Conozca a su empresa es la forma en que las empresas verifican que otra empresa es legítima y segura para trabajar con ella. A medida que la normativa se endurece y más empresas mantienen relaciones transfronterizas, las comprobaciones de KYB adquieren mayor importancia. En la actualidad, las comprobaciones de KYB son una parte fundamental del cumplimiento de la normativa, la gestión de riesgos y la verificación de la identidad de la empresa.

A continuación, explicamos cómo funciona KYB en la práctica, qué información involucra y cómo las empresas mantienen actualizados los datos de KYB a través de los cambios en los niveles de riesgo y los cambios en la titularidad.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es Conozca su empresa (KYB)?
  
• ¿Cómo funciona KYB?
  
• ¿Qué tipos de empresas deben someterse al proceso de KYB?
  
• ¿Por qué las empresas necesitan comprobaciones de KYB?
  
• ¿Cómo se identifican los beneficiarios efectivos durante KYB?
  
• ¿Cómo se actualizan los comprobaciones de KYB?
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe Atlas?
  

¿Qué es Conozca su empresa (KYB)?

KYB es el proceso que utilizan las empresas para verificar que otra empresa es real, legítima y segura para trabajar. Analiza quién está detrás de la empresa en cuestión y si es confiable.

¿Cómo funciona KYB?

KYB utiliza fuentes confiables para recopilar y verificar hechos sobre una empresa. También mantiene actualizada la información a medida que evoluciona la relación.

Estos son los pasos:

• Recopilar datos de la empresa: el examinador comenzará a procesar el proceso de KYB a partir de la recopilación de información básica sobre la empresa en cuestión, como su nombre legal, número de registro, jurisdicción, dirección y estructura legal, que luego se cotejará con los registros oficiales de la empresa para confirmar que existe y está activa.

• Revisar documentos: se le pedirá a la empresa que proporcione documentación, como documentos constitutivos, estatutos y licencias o permisos pertinentes. Los revisores los utilizan para confirmar cómo se constituye la empresa y si está debidamente autorizada.

• Asignar la titularidad: KYB requiere la identificación de directores, partes controladoras y beneficiarios efectivos. Esto se hace mediante el seguimiento de la propiedad a través de cualquier empresa matriz para saber quién controla en última instancia la empresa. Una vez identificados, estos individuos se someten a comprobaciones de identidad.

• Examinar si hay riesgo elevado: la empresa y sus personas asociadas se someten a revisiones con listas de sanciones, listas de personas políticamente expuestas y fuentes de medios de comunicación para señalar riesgos legales, regulatorios o reputacionales.

• Evaluar el nivel de riesgo general: la información verificada se evalúa para determinar el perfil de riesgo general de la empresa. Esta evaluación también tiene en cuenta sector, geografía, patrones de transacciones y complejidad de la titularidad. Las empresas consideradas de mayor riesgo podrían requerir pasos adicionales de verificación, como un análisis financiera más profundo, una revisión de las fuentes de financiación o la aprobación del alto cumplimiento de la normativa.

• Conservar registros: los hallazgos de KYB, los documentos de respaldo y la justificación de la aprobación se registran y almacenan para cumplir con los requisitos normativos y servir de soporte a cualquier auditoría futura.

• Supervisar a lo largo del tiempo: tras el onboarding, se monitorea la empresa con regularidad en busca de cambios en las señales de titularidad, actividad o riesgo. La información de KYB se actualiza cuando se producen cambios significativos.

¿Qué tipos de empresas son necesarias para realizar KYB?

El hecho de que una empresa necesite realizar KYB depende de varios factores. Una consideración importante es la función que desempeña una empresa en el movimiento de dinero o valor.

Estos son algunos tipos de empresas que deben realizar KYB:

• Bancos e instituciones de crédito: las instituciones financieras deben realizar KYB a los clientes de las empresas antes de abrir cuentas, emitirles crédito u ofrecerles servicios financieros continuos.

• Proveedores de servicios de pago y plataformas fintech: las empresas que facilitan pagos, movimientos de dinero o servicios empresariales deben realizar KYB en las empresas que utilizan sus plataformas.

• Proveedores de servicios de criptomonedas y activos digitales: los intercambios, los custodios y otras empresas relacionadas con criptomonedas están sujetos a los requisitos de KYB.

• Proveedores de servicios de confianza y empresas: las empresas que forman empresas, proporcionan oficinas registradas o administran estructuras corporativas están obligadas a verificar las empresas y las personas a las que dan soporte.

• Servicios legal y financieros: los abogados, contadores, auditores y asesores fiscales a menudo realizan KYB cuando ejecutan transacciones o administran fondos de cliente.

• Empresas en sectores de alto riesgo o alto valor: las empresas de juegos de azar, bienes raíces, metales preciosos y artículos de lujo a menudo deben verificar a las contrapartes corporativas.

• Plataformas que realizan onboarding de terceros vendedores o socios: incluso cuando la ley no lo exija de manera explícita, muchos marketplaces y plataformas B2B realizan KYB para gestionar el riesgo de fraude y cumplir con las expectativas de los socios.

• Cualquier empresa sujeta a las leyes contra el lavado de dinero (AML) o sanciones: el proceso de KYB suele formar parte de las obligaciones de diligencia debida de las empresas cubiertas por la normativa contra el lavado de dinero, las sanciones o los delitos financieros.

¿Por qué las empresas necesitan cheques de KYB?

Muchas empresas operan más allá de las fronteras y a través de capas de entidades legales. KYB es una forma para que estas empresas gestionen el riesgo mientras hacen tratos entre sí.

Las verificaciones de KYB permiten que las empresas:

• Cumplan con las obligaciones normativas: las empresas de las industrias reguladas a menudo están legalmente obligadas a verificar la identidad y la titularidad de las empresas con las que trabajan antes de prestar servicios. El incumplimiento de un KYB adecuado puede dar lugar a sanciones normativas, acciones coercitivas e, incluso, responsabilidad si a una empresa se la vincula posteriormente con una actividad ilícita.

• Prevengan delitos financieros: KYB ayuda a detectar y bloquear las empresas fantasma, las organizaciones pantalla y estructuras de propiedad ocultas que, con frecuencia, ocultan el lavado de dinero y la evasión de sanciones.

• Protejan la credibilidad: el conocimiento del cliente reduce el riesgo de hacer negocios con entidades ilegítimas o de alto riesgo, lo que evita dañar la confianza del cliente y la reputación de la marca.

• Permitan un crecimiento más seguro: a medida que las empresas crecen e integran más clientes comerciales, KYB proporciona un marco repetible para mantener los estándares sin depender de llamadas de juicio ad hoc.

• Creen documentación lista para auditorías: un proceso bien dirigido de KYB genera registros claros que muestran cómo se tomaron las decisiones. Esto es crítico cuando los reguladores o socios preguntan cómo la empresa evaluó el riesgo.

¿Cómo se identifican los beneficiarios efectivos durante KYB?

Los beneficiarios efectivos son las personas reales que, en última instancia, controlan una empresa. A veces, este control se complica con capas de entidades legales. KYB corta esas capas para descubrir quiénes son realmente esos titulares.

El proceso de KYB comienza por aplicar umbrales normativos, que determinan quién califica como beneficiario efectivo. La calificación puede basarse en el porcentaje de titularidad, los derechos de voto u otras formas de control, incluso sin capital.

Luego, KYB recopila información sobre la titularidad. Las empresas están obligadas a divulgar información sobre los accionistas, las empresas matrices y los acuerdos de control para que la titularidad pueda asignarse por completo, desde la entidad operativa hasta las personas que se encuentran en la parte superior. Cuando la titularidad pasa por una o más empresas, los procesos de KYB siguen la cadena hasta que se identifica a las personas físicas.

Una vez identificados, los beneficiarios efectivos deben completar la verificación de identidad, por lo general mediante la presentación de una identificación y un comprobante de domicilio emitidos por el gobierno. Cualquier cambio en los accionistas o el control conduce a la reverificación para que los registros se mantengan actualizados.

¿Cómo se actualizan las comprobaciones de KYB?

Las normativas y prácticas recomendadas requieren que las empresas actualicen los datos de KYB a lo largo del tiempo y se mantengan actualizadas a medida que cambian los niveles de riesgo.

A continuación, te explicamos cómo mantenerte al día:

• Aplica un calendario de comprobaciones según el riesgo: las empresas con mayor riesgo pueden revisarse con más frecuencia, en tanto que las de menor riesgo pueden seguir ciclos de comprobaciones más extensos según factores como el sector, la geografía y el comportamiento de las transacciones.

• Monitorea las señales de riesgo: las actualizaciones de sanciones, los medios adversos, las medidas reglamentarias o la actividad inusual pueden aparecer en cualquier momento. Si lo hacen, la información de KYB debe reevaluarse.

• Haz un seguimiento de los cambios significativos: los cambios en la titularidad, los directores, la actividad comercial, la geografía o los patrones de transacción deben generar actualizaciones inmediatas de KYB.

• Mantén registros listos para auditoría: documenta cada actualización con fechas, hallazgos y evidencias de respaldo para demostrar el continuo cumplimiento de la normativa.

• Aborda KYB como un proceso continuo: KYB garantiza que las relaciones comerciales sigan siendo transparentes y cumplan con la normativa. Considéralo un esfuerzo continuo, en lugar de puntual.

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