La facturation est l'un des processus les plus importants de l'entreprise et a un impact direct sur la trésorerie de l'organisation. Un système de facturation comporte généralement des étapes telles que l'établissement de factures, la fourniture de services de paiements et la réception de paiements par chèque ou transfert d'argent. Même si ce processus est courant, la préparation et la gestion des documents doivent être effectuées avec précision.

Dans cet article, nous décrivons le processus de facturation en Thaïlande, de la préparation des documents et de la facturation au suivi des paiements. Nous vous proposons également des conseils pour simplifier le processus de facturation.

Sommaire

• La facturation en Thaïlande
  
• Préparation des documents pour la facturation
  
• Quelles sont les procédures de facturation en Thaïlande?
  
• Comment Stripe Billing peut vous aider
  

La facturation en Thaïlande

La facturation est le processus qu'utilise un prestataire de services ou une entreprise pour informer le client des modalités de paiement convenues. Il s'agit d'un processus important qui affecte directement la stabilité financière d'une entreprise. Cela vaut aussi bien pour les petites que pour les grandes entreprises, qui doivent disposer de systèmes de facturation efficaces pour assurer un fonctionnement continu et sans heurts. La facturation permet également de réduire les retards de les paiement, les erreurs et les conflits entre partenaires d’affaires.

La Thaïlande utilise encore largement les documents papier et les paiements par chèque. En outre, les organismes gouvernementaux et les grandes organismes de grande taille ont souvent des réglementations plus strictes et plus complexes. Par conséquent, les propriétaires d'entreprises doivent comprendre les étapes du système de facturation afin de garantir le bon déroulement des opérations et de réduire les erreurs potentielles.

Préparation des documents pour la facturation

La préparation des documents pour la facturation – communément appelée « Facturation » – est un processus important qui garantit que les paiements sont systématiques et vérifiables. Les principaux documents utilisés sont énumérés ci-dessous :

Factures

Il s'agit de documents utilisés pour aviser le client de la somme à payer pour les biens ou services.

Ils doivent contenir les informations suivantes :

• Numéro de facture
  
• Date d'émission du document
  
• Nom, adresse et numéro d'identification fiscale de l'entreprise et du client
  
• Liste de produits ou de services avec détails, tels que la quantité, les unités, le prix et le prix total
  
• Montant total hors taxes, y compris la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) (par exemple, TVA 7 %)
  
• Total net : 350,00 $
  
• Modalités de paiement (par exemple, crédit à 30 jours ou paiement immédiat)
  
• Canal de paiement (par exemple, virement bancaire ou chèque)
  

Bons de commande du client

Il s'agit d'un document émis par le client à l'intention de l'entreprise pour exprimer son intention d'acheter des biens ou des services. Un bon de commande doit être joint à la facture pour confirmer que l'achat est conforme à l'entente. Le document doit contenir les informations suivantes :

• Liste des produits ou services que le client souhaite acheter
  
• Quantité
  
• Tarif unitaire
  
• Prix total
  
• La date de livraison
  
• Modalités de paiement (par exemple, crédit à 30 jours ou paiement immédiat)
  
• Informations sur les clients et l’entreprise
  

Bons de commande ou formulaire d’achèvement des travaux

Ce document confirme que les biens ou les services ont été livrés. Il doit contenir les détails du produit ou du service qui correspondent à la facture :

• Numéro et date du document
  
• Liste des produits ou services fournis
  
• Quantités et unités
  
• La signature du destinataire et la date de réception.
  
• Numéro de commande de référence (le cas échéant)
  

Factures fiscales

Les opérateurs assujettis à la TVA doivent émettre ces documents à l'intention de leurs clients afin de les informer du montant de la TVA collectée :

• Nom de l'entreprise, adresse et numéro d'identification fiscale
  
• Nom et adresse du client (s'il s'agit d'une facture fiscale complète)
  
• Numéro du poste, Facture TVA, et date d'émission de la facture fiscale.
  
• Détails du produit ou du service
  
• Valeur des biens ou services avant taxes
  
• Montant de la TVA débitée
  
• Valeur totale de tous les postes (taxes comprises)
  

Autres documents

Il peut s'agir d'un certificat de retenue à la source (le cas échéant), d'une copie de la carte d'identité du client ou d'un certificat d'entreprise attestant du droit de l'entreprise à recevoir l'argent.

La vérification et l'enchaînement des documents doivent être clairement définis pour permettre au service comptable du client de les vérifier facilement. Cela permet de réduire les risques de documents manquants ou retournés. En outre, l'entreprise doit joindre une copie et conserver l'original en cas de litige ou d'enquête.

Quelles sont les procédures de facturation en Thaïlande?

Le processus de facturation dépend de la nature de l'entreprise, des opérations et des accords de chaque partenaire. En général, il peut être résumé en quelques étapes principales :

Convenir des conditions de paiement

L'entreprise et le client doivent se mettre d'accord sur le prix, les modalités de paiement (par exemple, comptant, crédit à 30 jours), le contrat, le dépôt, les frais de retard et diverses autres conditions. Les entreprises doivent être précises dans leurs devis et leurs contrats afin d'éviter les litiges.

Fixer une date de facturation

L'entreprise doit contacter le client ou son service comptable pour fixer la date de facturation. Certains clients peuvent avoir des cycles de facturation, par exemple le 25 de chaque mois. Une fois la date fixée, tous les documents peuvent être envoyés au service comptable ou au service des achats du client.

Préparer les documents de la facture

Ils doivent être préparés conformément aux détails et aux procédures spécifiés ci-dessus :

• Facture
  
• Bon de commande du client
  
• Commande ou formulaire d'achèvement des travaux
  
• Facture fiscale
  
• Autres documents, tels que le certificat de retenue à la source (le cas échéant)
  

Livrer les documents

Ensuite, l'entreprise doit émettre des factures formelles, joindre tout document de facturation supplémentaire et remettre les documents au client selon le mode d'émission approprié ou convenu.

Vérifier et confirmer la réception des documents

Le client signe le document et le date pour lancer le cycle de paiement. Le client doit vérifier l'exactitude de la facture et des autres documents au cas où il y aurait des problèmes ou des informations à corriger.

Surveiller les transactions (si nécessaire)

Si le paiement est dû et n'est pas reçu, l'entreprise doit effectuer un suivi par téléphone, par courriel ou par lettre de mise en demeure. En cas de litige, les entreprises doivent conserver les documents de suivi, notamment la date de suivi, le nom de l'appelant et la réponse reçue. Des intérêts peuvent être débités en cas de retard.

Recevoir les paiements et enregistrer les comptes

Le processus de facturation est terminé. L'entreprise reçoit le paiement et enregistre la transaction dans le système comptable de l'entreprise pour clôturer le compte. Une fois que le client a payé, l'entreprise doit émettre un reçu et conserver le document de paiement comme preuve en vue d'un contrôle et d'une déclaration fiscale.

Comment Stripe Billing peut vous aider

Stripe Billing vous permet d'émettre des factures et de gérer vos clients comme vous le souhaitez, qu'il s'agisse d'une facturation récurrente simple, d'une facturation à l'utilisation ou de contrats négociés. Commencez à percevoir des paiements récurrents dans le monde entier en quelques minutes, sans codage, ou créez une intégration personnalisée à l’aide de l’API.

Stripe Billing peut vous aider à :

• Offrir une tarification flexible : Répondez plus rapidement aux exigences des utilisateurs avec des modèles tarifaires flexibles : tarif à l'utilisation, progressif, fixe + dépassement, etc. La prise en charge des bons de réduction, des essais gratuits, des calculs au prorata et des produits additionnels est incluse.
  
• Développer à l’échelle mondiale : Augmentez le taux de conversion en proposant les modes de paiement préférées des clients. Stripe prend en charge plus de 100 méthodes de paiement locales et plus de 135 devises.
  
• Accroître les revenus et réduire les résiliations : Maximisez vos revenus et réduisez les résiliations involontaires avec la fonction de relance intelligente Smart Retries et l'automatisation des processus de récupération. Les outils de récupération de Stripe ont permis à ses utilisateurs de récupérer plus de 6,5 M $ en 2024.
  
• Maximiser l’efficacité : Utilisez les outils modulaires de Stripe pour les taxes, les rapports sur les revenus et les données afin de consolider plusieurs systèmes de revenus en un seul. Intégrez facilement des logiciels tiers.
  

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