Facturering is een van de belangrijkste processen in een bedrijf en heeft direct invloed op de cashflow van een organisatie. Een factureringssysteem omvat meestal stappen zoals het maken van facturen, het verstrekken van betalingsdocumenten en het ontvangen van betalingen per cheque of overschrijving. Hoewel dit een veelvoorkomend proces is, moet het opstellen en beheren van documenten nauwkeurig gebeuren.

In dit artikel geven we een overzicht van het factureringsproces in Thailand, van het opstellen van documenten en facturering tot het volgen van betalingen. We geven ook tips om het factureringsproces te vereenvoudigen.

Wat staat er in dit artikel?

• Facturering in Thailand
  
• Documenten klaarmaken voor facturering
  
• Hoe werkt het factureren in Thailand?
  
• Hoe Stripe Billing je kan helpen
  

Facturering in Thailand

Facturering (ook wel 'factureren' genoemd) is het proces dat een dienstverlener of bedrijf gebruikt om de klant te informeren over de afgesproken betalingsgegevens. Het is een belangrijk proces dat direct invloed heeft op de financiële stabiliteit van een bedrijf. Dit geldt zowel voor kleine als grote bedrijven: ze moeten beschikken over efficiënte factureringssystemen om een soepele en continue bedrijfsvoering te garanderen. Facturering helpt ook om betalingsachterstanden, fouten en conflicten tussen zakenpartners te verminderen.

In Thailand worden nog steeds veel papieren documenten en cheques gebruikt. Bovendien hebben overheidsinstanties en grote organisaties vaak strengere en complexere regels voor facturering. Daarom is het belangrijk dat ondernemers de stappen van het factureringssysteem begrijpen om een soepele bedrijfsvoering te garanderen en mogelijke fouten te voorkomen.

Documenten klaarmaken voor facturering

Documenten klaarmaken voor facturering, ook wel 'factureren' genoemd, is een belangrijk proces dat ervoor zorgt dat betalingen systematisch en controleerbaar zijn. Hieronder staan de belangrijkste documenten die hiervoor worden gebruikt:

Facturen

Dit zijn documenten die worden gebruikt om de klant te laten weten hoeveel hij moet betalen voor goederen of diensten.

Ze moeten de volgende gegevens bevatten:

• Factuurnummer
  
• Datum waarop het document is uitgegeven
  
• Naam, adres en belastingnummer van het bedrijf en de klant
  
• Lijst van producten of diensten met details, zoals hoeveelheid, eenheden, prijs en totaalprijs
  
• Totaalbedrag exclusief belasting, inclusief btw (BTW) (bijv. 7% btw)
  
• Netto totaal: $ 350,00
  
• Betalingsvoorwaarden (bijv. 30 dagen krediet of direct betalen)
  
• Hoe je betaalt (bijvoorbeeld bankoverschrijving of cheque)
  

Bestellingen van klanten

Dit is een document dat de klant aan het bedrijf geeft om aan te geven dat hij van plan is om goederen of diensten te kopen. Een bestelling moet bij de factuur worden gevoegd om te helpen bevestigen dat de aankoop in overeenstemming is met de overeenkomst. Het document moet de volgende gegevens bevatten:

• Lijst met producten of diensten die de klant wil kopen
  
• Hoeveelheid
  
• Prijs per eenheid
  
• Totale prijs
  
• Leveringsdatum
  
• Betalingsvoorwaarden (bijv. 30 dagen krediet of direct betalen)
  
• Klant- en bedrijfsinfo
  

Leveringsbonnen of werkvolgformulieren

Dit document laat zien dat de spullen of diensten zijn geleverd. Het moet de details van de producten of diensten bevatten die overeenkomen met de factuur:

• Documentnummer en datum
  
• Lijst van geleverde producten of diensten
  
• Hoeveelheden en eenheden
  
• Handtekening van de ontvanger en datum van ontvangst
  
• Referentie-aankoopordernummer (indien van toepassing)
  

Fiscale facturen

Als je btw-plichtig bent, moet je deze documenten aan je klanten geven om ze te laten weten hoeveel btw je hebt berekend:

• Bedrijfsnaam, adres en btw-nummer
  
• Naam en adres van de klant (als het een volledige belastingfactuur betreft)
  
• Artikelnummer, BTW-factuur en datum waarop de factuur is uitgegeven
  
• Details van het product of de dienst
  
• Waarde van de goederen of diensten vóór belasting
  
• Bedrag aan btw in rekening gebracht
  
• Totale waarde van alle artikelen (inclusief belasting)
  

Overige documenten:

Dit kan een bronbelastingcertificaat zijn (indien van toepassing), een kopie van het identiteitsbewijs (ID) van de klant of een bedrijfscertificaat waaruit blijkt dat het bedrijf recht heeft op het geld.

Het controleren en sorteren van documenten moet duidelijk worden vastgelegd, zodat de boekhouding van de klant alles makkelijk kan checken. Dit kan helpen voorkomen dat documenten kwijtraken of worden teruggestuurd. Daarnaast moet het bedrijf een kopie bijvoegen en het origineel bewaren voor het geval er een geschil of onderzoek komt.

Hoe werkt het factureren in Thailand?

Hoe het facturatieproces werkt, hangt af van wat je bedrijf doet, hoe het werkt en wat je met je partner hebt afgesproken. Meestal kun je het in deze stappen samenvatten:

Afspraak maken over de betalingsvoorwaarden

Het bedrijf en de klant moeten het eens worden over de prijs, de betalingsvoorwaarden (bijvoorbeeld contant, 30 dagen krediet), het contract, de aanbetaling, de kosten bij te late betaling en allerlei andere voorwaarden. Bedrijven moeten duidelijk zijn in hun offertes en contracten om ruzie te voorkomen.

Plan een factuurdatum

Het bedrijf moet contact opnemen met de klant of de boekhoudafdeling van de klant om een factuurdatum te plannen. Sommige klanten hebben misschien factuurcycli, zoals de 25e van elke maand. Zodra de datum is vastgesteld, kunnen alle documenten naar de boekhoudafdeling of inkoopafdeling van de klant worden gestuurd.

Maak de factuurdocumenten klaar

Deze moeten worden voorbereid volgens de hierboven vermelde details en procedures:

• Factuur
  
• Bestelling van de klant
  
• Leveringsbon of werkvoltooiingsformulier
  
• Belastingfactuur:
  
• Andere documenten, zoals een bronbelastingcertificaat (indien van toepassing)
  

Documenten bezorgen

Daarna moet het bedrijf formele facturen maken, eventuele extra factuurdocumenten erbij doen en de documenten op de juiste of afgesproken manier naar de klant sturen.

Controleer en bevestig de ontvangst van documenten

De klant tekent het document en dateert het om de betalingscyclus te starten. De klant moet de juistheid van de factuur en andere documenten controleren op eventuele problemen of informatie die moet worden gecorrigeerd.

Transacties volgen (indien nodig)

Als een betaling verschuldigd is en niet is ontvangen, moet het bedrijf dit telefonisch, per e-mail of via een formele aanmaning opvolgen. Bedrijven moeten een dossier bijhouden voor het geval er geschillen ontstaan, met daarin de datum van de opvolging, de naam van de beller en het ontvangen antwoord. Bij vertraging kan rente in rekening worden gebracht.

Betalingen ontvangen en rekeningen registreren

Het factureringsproces is klaar. Het bedrijf krijgt de betaling en zet de transactie in het boekhoudsysteem om de rekening af te sluiten. Zodra de klant heeft betaald, moet het bedrijf een ontvangstbewijs geven en het betalingsbewijs bewaren voor controle en belastingaangifte.

Hoe Stripe Billing je kan helpen

Met Stripe Billing kun je klanten factureren en beheren zoals jij dat wilt - van eenvoudige periodieke facturatie tot facturatie op basis van gebruik en verkoopcontracten. Begin binnen enkele minuten met het wereldwijd accepteren van terugkerende betalingen - je hebt geen code nodig - of bouw een aangepaste integratie met behulp van de API.

Stripe Billing kan je helpen:

• Flexibele prijzen aan te bieden: reageer sneller op de vraag van gebruikers met flexibele tariefmodellen, waaronder op basis van gebruik, gestaffelde, flatrate plus extra kosten, en meer. Ondersteuning voor kortingsbonnen, gratis proefperiodes, evenredige verdeling en add-ons zijn ingebouwd.
  
• Wereldwijd uit te breiden: verhoog de conversie door de favoriete betaalmethoden van je klanten aan te bieden. Stripe ondersteunt 100+ lokale betalingsmethoden en 135+ valuta.
  
• Inkomsten te verhogen en klantverloop te verminderen: verbeter het vastleggen van inkomsten en verminder onvrijwillig gedoe met Smart Retries en herstelworkflowautomatisering. Met de hersteltools van Stripe konden gebruikers in 2024 meer dan $ 6,5 miljard aan inkomsten terugwinnen.
  
• Efficiëntie te boosten: gebruik Stripe's modulaire belasting-, inkomstenrapportage- en gegevenshulpmiddelen om meerdere inkomstensystemen te consolideren tot één systeem. Integreer eenvoudig met software van derden.
  

Leer meer over Stripe Billing, of ga vandaag nog aan de slag .