Ken-je-bedrijf (KYB) is hoe bedrijven checken of een ander bedrijf legitiem en veilig is om mee samen te werken. Nu de regelgeving strenger wordt en steeds meer zakelijke relaties grensoverschrijdend zijn, zijn KYB-controles steeds belangrijker geworden. KYB-controles zijn nu een belangrijk onderdeel van compliance, risicobeheer en verificatie van bedrijfsidentiteit.

Hieronder leggen we uit hoe KYB in de praktijk werkt, welke informatie erbij komt kijken en hoe bedrijven KYB-gegevens up-to-date houden bij veranderende risiconiveaus en eigendomsveranderingen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is Ken-je-bedrijf (KYB)?
  
• Hoe werkt KYB?
  
• Welke soorten bedrijven moeten KYB uitvoeren?
  
• Waarom hebben bedrijven KYB-controles nodig?
  
• Hoe worden uiteindelijke belanghebbenden geïdentificeerd tijdens KYB?
  
• Hoe worden KYB-controles bijgewerkt?
  
• Hoe Stripe Atlas kan helpen
  

Wat is Ken-je-bedrijf (KYB)?

KYB is het proces dat bedrijven gebruiken om te checken of een ander bedrijf echt, legitiem en veilig is om mee samen te werken. Het kijkt naar wie er achter het bedrijf zit en of ze betrouwbaar zijn.

Hoe werkt KYB?

KYB gebruikt betrouwbare bronnen om feiten over een bedrijf te verzamelen en te verifiëren. Het houdt de informatie ook up-to-date naarmate de relatie zich ontwikkelt.

Dit zijn de stappen:

• Verzamel bedrijfsgegevens: een beoordelaar begint het KYB-proces door essentiële informatie over het bedrijf in kwestie te verzamelen, zoals de wettelijke naam, registratienummer, rechtsgebied, adres en juridische structuur. Deze informatie wordt vervolgens gecontroleerd aan de hand van officiële bedrijfsregisters om te bevestigen dat het bedrijf bestaat en actief is.

• Controleer documenten: het bedrijf wordt gevraagd om documenten te verstrekken, zoals oprichtingsdocumenten, statuten en relevante licenties of vergunningen. Beoordelaars gebruiken deze om te controleren hoe het bedrijf is opgezet en of het naar behoren is geautoriseerd.

• Breng eigendom in kaart: KYB vereist de identificatie van bestuurders, controlerende partijen en uiteindelijke belanghebbenden. Dit gebeurt door het eigendom via eventuele moedermaatschappijen te traceren om te achterhalen wie uiteindelijk zeggenschap heeft over het bedrijf. Zodra deze personen zijn geïdentificeerd, worden ze aan een identiteitscontrole onderworpen.

• Screen op verhoogd risico: het bedrijf en de bijbehorende personen worden gescreend aan de hand van sanctielijsten, lijsten van politiek prominente personen en mediabronnen om juridische, regelgevende of reputatierisico's te signaleren.

• Beoordeel het algehele risiconiveau: geverifieerde informatie wordt geëvalueerd om het algehele risicoprofiel van het bedrijf te bepalen. Bij deze beoordeling wordt ook gekeken naar de sector, de geografische ligging, transactiepatronen en de complexiteit van het eigendom. Bedrijven die als risicovoller worden beschouwd, kunnen aanvullende controlemaatregelen vereisen, zoals een grondiger financieel onderzoek, een analyse van de financieringsbronnen of goedkeuring door het senior management.

• Bewaar gegevens: KYB-bevindingen, ondersteunende documenten en goedkeuringsmotieven worden geregistreerd en opgeslagen om te voldoen aan de wettelijke vereisten en om eventuele toekomstige audits te ondersteunen.

• Monitor in de loop van de tijd: na onboarding wordt het bedrijf regelmatig gecontroleerd op veranderingen in eigendom, activiteiten of risicosignalen. KYB-informatie wordt bijgewerkt wanneer er belangrijke veranderingen plaatsvinden.

Welke soorten bedrijven zijn verplicht om KYB uit te voeren?

Of een bedrijf KYB moet uitvoeren, hangt af van verschillende factoren. Een belangrijke overweging is de rol die een bedrijf speelt bij het verplaatsen van geld of waarde.

Hier zijn enkele soorten bedrijven die KYB moeten uitvoeren:

• Banken en kredietinstellingen: financiële instellingen moeten KYB uitvoeren op zakelijke klanten voordat ze rekeningen openen, krediet verstrekken of doorlopende financiële diensten verlenen.

• Betaaldienstverleners en fintech-platforms: bedrijven die betalingen, geldtransacties of zakelijke diensten faciliteren, moeten KYB uitvoeren op de bedrijven die hun platforms gebruiken.

• Aanbieders van crypto- en digitale activadiensten: beurzen, bewaarders en andere crypto-gerelateerde bedrijven zijn onderworpen aan KYB-vereisten.

• Trust- en bedrijfsdienstverleners: bedrijven die bedrijven oprichten, statutaire zetels aanbieden of bedrijfsstructuren beheren, moeten de bedrijven en personen die ze ondersteunen verifiëren.

• Juridische en financiële diensten: advocaten, accountants, auditors en belastingadviseurs doen vaak KYB als ze transacties uitvoeren of geld van klanten beheren.

• Bedrijven in risicovolle of hoogwaardige sectoren: bedrijven die zich bezighouden met gokken, onroerend goed, edelmetalen en luxegoederen moeten vaak hun zakelijke tegenpartijen controleren.

• Platforms die externe verkopers of partners aan boord halen: zelfs als het niet expliciet wettelijk verplicht is, doen veel marktplaatsen en B2B-platforms aan KYB om frauderisico's te beheersen en aan de verwachtingen van partners te voldoen.

• Alle bedrijven die onderworpen zijn aan antiwitwaswetgeving (AML) of sanctiewetgeving: KYB maakt doorgaans deel uit van de due diligence-verplichtingen voor bedrijven die onder antiwitwaswetgeving, sancties of regelgeving inzake financiële criminaliteit vallen.

Waarom hebben bedrijven ken-je-bedrijf (KYB)-controles nodig?

Veel bedrijven werken over de grenzen heen en via verschillende juridische entiteiten. KYB is een manier voor deze bedrijven om risico's te beheren als ze met elkaar werken.

KYB-controles helpen bedrijven om:

• Te voldoen aan wettelijke verplichtingen: bedrijven in gereguleerde sectoren moeten vaak wettelijk de identiteit en eigendom van de bedrijven waarmee ze werken controleren voordat ze diensten leveren. Als ze geen goede KYB-controles doen, kan dat leiden tot boetes, handhavingsmaatregelen en zelfs aansprakelijkheid als een bedrijf later in verband wordt gebracht met illegale activiteiten.

• Financiële criminaliteit te voorkomen: KYB helpt bij het opsporen en blokkeren van lege vennootschappen, dekmantelorganisaties en verborgen eigendomsstructuren die vaak worden gebruikt om witwaspraktijken en het omzeilen van sancties te verbergen.

• Geloofwaardigheid te beschermen: KYB vermindert het risico om zaken te doen met illegale of risicovolle entiteiten. Dit voorkomt schade aan het vertrouwen van klanten en de reputatie van het merk.

• Veiligere groei mogelijk te maken: naarmate bedrijven groeien en meer zakelijke klanten aantrekken, biedt KYB een herhaalbaar kader voor het handhaven van normen zonder afhankelijk te zijn van ad-hocbeslissingen.

• Documentatie te produceren die klaar is voor audits: een goed uitgevoerd KYB-proces levert duidelijke documenten op die laten zien hoe beslissingen zijn genomen. Dit is superbelangrijk wanneer toezichthouders of partners vragen hoe het bedrijf risico's heeft beoordeeld.

Hoe worden uiteindelijk belanghebbenden geïdentificeerd tijdens KYB?

Uiteindelijk belanghebbenden zijn de echte mensen die uiteindelijk zeggenschap hebben over een bedrijf. Soms wordt deze zeggenschap bemoeilijkt door verschillende lagen van rechtspersonen. KYB doorbreekt die lagen om te ontdekken wie die eigenaren werkelijk zijn.

KYB begint met het toepassen van wettelijke drempels, die bepalen wie in aanmerking komt als uiteindelijk belanghebbende. Kwalificatie kan gebaseerd zijn op eigendomspercentage, stemrechten of andere vormen van zeggenschap, zelfs zonder aandelen.

KYB verzamelt vervolgens informatie over eigendom. Bedrijven zijn verplicht om aandeelhouders, moedermaatschappijen en zeggenschapsregelingen openbaar te maken, zodat het eigendom volledig in kaart kan worden gebracht, van de werkmaatschappij tot de personen aan de top. Wanneer het eigendom via een of meer bedrijven verloopt, volgt KYB de keten totdat natuurlijke personen zijn geïdentificeerd.

Zodra ze zijn geïdentificeerd, moeten uiteindelijk belanghebbenden identiteitsverificatie uitvoeren, meestal door een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs en een bewijs van adres te verstrekken. Elke wijziging in aandeelhouders of zeggenschap leidt tot herverificatie, zodat de gegevens up-to-date blijven.

Hoe worden KYB-controles bijgewerkt?

Regelgeving en best practices vereisen dat bedrijven KYB-gegevens in de loop van de tijd vernieuwen en up-to-date houden naarmate het risiconiveau verandert.

Zo blijf je up-to-date:

• Pas een op risico gebaseerd beoordelingsschema toe: bedrijven met een hoger risico kunnen vaker worden beoordeeld. Bedrijven met een lager risico kunnen langere beoordelingscycli volgen, op basis van factoren zoals branche, geografie en transactiegedrag.

• Houd risicosignalen in de gaten: sanctie-updates, negatieve berichtgeving in de media, regelgevende maatregelen of ongebruikelijke activiteiten kunnen op elk moment aan het licht komen. Als dat gebeurt, moet de KYB-informatie opnieuw worden beoordeeld.

• Volg belangrijke veranderingen op: veranderingen in eigendom, bestuurders, bedrijfsactiviteiten, geografische locatie of transactiepatronen moeten onmiddellijk leiden tot KYB-updates.

• Houd documenten bij die klaar zijn voor controle: documenteer elke update met datums, bevindingen en ondersteunend bewijs om aan te tonen dat je continu aan de regels voldoet.

• Beschouw KYB als een doorlopend proces: KYB zorgt ervoor dat zakelijke relaties transparant en compliant blijven. Zie het als een doorlopende inspanning in plaats van een eenmalige actie.

Hoe Stripe Atlas kan helpen

Stripe Atlas zet de juridische basis voor je onderneming, zodat je geld kunt inzamelen, een bankrekening kunt openen en binnen twee werkdagen overal ter wereld betalingen kunt ontvangen.

Sluit je aan bij de meer dan 75.000 bedrijven die zijn opgericht met behulp van Atlas, waaronder start-ups die worden ondersteund door topinvesteerders zoals Y Combinator, a16z en General Catalyst.

Aanmelden bij Atlas

Het aanvragen van het opzetten van een bedrijf met Atlas duurt minder dan 10 minuten. Je kiest je bedrijfsstructuur, bevestigt onmiddellijk of je bedrijfsnaam beschikbaar is en voegt maximaal vier medeoprichters toe. Je beslist ook hoe je het eigen vermogen splitst, een aandelenpool reserveert voor toekomstige investeerders en werknemers, functionarissen aanstelt en vervolgens al je documenten elektronisch ondertekent. Alle medeoprichters ontvangen een e-mail met een uitnodiging om hun documenten ook elektronisch te ondertekenen.

Betalingen accepteren en bankieren voordat je EIN-nummer arriveert

Na het opzetten van je bedrijf vraagt Atlas je EIN-nummer aan. Oprichters met een Amerikaans Sociale Zekerheidsnummer, adres en mobiel telefoonnummer komen in aanmerking voor versnelde verwerking door de IRS, terwijl anderen de standaardverwerking ontvangen, die iets langer kan duren. Bovendien maakt Atlas pre-EIN-betalingen en bankieren mogelijk, zodat je kunt beginnen met het ontvangen van betalingen en het uitvoeren van transacties voordat je EIN-nummer arriveert.

Aankoop van aandelen door de oprichter zonder contant geld

Oprichters kunnen initiële aandelen kopen met behulp van hun intellectuele eigendom (IE; bijvoorbeeld auteursrechten of patenten) in plaats van contant geld, met een aankoopbewijs opgeslagen op je Atlas-dashboard. Je IE moet een waarde hebben van 100 dollar of minder om hiervan gebruik te kunnen maken; wanneer je IE bezit met een hogere waarde, raadpleeg dan een advocaat voordat je verder gaat.

Automatische indiening van belastingkeuzeformulier 83(b)

Oprichters kunnen een 83(b)-belastingkeuze indienen om hun persoonlijke inkomstenbelasting te verlagen. Atlas dient deze keuze voor je in – of je nu een Amerikaanse of niet-Amerikaanse oprichter bent – met USPS Certified Mail en tracking. Je ontvangt een ondertekende 83(b)-keuze en een bewijs van indiening rechtstreeks in het Stripe Dashboard.

Juridische bedrijfsdocumenten van wereldklasse

Atlas heeft alle juridische documenten die je nodig hebt om je onderneming te starten. De documenten van Atlas C corp zijn gemaakt in samenwerking met Cooley, een van de toonaangevende advocatenkantoren op het gebied van durfkapitaal. De documenten zijn ontworpen om je te helpen direct geld in te zamelen en ervoor te zorgen dat je onderneming juridisch beschermd is, met aandacht voor aspecten als eigendomsstructuur, aandelenverdeling en belastingnaleving.

Een gratis jaar Stripe Payments, plus $ 50.000 aan partnervoordelen en kortingen

Atlas werkt samen met toppartners om oprichters exclusieve kortingen en tegoeden te geven. Dit zijn onder andere kortingen op belangrijke tools voor engineering, belastingen, financiën, compliance en ondernemingsvoering van marktleiders zoals AWS, Carta en Perplexity. We zorgen ook gratis voor je vereiste geregistreerde agent in Delaware tijdens je eerste jaar. Bovendien krijg je als Atlas-gebruiker toegang tot extra Stripe-voordelen, waaronder maximaal een jaar gratis betalingsverwerking voor betalingen tot 100.000 dollar.

Lees meer over hoe Atlas je kan helpen bij het snel en eenvoudig opzetten van je nieuwe onderneming en je vandaag nog aan de slag kan gaan.