Desafío

Dos entrenadores deportivos fundaron Clipboard en 2017 en Sídney, Australia, cuando identificaron un problema abrumador para los colegios: las actividades extracurriculares requerían una carga administrativa elevada y costos significativos. Crearon la empresa para ayudar a las escuelas a gestionar estas actividades y la convirtieron en una plataforma integral con funcionalidades como la automatización de hojas de horas, el control de asistencia, la programación, el seguimiento de incidentes y el envío de notificaciones. Hoy en día, Clipboard ayuda a más de 350 colegios en Australia y el extranjero a aumentar la participación en los programas extracurriculares.

Con el tiempo, el equipo de Clipboard aprendió que los pagos eran un área clave para las interrupciones. Cobrar comisiones por actividades a menudo llevaba mucho tiempo y era propenso a errores, y la conciliación era engorrosa: en muchas escuelas, los equipos financieros dedicaban horas cada semana a hacer coincidir manualmente los pagos con las cuentas de los estudiantes.

Las escuelas con sistemas de pago deficientes acababan teniendo más complicaciones administrativas y reclamaciones de los padres, lo que además afectaba de forma negativa a los alumnos que tenían dificultades para inscribirse y participar en las actividades. «Nos dimos cuenta de que la fricción en los pagos impedía que los estudiantes accedieran a las lecciones de vida y a las oportunidades que brindan las actividades extracurriculares», afirmó Sam Clarke, cofundador y responsable de Ventas y Marketing de Clipboard.

Para atender mejor a su base de clientes y consolidar su ventaja competitiva, en mayo de 2022, Clipboard se propuso resolver el problema de los pagos. Su equipo buscaba un proveedor que pudiera facilitar los pagos entre padres y colegios, y que mantuviera al mismo tiempo los flujos de fondos adecuados y el cumplimiento de los requisitos normativos, como las medidas contra el blanqueo de capitales (AML) y la notificación de información fiscal. Entre sus objetivos, se incluían eliminar la fricción en el proceso de pago que pudiera impedir la participación de los alumnos, así como permitir que los colegios ofrecieran más actividades a partir de la reducción de la carga administrativa.

Solución

Clipboard eligió Stripe Connect en 2022 porque resolvió los principales desafíos relacionados con los pagos de la plataforma. Permitió que las escuelas recibieran los pagos directo de los padres, y que mantuvieran el cumplimiento de la normativa y la transparencia. Además, le dio a Clipboard la flexibilidad de crear una experiencia de usuario que funcione bien para las necesidades únicas de las escuelas.

Las escuelas de la plataforma de Clipboard que cobran cuotas por actividades pueden elegir si desean incluir la funcionalidad de pagos integrada. Aquellos que lo hacen pasan por el proceso de onboarding integrado de Stripe para la verificación de la cuenta y el cumplimiento de la normativa; de esta forma, se garantiza que cumplan con los requisitos legales, incluidas las leyes de seguridad de datos y las normas de las redes de tarjetas. La flexibilidad de Connect permitió que Clipboard creara flujos personalizados para su onboarding con Stripe, con el fin de gestionar los requisitos específicos del sector educativo, como la configuración de actividades, las estructuras de tarifas y la integración con los sistemas escolares existentes.

Gracias a la estrecha integración de Connect con Stripe Payments, Clipboard puede cotejar y verificar automáticamente las cuotas de las actividades con la escuela, la actividad y el alumno correspondientes. Este proceso simplificado permite que más alumnos participen de las actividades extracurriculares sin retrasos administrativos, mientras que los colegios ahorran tiempo en el procesamiento y la conciliación, que pueden dedicar a otras prioridades. Los centros también pueden realizar un seguimiento más sencillo de las finanzas de sus actividades a través de su Dashboard de Stripe, en el que pueden exportar informes de pago que se integran directamente con sus sistemas contables. Hasta la fecha, Clipboard incorporó tarjetas de crédito y Apple Pay como métodos de pago, además de Link, una cartera digital de Stripe que permite a los usuarios finalizar compras con un solo clic.

Resultados

Solución de pago integrada mejora la propuesta de valor de Clipboard

El equipo de ventas de Clipboard descubrió que la integración con Stripe es un activo al momento de demostrar el valor de la plataforma a las escuelas. «El procesamiento fluido de los pagos es clave para la demostración», dijo Clarke. «Podemos mostrar a las escuelas cómo eliminar la fricción de pago realmente sirve a las familias y conduce a una mayor participación de los estudiantes en las actividades».

Las escuelas aprecian que la integración de Stripe sea opcional: pueden optar por incluir los pagos en Clipboard desde el principio o agregarlos más tarde si le sirve a su comunidad.

El 95 % de los clientes de Clipboard que comenzaron a cobrar comisiones en línea aún lo están haciendo

Los comentarios de las escuelas que utilizan el procesamiento de pagos a través de Clipboard han sido abrumadoramente positivos. De hecho, el 95 % de las que optaron por cobrar comisiones por actividad en Clipboard todavía utilizan la plataforma. «Las escuelas nos dicen de forma constante que el procesamiento integrado de pagos ayuda a ahorrar tiempo, reducir el riesgo, mejorar la comunicación con la comunidad y ofrecer mejores resultados a los estudiantes», dijo Clarke.

La facilidad de implementación y la gestión del cumplimiento de la normativa de la normativa de Connect permiten que Clipboard se concentre en la experiencia de usuario

El equipo de Clipboard atribuye a la documentación de Stripe el haber permitido que los desarrolladores comprendieran con rapidez los flujos de pago complejos, lo que hace que la integración con Connect sea sencilla. «Stripe nos dio la libertad de concentrarnos en gran medida en la capa de experiencia del usuario», dijo Clarke. «Podemos garantizar que los padres puedan pagar por varias actividades sin problemas, que las escuelas puedan realizar el seguimiento de los pagos con facilidad y que los administradores puedan conciliar todo de manera automática».

La adopción del onboarding integrado para traspasar las tareas normativas y de cumplimiento de la normativa a Stripe también le permitió a Clipboard priorizar los desafíos específicos de la educación.

La conciliación y los informes simplificados ahorran tiempo a los administradores escolares

Si se elimina la conciliación manual y se proporcionan informes detallados a través de Stripe, Clipboard redujo de forma significativa el tiempo que las escuelas dedican al trabajo administrativo. El equipo de Finanzas de la escuela independiente de Sídney Knox Grammar, por ejemplo, ahora ahorra días de trabajo cada mes con Stripe en Clipboard, dado que reemplazó los procesos manuales de cobro de comisiones y conciliación.

«Antes de Stripe, la conciliación era una pesadilla para los gerentes de empresas escolares», dijo Clarke. «Ahora, les estamos ahorrando horas de trabajo manual a los equipos de Finanzas de la escuela cada semana».