Merchant onboarding is het proces dat een platform of marktplaats gebruikt om de identiteit van een verkoper te verifiëren, de bedrijfsgegevens te bevestigen en deze te screenen aan de hand van compliancevereisten voordat het account wordt geactiveerd. Platforms die werken met particuliere verkopers voeren Know Your Customer (KYC)-controles uit; platforms die werken met geregistreerde ondernemingen voeren Know Your Business (KYB)-verificatie uit. Elke verkoper moet, ongeacht de grootte of structuur, een Anti-Money Laundering (AML)-screening doorlopen die tot ver na de initiële aanmelding doorloopt.

In het boekjaar 2024 hebben financiële instellingen 4,7 miljoen suspicious activity reports (SAR's) ingediend waarin melding wordt gemaakt van transacties of accounts met tekenen van illegale activiteiten. Merchant onboarding helpt voorkomen dat onrechtmatige verkopers op deze platforms opereren.

Hieronder bespreken we hoe elk onderdeel van de onboarding in de praktijk werkt: welke informatie verkopers moeten opgeven, hoe platforms deze verifiëren en wat een handmatige controle of een afwijzing veroorzaakt.

Kernpunten

• Merchant onboarding omvat identiteitsverificatie, bedrijfsverificatie en AML-screening. Deze moeten zijn goedgekeurd voordat een verkoper betalingen kan ontvangen.

• KYC is van toepassing op particuliere verkopers, terwijl KYB van toepassing is op geregistreerde ondernemingen en het identificeren omvat van iedereen die eigenaar is van het bedrijf.

• Sanctiescreening en op risico gebaseerde monitoring gaan door nadat een verkoper is ge-onboard en stoppen niet bij de initiële aanmelding.

Wat houdt merchant onboarding in voor platforms en marktplaatsen?

Merchant onboarding is het proces waarbij de gegevens van een verkoper worden verzameld, wordt geverifieerd of deze kloppen en wordt besloten of het account moet worden geactiveerd. Het is een manier voor marktplaatsen om te bevestigen wie de verkopers op hun platforms zijn voordat er geld wordt verplaatst.

Wat is KYC-verificatie voor particuliere verkopers in merchant onboarding?

KYC-verificatie bevestigt dat een particuliere verkoper de persoon is die deze beweert te zijn. Een platform dat onafhankelijke aannemers, freelancers of eenmanszaken onboardt, gebruikt KYC als de belangrijkste compliancecontrole, aangezien er geen afzonderlijke onderneming bij betrokken is.

Veel KYC-flows in de VS en EU vragen om dezelfde basisgegevens: volledige wettelijke naam, geboortedatum, woonadres en een nummer van een officieel identiteitsbewijs, zoals een Social Security number in de VS of een nationaal ID-nummer in de EU. Verkopers die grotere volumes verwerken, moeten mogelijk ook een foto van een officieel identiteitsbewijs indienen, zoals een rijbewijs of paspoort, samen met een selfie die hiermee wordt vergeleken.

Geautomatiseerde tools voor identiteitsverificatie vergelijken ingediende documenten met overheidsdatabases, controleren op tekenen van manipulatie en voeren binnen enkele seconden gezichtsherkenning uit. Geautomatiseerde controles passen ook dezelfde standaard toe op elke verkoper. Dit minimaliseert de ongelijke controle die regelgevers doorgaans markeren tijdens audits.

Wat is KYB-verificatie voor ondernemingen in merchant onboarding?

KYB-verificatie is van toepassing wanneer een verkoper actief is als geregistreerd bedrijf en niet als particulier. Hiermee wordt bevestigd dat de onderneming bestaat als juridische entiteit en worden de personen geïdentificeerd die deze bezitten of beheren.

Platforms verzamelen tijdens KYB verschillende categorieën informatie: de wettelijke naam van de onderneming en een eventuele DBA-naam ('doing business as'), het registratie- of oprichtingsnummer, de belasting-ID, zoals een Employer Identification Number (EIN) in de VS, het geregistreerde adres en details over de branche en het verwachte transactievolume. Platforms vergelijken deze gegevens ook met de bedrijfsregisters van de overheid om te bevestigen dat het bedrijf actief is en een goede reputatie heeft.

KYB identificeert ook uiteindelijk belanghebbenden (UBO's). Volgens de regels in de VS en EU betekent dit doorgaans dat iedereen wordt geïdentificeerd die 25% of meer van de onderneming bezit, plus ten minste één leidinggevende particulier, zoals een CEO of bestuurslid. Elk van die particulieren doorloopt doorgaans een eigen identiteitscontrole, vergelijkbaar met KYC.

Hoe geeft AML-compliance vorm aan merchant onboarding?

Volgens de AML-regels moeten platforms elke verkoper screenen met volglijsten van de overheid voordat ze betalingen kunnen ontvangen. Namen worden gecontroleerd in de Specially Designated Nationals List van het US Office of Foreign Assets Control (OFAC) en andere sanctiedatabases. Een echte match blokkeert de onboarding onmiddellijk, terwijl een gedeeltelijke match wordt doorgegeven voor een handmatige controle om een vals positief resultaat uit te sluiten.

Platforms voeren ook risicoscoring uit, waarbij elke verkoper een score krijgt op basis van factoren zoals transactievolume, branche en geografie. Een verkoper met een hoog volume in een branche die volgens de AML-richtlijnen als een hoger risico wordt beschouwd (bijv. gelddiensten), wordt nauwlettender in de gaten gehouden dan een verkoper met een kleine detailhandel. Platforms die AML-screening opnemen in de geautomatiseerde onboardingflow, kunnen verkopers met een laag risico in dezelfde ronde goedkeuren als hun KYC- of KYB-controles en de handmatige controle bewaren voor verkopers waarvoor dit nodig is.

De compliancemonitoring stopt niet bij de onboarding. Een plotselinge piek in het transactievolume, betalingen die zo zijn gestructureerd dat ze net onder de rapportagedrempels blijven, of een chargeback-patroon dat niet overeenkomt met de opgegeven onderneming van de verkoper, wordt doorgaans gemarkeerd voor een compliancecontrole. Afhankelijk van wat een controle aan het licht brengt, kan een platform om meer documentatie vragen, uitbetalingen beperken zolang de controle open is of in ernstigere gevallen een SAR indienen bij de bevoegde autoriteit.

Welke informatie moeten verkopers opgeven tijdens merchant onboarding?

De exacte informatie die een platform tijdens merchant onboarding verzamelt, hangt af van de vraag of de verkoper een particulier of een onderneming is, maar elke flow bestrijkt vergelijkbare categorieën.

Verkopers moeten erop voorbereid zijn het volgende op te geven:

• Wettelijke identiteit: Particuliere verkopers geven hun volledige wettelijke naam en geboortedatum op. Deze worden afgestemd op de ID-documenten die tijdens de verificatie zijn gebruikt. Zakelijke verkopers geven hun wettelijke naam, DBA-naam en structuur op (bijv. bv, nv of vof).

• Adres en registratie: Particulieren geven een woonadres op dat wordt gecontroleerd in adresdatabases om te bevestigen dat het een echte, bestelbare locatie is. Ondernemingen geven een geregistreerd adres op, samen met hun registratie- of oprichtingsnummer.

• Belasting- en ID-nummers: Particulieren geven nummers van een officieel identiteitsbewijs op, zoals Social Security numbers en nationale ID-nummers. Ondernemingen geven EIN's of vergelijkbare belasting-ID's op.

• Bankgegevens: Beide geven bankrekeninggegevens op voor uitbetalingen (routing- en rekeningnummers of vergelijkbare lokale bank-ID's).

• Brancheclassificatie: Zakelijke verkopers geven merchant category codes op. Platforms gebruiken deze om risico's te beoordelen en de juiste compliancevereisten toe te passen.

• Uiteindelijk belanghebbenden: Ondernemingen identificeren iedereen die 25% of meer van het bedrijf bezit, plus ten minste één leidinggevende particulier, zoals een CEO of bestuurslid. Elk van hen doorloopt een eigen identiteitscontrole. Deze informatie wordt verzameld bij de initiële onboarding en alleen opnieuw gecontroleerd als risicofactoren of nieuwe informatie daartoe aanleiding geven.

• Volume-inschattingen: Zakelijke verkopers geven geschatte transactievolumes en de gemiddelde transactiegrootte op. Dit helpt bij het kalibreren van de risicomonitoring vanaf het begin.

• Contactgegevens: Zowel particulieren als ondernemingen geven telefoonnummers en e-mailadressen op. Deze worden gebruikt voor verificatiecodes en accountmeldingen.

Wat gebeurt er als de verificatie van een verkoper mislukt tijdens merchant onboarding?

Niet elke verkoper komt bij de eerste poging door de onboarding. Wat er gebeurt na een mislukte verificatie, hangt af van de oorzaak hiervan. Bij een eenvoudige documentmismatch vraagt het platform de verkoper doorgaans om het veld dat niet overeenkomt opnieuw in te dienen of te corrigeren. Dit kan vaak worden veroorzaakt door een typefout, een recente verhuizing of een meisjesnaam die niet is geüpdatet op een ID.

Bij een match met een sanctie- of volglijst (wanneer de naam van een verkoper overlapt met een vermelding op de lijst van OFAC of een andere sanctiedatabase), controleert het compliance-team of het een echte match is of een toevallige naamsovereenkomst. Als het een echte match is, moet het platform de onboarding weigeren, de match vastleggen en, afhankelijk van de regio, de match mogelijk melden aan regelgevers. Als het een toevallige overlap is, kan de onboarding worden voortgezet.

Op risico gebaseerde afwijzingen (wanneer het profiel van een verkoper buiten datgene valt wat het platform wil onboarden) kunnen op twee manieren verlopen. Het platform kan de verkoper een verklaring geven zonder mogelijkheid om zich opnieuw aan te melden of met een mogelijkheid om zich na een wachtperiode opnieuw aan te melden. Op risico gebaseerde afwijzingen kunnen worden veroorzaakt door factoren zoals een onverifieerbaar bedrijfsadres of een branche die het platform niet ondersteunt.

Hoe Stripe Connect kan helpen

Stripe Connect regelt geldstromen tussen meerdere partijen voor softwareplatforms en marktplaatsen. Het biedt snelle onboarding, geïntegreerde componenten, wereldwijde uitbetalingen en nog veel meer.

Connect kan je helpen bij het:

• Binnen enkele weken van start gaan: gebruik door Stripe gehoste of geïntegreerde functionaliteit om sneller live te gaan en vermijd de voorafgaande kosten en ontwikkelingstijd die gewoonlijk nodig zijn voor betalingsfacilitering.

• Betalingen op schaal beheren: gebruik tools en diensten van Stripe, zodat je geen extra middelen hoeft te besteden aan margeverslaggeving, belastingformulieren, risico's, wereldwijde betaalmethoden of onboardingcompliance.

• Wereldwijd groeien: help je gebruikers meer klanten wereldwijd te bereiken met lokale betaalmethoden en de mogelijkheid om eenvoudig omzetbelasting, belasting over de toegevoegde waarde (btw) en belasting op goederen en diensten (GST) te berekenen.

• Aanboren van nieuwe inkomstenbronnen: optimaliseer je betalingsinkomsten door bij elke transactie kosten in rekening te brengen. Haal voordeel uit de mogelijkheden van Stripe door fysieke betalingen, directe uitbetalingen, inning van omzetbelasting, financiering, betaalkaarten voor onkosten en meer op je platform mogelijk te maken.

Lees meer over Stripe Connect of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over merchant onboarding