Die Herausforderung

Clipboard wurde 2017 in Sydney, in Australien, von zwei Sporttrainern gegründet, die ein großes Problem für Schulen erkannten: Außerschulische Aktivitäten erforderten einen erheblichen Verwaltungsaufwand und hohe Kosten. Sie gründeten das Unternehmen, um Schulen bei der Verwaltung von Aktivitäten zu unterstützen, und entwickelten es zu einer umfassenden Plattform mit Funktionen wie Stundenplanautomatisierung, Anwesenheitsverfolgung, Planung, Verfolgung von Vorfällen und Benachrichtigungen. Mittlerweile hilft Clipboard mehr als 350 Schulen in Australien und anderen Ländern, die Teilnahme an außerschulischen Programmen zu erhöhen.

Im Laufe der Zeit erkannte das Team von Clipboard, dass Zahlungen ein wichtiger Faktor für Störungen waren. Die Erhebung von Gebühren für Aktivitäten war oft zeitraubend und fehleranfällig, und der Abgleich war aufwendig: An vielen Schulen verbrachten Finanzteams jede Woche mehrere Stunden damit, Zahlungen manuell mit Schülerkonten abzugleichen.

Schulen mit fehlerhaften Zahlungssystemen hatten letztlich einen höheren Verwaltungsaufwand und mehr Beschwerden von Eltern und stellten fest, dass dies auch negative Auswirkungen auf die Schüler/innen hatte, die Schwierigkeiten hatten, sich für Aktivitäten anzumelden und daran teilzunehmen. „Wir haben erkannt, dass Probleme im Zusammenhang mit Zahlungen die Schüler/innen daran hinderten, Zugang zu den Lektionen und Möglichkeiten zu erhalten, die außerschulische Aktivitäten bieten“, sagt Sam Clarke, Co-Founder und Head of Sales and Marketing bei Clipboard.

Um seine Kunden/Kundinnen besser bedienen zu können und seinen Wettbewerbsvorteil zu erhöhen, machte sich Clipboard im Mai 2022 daran, das Zahlungsproblem zu lösen. Das Team suchte nach einem Anbieter, der Zahlungen zwischen Eltern und Schulen ermöglichen und gleichzeitig ordnungsgemäße Geldbewegungen und Compliance mit aufsichtsrechtlichen Anforderungen wie AML-Maßnahmen (Bekämpfung von Geldwäsche) und Steuerberichterstattung aufrechterhalten konnte. Ihre Ziele umfassten die Beseitigung von Reibungspunkten im Zahlungsprozess, die Schüler/innen an Aktivitäten hindern könnten. Zudem wollten sie es Schulen ermöglichen, durch Verringerung des Verwaltungsaufwands mehr Aktivitäten anzubieten.

Die Lösung

Clipboard hat sich 2022 für Stripe Connect entschieden, weil es die zentralen Herausforderungen der Plattform im Zusammenhang mit Zahlungen lösen konnte. Es ermöglichte es Schulen, Zahlungen direkt von den Eltern zu erhalten und gleichzeitig Compliance und Transparenz zu wahren. Außerdem bot es Clipboard die Flexibilität, eine Nutzererfahrung zu schaffen, die gut zu den individuellen Bedürfnissen der Schulen passt.

Schulen auf der Plattform von Clipboard, die Gebühren für Aktivitäten einziehen, können selbst entscheiden, ob sie die eingebetteten Zahlungsfunktionen integrieren möchten. Wer sich dafür entscheidet, durchläuft das eingebettete Onboarding von Stripe zur Kontoverifizierung und Compliance, um sicherzustellen, dass sie regulatorische Anforderungen erfüllen, einschließlich der Compliance von Datensicherheitsgesetzen und Regeln für Kartennetzwerke. Die Flexibilität von Connect ermöglichte es Clipboard, benutzerdefinierte Abläufe für sein Stripe-Onboarding zu entwickeln, um bildungsspezifische Anforderungen wie die Einrichtung von Aktivitäten, Gebührenstrukturen und die Integration in bestehende Schulsysteme zu erfüllen.

Dank der engen Integration von Connect mit Stripe Payments kann Clipboard die Gebühren für Aktivitäten automatisch den entsprechenden Schulen, Aktivitäten und Schülern/Schülerinnen zuordnen und sie überprüfen. Dieser vereinfachte Prozess hat zur Folge, dass mehr Schüler/innen ohne administrative Verzögerungen an außerschulischen Aktivitäten teilnehmen können, und Schulen sparen Zeit bei der Bearbeitung und dem Abgleich, die sie dann anderen Prioritäten widmen können. Schulen können ihre Aktivitätsfinanzen zudem einfacher über ihr Stripe-Dashboard nachverfolgen, wo sie Zahlungsberichte exportieren können, die sich direkt in ihre Buchhaltungssysteme integrieren lassen. Bisher hat Clipboard Kreditkarten und Apple Pay als Zahlungsmethoden hinzugefügt sowie Link, eine Digital Wallet von Stripe, mit der Nutzer/innen mit einem Klick ihren Kauf abschließen können.

Die Ergebnisse

Integrierte Zahlungslösung verbessert das Wertversprechen von Clipboard

Das Sales-Team von Clipboard hat festgestellt, dass die Integration mit Stripe hilft, Schulen den Wert der Plattform zu demonstrieren. „Ein nahtloser Zahlungsprozess ist von entscheidender Bedeutung bei der Vorführung“, sagt Clarke. „Wir können Schulen zeigen, wie die Beseitigung von Reibungsverlusten bei Zahlungen Familien wirklich hilft und zu einer steigenden Teilnahme der Schüler/innen an Aktivitäten führt.“

Schulen wissen zu schätzen, dass die Stripe-Integration optional ist: Sie können Zahlungen bei Clipboard von Anfang an übernehmen oder später hinzufügen, wenn dies hilfreich für ihre Community ist.

95 % der Kundinnen und Kunden von Clipboard, die angefangen haben, Gebühren online einzuziehen, tun dies immer noch

Die Rückmeldungen von Schulen, die Zahlungen über Clipboard abwickeln, sind überwältigend positiv. 95 % der Schulen, die sich dafür entschieden haben, Gebühren für Aktivitäten über Clipboard einzuziehen, nutzen die Plattform immer noch. „Die Schulen sagen uns durchgehend, dass eine integrierte Zahlungsabwicklung ihnen hilft, Zeit zu sparen, Risiken zu verringern, die Kommunikation mit ihrer Community zu verbessern und bessere Ergebnisse für die Schüler/innen zu erzielen“, sagt Clarke.

Die einfache Implementierung und das Compliance-Management von Connect ermöglichen es Clipboard, sich auf die Nutzererfahrung zu konzentrieren

Das Team von Clipboard schreibt es der Dokumentation von Stripe zu, dass es seinen Entwicklerinnen und Entwicklern leicht fällt, komplexe Zahlungsabläufe schnell zu verstehen, was die Integration mit Connect ganz einfach macht. „Stripe bietet uns die Freiheit, uns voll auf die Ebene der Nutzererfahrung zu konzentrieren“, sagt Clarke. „Wir können sicherstellen, dass Eltern auch für mehrere Aktivitäten zugleich nahtlos bezahlen, Schulen Zahlungen ganz einfach verfolgen und Administratoren alles automatisch abgleichen können.“

Durch die Einführung von eingebettetem Onboarding, um regulatorische und Compliance-Aufgaben an Stripe weiterzureichen, konnte Clipboard zudem spezifische Herausforderungen des Bildungssektors priorisieren.

Durch die Vereinfachung des Abgleichs und der Berichterstellung sparen Schulverwaltungen Zeit

Durch den Wegfall des manuellen Abgleichs und die Bereitstellung detaillierter Berichte über Stripe gelang es Clipboard, den Zeitaufwand für die Verwaltungsarbeiten der Schulen erheblich zu reduzieren. Das Finanzteam der unabhängigen Schule Knox Grammar in Sydney spart beispielsweise jetzt dank der Stripe-Integration von Clipboard jeden Monat Arbeitszeit im Umfang mehrerer Tage, da manuelle Prozesse des Gebühreneinzugs und des Abgleichs ersetzt werden konnten.

„Vor Stripe war der Abgleich für Führungskräfte von Schulen ein wahrer Albtraum“, sagt Clarke. „Jetzt ersparen wir Finanzteams von Schulen jede Woche mehrere Stunden an manueller Arbeit.“