L'adeguata verifica dell'attività (KYB) è il modo in cui le aziende verificano che un'altra attività sia legittima e affidabile come partner commerciale. Con l'inasprimento delle normative e l'aumento delle relazioni commerciali transfrontaliere, i controlli KYB hanno acquisito maggiore importanza e ora rappresentano una parte fondamentale della conformità, della gestione dei rischi e della verifica dell'identità dell'attività.

Di seguito viene illustrato come funzionano nella pratica le procedure di KYB, quali informazioni comportano e come le aziende mantengono aggiornati i dati di KYB attraverso il cambiamento dei livelli di rischio e i cambi di proprietà.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è l'adeguata verifica dell'attività (KYB)
  
• Procedure di adeguata verifica dell'attività (KYB)
  
• Tipologie di attività soggette alla procedura di KYB
  
• Perché alle aziende servono i controlli di KYB
  
• Come si identificano i beneficiari effettivi durante le procedure di KYB
  
• Modalità di aggiornamento dei controlli di KYB
  
• In che modo Stripe Atlas può esserti d'aiuto
  

Che cos'è l'adeguata verifica dell'attività (KYB)

L'adeguata verifica dell'attività (KYB) è la procedura utilizzata dalle aziende per verificare l'esistenza, la legittimità e l'affidabilità di un'altra attività. Esamina la struttura proprietaria e i soggetti che ne detengono il controllo per valutarne l'affidabilità.

Procedure di adeguata verifica dell'attività (KYB)

Le procedure di KYB utilizzano fonti affidabili per acquisire e verificare le informazioni relative a un'attività, inoltre, le mantiene aggiornate man mano che il rapporto si evolve.

Ecco i passaggi.

• Acquisizione dei dati sull'attività: un revisore avvierà la procedura di KYB raccogliendo le informazioni fondamentali relative all'attività in questione, quali la ragione sociale, il numero di registrazione, la giurisdizione, l'indirizzo e la struttura giuridica. Tali informazioni saranno poi verificate confrontandole con i registri ufficiali delle attività per confermare che l'attività esiste ed è operativa.

• Revisione dei documenti: all'attività verrà chiesto di fornire la documentazione necessaria, come atti costitutivi, statuti societari e licenze o permessi pertinenti. I revisori utilizzano tali documenti per verificare la costituzione dell'azienda e la sua regolare autorizzazione.

• Mappatura della titolarità: le procedure di KYB richiedono l'identificazione degli amministratori, delle parti controllanti e dei beneficiari effettivi. Ciò avviene tracciando la proprietà attraverso le società madri per determinare chi controlla effettivamente l'attività. Una volta identificate, queste persone fisiche vengono sottoposte ai controlli di identità.

• Controllo di rischio elevato: l'attività e le persone a essa associate vengono sottoposte a controlli incrociati con elenchi di sanzioni, elenchi di persone politicamente esposte e fonti mediatiche per individuare eventuali rischi legali, normativi o reputazionali.

• Valutazione del livello di rischio complessivo: le informazioni verificate vengono valutate per determinare il profilo di rischio complessivo dell'attività. Questa valutazione tiene conto anche del settore, dell'area geografica, dei modelli di transazione e della complessità della proprietà. Le attività ritenute a rischio più elevato potrebbero richiedere ulteriori passaggi di verifica, ad esempio, revisione finanziaria più approfondita, analisi delle fonti di finanziamento o approvazione da parte dei responsabili della conformità.

• Conservazione dei documenti: i risultati delle verifiche di KYB, i documenti giustificativi e le motivazioni delle approvazioni vengono registrati e conservati per soddisfare i requisiti normativi e supportare eventuali audit futuri.

• Monitoraggio nel corso tempo: dopo l'attivazione, l'attività viene regolarmente monitorata per individuare eventuali cambiamenti nella proprietà, nell'attività o nei segnali di rischio. Le informazioni di KYB vengono aggiornate in caso di cambiamenti significativi.

Tipologie di attività soggette alla procedura di KYB

La necessità per un'attività di eseguire la procedura di KYB dipende da diversi fattori. Una considerazione importante riguarda il ruolo che l'attività svolge nel trasferimento di denaro o di valore.

Ecco alcuni tipi di attività che devono eseguire la procedura di KYB.

• Banche e istituti di credito: gli istituti finanziari sono tenuti a eseguire le procedure di KYB sui clienti commerciali prima di aprire conti, emettere crediti o fornire servizi finanziari continuativi.

• Prestatori di servizi di pagamento (PSP) e piattaforme fintech: le aziende che facilitano i pagamenti, il trasferimento di denaro o i servizi aziendali devono eseguire le procedure di KYB sulle attività che utilizzano le loro piattaforme.

• Fornitori di servizi relativi alle criptovalute e agli asset digitali: piattaforme di scambio, custodi e altre attività correlate alle criptovalute sono soggetti ai requisiti di KYB.

• Fornitori di servizi fiduciari e societari: le società che costituiscono aziende, forniscono sedi legali o gestiscono strutture aziendali sono tenute a verificare le attività e le persone fisiche che assistono.

• Servizi legali e finanziari: avvocati, consulenti fiscali, revisori dei conti e commercialisti spesso eseguono procedure di KYB quando effettuano transazioni o gestiscono i fondi dei clienti.

• Attività operanti in settori a rischio elevato o a valore elevato: attività legate al gioco d'azzardo, al settore immobiliare, ai metalli preziosi e ai beni di lusso richiedono spesso la verifica delle controparti aziendali.

• Piattaforme di attivazione per venditori o partner terzi: anche quando non è esplicitamente richiesto dalla legge, molti marketplace e piattaforme B2B eseguono le procedure di KYB per gestire il rischio di frode e soddisfare le aspettative dei partner.

• Qualsiasi attività soggetta a leggi antiriciclaggio (AML) o a sanzioni: le procedure di KYB rientrano in genere negli obblighi di due diligence per le aziende soggette a normative in materia di antiriciclaggio, sanzioni o reati finanziari.

Perché alle aziende servono i controlli di KYB

Molte attività operano a livello transfrontaliero e attraverso diversi livelli di entità di carattere giuridico. KYB rappresenta un metodo a disposizione delle attività per gestire il rischio nelle loro interazioni reciproche.

Ecco per quali aspetti i controlli di KYB sono utili per le attività:

• Adempimento agli obblighi normativi: le attività che operano in settori regolamentati sono spesso tenute per legge a verificare l'identità e la titolarità delle aziende con cui collaborano prima di fornire i propri servizi. La mancata esecuzione di adeguate procedure di KYB può comportare sanzioni normative, azioni coercitive e persino responsabilità civili qualora un'azienda fosse successivamente collegata ad attività illecite.

• Prevenzione dei reati finanziari: KYB contribuisce a individuare e bloccare le società di comodo, le organizzazioni di facciata e le strutture proprietarie occulte che spesso nascondono attività di riciclaggio di denaro e di elusione delle sanzioni.

• Tutela della credibilità: le procedure di KYB riducono il rischio di condurre l'attività con entità illegittime o a rischio elevato, prevenendo danni alla fiducia dei clienti e alla reputazione del brand.

• Supporto a una crescita sicura: man mano che le aziende crescono e aggiungono nuovi clienti dell'attività, KYB fornisce un quadro ripetibile per mantenere gli standard senza fare affidamento su valutazioni improvvisate.

• Creazione una documentazione pronta per l'audit: una procedura di KYB ben gestita produce registrazioni chiare che mostrano come sono state prese le decisioni. Ciò è fondamentale quando le autorità di regolamentazione o i partner chiedono in che modo l'attività ha effettuato la valutazione del rischio.

Come si identificano i beneficiari effettivi durante le procedure di KYB

I beneficiari effettivi sono le persone fisiche che controllano realmente un'attività. Talvolta, tale controllo è complicato da una serie di entità di carattere giuridico. La procedura di KYB le analizza per identificare chi siano realmente i titolari effettivi.

La procedura di KYB inizia applicando soglie normative che stabiliscono chi rientra nella definizione di beneficiario effettivo. L'identificazione può basarsi sulla percentuale di proprietà, sui diritti di voto o su altre forme di controllo, anche senza partecipazione azionaria.

La procedura di KYB acquisisce quindi le informazioni relative alla proprietà. Le attività sono tenute a comunicare azionisti, società madre e termini di controllo, in modo che la struttura proprietaria possa essere ricostruita completamente, dalla società operativa fino alle persone ai vertici. Quando la proprietà passa attraverso una o più aziende, la procedura di KYB segue la catena fino all'identificazione delle persone fisiche.

Una volta identificati, i beneficiari effettivi devono completare la verifica dell'identità, solitamente fornendo un documento di identità rilasciato dal governo e una prova di residenza. Ogni cambiamento negli azionisti o nel gruppo di controllo comporta una nuova verifica, in modo che i registri rimangano aggiornati.

Modalità di aggiornamento dei controlli di KYB

Le normative e le best practice richiedono alle aziende di aggiornare periodicamente i dati di KYB e di rimanere aggiornate al variare dei livelli di rischio.

Ecco come mantenere il controllo.

• Applicare un programma di revisione basato sul rischio: le attività a rischio più elevato possono essere sottoposte a revisioni più frequenti. Quelle a rischio inferiore possono seguire cicli di revisione più lunghi, in base a fattori quali il settore, l'area geografica e il comportamento delle transazioni.

• Monitorare i segnali di rischio: aggiornamenti sulle sanzioni, notizie negative sui media, azioni normative o attività insolite possono emergere in qualsiasi momento. In tal caso, è opportuno rivalutare le informazioni di KYB.

• Aggiornare i cambiamenti rilevanti: variazioni nella proprietà, nei membri del consiglio di amministrazione, nelle operazioni dell'attività, nell'area geografica o nei modelli di transazione devono comportare aggiornamenti immediati delle procedure di KYB.

• Mantenere i registri pronti per eventuali audit: documenta ogni aggiornamento con date, riscontri e prove a supporto che dimostrano la conformità continua.

• Considerare KYB come un processo continuo: le procedure di KYB garantiscono che le relazioni commerciali rimangano chiare e conformi. Devi considerare KYB come un impegno costante, non come un'operazione occasionale.

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