ความท้าทาย

Clipboard ก่อตั้งขึ้นในปี 2017 ที่นครซิดนีย์ ประเทศออสเตรเลีย โดยโค้ชกีฬาสองคนที่มองเห็นปัญหาใหญ่ของโรงเรียนว่า กิจกรรมนอกหลักสูตรต้องใช้ทั้งงานด้านธุรการและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก พวกเขาจึงเริ่มก่อตั้งบริษัทขึ้นเพื่อช่วยให้โรงเรียนบริหารจัดการกิจกรรมต่างๆ ได้ง่ายขึ้น และพัฒนาต่อยอดจนกลายเป็นแพลตฟอร์มแบบครบวงจรที่มีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น ระบบบันทึกเวลาทำงานอัตโนมัติ การติดตามการเข้าร่วม การจัดตาราง การติดตามเหตุการณ์ และการแจ้งเตือน ปัจจุบัน Clipboard ช่วยให้โรงเรียนมากกว่า 350 แห่งทั้งในออสเตรเลียและต่างประเทศ เพิ่มการมีส่วนร่วมในกิจกรรมนอกหลักสูตรได้มากขึ้น

เมื่อเวลาผ่านไป ทีมงาน Clipboard ได้เรียนรู้ว่าการชำระเงินเป็นหนึ่งในจุดสำคัญที่ควรได้รับการปรับปรุง การเรียกเก็บค่าธรรมเนียมสำหรับกิจกรรมต่างๆ มักใช้เวลามากและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย อีกทั้งการกระทบยอดก็เป็นภาระหนัก โดยในหลายโรงเรียน ทีมการเงินต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์เพื่อตรวจสอบและจับคู่การชำระเงินกับบัญชีของนักเรียนด้วยตนเอง

โรงเรียนที่มีระบบการชำระเงินที่ไม่มีประสิทธิภาพจึงต้องเผชิญกับงานธุรการที่ยุ่งยากมากขึ้น รวมถึงการร้องเรียนจากผู้ปกครอง อีกทั้งยังส่งผลกระทบในทางลบต่อนักเรียนที่ประสบปัญหาในการลงทะเบียนและมีส่วนร่วมในกิจกรรมต่างๆ ด้วย "เราตระหนักว่าความยุ่งยากในการชำระเงินกำลังขัดขวางไม่ให้นักเรียนเข้าถึงบทเรียนชีวิตและโอกาสต่างๆ ที่กิจกรรมนอกหลักสูตรมอบให้" Sam Clarke ผู้ร่วมก่อตั้งและหัวหน้าฝ่ายขายและการตลาดของ Clipboard กล่าว

เพื่อให้ตอบโจทย์ฐานลูกค้าได้ดียิ่งขึ้นและเสริมความได้เปรียบในการแข่งขันให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น ในเดือนพฤษภาคม 2022 Clipboard จึงเริ่มเดินหน้าแก้ปัญหาเรื่องการชำระเงิน ทีมงานต้องการหาผู้ให้บริการที่สามารถอำนวยความสะดวกในการชำระเงินระหว่างผู้ปกครองกับโรงเรียนได้ โดยยังคงรักษาการไหลเวียนของเงินให้ถูกต้องเหมาะสมและเป็นไปตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ เช่น มาตรการป้องกันการฟอกเงิน (AML) และการรายงานภาษี เป้าหมายของพวกเขาครอบคลุมทั้งการลดความติดขัดในกระบวนการชำระเงินที่อาจทำให้นักเรียนไม่สามารถเข้าร่วมกิจกรรมได้ และการช่วยให้โรงเรียนสามารถจัดกิจกรรมได้มากขึ้นด้วยการลดภาระงานด้านธุรการ

โซลูชัน

Clipboard เลือกใช้ Stripe Connect ในปี 2022 เพราะโซลูชันนี้ช่วยแก้ปัญหาหลักด้านการชำระเงินของแพลตฟอร์มได้ โดยช่วยให้โรงเรียนสามารถรับชำระเงินจากผู้ปกครองได้โดยตรง พร้อมทั้งยังคงเป็นไปตามข้อกำหนดและมีความโปร่งใส อีกทั้งยังเปิดโอกาสให้ Clipboard มีความยืดหยุ่นในการออกแบบประสบการณ์ของผู้ใช้ที่ตอบโจทย์ความต้องการเฉพาะของโรงเรียนได้อย่างเหมาะสม

โรงเรียนที่ใช้งานแพลตฟอร์มของ Clipboard และมีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมกิจกรรม สามารถเลือกได้ว่าจะผสานรวมฟังก์ชันการชำระเงินแบบฝังในระบบหรือไม่ โรงเรียนที่เลือกใช้งานจะต้องผ่านกระบวนการเริ่มต้นใช้งานแบบฝังของ Stripe เพื่อยืนยันบัญชีและปฏิบัติตามข้อกำหนด เพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎระเบียบ รวมถึงการปฏิบัติตามกฎหมายด้านความปลอดภัยของข้อมูลและกฎของเครือข่ายบัตร ความยืดหยุ่นของ Connect ยังช่วยให้ Clipboard สามารถสร้างกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน Stripe ที่ปรับแต่งเฉพาะได้ เพื่อรองรับข้อกำหนดเฉพาะของภาคการศึกษา เช่น การตั้งค่ากิจกรรม โครงสร้างค่าธรรมเนียม และการผสานการทำงานกับระบบเดิมของโรงเรียน

ด้วยการผสานการทำงานอย่างใกล้ชิดของ Connect กับ Stripe Payments ทำให้ Clipboard สามารถจับคู่และยืนยันค่าธรรมเนียมกิจกรรมกับโรงเรียน กิจกรรม และนักเรียนที่เกี่ยวข้องได้โดยอัตโนมัติ กระบวนการที่ง่ายขึ้นนี้ช่วยให้นักเรียนจำนวนมากขึ้นสามารถเข้าร่วมกิจกรรมนอกหลักสูตรได้โดยไม่ต้องติดขัดจากความล่าช้าด้านธุรการ ขณะเดียวกันโรงเรียนก็ประหยัดเวลาในการดำเนินการและการกระทบยอด เพื่อนำเวลาไปทุ่มเทให้กับเรื่องสำคัญอื่นๆ ได้มากขึ้น นอกจากนี้ โรงเรียนยังสามารถติดตามสถานะทางการเงินของกิจกรรมต่างๆ ได้สะดวกยิ่งขึ้นผ่านแดชบอร์ด Stripe ซึ่งสามารถส่งออกรายงานการชำระเงินที่ผสานการทำงานกับระบบบัญชีของโรงเรียนได้โดยตรง จนถึงขณะนี้ Clipboard ได้เพิ่มวิธีการชำระเงินทั้งบัตรเครดิตและ Apple Pay รวมถึง Link ซึ่งเป็นกระเป๋าเงินดิจิทัลของ Stripe ที่ช่วยให้ผู้ใช้ชำระเงินได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

ผลลัพธ์

โซลูชันการชำระเงินแบบผสานการทำงานช่วยเสริมคุณค่าที่นำเสนอของ Clipboard

ทีมขายของ Clipboard พบว่าการผสานการทำงานกับ Stripe เป็นจุดแข็งที่ช่วยแสดงให้โรงเรียนเห็นถึงคุณค่าของแพลตฟอร์มได้ชัดเจนยิ่งขึ้น "กระบวนการชำระเงินที่ราบรื่นเป็นหัวใจสำคัญของการสาธิตระบบ" Clarke กล่าว "เราสามารถแสดงให้โรงเรียนเห็นได้ว่าการลดความติดขัดในการชำระเงินช่วยตอบโจทย์ครอบครัวได้อย่างแท้จริง และนำไปสู่การที่นักเรียนสามารถเข้าร่วมกิจกรรมต่างๆ มากขึ้น"

โรงเรียนต่างชื่นชอบที่การผสานการทำงานกับ Stripe เป็นทางเลือก ไม่ได้เป็นข้อบังคับ โดยโรงเรียนสามารถเลือกเพิ่มระบบการชำระเงินบน Clipboard ได้ตั้งแต่เริ่มต้น หรือจะเพิ่มในภายหลังได้ หากเห็นว่าเหมาะสมกับชุมชนของตน

95% ของลูกค้า Clipboard ที่เริ่มเก็บค่าธรรมเนียมทางออนไลน์ยังคงใช้งานต่อ

เสียงตอบรับจากโรงเรียนที่ใช้ระบบประมวลผลการชำระเงินผ่าน Clipboard เป็นไปในเชิงบวกอย่างล้นหลาม โดย 95% ของโรงเรียนที่เลือกเก็บค่าธรรมเนียมกิจกรรมผ่าน Clipboard ยังคงใช้งานแพลตฟอร์มนี้อย่างต่อเนื่อง "โรงเรียนบอกเราอย่างสม่ำเสมอว่าระบบประมวลผลการชำระเงินแบบผสานการทำงาน ช่วยให้พวกเขาประหยัดเวลา ลดความเสี่ยง ปรับปรุงการสื่อสารกับชุมชนของโรงเรียน และส่งมอบผลลัพธ์ที่ดีกว่าให้แก่นักเรียน" Clarke กล่าว

ความง่ายในการติดตั้งใช้งานของ Connect และการจัดการด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด ช่วยให้ Clipboard มุ่งเน้นที่ประสบการณ์ผู้ใช้ได้อย่างเต็มที่

ทีม Clipboard ยกเครดิตให้เอกสารประกอบของ Stripe ว่าช่วยให้นักพัฒนาของบริษัททำความเข้าใจขั้นตอนการชำระเงินที่ซับซ้อนได้อย่างรวดเร็ว ทำให้การผสานการทำงานกับ Connect เป็นไปอย่างตรงไปตรงมา "Stripe ให้อิสระแก่เราในการทุ่มเทในด้านประสบการณ์ผู้ใช้อย่างเต็มที่" Clarke กล่าว "เราจึงมั่นใจได้ว่าผู้ปกครองสามารถชำระเงินสำหรับหลายกิจกรรมได้อย่างราบรื่น โรงเรียนสามารถติดตามการชำระเงินได้อย่างง่ายดาย และผู้ดูแลระบบสามารถกระทบยอดทุกอย่างได้โดยอัตโนมัติ"

การนำกระบวนการเริ่มต้นใช้งานแบบฝังมาใช้เพื่อส่งต่องานด้านกฎระเบียบและการปฏิบัติตามข้อกำหนดให้ Stripe รับผิดชอบ ยังช่วยให้ Clipboard สามารถจัดลำดับความสำคัญไปที่ความท้าทายเฉพาะของภาคการศึกษาได้มากขึ้น

การกระทบยอดและการรายงานที่ง่ายขึ้นช่วยประหยัดเวลาให้ผู้ดูแลระบบของโรงเรียน

ด้วยการขจัดการกระทบยอดด้วยตนเองและจัดให้มีการรายงานแบบละเอียดผ่าน Stripe ทำให้ Clipboard ลดเวลาที่โรงเรียนต้องใช้กับงานด้านธุรการลงได้อย่างมาก ตัวอย่างเช่น ทีมการเงินของ Knox Grammar ซึ่งเป็นโรงเรียนเอกชนในซิดนีย์ ปัจจุบันสามารถประหยัดเวลาทำงานได้หลายวันต่อเดือนจากการใช้ Stripe บน Clipboard ซึ่งเข้ามาแทนที่กระบวนการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมและการกระทบยอดด้วยตนเอง

"ก่อนใช้ Stripe การกระทบยอดเป็นเรื่องชวนปวดหัวสำหรับผู้จัดการฝ่ายธุรกิจของโรงเรียน" Clarke กล่าว "แต่ตอนนี้ เราช่วยให้ทีมการเงินของโรงเรียนประหยัดเวลาจากงานที่ต้องทำด้วยตนเองไปได้หลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์"