La facturación es uno de los procesos más importantes en las empresas y tiene un impacto directo en el flujo de caja de una organización. Un sistema de facturación suele incluir pasos como la emisión de facturas, la provisión de documentos justificativos para el pago y la recepción de pagos mediante cheque o transferencia bancaria. Aunque este proceso es habitual, la preparación y gestión de los documentos debe realizarse con precisión.

En este artículo describimos el proceso de facturación en Tailandia, desde la preparación de los documentos y la facturación hasta la vía de los pagos. También comentamos consejos para simplificar el proceso de facturación.

¿De qué trata este artículo?

• Facturación en Tailandia
  
• Preparación de documentos para la facturación
  
• ¿Cuáles son los procedimientos de facturación en Tailandia?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Billing
  

Facturación en Tailandia

La facturación es el proceso que utiliza un proveedor de servicios o una empresa para informar al cliente de los detalles de pago acordados. Es un proceso importante que afecta directamente a la estabilidad financiera de una empresa. Tanto las pequeñas como las grandes empresas deben disponer de sistemas de facturación eficaces para garantizar un funcionamiento continuo y sin problemas. La facturación también ayuda a reducir los retrasos en los pagos, los errores y los conflictos entre socios comerciales.

Tailandia sigue utilizando ampliamente los documentos en papel y los pagos con cheques. Además, los organismos gubernamentales y las grandes organizaciones suelen tener normativas más estrictas y complejas. Por lo tanto, los empresarios deben comprender los pasos del sistema de facturación para garantizar un funcionamiento fluido y reducir los posibles errores.

Preparación de documentos para la facturación

La preparación de documentos para la facturación, es un proceso importante que garantiza que los pagos sean sistemáticos y verificables. A continuación se enumeran los principales documentos utilizados:

Facturas

Son documentos utilizados para notificar al cliente el importe que debe pagar por los bienes o servicios.

Deberán incluir los siguientes datos:

• Número de factura
  
• Fecha de emisión del documento
  
• Nombre, dirección y número de identificación fiscal de la empresa y del cliente
  
• Lista de productos o servicios con detalles, como cantidad, unidades, precio y precio total
  
• Importe total antes de impuestos, incluido el impuesto sobre el valor añadido (IVA) (por ejemplo, IVA 7%)
  
• Total neto
  
• Condiciones de pago (por ejemplo, crédito a 30 días o pago inmediato)
  
• Canal de pago (por ejemplo, transferencia bancaria o cheque)
  

Órdenes de compra de los clientes

Este es un documento emitido por el cliente a la empresa para expresar su intención de comprar bienes o servicios. Se debe adjuntar una orden de compra a la factura para ayudar a confirmar que la compra se realiza de acuerdo con el contrato. El documento debe especificar los siguientes detalles:

• Lista de productos o servicios que el cliente desea adquirir.
  
• Cantidad
  
• Precio unitario
  
• Precio total
  
• Fecha de entrega
  
• Condiciones de pago (por ejemplo, crédito a 30 días o pago inmediato)
  
• Información sobre clientes y empresas
  

Órdenes de entrega o formularios de finalización del trabajo

Este documento confirma que los bienes o servicios han sido entregados. Debe incluir los detalles del producto o servicio que coincidan con la factura:

• Número y fecha del documento
  
• Lista de productos o servicios prestados
  
• Cantidades y unidades
  
• Firma del destinatario y fecha de recibo
  
• Número de pedido de referencia (si lo hay)
  

Facturas de impuestos

Los operadores sujetos al IVA deben expedir estos documentos a los clientes para informarles del importe del IVA recaudado:

• Nombre comercial, dirección y número de identificación fiscal
  
• Nombre y dirección del cliente (si se trata de una factura con todos los datos fiscales)
  
• Número de artículo, factura con IVA, y fecha de emisión de la factura fiscal
  
• Detalles del producto o servicio
  
• Valor de los bienes o servicios antes de impuestos
  
• Importe del IVA aplicado
  
• Valor total de todos los artículos (impuestos incluidos)
  

Otros documentos

Pueden incluir un certificado de retención a cuenta (si procede), una copia de la tarjeta de identificación (DNI) del cliente o un certificado de empresa que demuestre el derecho de la empresa a recibir el dinero.

La verificación y la secuencia de los documentos deben estar claramente definidas para facilitar su revisión por parte del departamento de contabilidad del cliente. Esto puede reducir la posibilidad de que falten documentos o sean devueltos. Además, la empresa debe adjuntar una copia y conservar el original en caso de disputar o investigar.

¿Cuáles son los procedimientos de facturación en Tailandia?

El proceso de facturación depende de la naturaleza de la empresa, las operaciones y los acuerdos de cada socio. En general, puede resumirse en estos pasos principales:

Acordar las condiciones de pago

La empresa y el cliente deben acordar el precio, las condiciones de pago (por ejemplo, efectivo, crédito a 30 días), el contrato, el depósito, los recargos por demora y otras condiciones diversas. Las empresas deben ser específicas en sus presupuestos y contratos para evitar disputas.

Programar una fecha de facturación

La empresa debe ponerse en contacto con el cliente o con su departamento de contabilidad para acordar una fecha de facturación. Algunos clientes pueden tener ciclos de facturación, como el día 25 de cada mes. Una vez fijada la fecha, todos los documentos pueden enviarse al departamento de contabilidad o de compras del cliente.

Preparar los documentos de facturación

Estos deben prepararse de acuerdo con los detalles y procedimientos especificados anteriormente:

• Factura
  
• Pedido de compra del cliente
  
• Orden de entrega o formulario de finalización del trabajo
  
• Factura fiscal
  
• Otros documentos, como el certificado de retención a cuenta (si lo hay)
  

Entregar documentos

A continuación, la empresa debe emitir facturas formales, adjuntar cualquier documento de facturación adicional y entregar los documentos al cliente mediante el método de entrega adecuado o acordado.

Comprobar y confirmar la recepción de los documentos.

El cliente firmará el documento y lo fechará para iniciar el ciclo de pago. El cliente deberá comprobar la exactitud de la factura y de los demás documentos por si hubiera algún problema o información que debiera corregirse.

Seguimiento de las transacciones (si es necesario)

Si el pago vence y no se recibe, la empresa debe realizar un seguimiento por teléfono, correo electrónico o carta formal de requerimiento. Las empresas deben mantener registros de seguimiento en caso de disputas, incluyendo la fecha de seguimiento, el nombre de la persona que llamó y la respuesta recibida. Se pueden cobrar intereses en caso de demora.

Recibir pagos y registrar cuentas

El proceso de facturación ha finalizado. La empresa recibe el pago y registra la transacción en el sistema contable de la empresa para cerrar la cuenta. Una vez que el cliente ha pagado, la empresa debe emitir un recibo y conservar el documento de pago como prueba para su inspección y declaración de impuestos.

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