การเรียกเก็บเงินถือเป็นหนึ่งในกระบวนการที่สำคัญในการทำธุรกิจและเป็นขั้นตอนที่มีผลโดยตรงต่อกระแสเงินสดขององค์กร ระบบการเรียกเก็บเงินมักมีขั้นตอนต่างๆ เช่น การออกใบแจ้งหนี้ การส่งมอบเอกสารประกอบการชำระเงิน และการรับชำระเงินด้วยเช็คหรือโอนเงินเข้าบัญชี แม้กระบวนการนี้อาจดูเป็นเหมือนเรื่องทั่วไป แต่จริงๆ แล้วต้องปฏิบัติด้วยความแม่นยำสูง ทั้งในด้านการเตรียมเอกสารและการจัดการตั้งแต่ต้นจนจบ

บทความนี้จะพาคุณไปเรียนรู้เกี่ยวกับกระบวนการเรียกเก็บเงินในประเทศไทย ตั้งแต่การเตรียมเอกสาร การออกใบแจ้งหนี้ ไปจนถึงการติดตามการชำระเงิน และขอแนะนำตัวช่วยที่ทำให้ขั้นตอนการวางบิลเป็นไปได้ง่ายขึ้น

เนื้อหาหลักในบทความ

• การเรียกเก็บเงินในประเทศไทย
  
• การเตรียมเอกสารสำหรับการเรียกเก็บเงิน
  
• ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินในประเทศไทยมีอะไรบ้าง
  
• Stripe Billing ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร
  

การเรียกเก็บเงินในประเทศไทย

การเรียกเก็บเงิน หรือ การวางบิล (Billing) คือกระบวนการที่ผู้ให้บริการหรือผู้ขายสินค้าดำเนินงานทางเอกสารเพื่อแจ้งให้ผู้ซื้อหรือผู้ใช้บริการทราบถึงรายละเอียดการชำระเงินตามที่ตกลงกันไว้ เป็นกระบวนการสำคัญที่ส่งผลโดยตรงต่อความมั่นคงทางการเงินของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นกิจการขนาดเล็กหรือองค์กรขนาดใหญ่ก็ต้องมีระบบการเรียกเก็บเงินที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้สามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างราบรื่นและต่อเนื่อง ช่วยป้องกันปัญหาเรื่องการชำระเงินล่าช้า อีกทั้งยังสามารถช่วยลดข้อผิดพลาดและข้อขัดแย้งระหว่างคู่ค้าได้อีกด้วย

ประเทศไทยยังมีการใช้เอกสารกระดาษและการชำระเงินด้วยเช็คกันอย่างแพร่หลาย นอกจากนี้ หน่วยงานราชการและองค์กรขนาดใหญ่ต่างๆ มักมีระเบียบปฏิบัติที่เข้มงวดและซับซ้อนกว่าทั่วไป ดังนั้นผู้ประกอบการจึงควรมีความเข้าใจในขั้นตอนของระบบการเรียกเก็บเงิน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น และลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

การเตรียมเอกสารสำหรับการเรียกเก็บเงิน

การเตรียมเอกสารสำหรับการเรียกเก็บเงิน หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า "การวางบิล" เป็นกระบวนการสำคัญที่ทำให้การชำระเงินเป็นไปอย่างมีระบบแบบแผนและสามารถตรวจสอบได้ ซึ่งเอกสารหลักๆ ที่ใช้มีดังนี้

ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

เอกสารเพื่อแจ้งยอดเงินที่ต้องชำระสำหรับสินค้าหรือบริการ

ควรจัดทำใบแจ้งหนี้ที่มีรายละเอียดครบถ้วน ดังนี้

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ (Invoice No.)
  
• วันที่ออกเอกสาร
  
• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายและผู้ซื้อ
  
• รายการสินค้า/บริการ พร้อมรายละเอียด จำนวน หน่วย ราคา และราคารวม
  
• จำนวนเงินรวมก่อนภาษี, ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT 7%)
  
• ยอดรวมสุทธิ
  
• เงื่อนไขการชำระเงิน (เช่น เครดิต 30 วัน หรือชำระทันที)
  
• ช่องทางการชำระเงิน (เช่น โอนผ่านบัญชีธนาคารหรือเช็ค)
  

ใบสั่งซื้อจากลูกค้า (Purchase Order)

เอกสารที่ผู้ซื้อออกให้กับผู้ขายเพื่อแสดงความต้องการซื้อสินค้าหรือบริการ ควรแนบใบสั่งซื้อไปกับเอกสารเรียกเก็บเงินเพื่อช่วยยืนยันว่าเป็นการซื้อขายตามข้อตกลง โดยในเอกสารจะระบุรายละเอียดต่างๆ ดังนี้

• รายการสินค้า/บริการที่ต้องการซื้อ
  
• จำนวน
  
• ราคาต่อหน่วย
  
• ราคารวม
  
• วันที่จัดส่ง
  
• เงื่อนไขการชำระเงิน (เช่น เครดิต 30 วัน หรือชำระทันที)
  
• ข้อมูลของผู้ซื้อและผู้ขาย
  

ใบส่งสินค้า/ ใบส่งมอบงาน (Delivery Order/ Work Completion Form)

เอกสารเพื่อใช้ยืนยันว่ามีการส่งมอบสินค้าหรือบริการแล้ว โดยมีรายละเอียดสินค้าที่ตรงกับใบแจ้งหนี้ ดังนี้

• หมายเลขเอกสารและวันที่
  
• รายการสินค้าหรือบริการที่ส่ง
  
• จำนวนและหน่วยนับ
  
• ผู้รับของเซ็นรับ พร้อมวันที่รับ
  
• อ้างอิงเลขที่ใบสั่งซื้อ (ถ้ามี)
  

ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)

เอกสารที่ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ต้องออกให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือบริการ เพื่อให้ทราบถึงจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บ โดยมีรายละเอียดดังนี้

• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
  
• ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ (หากเป็นใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ)
  
• เลขที่ของใบกำกับภาษีและวันที่ออกใบกำกับภาษี
  
• รายละเอียดของสินค้าหรือบริการ
  
• มูลค่าสินค้าหรือบริการก่อนภาษี
  
• จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่เรียกเก็บ
  
• มูลค่ารวมของทั้งรายการ (รวมภาษี)
  

เอกสารอื่นๆ

ตัวอย่างเช่น หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) และสำเนาบัตรประชาชน (ในนามบุคคล) หรือหนังสือรับรองบริษัท เพื่อแสดงสิทธิ์ในการรับเงิน

ควรมีการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารและเรียงลำดับเอกสารอย่างชัดเจนเพื่อให้ฝ่ายบัญชีของลูกค้าตรวจสอบได้ง่ายและลดโอกาสเอกสารตกหล่นหรือถูกตีกลับ นอกจากนี้ควรแนบสำเนาและเก็บต้นฉบับไว้เสมอ เพื่อเป็นหลักฐานในกรณีมีข้อโต้แย้งหรือจำเป็นต้องใช้ในการตรวจสอบย้อนหลัง

ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินในประเทศไทยมีอะไรบ้าง

ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินหรือขั้นตอนการวางบิลนั้นขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจ การดำเนินการ และข้อตกลงของคู่ค้าแต่ละราย ซึ่งโดยทั่วไปสามารถสรุปเป็นขั้นตอนหลักๆ ตามลำดับที่ต้องทำก่อนหลังได้ดังนี้

ตกลงเงื่อนไขการชำระเงิน

ตกลงเรื่องราคา, เงื่อนไขการจ่ายเงิน (เช่น เงินสด, เครดิต 30 วัน ฯลฯ), สัญญา, เงินมัดจำ, ค่าปรับล่าช้า และข้อตกลงทางธุรกิจต่างๆ แล้วระบุไว้ชัดเจนในใบเสนอราคาหรือสัญญา เพื่อป้องกันการโต้แย้งในภายหลัง

นัดวันวางบิล

ผู้ขายติดต่อกับลูกค้าหรือแผนกบัญชีของลูกค้าเพื่อนัดหมายวันวางบิลหรือสอบถามถึงรอบวันวางบิล เนื่องจากลูกค้าบางรายอาจมีรอบวางบิลเฉพาะ เช่น ทุกวันที่ 25 ของเดือน เมื่อนัดแนะวันแล้ว ก็สามารถส่งเอกสารทั้งหมดไปยังแผนกบัญชีหรือจัดซื้อของลูกค้าได้

จัดเตรียมเอกสารเรียกเก็บเงิน

(ตามรายละเอียดและขั้นตอนที่ได้ระบุไว้ข้างต้น)

• ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
  
• ใบสั่งซื้อจากลูกค้า (Purchase Order)
  
• ใบส่งของ / ใบส่งสินค้า
  
• ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)
  
• เอกสารอื่นๆ เช่น หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย (ถ้ามี)
  

จัดส่งเอกสาร

ออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) อย่างเป็นทางการ พร้อมแนบเอกสารเรียกเก็บเงินอื่นๆ และส่งมอบเอกสารให้ลูกค้าตามวิธีการจัดส่งเอกสารที่เหมาะสมหรือที่ได้มีการตกลงกันไว้

ตรวจสอบและยืนยันการรับเอกสาร

ลูกค้าจะลงนามรับเอกสารและลงวันที่รับเอกสารเพื่อเริ่มนับรอบการจ่ายเงิน ฝ่ายลูกค้าควรตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้และเอกสารอื่นๆ เผื่อมีปัญหาหรือต้องการแก้ไขข้อมูลใด

ติดตามธุรกรรม (หากจำเป็น)

หากครบกำหนดชำระแล้วยังไม่ได้รับเงิน จะต้องมีการติดตามธุรกรรมโดยใช้วิธีโทรศัพท์ ส่งอีเมล หรือส่งจดหมายทวงถามอย่างเป็นทางการ ควรจัดเก็บบันทึกการติดตาม เช่น วันที่ติดตาม ชื่อผู้รับสาย และคำตอบที่ได้รับ เพื่อประกอบการดำเนินการในกรณีมีปัญหาตามมา และอาจพิจารณาเรียกเก็บดอกเบี้ยกรณีล่าช้า

รับชำระเงินและบันทึกบัญชี

จบกระบวนการวางบิล ผู้ขายรับเงินและบันทึกรายการในระบบบัญชีของบริษัทเพื่อปิดยอด เมื่อลูกค้าชำระเงินแล้ว ควรออกใบเสร็จรับเงิน (Receipt) เพื่อยืนยันว่าการชำระเสร็จสมบูรณ์แล้ว พร้อมทั้งจัดเก็บเอกสารการชำระไว้เป็นหลักฐานสำหรับการตรวจสอบและยื่นภาษี

Stripe Billing ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร

Stripe Billing ช่วยให้คุณเรียกเก็บเงินและบริหารจัดการลูกค้าได้ตามที่คุณต้องการ ตั้งแต่การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าง่ายๆ ไปจนถึงการเรียกเก็บเงินตามการใช้งานและสัญญาที่ตกลงกันทางการขาย เริ่มรับชำระเงินแบบตามแผนล่วงหน้าจากทั่วโลกได้ภายในไม่กี่นาที โดยไม่ต้องเขียนโค้ด หรือใช้วิธีสร้างการผสานการทำงานแบบกำหนดเองโดยใช้ API

Stripe Billing สามารถช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้

• เสนอราคาที่ยืดหยุ่น: ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้เร็วขึ้นด้วยโมเดลการตั้งราคาที่ยืดหยุ่น ซึ่งรวมถึงการคิดค่าบริการตามการใช้งาน แบ่งระดับ ค่าธรรมเนียมคงที่บวกการใช้งานเกิน และอีกมากมาย ระบบยังรองรับการใช้คูปอง การทดลองใช้ฟรี การแบ่งชำระตามสัดส่วน และส่วนเสริมที่ติดตั้งมาในตัว
  
• ขยายไปทั่วโลก: เพิ่มอัตราการเปลี่ยนเป็นผู้ใช้แบบชำระเงินด้วยการเสนอวิธีการชำระเงินที่ลูกค้าต้องการ นอกจากนี้ Stripe ยังรองรับวิธีการชำระเงินในแต่ละประเทศมากกว่า 100 วิธีและกว่า 135 สกุลเงิน
  
• เพิ่มรายได้และลดอัตราการเลิกใช้บริการ: เพิ่มการเก็บรายได้และลดการเลิกใช้บริการโดยไม่สมัครใจด้วย Smart Retries และระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการกู้คืน เครื่องมือกู้คืนของ Stripe ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถกู้คืนรายได้กว่า 6.5 พันล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2024
  
• เพิ่มประสิทธิภาพ: ใช้เครื่องมือภาษีแบบโมดูลาร์ รายงานรายได้ และเครื่องมือข้อมูลของ Stripe เพื่อรวมระบบรายรับหลายระบบให้เป็นหนึ่งเดียว พร้อมผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่นได้อย่างง่ายดาย
  

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Stripe Billing หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้