El onboarding de comerciantes es el proceso que utiliza una plataforma o Marketplace para verificar la identidad de un vendedor, confirmar los detalles de su empresa y someterlo a una revisión en función de los requisitos de cumplimiento de la normativa antes de activar su cuenta. Las plataformas que trabajan con vendedores particulares ejecutan verificaciones de Conoce a tu cliente (KYC); las plataformas que trabajan con empresas registradas ejecutan la verificación de Conoce a tu empresa (KYB). Todos los vendedores, independientemente de su tamaño o estructura, deben pasar por una revisión de prevención del lavado de dinero (AML) que continúa mucho después del registro inicial.

En el año fiscal 2024, las instituciones financieras presentaron 4.7 millones de informes de actividades sospechosas (SAR) que marcaban transacciones o cuentas con signos de actividad ilícita. El onboarding de comerciantes ayuda a evitar que operen vendedores ilegítimos en estas plataformas.

A continuación, analizaremos cómo funciona en la práctica cada parte del onboarding: qué información deben proporcionar los vendedores, cómo la verifican las plataformas y qué desencadena una revisión manual o un rechazo.

Conclusiones clave

• El onboarding de comerciantes incluye la verificación de identidad, la verificación de la empresa y la revisión de AML. Estas deben aprobarse antes de que un vendedor pueda aceptar pagos.

• KYC se aplica a vendedores particulares, mientras que KYB se aplica a empresas registradas e implica identificar a cualquier persona que sea propietaria de la empresa.

• La revisión de sanciones y el monitoreo basado en riesgos continúan después de que se integra a un vendedor y no se detienen en el registro inicial.

¿Qué implica el onboarding de comerciantes para las plataformas y los Marketplaces?

El onboarding de comerciantes es el proceso de recopilar la información de un vendedor, verificar que sea precisa y decidir si activar su cuenta. Es una forma de que los Marketplaces confirmen quiénes son los vendedores en sus plataformas antes de que se mueva dinero.

¿Qué es la verificación KYC para vendedores particulares en el onboarding de comerciantes?

La verificación KYC confirma que un vendedor particular es quien dice ser. Una plataforma que integra a contratistas independientes, trabajadores independientes o propietarios únicos utiliza KYC como la verificación principal de cumplimiento de la normativa, ya que no hay una entidad jurídica separada involucrada.

Muchos flujos de KYC en EE. UU. y la UE solicitan los mismos detalles principales: nombre legal completo, fecha de nacimiento, dirección residencial y un número de documento de identidad emitido por un organismo público, como un número de Seguro Social en EE. UU. o un número de identificación nacional en la UE. Los vendedores que procesan mayores volúmenes también podrían tener que enviar una foto de un documento de identidad oficial, como una licencia de conducir o un pasaporte, junto con una selfie que coincida con él.

Las herramientas automatizadas de verificación de identidad comparan los documentos enviados con bases de datos del gobierno, verifican si hay signos de manipulación y ejecutan coincidencias faciales en segundos. Las verificaciones automatizadas también aplican el mismo estándar a todos los vendedores, lo que minimiza la revisión desigual que los reguladores suelen marcar durante las auditorías.

¿Qué es la verificación KYB para empresas en el onboarding de comerciantes?

La verificación KYB se aplica cuando un vendedor opera como una empresa registrada en lugar de como un particular. Confirma que la empresa existe como entidad jurídica e identifica a las personas que la poseen o controlan.

Las plataformas recopilan varias categorías de información durante el proceso de KYB: el nombre legal de la empresa y cualquier nombre comercial (DBA), su número de registro o incorporación, su identificación fiscal, como un Número de identificación del empleador (EIN) en EE. UU., su dirección registrada y detalles sobre su sector y el volumen de transacciones esperado. Las plataformas también cotejan estos datos con los registros de empresas del gobierno para confirmar que la empresa esté activa y en regla.

KYB también identifica a los titulares reales (UBO). Según las normas de EE. UU. y la UE, esto suele significar identificar a cualquier persona que posea el 25 % o más de la empresa, además de al menos un particular que la administre o la dirija, como un director ejecutivo o un miembro administrador. Cada uno de esos particulares suele pasar por su propia verificación de identidad, similar a KYC.

Cómo influye el cumplimiento de la normativa de AML en el onboarding de comerciantes

Las reglas de AML exigen que las plataformas evalúen a cada vendedor en listas de vigilancia del gobierno antes de que puedan aceptar pagos. Los nombres se verifican en la Lista de Nacionales Especialmente Designados de la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) de EE. UU. y otras bases de datos de sanciones. Una coincidencia real bloquea el onboarding por completo, mientras que una coincidencia parcial se envía a una revisión manual para descartar un falso positivo.

Las plataformas también realizan una calificación de riesgo y le asignan a cada vendedor una puntuación basada en factores como el volumen de transacciones, el sector y la geografía. Un vendedor de alto volumen en un sector que la guía de AML trata como de mayor riesgo (p. ej., servicios monetarios) es vigilado más de cerca que un vendedor que administra una pequeña tienda minorista. Las plataformas que incorporan la revisión de AML en el flujo automatizado de onboarding pueden aprobar a los vendedores de bajo riesgo en el mismo paso que sus verificaciones de KYC o KYB y guardar la revisión manual para los vendedores que la justifiquen.

El monitoreo de cumplimiento de la normativa no termina con el onboarding. Un pico repentino en el volumen de transacciones, pagos estructurados para mantenerse justo por debajo de los umbrales de informes o un patrón de contracargos que no coincide con la empresa declarada por el vendedor suelen marcarse para una revisión de cumplimiento de la normativa. Según lo que revele una revisión, una plataforma podría solicitar más documentación, restringir las transferencias mientras la revisión permanece abierta o, en casos más graves, presentar un SAR ante la autoridad correspondiente.

¿Qué información deben proporcionar los vendedores durante el onboarding de comerciantes?

La información exacta que recopila una plataforma durante el onboarding de comerciantes depende de si el vendedor es un particular o una empresa, pero cada flujo abarca categorías similares.

Esto es lo que los vendedores deben estar preparados para proporcionar:

• Identidad legal: Los vendedores particulares envían su nombre legal completo y su fecha de nacimiento, que se comparan con los documentos de identidad utilizados durante la verificación. Los vendedores comerciales envían su nombre legal, su nombre comercial y su estructura (p. ej., sociedad de responsabilidad limitada, corporación, sociedad).

• Dirección y registro: Los particulares proporcionan direcciones residenciales que se verifican en bases de datos de direcciones para confirmar que sean ubicaciones reales donde se puedan realizar entregas. Las empresas proporcionan direcciones registradas junto con sus números de registro o incorporación.

• Números de identificación e impuestos: Los particulares envían números de documento de identidad emitido por un organismo público, como números de Seguro Social y números de identificación nacional. Las empresas envían EIN o identificaciones fiscales equivalentes.

• Detalles bancarios: Ambos envían información de la cuenta bancaria para las transferencias (números de cuenta y de enrutamiento o identificadores bancarios locales equivalentes).

• Clasificación del sector: Los vendedores comerciales envían códigos de categoría de comerciante. Las plataformas los utilizan para evaluar el riesgo y aplicar los requisitos correctos de cumplimiento de la normativa.

• Titularidad real: Las empresas identifican a cualquier persona que posea el 25 % o más de la empresa, además de al menos un particular con control, como un director ejecutivo o un miembro administrador. Cada uno pasa por su propia verificación de identidad. Esta información se recopila en el onboarding inicial y solo se vuelve a verificar cuando los factores de riesgo o la nueva información lo justifican.

• Estimaciones de volumen: Los vendedores comerciales proporcionan volúmenes estimados de transacciones y tamaños promedio de transacciones. Esto ayuda a calibrar el monitoreo de riesgos desde el principio.

• Información de contacto: Tanto los particulares como las empresas proporcionan números de teléfono y direcciones de correo electrónico. Estos se utilizan para los códigos de verificación y las notificaciones de la cuenta.

¿Qué sucede cuando un vendedor no aprueba la verificación durante el onboarding de comerciantes?

No todos los vendedores aprueban el onboarding en el primer intento. Lo que sucede después de una falla de verificación depende de qué la causó. Ante una simple falta de coincidencia en los documentos, la plataforma suele pedirle al vendedor que vuelva a enviar o que corrija el campo que no coincidía. A menudo, esto puede deberse a un error tipográfico, una mudanza reciente o un apellido de soltera que no se ha actualizado en una identificación.

Con una coincidencia en las listas de vigilancia o de sanciones (cuando el nombre de un vendedor se superpone con una entrada en la lista de la OFAC u otra base de datos de sanciones), el equipo de cumplimiento de la normativa verificará si se trata de una coincidencia real o de una superposición de nombre casual. Si es una coincidencia real, la plataforma debe denegar el onboarding, mantener un registro de la coincidencia y, según la jurisdicción, posiblemente informar la coincidencia a los reguladores. Si es una superposición casual, el onboarding puede avanzar.

Los rechazos basados en riesgos (cuando el perfil de un vendedor está fuera de lo que la plataforma está dispuesta a integrar) pueden tomar uno de dos caminos. La plataforma podría darle al vendedor una explicación sin posibilidad de volver a presentar una solicitud o con la posibilidad de volver a presentarla después de un período de espera. Los rechazos basados en riesgos pueden deberse a factores como una dirección comercial que no se puede verificar o un sector que la plataforma no admite.

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Preguntas frecuentes sobre el onboarding de comerciantes