Know Your Business (Conheça sua empresa) (KYB) é a forma como as empresas verificam se outra empresa é legítima e segura para fazer negócios. À medida que as regulamentações se tornam mais rigorosas e mais relações comerciais se estendem internacionalmente, as verificações de KYB ganharam importância. Hoje, as verificações de KYB são uma parte essencial da conformidade, da gestão de riscos e da verificação da identidade empresarial.

A seguir, explicamos como o KYB funciona na prática, quais informações ele envolve e como as empresas mantêm os dados de KYB atualizados diante de mudanças nos níveis de risco e na estrutura de propriedade.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é Know Your Business (Conheça sua empresa) (KYB)?
  
• Como funciona o KYB?
  
• Quais tipos de empresas são obrigados a realizar verificações de KYB?
  
• Por que as empresas precisam de verificações de KYB?
  
• Como os proprietários usufrutuários são identificados durante o KYB?
  
• Como as verificações de KYB são atualizadas?
  
• Como o Stripe Atlas pode ajudar
  

O que é Know Your Business (Conheça sua empresa) (KYB)?

KYB é o processo que as empresas utilizam para verificar se outra empresa é real, legítima e segura para fazer negócios. Ele analisa quem está por trás da empresa em questão e se essas pessoas são confiáveis.

Como funciona o KYB?

O KYB utiliza fontes confiáveis para coletar e verificar informações sobre uma empresa. Ele também mantém essas informações atualizadas à medida que o relacionamento evolui.

Veja o passo a passo:

• Coletar dados da empresa: um revisor iniciará o processo de KYB reunindo informações essenciais sobre a empresa em questão, como nome jurídico, número de cadastro, jurisdição, endereço e estrutura jurídica. Essas informações são então verificadas em registros empresariais oficiais para confirmar que a empresa existe e está ativa.

• Revisar documentos: a empresa será solicitada a fornecer documentos, como documentos de constituição, estatuto social e licenças ou autorizações relevantes. Os revisores utilizam esses documentos para confirmar como a empresa está estruturada e se está devidamente autorizada.

• Mapear a estrutura de propriedade: o KYB exige a identificação de diretores, partes controladoras e proprietários usufrutuários. Isso é feito rastreando a propriedade por meio de quaisquer empresas controladoras para descobrir quem, em última instância, controla a empresa. Depois de identificados, esses indivíduos passam por verificações de identidade.

• Verificar riscos elevados: a empresa e os indivíduos associados a ela são verificados em listas de sanções, listas de pessoas politicamente expostas e fontes de mídia para identificar possíveis riscos legais, regulatórios ou reputacionais.

• Avaliar o nível geral de risco: as informações verificadas são avaliadas para determinar o perfil geral de risco da empresa. Essa avaliação também considera setor, geografia, padrões de transação e complexidade da estrutura de propriedade. Empresas consideradas de maior risco podem exigir etapas adicionais de verificação, como uma análise financeira mais aprofundada, uma análise das fontes de financiamento ou aprovação da alta área de conformidade.

• Manter registros: as conclusões do KYB, os documentos de suporte e a justificativa para a aprovação são registrados e armazenados para cumprir requisitos regulatórios e apoiar eventuais auditorias futuras.

• Monitorar ao longo do tempo: após o onboarding, a empresa é monitorada regularmente quanto a mudanças na estrutura de propriedade, na atividade ou em sinais de risco. As informações de KYB são atualizadas quando ocorrem mudanças significativas.

Quais tipos de empresas são obrigados a realizar verificações de KYB?

Se uma empresa precisa realizar KYB depende de vários fatores. Uma consideração importante é o papel que a empresa desempenha na movimentação de dinheiro ou valor.

Veja alguns tipos de empresas que devem realizar verificações de KYB:

• Bancos e instituições de crédito: instituições financeiras são obrigadas a realizar KYB em clientes empresariais antes de abrir contas, conceder crédito ou oferecer serviços financeiros contínuos.

• Provedores de serviços de pagamentos e plataformas fintech: Empresas que facilitam pagamentos, movimentação de dinheiro ou serviços empresariais devem realizar KYB nas empresas que utilizam suas plataformas.

• Provedores de serviços de cripto e ativos digitais: corretoras, custodiantes e outras empresas relacionadas a cripto estão sujeitas a requisitos de KYB.

• Provedores de serviços fiduciários e corporativos: empresas que constituem sociedades, fornecem endereços registrados ou administram estruturas societárias são obrigadas a verificar as empresas e indivíduos que atendem.

• Serviços jurídicos e financeiros: advogados, contadores, auditores e assessores fiscais frequentemente realizam KYB quando executam transações ou administram fundos de clientes.

• Empresas em setores de alto risco ou alto valor: empresas dos setores de jogos de azar, imóveis, metais preciosos e bens de luxo frequentemente precisam verificar contrapartes empresariais.

• Plataformas que integram vendedores ou parceiros terceiros: Mesmo quando não é explicitamente exigido por lei, muitos marketplaces e plataformas B2B realizam KYB para gerenciar o risco de fraude e atender às expectativas dos parceiros.

• Qualquer empresa sujeita a leis de Combate à Lavagem de Dinheiro (PLD) ou sanções: o KYB normalmente faz parte das obrigações de due diligence para empresas abrangidas por regulamentações de Combate à Lavagem de Dinheiro, sanções ou crimes financeiros.

Por que as empresas precisam de verificações de KYB?

Muitas empresas operam internacionalmente e por meio de camadas de pessoas jurídicas. O KYB é uma forma de essas empresas gerenciarem riscos ao fazer negócios entre si.

As verificações de KYB ajudam as empresas a:

• Cumprir obrigações regulatórias: empresas em setores regulados frequentemente são legalmente obrigadas a verificar a identidade e a propriedade das empresas com as quais trabalham antes de prestar serviços. A falha em realizar verificações de KYB adequadas pode resultar em penalidades regulatórias, ações de fiscalização e até responsabilidade legal caso uma empresa seja posteriormente vinculada a atividades ilícitas.

• Prevenção de crimes financeiros: o KYB ajuda a detectar e bloquear empresas de fachada, organizações de fachada e estruturas de propriedade ocultas que frequentemente escondem lavagem de dinheiro e evasão de sanções.

• Proteger a credibilidade: o KYB reduz o risco de fazer negócios com entidades ilegítimas ou de alto risco. Isso evita danos à confiança do cliente e à reputação da marca.

• Permitir um crescimento mais seguro: à medida que as empresas crescem e integram mais clientes empresariais, o KYB oferece uma estrutura repetível para manter padrões sem depender de decisões pontuais.

• Criar documentação pronta para auditoria: um processo de KYB bem conduzido produz registros claros que mostram como as decisões foram tomadas. Isso é fundamental quando reguladores ou parceiros perguntam como a empresa avaliou o risco.

Como os proprietários usufrutuários são identificados durante o KYB?

Os proprietários usufrutuários são as pessoas reais que, em última instância, controlam uma empresa. Às vezes, esse controle é complicado por camadas de pessoas jurídicas. O KYB atravessa essas camadas para revelar quem realmente são esses proprietários.

O KYB começa aplicando limites regulatórios, que determinam quem se qualifica como proprietário usufrutuário. A qualificação pode ser baseada na porcentagem de participação, nos direitos de voto ou em outras formas de controle, mesmo sem participação societária.

O KYB então coleta declarações de propriedade. As empresas são obrigadas a divulgar acionistas, empresas controladoras e acordos de controle para que a estrutura de propriedade possa ser totalmente mapeada, da entidade operacional até as pessoas físicas no topo. Quando a propriedade passa por uma ou mais empresas, os processos de KYB seguem essa cadeia até que as pessoas físicas sejam identificadas.

Depois de identificados, os proprietários usufrutuários devem concluir a verificação de identidade, geralmente fornecendo um documento de identificação emitido pelo governo e comprovante de endereço. Qualquer mudança nos acionistas ou no controle leva a uma nova verificação para que os registros permaneçam atualizados.

Como as verificações de KYB são atualizadas?

Regulamentações e práticas recomendadas exigem que as empresas atualizem os dados de KYB ao longo do tempo e os mantenham atualizados conforme os níveis de risco mudam.

Veja como manter as informações atualizadas:

• Aplicar um cronograma de revisão baseado em risco: empresas de maior risco podem ser revisadas com mais frequência. As de menor risco podem seguir ciclos de revisão mais longos, com base em fatores como setor, geografia e comportamento de transações.

• Monitorar sinais de risco: atualizações de sanções, mídia adversa, ações regulatórias ou atividades incomuns podem surgir a qualquer momento. Se isso ocorrer, as informações de KYB devem ser reavaliadas.

• Acompanhar mudanças relevantes: alterações na estrutura de propriedade, nos diretores, na atividade empresarial, na geografia ou nos padrões de transação devem levar a atualizações imediatas de KYB.

• Mantenha registros prontos para auditoria: documente cada atualização com datas, conclusões e comprovantes de suporte para demonstrar conformidade contínua.

• Adote o KYB como um processo contínuo: o KYB garante que as relações comerciais permaneçam transparentes e em conformidade. Trate-o como um esforço contínuo, e não como uma iniciativa pontual.

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