Das Händler-Onboarding ist der Prozess, den eine Plattform oder ein Marktplatz verwendet, um die Identität einer Verkäuferin/eines Verkäufers zu überprüfen, deren bzw. dessen Geschäftsdaten zu bestätigen und sie bzw. ihn auf Compliance-Anforderungen zu prüfen, bevor das Konto aktiviert wird. Plattformen, die mit Verkäufer/innen als Einzelpersonen arbeiten, führen Know Your Customer (KYC)-Prüfungen durch. Plattformen, die mit eingetragenen Unternehmen arbeiten, führen eine Know Your Business (KYB)-Überprüfung durch. Alle Verkäufer/innen müssen unabhängig von Größe oder Struktur eine AML-Prüfung (Anti-Money Laundering) durchlaufen, die auch lange nach der anfänglichen Anmeldung fortgesetzt wird.

Im Geschäftsjahr 2024 reichten Finanzinstitute 4,7 Millionen Verdachtsmeldungen (Suspicious Activity Reports, SARs) ein, um Transaktionen oder Konten mit Anzeichen illegaler Aktivitäten zu melden. Das Händler-Onboarding trägt dazu bei zu verhindern, dass illegitime Verkäufer/innen auf diesen Plattformen agieren.

Nachfolgend besprechen wir, wie die einzelnen Teile des Onboardings in der Praxis funktionieren: welche Informationen Verkäufer/innen angeben müssen, wie Plattformen diese überprüfen und was eine manuelle Überprüfung oder eine Ablehnung auslöst.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Das Händler-Onboarding umfasst die Identitätsprüfung, die Unternehmensüberprüfung und die AML-Prüfung. Diese müssen erfolgreich abgeschlossen sein, bevor eine Verkäuferin/ein Verkäufer Zahlungen akzeptieren kann.

• KYC gilt für Verkäufer/innen als Einzelpersonen, während KYB für eingetragene Unternehmen gilt und die Identifizierung aller Personen umfasst, denen das Unternehmen gehört.

• Sanktionsprüfungen und risikobasierte Überwachung werden auch nach dem Onboarding einer Verkäuferin/eines Verkäufers fortgesetzt und enden nicht mit der anfänglichen Anmeldung.

Was beinhaltet das Händler-Onboarding für Plattformen und Marktplätze?

Händler-Onboarding ist der Prozess der Erfassung der Informationen einer Verkäuferin/eines Verkäufers, der Überprüfung ihrer Richtigkeit und der Entscheidung, ob das entsprechende Konto aktiviert wird. Es bietet Marktplätzen eine Möglichkeit zu bestätigen, wer die Verkäufer/innen auf ihren Plattformen sind, bevor Geld fließt.

Was ist eine KYC-Überprüfung für Verkäufer/innen als Einzelpersonen im Händler-Onboarding?

Die KYC-Überprüfung bestätigt, dass eine Verkäuferin/ein Verkäufer als Einzelperson diejenige/derjenige ist, die/der sie/er vorgibt zu sein. Eine Plattform, die das Onboarding für unabhängige Auftragnehmer/innen, Freiberufler/innen oder Einzelunternehmer/innen durchführt, nutzt KYC als wichtigste Compliance-Prüfung, da keine separate juristische Person beteiligt ist.

Viele KYC-Abläufe in den USA und in der EU fragen die gleichen grundlegenden Daten ab: den vollständigen rechtsgültigen Namen, das Geburtsdatum, die Wohnadresse und die Nummer eines behördlich ausgestellten Ausweises, wie z. B. eine Sozialversicherungsnummer in den USA oder eine nationale Identifikationsnummer in der EU. Verkäufer/innen, die höhere Volumina abwickeln, müssen möglicherweise auch ein Foto eines behördlich ausgestellten Ausweises, z. B. eines Führerscheins oder Reisepasses, zusammen mit einem passenden Selfie einreichen.

Automatisierte Tools zur Identitätsprüfung vergleichen eingereichte Dokumente mit behördlichen Datenbanken, prüfen auf Anzeichen von Manipulationen und führen innerhalb von Sekunden einen Gesichtsabgleich durch. Automatisierte Prüfungen wenden auch bei allen Verkäufer/innen denselben Standard an, was die ungleichmäßige Überprüfung minimiert, die von Aufsichtsbehörden bei Prüfungen häufig beanstandet wird.

Was ist eine KYB-Überprüfung für Unternehmen im Händler-Onboarding?

Die KYB-Überprüfung wird angewendet, wenn eine Verkäuferin/ein Verkäufer als eingetragenes Unternehmen und nicht als Einzelperson agiert. Sie bestätigt, dass das Unternehmen als juristische Person existiert, und identifiziert die Personen, denen es gehört oder die es kontrollieren.

Plattformen erfassen während der KYB-Überprüfung mehrere Kategorien von Informationen: den rechtsgültigen Namen des Unternehmens und einen etwaigen „Doing business as“-Namen (DBA-Namen), seine Registrierungs- oder Handelsregisternummer, seine Steueridentifikationsnummer wie eine Employer Identification Number (EIN) in den USA, seine eingetragene Adresse sowie Details zu seiner Branche und zum erwarteten Transaktionsvolumen. Plattformen gleichen diese Daten auch mit staatlichen Unternehmensregistern ab, um zu bestätigen, dass das Unternehmen aktiv und ordnungsgemäß gemeldet ist.

KYB identifiziert auch die wirtschaftlichen Eigentümer (Ultimate Beneficial Owners, UBOs). Gemäß den Vorschriften in den USA und in der EU bedeutet dies in der Regel die Identifizierung aller Personen, die 25 % oder mehr des Unternehmens besitzen, sowie mindestens einer Person, die das Unternehmen leitet oder führt, z. B. eines CEO oder eines geschäftsführenden Mitglieds. Jede dieser Personen durchläuft in der Regel eine eigene Identitätsprüfung, ähnlich wie bei KYC.

Wie prägt die AML-Compliance das Händler-Onboarding?

Die AML-Vorschriften verlangen von Plattformen, dass sie jede Verkäuferin/jeden Verkäufer mit staatlichen Beobachtungslisten abgleichen, bevor sie Zahlungen akzeptieren können. Namen werden mit der Specially Designated Nationals List des US Office of Foreign Assets Control (OFAC) und anderen Sanktionsdatenbanken abgeglichen. Eine tatsächliche Übereinstimmung blockiert das Onboarding sofort, während eine teilweise Übereinstimmung an die manuelle Überprüfung weitergeleitet wird, um ein falsch positives Ergebnis auszuschließen.

Plattformen führen auch eine Risikobewertung (Risk Scoring) durch, bei der jeder Verkäuferin/jedem Verkäufer basierend auf Faktoren wie Transaktionsvolumen, Branche und Geografie eine Punktzahl zugewiesen wird. Verkäufer/innen mit hohem Volumen in einer Branche, die laut AML-Richtlinien als risikoreicher eingestuft wird (z. B. Gelddienste), werden genauer überwacht als Verkäufer/innen, die ein kleines Einzelhandelsgeschäft betreiben. Plattformen, die die AML-Prüfung in den automatisierten Onboarding-Ablauf integrieren, können risikoarme Verkäufer/innen im selben Durchgang wie ihre KYC- oder KYB-Prüfungen freigeben und sich die manuelle Überprüfung für Verkäufer/innen aufsparen, bei denen dies gerechtfertigt ist.

Die Compliance-Überwachung endet nicht mit dem Onboarding. Eine plötzliche Spitze im Transaktionsvolumen, Zahlungen, die so strukturiert sind, dass sie knapp unter den Meldeschwellen bleiben, oder ein Muster für Rückbuchungen, das nicht dem angegebenen Geschäft der Verkäuferin/des Verkäufers entspricht, werden in der Regel für eine Compliance-Prüfung markiert. Je nachdem, was eine Überprüfung ergibt, kann eine Plattform weitere Dokumente anfordern, Auszahlungen einschränken, solange die Überprüfung andauert, oder in schwerwiegenderen Fällen einen SAR bei der zuständigen Behörde einreichen.

Welche Informationen müssen Verkäufer/innen während des Händler-Onboardings angeben?

Welche genauen Informationen eine Plattform während des Händler-Onboardings erfasst, hängt davon ab, ob die Verkäuferin/der Verkäufer eine Einzelperson oder ein Unternehmen ist, aber jeder Ablauf deckt ähnliche Kategorien ab.

Folgendes sollten Verkäufer/innen bereithalten:

• Rechtliche Identität: Verkäufer/innen als Einzelpersonen geben ihren vollständigen rechtsgültigen Namen und ihr Geburtsdatum an, die mit den bei der Überprüfung verwendeten Ausweisdokumenten abgeglichen werden. Verkäufer/innen als Unternehmen geben ihren rechtsgültigen Namen, DBA-Namen und ihre Struktur an (z. B. Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Aktiengesellschaft, Personengesellschaft).

• Adresse und Registrierung: Einzelpersonen geben Wohnadressen an, die mit Adressdatenbanken abgeglichen werden, um zu bestätigen, dass es sich um echte, zustellfähige Standorte handelt. Unternehmen geben eingetragene Adressen zusammen mit ihrer Registrierungs- oder Handelsregisternummer an.

• Steuer- und Ausweisnummern: Einzelpersonen geben Nummern behördlich ausgestellter Ausweise an, wie beispielsweise Sozialversicherungsnummern und nationale Identifikationsnummern. Unternehmen geben EINs oder gleichwertige Steueridentifikationsnummern an.

• Bankdaten: Beide geben Bankkontodaten für Auszahlungen an (Routing- und Kontonummern oder gleichwertige lokale Bankkennungen).

• Branchenklassifizierung: Verkäufer/innen als Unternehmen übermitteln Händlerkategorie-Codes. Plattformen verwenden diese zur Risikobewertung und zur Anwendung der korrekten Compliance-Anforderungen.

• Wirtschaftliches Eigentum: Unternehmen identifizieren jede Person, die 25 % oder mehr des Unternehmens besitzt, sowie mindestens eine kontrollierende Person, z. B. einen CEO oder ein geschäftsführendes Mitglied. Jede dieser Personen durchläuft eine eigene Identitätsprüfung. Diese Informationen werden beim anfänglichen Onboarding erfasst und nur dann erneut überprüft, wenn Risikofaktoren oder neue Informationen dies rechtfertigen.

• Volumenschätzungen: Verkäufer/innen als Unternehmen geben das geschätzte Transaktionsvolumen und die durchschnittliche Transaktionsgröße an. Dies hilft dabei, die Risikoüberwachung von Anfang an abzustimmen.

• Kontaktinformationen: Sowohl Einzelpersonen als auch Unternehmen geben Telefonnummern und E-Mail-Adressen an. Diese werden für Verifizierungscodes und Kontobenachrichtigungen verwendet.

Was passiert, wenn eine Verkäuferin/ein Verkäufer die Überprüfung während des Händler-Onboardings nicht besteht?

Nicht jede/r Verkäufer/in besteht das Onboarding beim ersten Versuch. Was nach einer fehlgeschlagenen Überprüfung passiert, hängt von der Ursache ab. Bei einer einfachen Nichtübereinstimmung der Dokumente bittet die Plattform die Verkäuferin/den Verkäufer in der Regel, die Daten erneut einzureichen oder das nicht übereinstimmende Feld zu korrigieren. Dies kann oft durch einen Tippfehler, einen kürzlichen Umzug oder einen Mädchennamen verursacht werden, der auf einem Ausweis noch nicht aktualisiert wurde.

Bei einer Übereinstimmung mit Sanktions- oder Beobachtungslisten (wenn sich der Name einer Verkäuferin/eines Verkäufers mit einem Eintrag auf der OFAC-Liste oder einer anderen Sanktionsdatenbank überschneidet), prüft das Team für Compliance, ob es sich um eine tatsächliche Übereinstimmung oder eine zufällige Namensüberschneidung handelt. Wenn es sich um eine tatsächliche Übereinstimmung handelt, muss die Plattform das Onboarding ablehnen, die Übereinstimmung aufzeichnen und die Übereinstimmung je nach rechtlichem Zuständigkeitsbereich möglicherweise den Aufsichtsbehörden melden. Wenn es sich um eine zufällige Überschneidung handelt, kann das Onboarding fortgesetzt werden.

Risikobasierte Ablehnungen (wenn das Profil einer Verkäuferin/eines Verkäufers nicht den Kriterien entspricht, für die die Plattform ein Onboarding durchführen möchte) können auf zwei Arten erfolgen. Die Plattform kann der Verkäuferin/dem Verkäufer eine Erklärung ohne die Möglichkeit einer erneuten Bewerbung oder mit der Möglichkeit einer erneuten Bewerbung nach einer Wartezeit geben. Risikobasierte Ablehnungen können durch Faktoren wie eine nicht verifizierbare Geschäftsadresse oder eine Branche ausgelöst werden, die die Plattform nicht unterstützt.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Händler-Onboarding