La facturation est l’un des processus les plus importants en entreprise et a un impact direct sur la trésorerie d’une organisation. Un système de facturation implique généralement des étapes telles que la facturation, la fourniture de documents justificatifs pour le paiement et la réception des paiements par chèque ou virement. Même si ce processus est courant, la préparation et la gestion des documents doivent être faites avec précision.

Dans cet article, nous décrivons le processus de facturation en Thaïlande, de la préparation des documents et la facturation au suivi des paiements. Nous discutons également de conseils pour aider à simplifier le processus de facturation.

Contenu de cet article

• La facturation en Thaïlande
  
• Préparation des documents pour la facturation
  
• Quelles sont les procédures de facturation en Thaïlande ?
  
• Comment Stripe Billing peut vous aider
  

La facturation en Thaïlande

La facturation (billing ou invoicing) est le processus qu’un prestataire de services ou une entreprise utilise pour informer le client des détails de paiement convenus. C’est un processus important qui affecte directement la stabilité financière d’une entreprise. C’est vrai tant pour les petites que pour les grandes entreprises ; elles doivent avoir des systèmes de facturation efficaces pour assurer un fonctionnement fluide et continu. La facturation aide aussi à réduire les retards de paiement, les erreurs et les conflits entre partenaires commerciaux.

La Thaïlande utilise encore largement les documents papier et les paiements par chèque. De plus, les agences gouvernementales et les grandes organisations ont souvent des réglementations plus strictes et complexes. Par conséquent, les propriétaires d’entreprises devraient comprendre les étapes du système de facturation pour assurer des opérations fluides et réduire les erreurs potentielles.

Préparation des documents pour la facturation

Préparer les documents pour la facturation, communément appelé « billing », est un processus important qui garantit que les paiements sont systématiques et vérifiables. Les principaux documents utilisés sont listés ci-dessous :

Factures

Ce sont des documents utilisés pour notifier au client le montant à payer pour des biens ou des services.

Elles doivent inclure les détails suivants :

• Numéro de facture
  
• Date d’émission du document
  
• Nom, adresse et numéro d’identification fiscale de l’entreprise et du client
  
• Liste des produits ou services avec détails, tels que quantité, unités, prix et prix total
  
• Montant total avant taxe, incluant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) (par exemple, TVA 7 %)
  
• Total net
  
• Conditions de paiement (par exemple, crédit de 30 jours ou paiement immédiat)
  
• Canal de paiement (par exemple, virement bancaire ou chèque)
  

Bons de commande clients

C’est un document émis par le client à l’entreprise pour exprimer une intention d’acheter des biens ou des services. Un bon de commande devrait être joint à la facture pour aider à confirmer que l’achat est conforme à l’accord. Le document devrait spécifier les détails suivants :

• Liste des produits ou services que le client veut acheter
  
• Quantité
  
• Prix unitaire
  
• Prix total
  
• Date de livraison
  
• Conditions de paiement (par exemple, crédit de 30 jours ou paiement immédiat)
  
• Informations sur le client et l’entreprise
  

Bons de livraison ou formulaires de fin de travaux

Ce document confirme que les biens ou services ont été livrés. Il devrait inclure les détails du produit ou service correspondant à la facture :

• Numéro et date du document
  
• Liste des produits ou services fournis
  
• Quantités et unités
  
• La signature du destinataire et la date de réception
  
• Numéro de bon de commande de référence (le cas échéant)
  

Factures fiscales

Les opérateurs immatriculés à la TVA doivent émettre ces documents aux clients pour les informer du montant de TVA collecté :

• Nom, adresse et numéro d’identification fiscale de l’entreprise
  
• Nom et adresse du client (si facture fiscale complète)
  
• Numéro de l’article, facture fiscale et date d’émission de la facture fiscale
  
• Détails du produit ou service
  
• Valeur des biens ou services avant taxe
  
• Montant de TVA facturé
  
• Valeur totale de tous les articles (taxe incluse)
  

Autres documents

Ceux-ci peuvent inclure un certificat de retenue à la source (le cas échéant), une copie de la carte d’identité (ID) du client ou un certificat d’entreprise pour montrer le droit de l’entreprise à recevoir l’argent.

La vérification et le séquencement des documents doivent être clairement définis pour faciliter une révision facile par le service comptable du client. Cela peut réduire le risque de documents manquants ou retournés. De plus, l’entreprise devrait joindre une copie et garder l’original en cas de litige ou d’enquête.

Quelles sont les procédures de facturation en Thaïlande ?

Le processus de facturation dépend de la nature de l’entreprise, des opérations et des accords de chaque partenaire. Généralement, il peut être résumé en ces étapes principales :

Convenir des conditions de paiement

L’entreprise et le client doivent convenir du prix, des conditions de paiement (par exemple, espèces, crédit de 30 jours), du contrat, de l’acompte, des frais de retard et de divers autres termes. Les entreprises doivent être précises avec les devis et les contrats pour éviter les litiges.

Planifier une date de facturation

L’entreprise devrait contacter le client ou le service comptable du client pour planifier une date de facture. Certains clients pourraient avoir des cycles de facture, comme le 25 de chaque mois. Une fois la date fixée, tous les documents peuvent être envoyés au service comptable ou achats du client.

Préparer les documents de facture

Ceux-ci devraient être préparés selon les détails et procédures spécifiés ci-dessus :

• Facture
  
• Bon de commande client
  
• Bon de livraison ou formulaire de fin de travaux
  
• Facture fiscale
  
• Autres documents, tels que le certificat de retenue à la source (le cas échéant)
  

Livrer les documents

Ensuite, l’entreprise devrait émettre des factures formelles, joindre tout document de facturation supplémentaire et livrer les documents au client par la méthode de livraison appropriée ou convenue.

Vérifier et confirmer la réception des documents

Le client signera le document et le datera pour démarrer le cycle de paiement. Le client devrait vérifier l’exactitude de la facture et des autres documents au cas où il y aurait des problèmes ou des informations à corriger.

Suivre les transactions (si nécessaire)

Si le paiement est dû et non reçu, l’entreprise devrait faire un suivi par téléphone, e-mail ou lettre formelle de mise en demeure. Les entreprises devraient conserver des registres de suivi en cas de litiges, incluant la date de suivi, le nom de l’appelant et la réponse reçue. Des intérêts peuvent être facturés en cas de retard.

Recevoir les paiements et enregistrer les comptes

Le processus de facturation est terminé. L’entreprise reçoit le paiement et enregistre la transaction dans le système comptable de la société pour clore le compte. Une fois que le client a payé, l’entreprise devrait émettre un reçu et conserver le document de paiement comme preuve pour l’inspection et la déclaration fiscale.

Comment Stripe Billing peut vous aider

Stripe Billing vous permet de facturer et de gérer les clients comme vous le souhaitez, de la simple facturation récurrente à la facturation à l’usage et aux contrats commerciaux négociés. Commencez à accepter des paiements récurrents mondialement en quelques minutes, sans code requis, ou construisez une intégration personnalisée en utilisant l’API.

Stripe Billing peut vous aider à :

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• Se développer à l’international : Augmentez la conversion en offrant les moyens de paiement préférés des clients. Stripe prend en charge plus de 100 moyens de paiement locaux et plus de 135 devises.
  
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