Die Abrechnung ist einer der wichtigsten Prozesse im Unternehmen und hat direkten Einfluss auf den Cashflow eines Unternehmens. Ein Abrechnungssystem umfasst in der Regel Schritte wie die Rechnungsstellung, die Bereitstellung von Begleitdokumenten zur Zahlung und den Empfang von Zahlungen per Scheck oder Übertragung. Auch wenn dieser Prozess weit verbreitet ist, müssen Unternehmen bei der Vorbereitung und Verwaltung der Dokumente mit Präzision vorgehen.

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über den Abrechnungsprozess in Thailand, von der Vorbereitung der Dokumente über die Rechnungstellung bis hin zur Zahlungsverfolgung. Wir besprechen auch Tipps, die den Abrechnungsprozess vereinfachen.

Worum geht es in diesem Artikel?

– Abrechnung in Thailand
– Vorbereiten von Dokumenten für die Rechnungsstellung
– Wie erfolgt die Abrechnung in Thailand?
– Wie Stripe Billing helfen kann

Abrechnung in Thailand

Abrechnung (auch „Billing“ genannt) ist der Prozess, mit dem eine Dienstleisterin oder ein Unternehmen den Kunden über die vereinbarten Zahlungsdetails informiert. Dies ist ein wichtiger Prozess, der sich direkt auf die finanzielle Stabilität eines Unternehmens auswirkt. Das gilt sowohl für kleine als auch für große Unternehmen – sie müssen über effiziente Abrechnungssysteme verfügen, um einen reibungslosen und kontinuierlichen Betrieb zu gewährleisten. Die Abrechnung trägt auch dazu bei, Verzögerungen bei Zahlungen, Fehler und Konflikte zwischen Unternehmen zu vermeiden.

In Thailand sind Papierdokumente und Zahlungen per Scheck noch weit verbreitet. Darüber hinaus haben Regierungsbehörden und große Organisationen oft strengere und komplexere Vorschriften. Daher sollten Unternehmensinhaber die Schritte des Abrechnungssystems verstehen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und mögliche Fehler zu reduzieren.

Vorbereitung der Abrechnungsdokumente

Die Vorbereitung von Abrechnungsdokumenten ist ein wichtiger Prozess, der sicherstellt, dass Zahlungen systematisch und nachprüfbar ablaufen. Die wichtigsten verwendeten Dokumente sind unten aufgeführt:

Rechnungen

Dies sind Dokumente, mit denen dem Kunden der zu zahlende Betrag für Waren oder Dienstleistungen mitgeteilt wird.

Sie sollten die folgenden Angaben enthalten:

– Rechnungsnummer
– Ausstellungsdatum des Dokuments
– Name, Adresse und Steueridentifikationsnummer von Unternehmen und Kunde
– Liste der Produkte oder Dienstleistungen mit Details, wie Menge, Einheiten, Preis und Gesamtpreis
– Gesamtbetrag vor Steuern, einschließlich Umsatzsteuer (USt.) (z. B. USt. 7 %)
– Nettosumme
– Konditionen (z. B. 30-Tage-Kredit oder Sofortzahlung)
– Zahlungsweg (z. B. Banküberweisung oder Scheck)

Kundenbestellungen

Dies ist ein Dokument, das vom Kunden an das Unternehmen ausgestellt wird, um eine Kaufabsicht in Bezug auf Waren oder Dienstleistungen mitzuteilen. Der Rechnung sollte eine Bestellung beigefügt werden, um zu bestätigen, dass der Kauf im Einklang mit der Vereinbarung steht. Das Dokument sollte die folgenden Details enthalten:

– Liste der Produkte oder Dienstleistungen, die der Kunde kaufen möchte
– Menge
– Preis pro Einheit
– Gesamtpreis
– Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung
– Konditionen (z. B. 30-Tage-Kredit oder Sofortzahlung)
– Kunden- und Unternehmensinformationen

Lieferaufträge oder Formulare zum Arbeitsabschluss

Dieses Dokument bestätigt, dass die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden. Es sollte Angaben zum Produkt oder zur Dienstleistung enthalten, die mit der Rechnung übereinstimmen:

– Dokumentnummer und Datum
– Liste der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen
– Mengen und Einheiten
– Unterschrift des Empfängers und Empfangsdatum
– Referenzbestellnummer (falls vorhanden)

Rechnungen mit Steuerausweis

Unternehmen mit USt-Registrierung müssen diese Dokumente den Kunden ausstellen, um sie über den eingezogenen USt-Betrag zu informieren:

– Unternehmensname, Adresse und Steueridentifikationsnummer
– Name und Adresse des Kunden (bei Rechnung mit Steuerausweis)
– Posten-Nummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), und Ausstellungsdatum der Rechnung mit Steuerausweis
– Details zum Produkt oder zur Dienstleistung
– Wert der Waren oder Dienstleistungen vor Steuern
– Betrag der erhobenen USt
– Gesamtwert aller Posten (einschließlich Steuern)

Andere Dokumente

Dazu gehören etwa Quellensteuer-Bescheinigungen (falls zutreffend), Kundenkartenkopien oder Unternehmenszertifikate, die das Recht des Unternehmens auf den Erhalt des Geldes belegen.

Die Überprüfung der Dokumente und die Reihenfolge sollten klar definiert sein, damit die Buchhaltung des Kunden sie leicht prüfen kann. Dies kann die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Dokumente fehlen oder zurückgehen. Außerdem sollte das Unternehmen eine Kopie beifügen und das Original aufbewahren, für den Fall, dass es zu Anfechtungen oder Nachforschungen kommt.

Wie läuft die Abrechnung in Thailand ab?

Der Abrechnungsprozess hängt von der Art des Unternehmens, der Geschäftstätigkeit und den Vereinbarungen der einzelnen Partner ab. Im Allgemeinen lässt er sich in diese Hauptschritte zusammenfassen:

Vereinbarung von Zahlungsbedingungen

Unternehmen und die Kunde sollten sich auf den Preis, die Zahlungsbedingungen (z. B. Barzahlung, 30-Tage-Kredit), den Vertrag, die Einzahlung, die Transaktionsgebühren und verschiedene andere Konditionen einigen. Unternehmen sollten bei Angeboten und Verträgen genau sein, um Anfechtungen zu vermeiden.

Planung eines Abrechnungsdatums

Das Unternehmen sollte sich mit dem Kunden/Kundin oder der Buchhaltungsabteilung des Kunden in Verbindung setzen, um ein Rechnungsdatum zu vereinbaren. Einige Kunden haben möglicherweise Rechnungszyklen, etwa den 25. eines jeden Monats. Sobald das Datum feststeht, können alle Dokumente an die Buchhaltung oder die Einkaufsabteilung des Kunden geschickt werden.

Vorbereitung der Rechnungsdokumente

Diese sollten gemäß den oben genannten Details und Verfahren vorbereitet werden:

– Rechnung
– Kundenbestellung
– Lieferauftrag oder Formular zum Arbeitsabschluss
– Rechnung mit Steuerausweis:
– Andere Dokumente, etwa Quellensteuer-Bescheinigung (falls vorhanden)

Zustellung der Dokumente

Als Nächstes sollte das Unternehmen formelle Rechnungen ausstellen, alle zusätzlichen Abrechnungsdokumente beifügen und die Dokumente dem Kunden auf einem geeigneten oder vereinbarten Lieferweg zustellen.

Prüfung und Bestätigung des Dokumentempfangs

Der Kunde unterschreibt das Dokument und datiert es, um den Zahlungszyklus in Gang zu setzen. Der Kunde sollte die Richtigkeit der Rechnung und der anderen Dokumente überprüfen, für den Fall, dass es Probleme gibt oder Informationen korrigiert werden müssen.

Nachverfolgen von Transaktionen (falls erforderlich)

Wenn eine Zahlung fällig ist und nicht eingeht, sollte das Unternehmen per Telefon, E-Mail oder formellem Mahnschreiben nachfassen. Unternehmen sollten im Falle von Anfechtungen Aufzeichnungen über die Nachverfolgung führen, einschließlich des Nachverfolgungsdatums, des Namens des Anrufers und der erhaltenen Antwort. Im Verzugsfall können Zinsen anfallen.

Empfang und Verbuchung von Zahlungen

Der Abrechnungsprozess ist abgeschlossen. Das Unternehmen erhält die Zahlung und erfasst die Transaktion im Buchhaltungssystem des Unternehmens, um den Vorgang abzuschließen. Sobald der Kunde gezahlt hat, sollte das Unternehmen einen Zahlungsbeleg ausstellen und den Zahlungsbeleg als Prüfnachweis sowie für Steuerzwecke aufbewahren.

Wie Stripe Billing helfen kann

Mit Stripe Billing können Sie die Rechnungsstellung für Ihre Kundinnen und Kunden ganz nach Belieben gestalten – von der einfachen wiederkehrenden Abrechnung über die nutzungsbasierte Abrechnung bis hin zu individuell verhandelten Verträgen. Akzeptieren Sie wiederkehrende Zahlungen global in wenigen Minuten. Dafür ist kein Code erforderlich. Oder erstellen Sie über die API eine individuelle Integration.

Mit Stripe Billing können Sie Folgendes umsetzen:

– Flexible Preisgestaltung anbieten: Reagieren Sie schneller auf die Nutzernachfrage mit flexiblen Preismodellen, einschließlich nutzungsbasierter, stufenweiser, pauschaler und optionaler Transaktionsgebühren. Die Unterstützung für Gutscheine, kostenlose Testangebote, Preisnachlässe und Add-ons ist integriert.
– Weltweit expandieren: Sorgen Sie für mehr Umsatz, indem Sie Ihren Kundinnen und Kunden stets deren bevorzugte Zahlungsmethode anbieten. Stripe unterstützt über 100 lokale Zahlungsmethoden und über 135 Währungen.
– Mehr Umsatz und weniger Abwanderung: Stärken Sie die Umsatzrealisierung und reduzieren Sie die unbeabsichtigte Kundenabwanderung mit Smart Retries und automatisierten Wiederherstellungs-Workflows. Mit den Wiederherstellungs-Tools von Stripe konnten Unternehmen im Jahr 2024 über 6,5 Milliarden USD an Umsatz zurückgewinnen.
– Effizienzsteigerung: Nutzen Sie Stripes modulare Werkzeuge für Steuerzwecke, Umsatzberichte und Daten, um mehrere Umsatzsysteme in einem zu konsolidieren. Einfache Integration in die Software von Drittanbietern.

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