La facturación es uno de los procesos más importantes en las empresas y tiene un impacto directo en el flujo de caja de una organización. Un sistema de facturación suele implicar pasos como la facturación, la presentación de documentos justificativos del pago y la recepción de pagos por cheque o transferencia de fondos. Aunque este proceso es habitual, la preparación y gestión de los documentos debe hacerse con precisión.

En este artículo, describimos el proceso de facturación en Tailandia, desde la preparación de los documentos y la facturación hasta la vía de los pagos. También comentamos consejos para simplificar el proceso de facturación.

¿Qué contiene este artículo?

• Facturación en Tailandia
  
• Preparación de documentos para la facturación
  
• ¿Cuáles son los procedimientos de facturación en Tailandia?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Billing
  

Facturación en Tailandia

Billing (también llamado "facturación") es el proceso que utiliza un proveedor de servicios o una empresa para informar al cliente de los detalles de pago acordados. Es un proceso importante que afecta directamente a la estabilidad financiera de una empresa. Tanto las pequeñas como las grandes empresas deben disponer de sistemas de facturación eficaces para garantizar un funcionamiento continuo y sin problemas. La facturación también ayuda a reducir las demoras en los pagos, los errores y los conflictos entre socios comerciales.

Tailandia sigue utilizando ampliamente los documentos en papel y los pagos con cheque. Además, los organismos públicos y las grandes organizaciones suelen tener normativas más estrictas y complejas. Por lo tanto, los titulares de las empresas deben comprender los pasos del sistema de facturación para garantizar operaciones fluidas y reducir los posibles errores.

Preparar los documentos para la facturación

La preparación de documentos para la facturación -comúnmente conocida como "facturación"- es un proceso importante que garantiza que los pagos sean sistemáticos y verificables. A continuación, se enumeran los principales documentos utilizados:

Facturas

Son documentos utilizados para notificar al cliente el importe que debe pagar por los bienes o servicios.

Deberán incluir los siguientes datos:

• Número de factura
  
• Fecha de emisión del documento
  
• Nombre, dirección y número de identificación fiscal de la empresa y del cliente
  
• Lista de productos o servicios con detalles, como cantidad, unidades, precio y precio total
  
• Importe total antes de impuestos, incluido el impuesto al valor agregado (IVA) (por ejemplo, IVA 7%)
  
• Total neto: $350.00
  
• Condiciones de pago (por ejemplo, crédito a 30 días o pago inmediato)
  
• Canal de pago (por ejemplo, transferencia bancaria o cheque)
  

Pedidos de compra de clientes

Se trata de un documento emitido por el cliente a la empresa para expresar su intención de adquirir bienes o servicios. Debe adjuntarse un pedido a la factura para ayudar a confirmar que la compra se ajusta a lo acordado. El documento debe especificar los siguientes detalles:

• Lista de productos o servicios que el cliente desea adquirir
  
• Cantidad
  
• Precio unitario
  
• Precio total
  
• Fecha de entrega
  
• Condiciones de pago (por ejemplo, crédito a 30 días o pago inmediato)
  
• Información de clientes y empresas
  

Pedidos de entrega o formularios de finalización del trabajo

Este documento confirma que los bienes o servicios han sido entregados. Debe incluir detalles del producto o servicio que coincidan con la factura:

• Número y fecha del documento
  
• Lista de productos o servicios prestados
  
• Cantidades y unidades
  
• Firma del destinatario y fecha de recibo
  
• Número de pedido de referencia (si existe)
  

Facturas de impuestos

Los operadores registrados a efectos del IVA deben emitir estos documentos a los clientes para informarles del importe del IVA cobrado:

• Nombre de la empresa, dirección y número de identificación fiscal
  
• Nombre y dirección del cliente (si se trata de una factura de impuestos completa)
  
• Número de item, Factura con IVA y fecha de emisión de la factura de impuestos
  
• Detalles del producto o servicio
  
• Valor de los bienes o servicios antes de impuestos
  
• Importe del IVA cobrado
  
• Valor total de todos los items (impuestos incluidos)
  

Otros documentos

Pueden incluir un certificado de retención fiscal a cuenta (si corresponde), una copia de la tarjeta de identificación (DNI) del cliente o un certificado de empresa que demuestre el derecho de la empresa a recibir el dinero.

La verificación y la secuencia de los documentos deben estar claramente definidas para facilitar su revisión por parte del departamento de contabilidad del cliente. Esto puede reducir la posibilidad de que falten documentos o sean devueltos. Además, la empresa debe adjuntar una copia y conservar el original en caso de disputar o investigar.

¿Cuáles son los procedimientos de facturación en Tailandia?

El proceso de facturación depende de la naturaleza de la empresa, las operaciones y los acuerdos de cada socio. En general, puede resumirse en estos pasos principales:

Acordar las condiciones de pago

La empresa y el cliente deben ponerse de acuerdo sobre el precio, las condiciones de pago (por ejemplo, al contado, a crédito a 30 días), el contrato, el depósito, las comisiones por demora y otras condiciones diversas. Las empresas deben ser específicas con los presupuestos y los contratos para evitar disputas.

Programar una fecha de facturación

La empresa debe ponerse en contacto con el cliente o con el departamento de contabilidad del cliente para programar una fecha de facturación. Algunos clientes pueden tener ciclos de facturación, como el 25 de cada mes. Una vez fijada la fecha, se pueden enviar todos los documentos al departamento de contabilidad o de compras del cliente.

Preparar los documentos de facturación

Deben prepararse de acuerdo con los detalles y procedimientos especificados anteriormente:

• Factura
  
• Pedido de compra del cliente
  
• Pedido de entrega o formulario de finalización de obra
  
• Factura de impuestos:
  
• Otros documentos, como el certificado de retención fiscal a cuenta (si corresponde)
  

Entregar documentos

A continuación, la empresa debe emitir facturas formales, adjuntar cualquier documento de facturación adicional y entregar los documentos al cliente mediante el método de entrega adecuado o acordado.

Comprobar y confirmar el recibo de los documentos

El cliente firmará el documento y lo fechará para iniciar el ciclo de pago. El cliente deberá comprobar la exactitud de la factura y de los demás documentos por si hubiera algún problema o información que debiera corregirse.

Seguimiento de las transacciones (si es necesario)

Si el pago vence y no se recibe, la empresa debe hacer un seguimiento por teléfono, correo electrónico o carta formal de demanda. Las empresas deben mantener registros de seguimiento en caso de disputas, incluidos la fecha de seguimiento, el nombre de la persona que llama y la respuesta recibida. Se pueden aceptar pagos de intereses en caso de demora.

Recibir pagos y registrar cuentas

El proceso de facturación se ha completado. La empresa recibe el pago y registra la transacción en el sistema contable de la empresa para cerrar la cuenta. Una vez que el cliente ha pagado, la empresa debe emitir un recibo y conservar el documento de pago como evidencia para la inspección y la declaración [fiscal].

Cómo puede ayudarte Stripe Billing

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