La sfida

Clipboard è stata fondata nel 2017 a Sydney, in Australia, da due allenatori sportivi che hanno individuato un problema diffuso in molte scuole: le attività extrascolastiche richiedevano un notevole carico di lavoro amministrativo e costi elevati. Hanno avviato l'azienda per aiutare le scuole a gestire le attività e l'hanno trasformata in una piattaforma completa dotata di funzioni quali l'automazione dei fogli presenze, il monitoraggio delle presenze, la pianificazione, la registrazione degli incidenti e le notifiche. Oggi Clipboard aiuta oltre 350 scuole in Australia e all'estero ad aumentare la partecipazione ai programmi extrascolastici.

Nel corso del tempo, il team di Clipboard ha capito che i pagamenti rappresentavano un'area strategica in cui apportare cambiamenti radicali. Per molte scuole, incassare le quote per le attività spesso richiedeva molto tempo ed era un'operazione soggetta a errori manuali. Inoltre, la riconciliazione risultava onerosa per i team finanziari, che dedicavano ore ogni settimana ad abbinare manualmente i pagamenti ai conti degli studenti.

Le scuole con sistemi di pagamento inefficienti hanno dovuto affrontare maggiori difficoltà amministrative e lamentele da parte dei genitori, oltre a causare disagi agli studenti che avevano difficoltà a iscriversi e a partecipare alle attività. "Ci siamo resi conto che le difficoltà legate ai pagamenti impedivano agli studenti di accedere alle esperienze formative e alle opportunità offerte dalle attività extrascolastiche", ha affermato Sam Clarke, cofondatore e responsabile vendite e marketing di Clipboard.

Per offrire un servizio ottimale alla propria clientela e consolidare il proprio vantaggio competitivo, nel maggio 2022 Clipboard ha deciso di occuparsi del problema dei pagamenti. Il suo team cercava un fornitore in grado di facilitare i pagamenti tra genitori e scuole, garantendo al contempo flussi di fondi adeguati e il rispetto dei requisiti normativi, quali le misure antiriciclaggio (AML) e la rendicontazione fiscale. L'azienda si è posta come obiettivi la semplificazione della procedura di pagamento per agevolare la partecipazione degli studenti alle attività e la possibilità per le scuole di offrire più attività riducendo i costi amministrativi.

La soluzione

Nel 2022 Clipboard ha scelto Stripe Connect perché ha risolto le principali sfide della piattaforma associate ai pagamenti. Questa soluzione ha consentito alle scuole di ricevere i pagamenti direttamente dai genitori, garantendo al contempo la conformità normativa e la trasparenza, e ha offerto a Clipboard la flessibilità necessaria per creare un'esperienza utente perfettamente adeguata alle esigenze specifiche delle scuole.

Le scuole presenti sulla piattaforma di Clipboard che riscuotono quote di partecipazione per le attività possono scegliere se integrare la funzionalità di pagamento integrata. Quelle che decidono di farlo seguono la procedura di attivazione integrata di Stripe per la verifica dell'account e la conformità, al fine di garantire il rispetto dei requisiti normativi, tra cui la conformità alle leggi sulla sicurezza dei dati e alle regole dei circuiti di pagamento. La flessibilità di Connect ha consentito a Clipboard di creare flussi personalizzati per la propria procedura di attivazione su Stripe, in modo da gestire requisiti specifici del settore scolastico quali la configurazione delle attività, le strutture tariffarie e l'integrazione con i sistemi scolastici esistenti.

Grazie all'integrazione avanzata di Connect con Stripe Payments, Clipboard può abbinare e verificare automaticamente le quote alla scuola, all'attività e allo studente corrispondente. Questa procedura semplificata riduce i tempi amministrativi, così molti più studenti possono partecipare alle attività extrascolastiche e le scuole risparmiano tempo nell'elaborazione e nella riconciliazione, che possono così dedicare ad altre priorità. Le scuole possono inoltre monitorare più facilmente le finanze relative alle attività tramite la Dashboard Stripe, da cui possono esportare report di pagamento che si integrano direttamente con i loro sistemi contabili. Finora, Clipboard ha aggiunto le carte di credito e Apple Pay come metodi di pagamento, oltre a Link, un wallet di Stripe con cui gli utenti possono effettuare il checkout in un solo clic.

I risultati

La soluzione di pagamento integrata rafforza la proposta di valore di Clipboard

Secondo il team commerciale di Clipboard, l'integrazione con Stripe si è rivelata uno strumento efficace per dimostrare il valore della piattaforma alle scuole. "Durante le demo, è fondamentale dimostrare la fluidità della procedura di pagamento", ha affermato Clarke. "Possiamo mostrare alle scuole la semplificazione dei pagamenti aiuti concretamente le famiglie e favorisca una maggiore partecipazione degli studenti alle attività".

Le scuole apprezzano il fatto che l'integrazione con Stripe sia facoltativa: possono scegliere di includere i pagamenti su Clipboard fin dall'inizio oppure aggiungerli in un secondo momento, se risulta utile per la loro comunità.

Il 95% dei clienti di Clipboard che ha iniziato a riscuotere i pagamenti online continuerà a farlo

Il riscontro da parte delle scuole che utilizzano il sistema di gestione dei pagamenti tramite Clipboard è stato estremamente positivo: il 95% continua a utilizzare la piattaforma per riscuotere le quote di partecipazione. "Le scuole ci dicono sempre che grazie alla gestione integrata dei pagamenti riescono a risparmiare tempo, ridurre i rischi, migliorare la comunicazione con la propria comunità e garantire risultati migliori agli studenti", ha affermato Clarke.

La facilità di implementazione e la gestione della conformità offerte da Connect consentono a Clipboard di concentrarsi sull'esperienza utente

Il team di Clipboard attribuisce alla documentazione chiara di Stripe il merito di avere semplificato il lavoro ai propri sviluppatori. Dopo avere compreso rapidamente i flussi di pagamento, l'integrazione con Connect è stata estremamente semplice. "Grazie a Stripe abbiamo più tempo per concentrarci sull'esperienza d'uso", ha affermato Clarke. "Offriamo un servizio più fluido, così i genitori possono pagare più attività senza intoppi, le scuole possono monitorare facilmente i pagamenti e gli amministratori possono riconciliare tutto automaticamente".

Implementando una procedura di attivazione integrata, Stripe si occupa degli adempimenti normativi e di conformità, consentendo a Clipboard di concentrarsi sulle sfide specifiche del settore dell'istruzione.

La semplificazione delle procedure di riconciliazione e reportistica fa risparmiare tempo agli amministratori scolastici

Eliminando la riconciliazione manuale e offrendo reportistica dettagliata tramite Stripe, Clipboard ha permesso alle scuole di ridurre drasticamente il tempo dedicato alla gestione amministrativa. Il team finanziario della scuola privata Knox Grammar di Sydney, ad esempio, risparmia diversi giorni di lavoro ogni mese grazie all'integrazione di Stripe su Clipboard, che ha sostituito i processi manuali di incasso e di riconciliazione.

"Prima di usare Stripe, la riconciliazione era un vero incubo per i responsabili amministrativi delle scuole", ha affermato Clarke. "Ora, facciamo risparmiare ai team finanziari delle scuole ore di lavoro manuale ogni settimana".