venditore, di verifica della loro accuratezza e di decisione in merito all'attivazione del suo account. È un modo per i marketplace di confermare chi sono i venditori sulle loro piattaforme prima che venga spostato del denaro.

Cos'è la verifica KYC per i venditori persone fisiche nell'attivazione dei venditori?

La verifica KYC conferma che un venditore persona fisica sia chi dichiara di essere. Una piattaforma che attiva contraenti indipendenti, liberi professionisti o ditte individuali utilizza i controlli KYC come principale verifica di compliance poiché non è coinvolta alcuna entità commerciale separata.

Molti flussi KYC negli Stati Uniti e nell'UE richiedono gli stessi dettagli principali: nome legale completo, data di nascita, indirizzo di residenza e un numero di documento di identità rilasciato da un'autorità governativa, come un numero di previdenza sociale negli Stati Uniti o un numero di identità nazionale nell'UE. I venditori che elaborano volumi più elevati potrebbero anche dover inviare una foto di un documento di identità rilasciato da un'autorità governativa, come una patente di guida o un passaporto, insieme a un selfie da confrontare.

Gli strumenti di verifica dell'identità automatizzata confrontano i documenti inviati con i database governativi, controllano i segni di manomissione ed eseguono il riconoscimento facciale in pochi secondi. I controlli automatizzati applicano inoltre lo stesso standard a ogni venditore, riducendo al minimo le revisioni disomogenee che le autorità di regolamentazione tendono a segnalare durante gli audit.

Cos'è la verifica KYB per le attività nell'attivazione dei venditori?

La verifica KYB si applica quando un venditore opera come un'azienda registrata anziché come persona fisica. Conferma che l'attività esiste come persona giuridica e identifica le persone che la possiedono o la controllano.

Le piattaforme raccolgono diverse categorie di informazioni durante i controlli KYB: la ragione sociale dell'attività ed eventuali nomi commerciali ("doing business as" o DBA), il suo numero di registrazione o di costituzione, il suo ID fiscale come un Employer Identification Number (EIN) negli Stati Uniti, il suo indirizzo registrato e dettagli sul suo settore e sul volume di transazioni previsto. Le piattaforme incrociano inoltre questi dati con i registri governativi delle imprese per confermare che l'azienda è attiva e in regola.

I controlli KYB identificano anche i titolari effettivi (UBO). Secondo le regole di Stati Uniti e UE, questo in genere significa identificare chiunque possieda il 25% o più dell'attività, oltre ad almeno una persona che la gestisce o la dirige, come un CEO o un membro dirigente. Ognuna di queste persone viene solitamente sottoposta al proprio controllo di identità, in modo simile ai controlli KYC.

In che modo la compliance AML influisce sull'attivazione dei venditori?

Le regole antiriciclaggio (AML) richiedono alle piattaforme di sottoporre ogni venditore a controlli con le liste di controllo governative prima che possa accettare pagamenti. I nomi vengono confrontati con la Specially Designated Nationals List dell'Office of Foreign Assets Control (OFAC) degli Stati Uniti e altri database di sanzioni. Una corrispondenza vera e propria blocca completamente l'attivazione, mentre una corrispondenza parziale viene indirizzata alla revisione manuale per escludere un falso positivo.

Le piattaforme conducono inoltre l'assegnazione di punteggi di rischio, attribuendo a ogni venditore un punteggio basato su fattori quali volume delle transazioni, settore e area geografica. Un venditore con volumi elevati in un settore che le linee guida AML considerano a rischio più elevato (ad es., servizi monetari) viene monitorato più da vicino rispetto a un venditore che gestisce un piccolo negozio al dettaglio. Le piattaforme che integrano lo screening AML nel flusso automatizzato di attivazione possono approvare i venditori a basso rischio nello stesso momento dei loro controlli KYC o KYB e riservare la revisione manuale ai venditori che la richiedono.

Il monitoraggio della compliance non finisce con l'attivazione. Un picco improvviso nel volume delle transazioni, pagamenti strutturati per rimanere appena sotto le soglie di segnalazione o un modello di storni che non corrisponde all'attività dichiarata dal venditore in genere vengono segnalati per una revisione della compliance. A seconda di ciò che rivela la revisione, una piattaforma potrebbe richiedere ulteriore documentazione, limitare i bonifici mentre la revisione rimane aperta o, in casi più gravi, presentare un SAR all'autorità competente.

Quali informazioni devono fornire i venditori durante l'attivazione?

Le informazioni esatte che una piattaforma raccoglie durante l'attivazione dei venditori dipendono dal fatto che il venditore sia una persona fisica o un'attività, ma ogni flusso copre categorie simili.

Ecco cosa devono essere pronti a fornire i venditori:

• Identità legale: i venditori persone fisiche inviano i loro nomi legali completi e le date di nascita, confrontati con i documenti di identità utilizzati durante la verifica. I venditori con un'attività inviano le loro ragioni sociali, i nomi commerciali e la tipologia di struttura (ad es., società a responsabilità limitata, società per azioni, società di persone).

• Indirizzo e registrazione: le persone fisiche forniscono gli indirizzi di residenza controllati nei database degli indirizzi per confermare che siano sedi reali e a cui è possibile effettuare consegne. Le attività forniscono gli indirizzi registrati insieme ai loro numeri di registrazione o di costituzione.

• Numeri fiscali e di identificazione: le persone fisiche inviano i numeri dei documenti di identità rilasciati da un'autorità governativa, come i numeri di previdenza sociale e i numeri di identità nazionali. Le attività inviano gli EIN o ID fiscali equivalenti.

• Dati bancari: entrambi inviano le informazioni del conto bancario per i bonifici (numeri di routing e di conto o identificatori bancari locali equivalenti).

• Classificazione del settore: i venditori con un'attività inviano i codici di categoria del venditore. Le piattaforme li utilizzano per valutare il rischio e applicare i requisiti di compliance corretti.

• Proprietà effettiva: le attività identificano chiunque possieda il 25% o più dell'azienda, oltre ad almeno un individuo con potere di controllo, come un CEO o un membro dirigente. Ognuno di essi viene sottoposto al proprio controllo di identità. Queste informazioni vengono raccolte al momento dell'attivazione iniziale e ricontrollate solo quando i fattori di rischio o nuove informazioni lo giustificano.

• Stime del volume: i venditori con un'attività forniscono i volumi di transazione stimati e le dimensioni medie delle transazioni. Questo aiuta a calibrare il monitoraggio dei rischi fin dall'inizio.

• Informazioni di contatto: sia le persone fisiche che le attività forniscono numeri di telefono e indirizzi email. Questi vengono utilizzati per i codici di verifica e le notifiche dell'account.

Cosa succede quando la verifica di un venditore ha esito negativo durante l'attivazione dei venditori?

Non tutti i venditori superano l'attivazione al primo tentativo. Cosa succede dopo una verifica fallita dipende da ciò che l'ha causata. Con una semplice mancata corrispondenza dei documenti, la piattaforma di solito chiede al venditore di inviare nuovamente o correggere il campo che non corrisponde. Spesso ciò può essere causato da un errore di battitura, un trasferimento recente o un nome da nubile che non è stato aggiornato su un documento di identità.

In caso di corrispondenza con le liste di sanzioni o di controllo (quando il nome di un venditore si sovrappone a una voce nell'elenco dell'OFAC o in un altro database di sanzioni), il team di compliance controllerà per vedere se si tratta di una vera corrispondenza o di una sovrapposizione accidentale di nomi. Se si tratta di una vera corrispondenza, la piattaforma deve negare l'attivazione, conservare un registro della corrispondenza e, a seconda della giurisdizione, segnalare potenzialmente la corrispondenza alle autorità di regolamentazione. Se si tratta di una sovrapposizione accidentale, l'attivazione può procedere.

I rifiuti basati sul rischio (quando il profilo di un venditore non rientra in ciò che la piattaforma è disposta ad attivare) possono procedere in due modi. La piattaforma potrebbe fornire al venditore una spiegazione senza la possibilità di presentare una nuova richiesta, o con la possibilità di presentarla dopo un periodo di attesa. I rifiuti basati sul rischio possono essere innescati da fattori come un indirizzo dell'attività non verificabile o un settore che la piattaforma non supporta.

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Domande frequenti sull'attivazione dei venditori