Desafío

Clipboard fue fundada en 2017 en Sídney, Australia, de la mano de dos entrenadores deportivos que detectaron un problema de gran envergadura para los colegios: las actividades extraescolares suponían una carga administrativa y unos costes considerables. Crearon la empresa para ayudar a los colegios a gestionar estas actividades y la convirtieron en una plataforma integral con funciones como la automatización de hojas de horas, el seguimiento de la asistencia, la programación, el seguimiento de incidencias y las notificaciones. Hoy en día, Clipboard ayuda a más de 350 colegios de Australia y de otros países a aumentar la participación en los programas extraescolares.

Con el tiempo, el equipo de Clipboard se dio cuenta de que los pagos eran un área clave en la que había que innovar. Cobrar las cuotas de las actividades solía llevar mucho tiempo y era propenso a errores, y la conciliación resultaba muy pesada: en muchos centros educativos, los equipos de finanzas dedicaban horas cada semana a cotejar manualmente los pagos con las cuentas de los alumnos.

Los colegios con sistemas de pago defectuosos acabaron teniendo más problemas administrativos y quejas de los padres, además de afectar negativamente a los alumnos, que tenían dificultades para inscribirse y participar en las actividades. «Nos dimos cuenta de que las dificultades con los pagos impedían que los alumnos accedieran a las lecciones de vida y las oportunidades que ofrecen las actividades extraescolares», dijo Sam Clarke, cofundador y director de ventas y marketing de Clipboard.

Para dar un mejor servicio a su base de clientes y consolidar su ventaja competitiva, en mayo de 2022, Clipboard se propuso resolver el problema de los pagos. Su equipo quería encontrar un proveedor que facilitara los pagos entre los padres y los colegios, manteniendo al mismo tiempo unos flujos de fondos adecuados y el cumplimiento de la normativa, como las medidas contra el blanqueo de capitales (AML) y la declaración de impuestos. Entre sus objetivos se incluían eliminar las fricciones en el proceso de pago que pudieran impedir que los alumnos participaran en actividades y permitir que los colegios ofrecieran más actividades al reducir los gastos administrativos.

Solución

Clipboard eligió Stripe Connect en 2022 porque resolvía los principales retos de la plataforma en materia de pagos. Permitía a los colegios recibir pagos directamente de los padres sin dejar de cumplir con la normativa y manteniendo la transparencia, y ofrecía a Clipboard la flexibilidad necesaria para crear una experiencia del usuario que se adaptara perfectamente a las necesidades específicas de los colegios.

Los colegios que utilizan la plataforma de Clipboard y cobran cuotas por actividades pueden elegir si quieren integrar la función de pago integrada. Los que lo hacen pasan por el proceso de onboarding integrado de Stripe para la verificación de la cuenta y el cumplimiento de la normativa, con el fin de garantizar que cumplen los requisitos reglamentarios, incluyendo el cumplimiento de las leyes de seguridad de datos y las normas de las redes de tarjetas. La flexibilidad de Connect permitió a Clipboard crear flujos personalizados para su proceso de onboarding en Stripe, con el fin de gestionar requisitos específicos del sector educativo, como la configuración de actividades, las estructuras de tarifas y la integración con los sistemas escolares existentes.

Gracias a la estrecha integración de Connect con Stripe Payments, Clipboard puede asociar y verificar automáticamente las cuotas de las actividades con el colegio, la actividad y el alumno correspondientes. Este proceso simplificado permite que más alumnos participen en actividades extraescolares sin retrasos administrativos, y los colegios ahorran tiempo en la gestión y la conciliación, tiempo que pueden dedicar a otras prioridades. Los centros también pueden hacer un seguimiento más fácil de las finanzas de sus actividades a través de su dashboard de Stripe, desde donde pueden exportar informes de pagos que se integran directamente con sus sistemas de contabilidad. Hasta ahora, Clipboard ha añadido tarjetas de crédito y Apple Pay como métodos de pago, así como Link, un monedero digital de Stripe que permite a los usuarios pagar con un solo clic.

Resultados

La solución de pago integrada mejora la propuesta de valor de Clipboard

El equipo de ventas de Clipboard ha descubierto que la integración con Stripe es una gran ventaja a la hora de demostrar el valor de la plataforma a los colegios. «Un proceso de pago fluido es clave para la demostración», dijo Clarke. «Podemos mostrar a los colegios cómo eliminar las dificultades en el pago realmente beneficia a las familias y fomenta una mayor participación de los alumnos en las actividades».

A los colegios les gusta que la integración con Stripe sea opcional: pueden optar por incluir los pagos en Clipboard desde el principio o añadirlos más adelante si les conviene a su comunidad.

El 95 % de los clientes de Clipboard que empezaron a cobrar sus honorarios por Internet siguen haciéndolo

Las opiniones de los colegios que usan el procesamiento de pagos a través de Clipboard han sido abrumadoramente positivas. De hecho, el 95 % de los colegios que han optado por cobrar las cuotas de actividades en Clipboard siguen usando la plataforma. «Los colegios nos dicen constantemente que el procesamiento de pagos integrado les ayuda a ahorrar tiempo, reducir riesgos, mejorar la comunicación con su comunidad y ofrecer mejores resultados a los alumnos», dijo Clarke.

La facilidad de implementación y la gestión del cumplimiento de la normativa de Connect permiten a Clipboard centrarse en la experiencia del usuario

El equipo de Clipboard atribuye a la documentación de Stripe el mérito de haber permitido a sus desarrolladores comprender rápidamente los complejos flujos de pago, lo que facilitó la integración con Connect. «Stripe nos dio la libertad de centrarnos principalmente en la experiencia del usuario», dijo Clarke. «Podemos garantizar que los padres puedan pagar varias actividades sin problemas, que los colegios puedan hacer un seguimiento fácil de los pagos y que los administradores puedan conciliar todo automáticamente».

La adopción de un proceso de incorporación integrado para delegar las tareas normativas y de cumplimiento a Stripe también permitió a Clipboard centrarse en los retos específicos del ámbito educativo.

La simplificación de la conciliación y la presentación de informes ahorra tiempo a los administradores escolares

Al eliminar la conciliación manual y ofrecer informes detallados a través de Stripe, Clipboard ha reducido considerablemente el tiempo que los colegios dedican a las tareas administrativas. El equipo financiero del colegio privado Knox Grammar de Sídney, por ejemplo, ahorra ahora varios días de trabajo al mes gracias a Stripe en Clipboard, que ha sustituido los procesos manuales de cobro y conciliación de cuotas.

«Antes de Stripe, la conciliación era una pesadilla para los responsables administrativos de los colegios», dijo Clarke. «Ahora, estamos ahorrando a los equipos de finanzas de los colegios horas de trabajo manual cada semana».