L'onboarding des commerçants est le processus qu'une plateforme ou une marketplace utilise pour vérifier l'identité d'un commerçant, confirmer les informations de son entreprise et le soumettre à un contrôle des exigences de conformité avant d'activer son compte. Les plateformes qui travaillent avec des commerçants entrepreneurs individuels effectuent des contrôles Know Your Customer (KYC) ; les plateformes qui travaillent avec des entreprises immatriculées effectuent une vérification Know Your Business (KYB). Chaque commerçant, indépendamment de sa taille ou de sa structure, doit se soumettre à un contrôle Anti-Money Laundering (AML) qui se poursuit bien après l'inscription initiale.

Au cours de l'exercice financier 2024, les institutions financières ont déposé 4,7 millions de déclarations d'activités suspectes (SAR) signalant des transactions ou des comptes présentant des signes d'activité illicite. L'onboarding des commerçants aide à empêcher les commerçants illégitimes d'opérer sur ces plateformes.

Nous allons expliquer ci-dessous le fonctionnement de chaque étape de l'onboarding dans la pratique : les informations que les commerçants doivent fournir, la manière dont les plateformes les vérifient, et ce qui déclenche un examen manuel ou un refus d'inscription.

L’essentiel à retenir

• L'onboarding des commerçants comprend la vérification de l'identité, la vérification de l'entreprise et le contrôle AML. Ces vérifications doivent être validées avant qu'un commerçant puisse accepter des paiements ;

• Le KYC s'applique aux commerçants entrepreneurs individuels, tandis que le KYB s'applique aux entreprises immatriculées et implique l'identification de toute personne détenant la société ;

• Le contrôle des sanctions et le suivi basé sur les risques se poursuivent après l'inscription d'un commerçant et ne s'arrêtent pas à la création de compte initiale.

En quoi consiste l'onboarding des commerçants pour les plateformes et les marketplaces ?

L'onboarding des commerçants est le processus qui consiste à recueillir les informations d'un commerçant, à en vérifier l'exactitude et à décider d'activer ou non son compte. C'est un moyen pour les marketplaces de confirmer l'identité des commerçants sur leurs plateformes avant tout mouvement de fonds.

Qu'est-ce que la vérification KYC pour les commerçants entrepreneurs individuels lors de l'onboarding des commerçants ?

La vérification KYC confirme qu'un commerçant entrepreneur individuel est bien celui qu'il prétend être. Une plateforme qui inscrit des prestataires indépendants, des freelances ou des entreprises individuelles utilise le KYC comme principal contrôle de conformité, car aucune entité juridique distincte n'est impliquée.

De nombreux flux KYC aux États-Unis et dans l'UE demandent les mêmes informations de base : dénomination sociale complète, date de naissance, adresse personnelle et numéro de pièce d'identité officielle, tel qu'un numéro de sécurité sociale aux États-Unis ou un numéro d'identification nationale dans l'UE. Les commerçants qui traitent des volumes plus importants peuvent également être tenus de soumettre une photo d'une pièce d'identité officielle, comme un permis de conduire ou un passeport, ainsi qu'un selfie correspondant.

Les outils de vérification d'identité automatisée comparent les documents soumis avec les bases de données gouvernementales, recherchent des signes d'altération et effectuent une correspondance faciale en quelques secondes. Les vérifications automatisées appliquent également la même norme à chaque commerçant, ce qui réduit les examens inégaux que les régulateurs ont tendance à signaler lors des audits.

Qu'est-ce que la vérification KYB pour les entreprises lors de l'onboarding des commerçants ?

La vérification KYB s'applique lorsqu'un commerçant opère en tant qu'entreprise immatriculée plutôt qu'en tant qu'entrepreneur individuel. Elle confirme que l'entreprise existe en tant qu'entité juridique et identifie les personnes qui la détiennent ou la contrôlent.

Les plateformes recueillent plusieurs catégories d'informations lors du KYB : la dénomination sociale de l'entreprise et tout nom commercial (DBA), son numéro d'immatriculation, son numéro fiscal tel qu'un numéro d'identification de l'employeur (EIN) aux États-Unis, son adresse officielle, ainsi que des détails sur son secteur d'activité et le volume de transactions attendu. Les plateformes recoupent également ces données avec les registres d'entreprises gouvernementaux pour confirmer que la société est active et en règle.

Le KYB identifie également les bénéficiaires effectifs ultimes (UBO). Selon les règles des États-Unis et de l'UE, cela signifie généralement l'identification de toute personne détenant 25 % ou plus de l'entreprise, ainsi qu'au moins un individu qui la gère ou la dirige, comme un PDG ou un membre dirigeant. Chacun de ces individus est généralement soumis à son propre contrôle d'identité, similaire au KYC.

Comment la conformité AML façonne-t-elle l'onboarding des commerçants ?

Les règles AML exigent que les plateformes contrôlent chaque commerçant par rapport aux listes de surveillance gouvernementales avant de pouvoir accepter des paiements. Les noms sont vérifiés par rapport à la Specially Designated Nationals List de l'Office of Foreign Assets Control (OFAC) des États-Unis et à d'autres bases de données de sanctions. Une correspondance réelle bloque immédiatement l'onboarding, tandis qu'une correspondance partielle est orientée vers un examen manuel afin d'exclure un faux positif.

Les plateformes effectuent également une évaluation des risques, en attribuant à chaque commerçant un score basé sur des facteurs tels que le volume de transactions, le secteur d'activité et la zone géographique. Un commerçant à volume élevé dans un secteur d'activité considéré comme à haut risque par les directives AML (par exemple, les services monétaires) est surveillé de plus près qu'un commerçant qui gère un petit magasin de retail. Les plateformes qui intègrent le contrôle AML dans le flux d'onboarding automatisé peuvent valider les commerçants à faible risque en même temps que leurs vérifications KYC ou KYB, et réserver l'examen manuel aux commerçants qui le justifient.

Le suivi de la conformité ne s'arrête pas à l'onboarding. Un pic soudain du volume de transactions, des paiements structurés pour rester juste en dessous des seuils de déclaration, ou un modèle de rétrofacturation qui ne correspond pas à l'activité déclarée du commerçant sont généralement signalés pour un examen de conformité. Selon les résultats de l'examen, une plateforme peut demander des documents supplémentaires, restreindre les virements pendant que l'examen reste ouvert, ou, dans les cas plus graves, déposer une SAR auprès de l'autorité compétente.

Quelles informations les commerçants doivent-ils fournir lors de l'onboarding ?

Les informations exactes qu'une plateforme recueille lors de l'onboarding des commerçants dépendent du fait que le commerçant est un entrepreneur individuel ou une entreprise, mais chaque flux couvre des catégories similaires.

Voici ce que les commerçants doivent être prêts à fournir :

• Identité légale : les commerçants entrepreneurs individuels soumettent leur dénomination sociale complète et leur date de naissance, qui sont comparées aux pièces d'identité officielles utilisées lors de la vérification. Les commerçants entreprises soumettent leur dénomination sociale, leur nom commercial et leur structure (par exemple, société à responsabilité limitée, société de capitaux, société de personnes) ;

• Adresse et immatriculation : les entrepreneurs individuels fournissent une adresse personnelle vérifiée dans des bases de données d'adresses pour confirmer qu'il s'agit d'un lieu réel et distribuable. Les entreprises fournissent leur adresse officielle ainsi que leur numéro d'immatriculation ;

• Numéros fiscaux et d'identification : les entrepreneurs individuels soumettent des numéros de pièce d'identité officielle, tels que des numéros de sécurité sociale ou des numéros d'identification nationale. Les entreprises soumettent un numéro d'identification de l'employeur (EIN) ou un numéro fiscal équivalent ;

• Coordonnées bancaires : les deux fournissent des informations de compte bancaire pour les virements (numéros d'acheminement et de compte, ou identifiants bancaires locaux équivalents) ;

• Classification sectorielle : les commerçants entreprises soumettent des codes de catégorie de commerçant. Les plateformes les utilisent pour évaluer les risques et appliquer les exigences de conformité appropriées ;

• Bénéficiaires effectifs : les entreprises identifient toute personne détenant 25 % ou plus de la société, ainsi qu'au moins une personne exerçant un contrôle, telle qu'un PDG ou un membre dirigeant. Chacune est soumise à son propre contrôle d'identité. Ces informations sont recueillies lors de l'onboarding initial et ne sont vérifiées de nouveau que si des facteurs de risque ou de nouvelles informations le justifient ;

• Estimations de volume : les commerçants entreprises fournissent une estimation des volumes de transactions et de la taille moyenne des transactions. Cela permet de calibrer le suivi des risques dès le départ ;

• Coordonnées : les entrepreneurs individuels et les entreprises fournissent des numéros de téléphone et des adresses email. Ces informations sont utilisées pour les codes de vérification et les notifications de compte.

Que se passe-t-il lorsqu'un commerçant échoue à la vérification lors de l'onboarding des commerçants ?

Tous les commerçants ne réussissent pas l'onboarding du premier coup. Ce qui se passe après un échec de vérification dépend de la cause de cet échec. En cas de simple non-concordance de document, la plateforme demande généralement au commerçant de soumettre à nouveau le document ou de corriger le champ qui ne correspondait pas. Cela peut souvent être dû à une faute de frappe, à un déménagement récent ou à un nom de jeune fille qui n'a pas été mis à jour sur une pièce d'identité.

En cas de correspondance avec une liste de sanctions ou de surveillance (lorsque le nom d'un commerçant chevauche une entrée de la liste de l'OFAC ou d'une autre base de données de sanctions), l'équipe de conformité vérifie s'il s'agit d'une correspondance réelle ou d'une coïncidence de nom. S'il s'agit d'une correspondance réelle, la plateforme doit refuser l'onboarding, conserver une trace de la correspondance et, en fonction de la juridiction, éventuellement signaler la correspondance aux régulateurs. S'il s'agit d'une coïncidence, l'onboarding peut se poursuivre.

Les refus basés sur les risques (lorsque le profil d'un commerçant ne correspond pas à ce que la plateforme est prête à inscrire) peuvent se dérouler de deux manières. La plateforme peut fournir au commerçant une explication sans possibilité de présenter une nouvelle demande, ou une possibilité de présenter une nouvelle demande après une période d'attente. Les refus basés sur les risques peuvent être déclenchés par des facteurs tels qu'une adresse professionnelle invérifiable ou un secteur d'activité que la plateforme ne prend pas en charge.

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FAQ sur l'onboarding des commerçants