Fakturering är en av de viktigaste processerna i företag och har en direkt inverkan på en organisations kassaflöde. Ett system för fakturering omfattar vanligtvis steg som att fakturera, tillhandahålla stöddokument för betalning och ta emot betalningar via check eller överföring. Även om den här processen är vanlig måste dokumentförberedelser och dokumenthantering göras med precision.

I den här artikeln beskriver vi processen för fakturering i Thailand, från att förbereda dokument och fakturering till att spåra betalningar. Vi diskuterar också tips för att förenkla faktureringsprocessen.

Vad innehåller den här artikeln?

• Fakturering i Thailand
  
• Förbereda dokument för fakturering
  
• Hur funkar fakturering i Thailand?
  
• Hur Stripe Billing kan hjälpa
  

Fakturering i Thailand

Fakturering är den process som en tjänsteleverantör eller ett företag använder för att informera kunden om de överenskomna betalningsuppgifterna. Det är en viktig process som direkt påverkar ett företags finansiella stabilitet. Detta gäller för både små och stora företag – de måste ha effektiva faktureringssystem för att säkerställa smidig och kontinuerlig drift. Fakturering bidrar också till att minska antalet försenade betalningar, fel och konflikter mellan affärspartner.

I Thailand används fortfarande i stor utsträckning pappersdokument och betalningar med checkar. Dessutom har myndigheter och stora organisationer ofta strängare och mer komplexa regler. Därför bör företagsägare förstå stegen i faktureringssystemet för att säkerställa en smidig verksamhet och minska potentiella fel.

Förbereda dokument för fakturering

Att förbereda dokument för fakturering är en viktig process som säkerställer att betalningar är systematiska och verifierbara. De viktigaste dokumenten som används listas nedan:

Fakturor

Detta är dokument som används för att meddela kunden om det belopp som ska betalas för varor eller tjänster.

De ska innehålla följande uppgifter:

• Fakturanummer
  
• Datum för dokumentets utfärdande
  
• Företagets och kundens namn, adress och skatteregistreringsnummer
  
• Förteckning över produkter eller tjänster med detaljer, t.ex. antal, enheter, pris och totalpris
  
• Totalt belopp före skatt, inklusive mervärdesskatt (VAT) (t.ex. moms 7 %)
  
• Totalbelopp netto
  
• Villkor för betalning (t.ex. 30 dagars kredit eller betala nu)
  
• Betalningskanal (t.ex. banköverföring eller check)
  

Inköpsordrar från kund

Detta är ett dokument som utfärdas av kunden till företaget för att uttrycka en avsikt att köpa varor eller tjänster. En inköpsorder bör bifogas till fakturan för att bekräfta att köpet sker i enlighet med avtalet. Dokumentet bör innehålla följande uppgifter:

• Lista över produkter eller tjänster som kunden vill köpa
  
• Antal
  
• Enhetspris
  
• Totalt pris
  
• Leveransdatum
  
• Villkor för betalning (t.ex. 30 dagars kredit eller betala nu)
  
• Kund- och företagsinformation
  

Leveranskvittering eller formulär för slutfört arbete

Detta dokument bekräftar att varor eller tjänster har levererats. Det bör innehålla uppgifter om produkten eller tjänsten som stämmer överens med fakturan:

• Dokumentnummer och datum
  
• Förteckning över produkter eller tjänster som tillhandahålls
  
• Antal och enheter
  
• Mottagarens underskrift och kvittodatum
  
• Referensnummer för inköpsorder (om sådant finns)
  

Skattefakturor

Momsregistrerade aktörer måste utfärda dessa dokument till kunderna för att informera dem om det momsbelopp som tagits ut:

• Företagsnamn, adress och skatteregistreringsnummer
  
• Kundens namn och adress (om det är en fullständig skattefaktura)
  
• Radpostnummer, momsfaktura och datum för utfärdande av skattefakturan
  
• Detaljer om produkten eller tjänsten
  
• Värde av varor eller tjänster före skatt
  
• Momsbelopp som tagits ut
  
• Totalt värde för alla radposter (inklusive skatt)
  

Övriga dokument

Det kan vara ett intyg om källskatt (i förekommande fall), en kopia av kundens ID-handling eller ett intyg från företaget som visar att företaget har rätt att ta emot pengarna.

Dokumentverifiering och ordningsföljd bör definieras tydligt så att det blir lätt för kundens ekonomiavdelning att granska dem. Detta kan minska risken för att dokument saknas eller returneras. Dessutom bör företaget bifoga en kopia och behålla originalet i händelse av en tvist eller utredning.

Hur funkar fakturering i Thailand?

Faktureringsprocessen beror på vilken typ av företag, verksamhet och avtal som varje partner har. I allmänhet kan den sammanfattas i följande huvudsteg:

Avtala om villkor för betalning

Företaget och kunden bör komma överens om pris, villkor för betalning (t.ex. kontant, 30 dagars kredit), avtal, deposition, förseningsavgifter och andra villkor. Företag bör vara specifika med offerter och kontrakt för att undvika tvister.

Schemalägg ett faktureringsdatum

Företaget bör kontakta kunden eller kundens ekonomiavdelning för att bestämma ett fakturadatum. Vissa kunder kan ha fakturacykler, t.ex. den 25:e varje månad. När datumet är fastställt kan alla dokument skickas till kundens bokförings- eller inköpsavdelning.

Förbereda dokumenten för fakturan

Dessa bör förberedas enligt de detaljer och förfaranden som anges ovan:

• Faktura
  
• Kundens inköpsorder
  
• Leveranskvittering eller formulär för slutfört arbete
  
• Skattefaktura
  
• Andra dokument, t.ex. intyg om källskatt (i förekommande fall)
  

Leverera dokument

Därefter ska företaget utfärda formella fakturor, bifoga eventuella ytterligare dokument för fakturering och leverera dokumenten till kunden på lämpligt eller överenskommet leveranssätt.

Kontrollera och bekräfta mottagande av dokument

Kunden ska underteckna dokumentet och datera det för att starta betalningen. Kunden bör kontrollera att fakturan och andra dokument är korrekta, om det finns några problem eller information som behöver korrigeras.

Spåra transaktioner (vid behov)

Om betalning har förfallit och inte mottagits bör företaget följa upp via telefon, e-post eller formellt brev med krav. Företag bör spara uppföljningsdokumentation i händelse av bestridanden, inklusive uppföljningsdatum, namn på den som ringde och det svar som mottogs. Ränta kan tas ut vid förseningar.

Ta emot betalningar och registrera konton

Faktureringsprocessen är klar. Företaget tar emot betalningen och registrerar transaktionen i företagets redovisningssystem för att avsluta posten. När kunden har betalat ska företaget utfärda ett kvitto och spara betalningsdokumentet som bevis för inspektion och deklaration.

Hur Stripe Billing kan hjälpa

Med Stripe Billing kan ni fakturera och hantera kunder hur ni vill – från enkel återkommande fakturering till användningsbaserad fakturering och förhandlade kontrakt. Börja ta emot återkommande betalningar globalt på bara några minuter – ingen kod krävs – eller skapa en anpassad integration med API.

Stripe Billing kan hjälpa er att:

• Erbjuda flexibla priser: Svara på användarefterfrågan snabbare med flexibla prismodeller, inklusive användningsbaserad, nivåindelad, fast avgift plus extra avgifter med mera. Stöd för kuponger, kostnadsfria provperioder, proportionella fördelningar och tillägg är inbyggt.
  
• Expandera globalt: Öka konverteringen genom att erbjuda kunderna deras egna föredragna betalningsmetoder. Stripe har stöd för över 100 lokala betalningsmetoder och över 135 valutor.
  
• Öka intäkterna och minska kundbortfallet: Öka intäkterna och minska ofrivilligt kundbortfall med automatisering av Smart Retries och återvinningsarbetsflöden. Stripes återställningsverktyg hjälpte användare att återvinna över 6,5 miljarder USD i intäkter under 2024.
  
• Boosta effektiviteten: Använd Stripes modulära skatt, intäktsrapportering och dataverktyg för att kombinera flera intäktssystem i ett. Integrera enkelt med programvara från tredje part.
  

Läs mer om Stripe Billing, eller börja idag.