Uitdaging

Clipboard is in 2017 opgericht in Sydney, Australië, door twee sportcoaches die een groot probleem voor scholen ontdekten: buitenschoolse activiteiten brachten veel administratief werk en kosten met zich mee. Ze begonnen het bedrijf om scholen te helpen bij het beheren van activiteiten en bouwden het uit tot een uitgebreid platform met functies zoals automatisering van urenregistratie, aanwezigheidsregistratie, planning, incidentregistratie en meldingen. Tegenwoordig helpt Clipboard meer dan 350 scholen in Australië en daarbuiten om de deelname aan buitenschoolse programma's te vergroten.

Na verloop van tijd kwam het Clipboard-team erachter dat betalingen een belangrijk gebied waren waar voor verandering gezorgd kon worden. Het innen van vergoedingen voor activiteiten was vaak tijdrovend en foutgevoelig, en de reconciliatie was een hele klus: op veel scholen waren financiële teams elke week uren bezig met het handmatig koppelen van betalingen aan studentenrekeningen.

Scholen met gebrekkige betalingssystemen kregen te maken met meer administratieve rompslomp en klachten van ouders, en dat had ook een negatieve invloed op leerlingen die moeite hadden om zich in te schrijven voor activiteiten en eraan deel te nemen. “We realiseerden ons dat betalingsproblemen leerlingen ervan weerhielden om toegang te krijgen tot de levenslessen en kansen die buitenschoolse activiteiten bieden,” aldus Sam Clarke, medeoprichter en hoofd verkoop en marketing bij Clipboard.

Om zijn klanten beter van dienst te zijn en zijn concurrentievoordeel te versterken, ging Clipboard in mei 2022 aan de slag om het betalingsprobleem op te lossen. Het team was op zoek naar een aanbieder die betalingen tussen ouders en scholen kon faciliteren, met behoud van een goede geldstroom en compliance met wettelijke vereisten, zoals antiwitwasmaatregelen (AML) en belastingaangifte. Hun doelen waren onder meer het wegnemen van drempels in het betalingsproces die studenten zouden kunnen weerhouden van deelname aan activiteiten, en het mogelijk maken voor scholen om meer activiteiten aan te bieden door de administratieve lasten te verminderen.

Oplossing

Clipboard koos in 2022 voor Stripe Connect omdat het de belangrijkste uitdagingen van het platform op het gebied van betalingen oploste. Het stelde scholen in staat om betalingen rechtstreeks van ouders te ontvangen met behoud van compliance en transparantie, en gaf Clipboard de flexibiliteit om een gebruikerservaring te creëren die goed aansluit bij de unieke behoeften van scholen.

Scholen op het platform van Clipboard die activiteitenbijdragen innen, kunnen kiezen of ze de ingebouwde betalingsfunctionaliteit willen integreren. Scholen die dat doen, doorlopen de ingebouwde onboarding van Stripe voor accountverificatie en compliance, om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de wettelijke vereisten, waaronder compliance met wetten op het gebied van gegevensbeveiliging en regels van kaartnetwerken. Dankzij de flexibiliteit van Connect kon Clipboard aangepaste workflows bouwen voor de Stripe-onboarding, om te voldoen aan specifieke vereisten voor het onderwijs, zoals het opzetten van activiteiten, tariefstructuren en integratie met bestaande schoolsystemen.

Dankzij de nauwe integratie van Connect met Stripe Payments kan Clipboard activiteitskosten automatisch koppelen aan en verifiëren voor de juiste school, activiteit en leerling. Dit vereenvoudigde proces betekent dat meer leerlingen zonder administratieve vertragingen kunnen deelnemen aan buitenschoolse activiteiten, en dat scholen tijd besparen op verwerking en reconciliatie, die ze kunnen besteden aan andere prioriteiten. Scholen kunnen hun activiteitenfinanciën ook gemakkelijker bijhouden via hun Stripe-dashboard, waar ze betalingsrapporten kunnen exporteren die direct integreren met hun boekhoudsystemen. Tot nu toe heeft Clipboard creditcards en Apple Pay toegevoegd als betaalmethoden, evenals Link, een digitale wallet van Stripe waarmee gebruikers met één klik kunnen afrekenen.

Resultaten

Geïntegreerde betaaloplossing versterkt de waardepropositie van Clipboard

Het verkoopteam van Clipboard vindt de integratie met Stripe een grote troef om de waarde van het platform aan scholen te laten zien. “Een soepel betalingsproces is cruciaal voor de demo,” zegt Clarke. “We kunnen scholen laten zien hoe het wegnemen van betalingsproblemen echt ten goede komt aan gezinnen en leidt tot een grotere deelname van leerlingen aan activiteiten.”

Scholen waarderen het dat de Stripe-integratie optioneel is, ze kunnen ervoor kiezen om betalingen vanaf het begin in Clipboard op te nemen of deze later toe te voegen als dat hun gemeenschap ten goede komt.

95% van de Clipboard-klanten die begonnen zijn met het online innen van vergoedingen, doet dat nog steeds

De feedback van scholen die betalingen via Clipboard verwerken, is overweldigend positief. Sterker nog: 95% van de scholen die ervoor hebben gekozen om activiteitskosten via Clipboard te innen, maakt nog steeds gebruik van het platform. “Scholen vertellen ons keer op keer dat geïntegreerde betalingsverwerking hen helpt tijd te besparen, risico’s te verminderen, de communicatie met hun gemeenschap te verbeteren en betere resultaten voor leerlingen te behalen,” aldus Clarke.

Dankzij het gebruiksgemak en het compliancebeheer van Connect kan Clipboard zich concentreren op de gebruikerservaring

Het Clipboard-team is dankbaar dat de documentatie van Stripe ervoor zorgt dat hun developers complexe betaalprocessen snel begrijpen, waardoor de integratie met Connect heel eenvoudig was. “Stripe gaf ons de vrijheid om ons volledig te richten op de gebruikerservaring,” aldus Clarke. “We kunnen ervoor zorgen dat ouders naadloos voor meerdere activiteiten kunnen betalen, scholen betalingen makkelijk kunnen volgen en beheerders alles automatisch kunnen afstemmen.”

Door gebruik te maken van embedded onboarding om taken op het gebied van regelgeving en compliance aan Stripe over te dragen, kon Clipboard ook prioriteit geven aan uitdagingen die specifiek zijn voor het onderwijs.

Vereenvoudigde reconciliatie en rapportage bespaart tijd voor schoolbestuurders

Door handmatige reconciliatie overbodig te maken en gedetailleerde rapportages via Stripe te bieden, heeft Clipboard de tijd die scholen aan administratief werk besteden aanzienlijk verminderd. Het financiële team van de onafhankelijke school Knox Grammar in Sydney bespaart bijvoorbeeld elke maand dagen aan werk dankzij Stripe op Clipboard, dat de handmatige processen voor het innen van schoolgeld en de reconciliatie van rekeningen heeft vervangen.

“Vóór Stripe was reconciliatie een nachtmerrie voor de bedrijfsmanagers van scholen,” aldus Clarke. “Nu besparen we de financiële teams van scholen elke week uren aan handmatig werk.”